Добавяне на пощенски щрихкодове към етикети или пликове в Publisher

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Съединените щати пощенска служба (USPS) разработени доставка точка щрихкод (DPBC) за да автоматизирате сортирането на писмо поща към повече от 100 милиона уникални доставка точки в САЩ. Когато добавите пощенски щрихкодове към всеки плик или етикет във вашата поща, може да отговаряте на условията за автоматизация отстъпка.

Address label with barcode

Изисквания за пощенски щрихкод

Преди да добавите пощенски щрихкодове към етикети и пликове, трябва да имате пощенски щрихкод шрифт, инсталиран на компютъра ви. Можете да получите Баркодът шрифтове от различни фирми. За да намерите фирма, която предлага Баркодът шрифтове, потърсете "щрихкод шрифт" или "Баркодът шрифт" онлайн.

Прочетете внимателно документацията, която се предоставя с Баркодът шрифт, което сте закупили. Документацията трябва да се изписват точно кои знаци и числа, трябва да въведете, за да създадете валиден щрих-код, както и размера на шрифта, за да използвате, ако искате да отговори USPS изискванията, как да създадете дългосрочен ленти, че рамката началото и края на Баркодът и др.

USPS указания за пощенски баркодове варират в зависимост от типа на пощенския (писмо, на плика, периодични и т.н.). Не забравяйте да проверите указанията за изисквания, които са свързани с вашата конкретна употреба. Групово пощенски проценти изисква, че сте спазили определени обработка и пощенски процедури. Освен това USPS периодично се променя начина, по който тя изчислява пощенски баркодове. Тези причини не забравяйте да работите с вашия местен поща.

Добавете баркодове на етикети или пликове по същия начин, можете да добавите имената и адресите, като подготовка на източник на данни и използване на циркулярни документи.

Източника на данни е на списъка на получателите на Microsoft Office Publisher, таблица на база данни на Microsoft Office Access, работен лист на Microsoft Office Excel, списък с контакти на Microsoft Office Outlook или друг структуриран файл, който са записани имената и адресите, която искате да обедините върху етикети или пликове.

Трябва да създадете Баркодът колона в този източник на данни. Всеки ред в колоната код трябва да съдържа комбинация от знаци и числа, които ще се отпечатат в пощенски щрихкод шрифт като две дълги ленти тази рамка Баркодът, ZIP + 4 код за доставка точка код и корекция знака.

Excel worksheet containing Barcode column

1 всяка колона в източник на данни представлява категория на информацията. Можете да добавите конкретна информация съхранена във всеки ред на колона към вашия отпечатани етикети и пликове, като вмъкнете колона контейнер (наричана също поле за данни) в началния етикет или публикация на плика.

2. знаци и числа в тази клетка дефиниране на пощенски щрихкод за адрес, който е на същия ред. В този пример скоби представляват дълги ленти тази рамка Баркодът. Проверете документацията, която се предоставя с вашия пощенски щрихкод шрифт, за да разберете кои знаци, които трябва да използвате.

3. информация във всеки ред съответства на информацията, която ще се появи на един етикет или плик.

Добавяне на щрихкодове към източник на данни

Ако все още нямате пощенски списък, който можете да използвате като източник на данни, трябва да създадете такъв. За информация относно създаването на пощенски списъци вижте съвети за пощенски списъци.

Ако вече имате пощенски списък, трябва да добавите номера на код за всеки запис. Можете да въведете тези числа в колона на източника на данни, които планирате да използвате за циркулярни документи.

Ако сте създали вашия източник на данни в Publisher, можете да използвате следната процедура, за да актуализирате вашия източник на данни. Ако сте създали вашия източник на данни в Access, Excel, Outlook или друга програма, най-добре можете да актуализирате вашия източник на данни в една и съща програма, която сте използвали за създаване на го. Можете също да редактирате източник на данни, който е създаден в някоя от тези програми, след като се свържете със списъка на получателите по време на работа с циркулярни документи в Publisher.

Актуализиране на източника на данни

  1. В Publisher, щракнете върху пощенски съобщения > Избор на получатели > използване на съществуващ списък.

  2. Изберете източника на данни, който искате да редактирате и след това щракнете върху Отвори.

  3. В диалоговия прозорец Редактиране на източник на данни щракнете върху Персонализиране на колони.

  4. В диалоговия прозорец за Персонализиране на списък с адреси щракнете върху Добави.

