Преминаване към основното съдържание
Office

Добавяне на час извън офиса в календари на Outlook на колеги

Можете лесно да маркирате времето като "заето" или "извън офиса" в календара на Outlook. Но какво ще стане, ако не използвате Office 365 и нямате разрешени възможности за споделяне на календари, но трябва да отстъпите времето си извън офиса забележимо видимо за колегите си? Тази статия обяснява как да добавяте персонализирани целодневни искания за събрания в календари на колеги, без това да се отразява на наличното свободно време в техните календари.

Планирането на отпуска време с искане за събрание е процес от две стъпки. Първо, позволете на колегите си да знаят, че ще отсъствате чрез добавяне на ваканционно време към техните календари. След това блокирайте вашата почивка в собствения си календар.

Стъпка 1: Добавяне на вашия Ваканционен час към календари на колеги

Когато маркирате времето като "извън офиса" във вашия календар, колегите ви го виждат, когато се опитат да планират събрание с вас. Но няма ли да е чудесно, ако можете да уведомите всички наведнъж преди времето си, без това да се отразява на състоянието им за заетост или да не се претрупва календарът? Можете да направите това, като настроите вашата информация да се показва в техните календари като целодневно събитие, но за разлика от обичайното целодневно събитие, което обикновено е зададено на "заето", това целодневно събитие се показва като свободно време. Заетостта на вашите колеги "заетост" не е засегната.

Забележка: Искания за събрания са предназначени за изпращане между потребители на Outlook. Възможността да виждате графици на други хора при съставянето на искания за събрание в Outlook изисква вашата организация да използва Microsoft Exchange Server.

  1. В календар, в раздела Начало щракнете върху ново събрание.

    Клавишна комбинация  За да създадете ново искане за събрание, натиснете CTRL+SHIFT+Q.

  2. Въведете описание в полето тема и ако желаете, въведете местоположение в полето местоположение .

  3. В списъците Начален час и краен час изберете начален и краен час за времето си извън офиса. За ваканции това обикновено включва пълни дни. Ако това е така, изберете квадратчето за отметка целодневно събитие .

    Забележка: По подразбиране Outlook използва настройката за текуща часова зона на вашия компютър за планиране. Ако искате да планирате времето си извън офиса, базиран на друга часова зона, в групата Опции щракнете върху часови зони.

  4. В групата участници за опции за отговоризчистете искания за отговори в падащия бутон.

  5. В групата Опции за Показване като, щракнете върху безплатна в падащия списък. Ако вече сте задали, че това е целодневно събитие, покажете като е зададено автоматично на свободно.

    Важно: 

    • Уверете се, че настройката Показвай като е зададена като свободна. Това позволява на получателите на искането за събрание да приемат искането за събрание и да добавят време за вашата почивка към своя календар, но не и по всяко време в календара си. Календарът на получателя все още ще показва свободна достъпност за планиране по време на вашето време на отпуск.

    • Когато избирате целодневно събитие, началният час на събитието е в полунощ. За да не позволите на колегите си да получават предупреждения по нечетни времена, настройте настройката напомняне на няма.

  6. Въведете информацията, която искате да споделите с получателите.

  7. Добавете желаните получатели към реда " до ".

  8. Ако уведомявате хората за поредица от повтарящи се часове, които ще бъдете извън офиса, в групата Опции щракнете върху повторяемост, изберете схемата на повторение и след това щракнете върху OK.

  9. Щракнете върху Изпрати.

Когато изпратите това искане за събрание с Показвай като "зададено на" безплатно, събитието се показва в началото на всеки ден във вашите календари на Outlook на колеги – визуално напомняне, което не блокира никакво работно време.

Забележка: Ако не сте избрали целодневно събитие, събитието се показва в мрежата за време; не се появява в горния край на деня. Той все още е отбелязан като свободен час.

