Защита и сигурност в Excel

Excel ви дава възможност да защитавате работата си независимо дали става въпрос за това да не позволите на някого да отвори работна книга без парола, да дадете достъп само за четене до работна книга, или дори да защитите само работен лист, така че да не изтриете формули по невнимание. В тази тема ще обсъдим различните начини, по които можете да използвате основните опции за защита и разпространение на вашите файлове на Excel.

Предупреждение: 

  • Ако забравите или загубите своята формула, Microsoft не може да я извлече.

  • Не трябва да смятате, че само защото защитавате работна книга или работен лист с парола, те стават сигурни – винаги трябва да обмисляте внимателно, преди да разпространявате работни книги на Excel, които може да съдържат чувствителни лични данни, като номера на кредитни карти, номер на социална осигуровка, идентификационен номер на служител и много други.

  • Целта на защитата на ниво работен лист не е да бъде функция за защита. Тя просто не позволява на потребителите да модифицират заключени клетки в работния лист.

Следват различните опции, които се предлагат за защита на вашите данни в Excel:

  • На ниво файл: Това се отнася за възможността да заключите своя файл на Excel, като зададете парола, така че потребителите да не могат да го отварят или да го променят. Тук имате две възможности за избор:

  • На ниво работна книга: Можете да заключите структурата на работната си книга чрез задаване на парола. Заключването на структурата на работната книга не позволява на потребителите да добавят, преместват, изтриват, скриват или преименуват работни листове. За повече информация за защитата на работни книги вж. Защита на работна книга.

  • Ниво работен лист: Със защитата на лист можете да контролирате как потребител може да работи в работните листове. Можете да зададете какво точно може да прави потребителят в листа, като по този начин се гарантира, че важните данни в работния ви лист няма да бъдат засегнати. Например може да искате потребителят само да добавя редове и колони или само да сортира и да използва автофилтър. След като защитата на листа е разрешена, можете да защитите други елементи, като например клетки, диапазони, формули и ActiveX контроли или контроли за формуляр. За повече информация за защитата на работни листове вж. Защита на работен лист.

Кое ниво на защита трябва да използвам?

  • За да контролирате нивото на достъп, което потребителите трябва да имат във файл на Excel, използвайте защита на ниво файл. Да речем, че имате седмичен отчет за състоянието на членовете на екипа си във файл на Excel. Не искате никой извън вашия екип да може да отваря файла. Има две налични опции:

    • Ако не искате другите да отварят вашия файл: Можете да шифровате файла на Excel, което е най-често използваната техника. Това по принцип означава, че го заключвате с парола и никой освен вас не може да го отваря.

    • Ако искате да разрешите достъп само за четене или за редактиране на различни потребители: Може би искате ръководителите във вашия екип да могат да редактират седмичния отчет за състоянието, но членовете на екипа трябва да имат достъп само за четене. Можете да защитите файла на Excel, като зададете две пароли: една за отваряне и друга за промяна. По-късно можете да споделите съответните пароли с екипа в зависимост от достъпа, който трябва да им бъде даден.

  • За да контролирате как потребителите трябва да работят с работни листове в структурата на работната ви книга, използвайте защита на ниво работна книга. Да речем, че работната книга с вашия отчет за състоянието има множество работни листове и всеки работен лист е с името на член на екипа. Искате да сте сигурни, че всеки член на екипа може да добавя данни към собствения си работен лист, но не може да променя никой от другите работни листове в работната книга независимо дали става въпрос за добавянето на нов работен лист, или за преместване на работни листове в работната книга.

  • За да контролирате как потребителите трябва да работят в отделен работен лист, използвайте защита на ниво работен лист. Да речем, че всеки работен лист в работната книга за отчета на състоянието съдържа данни, които са общи за всички работни листове, като напр. заглавните редове или определено оформление на отчета, и вие наистина не искате никой да ги променя. Като защитите работния си лист, можете да зададете потребителите да извършват само определени функции в даден лист. Например можете да дадете на потребителите възможност да въвеждат данни, но да не им позволите да изтриват редове или колони, или само да вмъкват хипервръзки или да сортират данни.

Можете да използвате едно или повече нива на защита за вашите данни на Excel в зависимост от вашите нужди/нуждите на вашата организация. Можете да изберете да използвате всички налични опции или комбинация от опции – това напълно зависи от нивото на защита, което искате да постигнете за вашите данни в Excel. Например можете да изберете да шифровате споделен файл на Excel, както и да разрешите защитата на работната книга и работния лист, докато използвате само защита на работен лист в лична работна книга, просто за да не изтриете случайно формули.

Имате нужда от още помощ?

Винаги можете да попитате експерт в техническата общност на Excel, да получите поддръжка в общността за отговори или да предложите нова функция или подобрение на User Voice за Excel.

Вж. също

Защита на файл на Excel

Защита на работна книга

Защита на работен лист

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×