  5. В диалоговия прозорец Добавяне на поле въведете поле за име (или заглавие на колона), като например код, щракнете върху OKи след това щракнете върху OK .

  6. В диалоговия прозорец Редактиране на източник на данни щракнете върху първата клетка в новата колона, където искате да въведете данни.

  7. Въведете код на лента и след това натиснете клавиша стрелка надолу, за да се преместите на ред по-долу.

  8. Повтаряйте, докато сте включили всички баркодове, които планирате да използвате.

  9. Щракнете върху OK , за да запишете и затворете файла.

    Забележка: Дори ако имате Баркодът колона в източника на данни, все още ще трябва отделна колона пощенски код, ако искате пощенски кодове и други пощенски кодове, за да се показва адреса на отпечатаните етикети или пликове.

След като източник на данни е настроен, сте готови да отворите публикацията, която плик или етикет. Ако вече имате публикация, която сте използвали за изпращане на съобщения в миналото, можете просто да отворите тази публикация. Ако се започне от самото начало, отворете публикация, която съответства на размера на пликове и етикети, на които смятате да отпечатате имената, адресите и баркодове. Ако печатате етикети, бележка номер на продукта, като например 5160 или L7163, асоцииран с пакет с етикети, които сте закупили. Ще трябва този номер, за да отворите правилното публикацията.

Отваряне на съществуваща публикация

  1. В Publisher, щракнете върху файл > Отвори.

  2. Намерете и отворете плик или етикет публикацията, която искате.

Започнете от самото начало с пликове

  • В списъка с публикации направете едно от следните неща:

    • Да започнем с предварително проектирана плик, въведете пликове в полето търси онлайн шаблони, щракнете двукратно върху шаблон и след това да го персонализирате, като направите желаните от вас промени.

    • Да започнем с обикновен празен плик, щракнете върху Още празна размери на страница и под Тип на публикации, щракнете върху пликове.

Започнете от самото начало с етикети

Много публикации могат да бъдат настроени да печатате от конкретен производител етикет продукти. Например можете да проектирате етикети, като използвате един от проекти в Publisher и след това отпечатване на публикацията на конкретен производител етикет хартия, например Avery, NCR или Printec.

  1. В Publisher щракнете върху Още празна размери на страница и под Тип на публикации, щракнете върху Пощенски етикети, Етикети за мултимедияили Други етикети.

  2. Намерете името на производителя на етикетите и разгънете списъка.

  3. Превъртете през етикет публикации и щракнете двукратно върху номер на продукт или размера, който съответства на вашия пакет с етикети.

    Ако не виждате публикация число, което съвпада точно с номера на вашия пакет, погледнете пакета и информацията, предоставена с етикетите. Други продукти с номера могат да бъдат изброени, които са налични в Publisher, които са еквивалентни на размера и оформлението на етикетите в пакета, който сте закупили. Например за да отпечатате да Avery 8163, можете да изберете Avery 8463, 8663, 15163 или 18163 в Publisher.

С етикет или плик публикуването отворен, сте готови да я свържете с източник на данни, което е файл, който съдържа имената, адресите и баркодове, които искате да добавите. След като създадете връзката, ще сте готови да добавите контейнери (полета на циркулярни документи) към началните публикацията, която да посочите къде адрес и код ще се покажат на отпечатаните етикети или пликове.

Ако искате да обедините картини в публикация на вашите страници – за да добавите емблема на фирма, например – вашия източник на данни трябва да съдържат имена на файлове или пътища за файлове с изображения, които искате да обедините. Не включвайте актуални снимки или изображения във вашия източник на данни.

Свързване към източника на данни

  1. Щракнете върху пощенски съобщения > Циркулярни документи > съветника за циркулярни документи стъпка по стъпка.

  2. В прозореца на задачите на Циркулярни документи , под Създаване на списък с получатели, щракнете върху използване на съществуващ списъки след това щракнете върху следващия: създаване или свързване към списък с получатели.

  3. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни щракнете върху източника на данни, която съдържа баркодове.

    По подразбиране Microsoft Publisher съхранява източници на данни в папката Мои източници на данни . Може да се наложи да Намерете вашия източник на данни.

  4. Щракнете върху Отвори.

    В зависимост от типа на източник на данни, който сте избрали други диалогови прозорци може да се появи искане на определена информация. Например ако вашият източник на данни на Microsoft Office Excel работна книга, която има информация в множество работни листове, трябва да изберете работния лист, съдържаща информацията, която искате и след това щракнете върху OK.