Стъпка 2: блокирайте времето за отпуска във вашия календар

Ако сте следвали стъпките в предишния раздел, искането за събрание, което изпратихте, е маркирано като свободно време, за да се избегне блокирането на времето в календарите на други хора. Но времето също е маркирано като свободно във вашия собствен календар. Сега трябва да създадете допълнителна среща за себе си, така че другите да могат да видят, че не сте налични по време на зададения от вас час.

Често срещана грешка е да отворите елемента за искане за събрание във вашия календар и да промените настройката Показвай като от безплатната версия на Office, след като сте изпратили първоначалната заявка. Но когато направите това, ще се изпрати актуализация до всички, на които сте изпратили искането за събрание, като сте се променили безплатно в извън офиса и сте победили стъпките, които сте направили, за да избегнете това. Трябва да създадете дублирана среща във вашия календар с настройка Покажи като , зададено на " извън офиса".

Когато хората използват календара на Outlook, за да планират събрания и други събития, те могат да видят вашата достъпност, освен ако не сте променили разрешенията за вашия календар, за да предотвратите това. Обикновено срещи, събрания и събития имат настройка за Показване като " зает". Можете също да създавате елементи с настройка за Показване като " извън офиса". Елементите, които са настроени на " извън офиса ", се разглеждат като подобни на елементите, зададени на " заето " – някой не трябва да очаква да сте налични по това време. Визуално двата типа се различават – елементите, които са настроени на " извън офиса ", се показват с лилав цвят, елементите, които са настроени на " зает ", се идентифицират със синя цветова тема. Тази разлика във външния вид помага да се подчертае защо не сте на разположение. Например може да сте в състояние да премествате конфликтен зает елемент, но вероятно не сте в състояние или искате да промените елемент извън офиса , като например вашата почивка.

  1. В календар, в раздела Начало щракнете върху нова среща.

  2. В полето тема въведете име за времето си извън.

  3. В Начален час и краен час, щракнете върху датите, когато времето ви отминава и свършва.

  4. Изберете квадратчето за отметка целодневно събитие .

  5. Променете настройката Показвай като на " извън офиса".

  6. Щракнете върху Запиши и затвори.

Забележка: Може да помислите за изтриване (само от календара) първоначалната заявка за събрание, която сте изпратили на други хора. Можете също да го оставите във вашия календар, така че да можете да го използвате, за да изпратите лесно актуализация или отмяна, ако вашите планове се променят.

Стъпка 1: Добавяне на вашия Ваканционен час към календари на колеги

Когато маркирате времето като "извън офиса" във вашия календар, колегите ви го виждат, когато се опитат да планират събрание с вас. Но няма ли да е чудесно, ако можете да уведомите всички наведнъж преди времето си, без това да се отразява на състоянието им за заетост или да не се претрупва календарът? Можете да направите това, като настроите вашата информация да се показва в техните календари като целодневно събитие, но за разлика от обичайното целодневно събитие, което обикновено е зададено на "заето", това целодневно събитие се показва като свободно време. Заетостта на вашите колеги "заетост" не е засегната.

Забележка: Искания за събрания са предназначени за изпращане между потребители на Outlook. Възможността да виждате графици на други хора при съставянето на искания за събрание в Outlook изисква вашата организация да използва Microsoft Exchange Server.

  1. В менюто файл посочете Създайи след това щракнете върху искане за събрание.

    Клавишна комбинация  За да създадете ново искане за събрание, натиснете CTRL+SHIFT+Q.

  2. Въведете описание в полето тема и ако желаете, въведете местоположение в полето местоположение .

  3. В списъците Начален час и краен час изберете начален и краен час за времето си извън офиса. За ваканции това обикновено включва пълни дни. Ако това е така, изберете квадратчето за отметка целодневно събитие .

    Забележка: По подразбиране Outlook използва настройката за текуща часова зона на вашия компютър за планиране. Ако искате да планирате времето си извън офиса, базиран на друга часова зона, в раздела събрание , в групата Опции щракнете върху часови зони.

  4. В групата Опции за Показване като, щракнете върху безплатна в падащото списъчно поле. Ако вече сте задали, че това е целодневно събитие, покажете като е зададено автоматично на свободно.