  5. Диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи ви дава възможност да стесните или сортирате записите във файла с данни. Например може да искате да направите пощенски само за клиенти в определен град. Ако не искате да стесните или сортирате информацията, щракнете върху OK. Ако искате да ограничите или сортирате информацията, можете да направите някои или всички от следните неща, преди да щракнете върху OK.

    • Ако не искате информацията в един определен ред, за да се показва на етикет или плик, щракнете върху квадратчето за отметка в началото на реда да го изчистите.

    • За да сортирате редовете според възходящ или низходящ ред на информацията в определена колона, щракнете върху заглавието на колоната.

    • За да стесните списъка на редове по определени критерии, щракнете върху стрелката до заглавие на колона.

      Забележка: Ако сте използвали файл на контакти на Outlook като източник на данни и съхранени баркодове в една от потребителя полета (например потребителско поле 1), ще трябва да превъртите дълъг път отдясно в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи , за да видите това поле. Можете да промените позицията на едно поле в диалоговия прозорец чрез плъзгане на полето Заглавие на колона наляво или надясно.

  6. Щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца на задачите на Циркулярни документи .

Добавяне и форматиране на контейнерите на пликове и етикети

Контейнери, наричан още полета за данни, съответстват на заглавията на колоните от източника на данни. Като поставяте поле за щрих-код данни в публикация на етикет или плик, вие показвате, където искате информация от колоната код да се показват в печатни копия. Можете да форматирате полета, така че информацията на отпечатаните етикети или пликове изглежда по начина, по който искате да изглежда. Трябва да форматирате полето "код", така че информацията в това поле се отпечатва в пощенски щрихкод шрифт.

Добавяне и форматиране на контейнерите на пликовете

  1. Ако сте създали набор с бизнес информация, е вмъкнат като обратен адрес. Ако не и ако не са печат на пликове, които вече имат адреса на подателя отпечатани върху тях, или ако сте започнали с размер на празна страница, за да създадете вашия плик публикация, добавете адреса на подателя.

    • Ако има примерен текст за адреса на подателя, щракнете върху него и след това въведете вашия адрес на подателя.

    • Ако има адрес на подателя текстово поле, щракнете върху Вмъкване > Изчертаване на текстово поле Изображение на бутон .

      В плик плъзнете диагонално, за да създадете текстово поле за адрес на подателя и след това въведете вашия адрес на подателя.

  2. Сега добавете полетата за адрес и код.

    • Ако има примерен текст за пощенски адрес на плика, отидете в следващата стъпка.

    • Ако има текстово поле за пощенски адрес, щракнете върху Вмъкване > Изчертаване на текстово поле Изображение на бутон .

      На плика плъзнете диагонално, за да създадете текстово поле за адрес за кореспонденция.

  3. Щракнете върху Вмъкване > Изчертаване на текстово поле, Изображение на бутон отново.

    На плика над пощенски адрес текстовото поле, плъзнете диагонално да създадете друго текстово поле за щрих-кода. Изчертаване на текстово поле според offset, зададени от USPS лентата указания код.

    Например Баркодът вероятно ще трябва да бъде най-малко.04 инча далеч от горната част на текстовото поле за пощенски адрес, долната част на полето Код и края на плика. Текстовото поле най-вероятно ще трябва да бъдат почти 3 инча дълго да обхване цялата отпечатана Баркодът.

    Забележка: Не забравяйте да проверите USPS указания за измерване на изместването от други елементи на плика.

  4. Щракнете в текстовото поле за пощенски адрес.

  5. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под още елементи, щракнете върху Адресен блок.

  6. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формата на имената на получатели и след това щракнете върху Съгласуване на полета.

  7. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета Уверете се, че всеки компонент от адресно в списъка в ляво, които използвате във вашата адреси е съответствие с колона от вашия източник на данни от дясната. Щракнете върху OKи след това щракнете върху OK .

    Полето «Адресен блок» се появява в плик публикацията.

  8. Щракнете в текстовото поле за щрих-код. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под подготовка на публикацията вищракнете върху полето Баркодът данни в списъка, за да добавите поле «Лента код» на плика публикуване.

    List of data fields in Mail Merge task pane

    Ако обединявате баркодове от файл на контакти на Outlook, полето, съдържащо баркодове вероятно се нарича потребителско поле 1, потребителско поле 2, потребителско поле 3или потребителско поле 4.

  9. Изберете полето или «Код» «Потребителско поле», които току-що сте добавили, включително v-образни стрелки («»).

  10. Щракнете върху Начало > шрифт.

  11. В диалоговия прозорец шрифт , под шрифтизберете шрифт за пощенски щрихкод.

    Под размеризберете размера на шрифта, който, според документацията за шрифт, отговаря на изискванията за отстъпки при.

  12. Щракнете върху OK.

    «Потребителско поле» или «Код» полето може да се променят размера и облика му.

    Можете да промените шрифта, размера, цвета и др за пощенски адрес също и текст. Просто изберете полето «Адресен блок», включително v-образни стрелки («») и да приложите форматирането, което искате.

Добавяне и форматиране на контейнери в етикетите

  1. Добавяне на полета за адрес и код, като направите едно от следните неща:

    • Ако има примерния текст на етикета, щракнете върху нея. Място показалеца на мишката над Изчисти кръг кръг в горната част на текстовото поле. Плъзнете надолу, за да направите текстовото поле около две трети или половината от първоначалния й размер. Щракнете извън текстовото поле, за да отмените селекцията на текстовото поле.

    • Ако няма примерен текст на етикета, щракнете върху Вмъкване > Изчертаване на текстово поле Изображение на бутон .

      На етикета, плъзнете диагонално, за да създадете пощенски адрес текстово поле, което е около половината до две-трети височината и почти цялата дължина на етикета, с изключение на около.25 инча във всеки край. Не забравяйте да оставите приблизително.125 инча на пространството в долната част на етикета, както и.

  2. Щракнете върху Вмъкване > Изчертаване на текстово поле Изображение на бутон .

    Плъзнете диагонално, за да създадете Баркодът текстово поле в празния горната част на етикета. Направете това ново текстово поле същата дължина като друг текст кутия на етикета и оставя интервал от най-малко.04 инча между горната част на текстовото поле и горната част на етикета, както и между долната част на полето Код и текстовото поле под него.

  3. Щракнете в текстовото поле за пощенски адрес на етикета. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под още елементищракнете върху Адресен блок.

  4. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формата на имената на получатели и след това щракнете върху Съгласуване на полета.

  5. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета Уверете се, че всеки компонент от адресно в списъка в ляво, които използвате във вашата адреси е съответствие с колона от вашия файл с данни от дясната. Щракнете върху OKи след това щракнете върху OK .

    Полето «Адресен блок» се появява в публикацията на етикети.

  6. Щракнете в текстовото поле за щрих-код. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под подготовка на публикацията вищракнете върху полето Баркодът данни в списъка, за да добавите поле «Лента код» на плика публикуване.

    List of data fields in Mail Merge task pane

    Ако обединявате баркодове от файл на контакти на Outlook, полето, съдържащо баркодове вероятно се нарича потребителско поле 1, потребителско поле 2, потребителско поле 3или потребителско поле 4.

  7. Изберете или «код» «потребителско поле» поле, който току-що сте добавили, включително v-образни стрелки («»).

  8. Щракнете върху Начало > шрифт.

  9. В диалоговия прозорец шрифт , под шрифтизберете шрифт за пощенски щрихкод. Под размеризберете размера на шрифта, който, според документацията за шрифт, отговаря на изискванията за отстъпки при. Щракнете върху OK.

    «Потребителско поле» или «Код» полето може да се променят размера и облика му.

    Можете да промените шрифта, размера, цвета и др за пощенски адрес също и текст. Просто изберете полето «Адресен блок» и прилагане на форматиране, които искате.

Сега сте готови да обедините информация от файл с данни в публикацията, която да създадете нов етикет или плик за всеки ред от информацията, която сте избрали да обедините. Когато визуализирате публикации, можете да идентифицирате проблеми, които трябва да бъде коригирано преди да ги отпечатате.

Визуализиране на адрес и щрихкодове

  1. За да визуализирате записи в ред, щракнете върху бутоните за навигация Бутон ''Напред'' Бутон ''Назад'' , за да видите как ще изглежда всеки запис във вашата обединена публикация.

    Ето как един обединен публикация може да изглеждат:

    Preview of label with barcode

  2. Ако виждате проблеми, сега е време да ги отстраните. Примери за проблеми, които можете да попаднете включват:

    • Някои от Баркодът липсва

      Баркодът текстовото поле може да е твърде кратък, за да позволите щрих-кодът за показване. Щракнете върху границата около текстовото поле и след това плъзнете манипулатора за бял, докато текстовото поле е правилната дължина.