    Важно: 

    • Уверете се, че настройката Показвай като е зададена като свободна. Това позволява на получателите на искането за събрание да приемат искането за събрание и да добавят време за вашата почивка към своя календар, но не и по всяко време в календара си. Календарът на получателя все още ще показва свободна достъпност за планиране по време на вашето време на отпуск.

    • Когато избирате целодневно събитие, началният час на събитието е в полунощ. За да не позволите на колегите си да получават предупреждения по нечетни времена, настройте настройката напомняне на няма.

  5. Въведете информацията, която искате да споделите с получателите.

  6. Добавете желаните получатели към реда " до ".

  7. Ако уведомявате хора за поредица от повтарящи се часове, които ще бъдете далече от Office, в раздела събрание , в групата Опции щракнете върху повторяемост, изберете схемата на повторение и след това щракнете върху OK.

    Когато добавите схема на повторение към искане за събрание, разделът Събрание се променя в Повтарящо се събрание.

  8. В раздела събрание , в групата Показване щракнете върху среща.

  9. Щракнете върху Изпрати.

Когато изпратите това искане за събрание с Показвай като "зададено на" безплатно, събитието се показва в началото на всеки ден във вашите календари на Outlook на колеги – визуално напомняне, което не блокира никакво работно време.

Забележка: Ако не сте избрали целодневно събитие, събитието се показва в мрежата за време; не се появява в горния край на деня. Той все още е отбелязан като свободен час.

Стъпка 2: блокирайте времето за отпуска във вашия календар

Ако сте следвали стъпките в предишния раздел, искането за събрание, което изпратихте, е маркирано като свободно време, за да се избегне блокирането на времето в календарите на други хора. Но времето също е маркирано като свободно във вашия собствен календар. Сега трябва да създадете допълнителна среща за себе си, така че другите да могат да видят, че не сте налични по време на зададения от вас час.

Често срещана грешка е да отворите елемента за искане за събрание във вашия календар и да промените настройката Показвай като от безплатната версия на Office, след като сте изпратили първоначалната заявка. Но когато направите това, ще се изпрати актуализация до всички, на които сте изпратили искането за събрание, като сте се променили безплатно в извън офиса и сте победили стъпките, които сте направили, за да избегнете това. Трябва да създадете дублирана среща във вашия календар с настройка Покажи като , зададено на " извън офиса".

Когато хората използват календара на Outlook, за да планират събрания и други събития, те могат да видят вашата достъпност, освен ако не сте променили разрешенията за вашия календар, за да предотвратите това. Обикновено срещи, събрания и събития имат настройка за Показване като " зает". Можете също да създавате елементи с настройка за Показване като " извън офиса". Елементите, които са настроени на " извън офиса ", се разглеждат като подобни на елементите, зададени на " заето " – някой не трябва да очаква да сте налични по това време. Визуално двата типа се различават – елементите, които са настроени на " извън офиса ", се показват с лилав цвят, елементите, които са настроени на " зает ", се идентифицират със синя цветова тема. Тази разлика във външния вид помага да се подчертае защо не сте на разположение. Например може да сте в състояние да премествате конфликтен зает елемент, но вероятно не сте в състояние или искате да промените елемент извън офиса , като например вашата почивка.

  1. В Календар, в менюто файл посочете Създайи след това щракнете върху среща.

  2. В полето тема въведете име за времето си извън.

  3. В Начален час и краен час, щракнете върху датите, когато времето ви отминава и свършва.

  4. Изберете квадратчето за отметка целодневно събитие .

  5. Променете настройката Показвай като на " извън офиса".

  6. Щракнете върху Запиши и затвори.

Забележка: Може да помислите за изтриване (само от календара) първоначалната заявка за събрание, която сте изпратили на други хора. Можете също да го оставите във вашия календар, така че да можете да го използвате, за да изпратите лесно актуализация или отмяна, ако вашите планове се променят.

Вж. също

Първи стъпки в календара на Outlook

Планиране на събрание с други хора

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×