    • Адресите, които не се показват правилно

      Адреси не може да се показват правилно. В прозореца на задачите Циркулярни документи щракнете върху Адресен блок връзка. Преместване на курсора в горния ляв ъгъл на текстовото поле, което съдържа адресен блок, щракнете върху Поле за обединяване падащото меню Merge Field options и след това щракнете върху Промяна на адресен блок.

      В диалоговия прозорец Промяна на адресен блок щракнете върху Съгласуване на полета. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета Уверете се, че всеки компонент от адресно в списъка в ляво, които използвате във вашата адреси е съответствие с колона от вашия източник на данни от дясната. Щракнете върху OKи след това щракнете върху OK .

    • Форматиране на текст не изглежда правилно

      Може да искате да промените шрифта или размера на шрифта и цвета в адресен блок. Изберете полето «Адресен блок», включително v-образни стрелки («»).

      Щракнете върху Начало > шрифт , за да направите промени, които искате.

  3. Ако сте доволни от визуализациите в дъното на прозореца на задачите щракнете върху следващия: създаване на циркулярни публикации.

Сега сте готови за печат. Ако печатате адрес и щрихкодове на пликовете, можете да отпечатате публикации като отделни листове. Ако печатате адрес и щрихкодове на етикети, можете да отпечатате диапазон от адреси и техните свързани баркодове на лист с етикети или можете да отпечатате множество копия на един и същ адрес и нейните асоциирани щрихкодове на всички етикети на лист.

Отпечатване на адрес и щрихкодове на пликовете

След като създадете вашия плик и изберете размера на страницата, която искате, сте готови за печат на плик.

  1. В прозореца на задачите Циркулярни документи щракнете върху печати след това щракнете върху раздела публикуване и настройки на хартията .

  2. Проверете прозореца за визуализация. Ако не сте сигурни как да вмъкнете вашия плик, щракнете върху Покажи как да вмъкнете хартияи след това щракнете върху Отваряне на диалоговия прозорец Настройка на плик.

  3. В диалоговия прозорец Настройка на плик изображението с дебелина синя граница показва опцията препоръчителни за принтера.
    Илюстрация за настройка на плик

    Брой кутии и опции се различават в зависимост от производителя, тип и модела на принтера, който използвате.

  4. Щракнете върху OKи след това щракнете върху печат.

  5. Щракнете върху файл > Запиши , за да запишете публикацията.

    Забележка: Имайте предвид, че това, което записвате не е набор от пликове, които са отпечатани. По-скоро записвате публикацията с връзка към източник на данни и нейните контейнер полета. Като запишете публикацията, можете бързо да създадете друг набор от пликове когато трябва да. Публикацията, която поддържа връзката към източника на данни, който е свързан към така че да можете да се придвижите напред визуализиране стъпка.

Отпечатване на адрес и щрихкодове на етикети

  1. Щракнете върху Файл > Печат.

  2. Направете едно от следните неща:

    • За да настроите етикетите, така че друг адрес и свързаните лента код печат върху всеки етикет на лист, щракнете върху няколко страници на лист.

    • За да настроите етикетите, така че отпечатване на много копия на един и същ адрес и свързаните лента код на всички етикети на всеки лист, щракнете върху няколко копия на лист.

  3. Можете да визуализирате отпечатаните резултати да се уверите, че информацията за етикета подравнен правилно на вашия етикет на лист. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под Създаване на циркулярни публикациищракнете върху Визуализация на печата. Ако е необходимо, направете настройки за подравняване на адрес и щрихкодове в етикетите.

    Как?

    1. Щракнете върху Затвори , за да затворите прозореца за визуализация на печата.

    2. Щракнете върху Файл > Печат.

    3. Под Настройки изберете желаните настройки и трябва да поставете отметка в квадратчето Запиши настройките с публикацията .

    4. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под Създаване на циркулярни публикациищракнете върху Визуализация на печата отново, за да проверите вашия корекции.

  4. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под Създаване на циркулярни публикациищракнете върху печат. Изберете желаните от вас опции за печат.

  5. Щракнете върху файл >Запиши , за да запишете публикацията.

    Забележка: Имайте предвид, че това, което записвате не е набор от пликове, които са отпечатани. По-скоро записвате публикацията с връзка към източник на данни и нейните контейнер полета. Като запишете публикацията, можете бързо да създадете друг набор от пликове при необходимост. Публикацията, която поддържа връзката към източника на данни, които да свързали, така че да можете да се придвижите напред визуализиране стъпка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×