Добавяне на един или повече записи към база данни

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

This article explains how you can enter data into an Access database, and provides the background information needed to understand the various data entry processes. The article also explains how to use several data entry techniques in Access.

В тази статия

The basics of adding records

Add records directly to a table in datasheet view

Add records by using a form

Edit the items in a lookup field

Enter zero-length strings

Add records by importing or linking to data

Methods for saving time when entering data

The basics of adding records

To enter data accurately and quickly in an Access database, it helps to understand a few of the basics about how a database works. The information in the following sections explains some of the basic structure and design principles that control how you enter data.

How database design affects data entry

An Access database is not a file in the same sense as a Microsoft Word document or a Microsoft PowerPoint slide deck. Instead, an Access database is a collection of objects — tables, forms, reports, queries, and so on — that must work together for a database to function properly.

In addition, those objects must adhere to a set of design principles or the database will either work poorly or fail altogether. In turn, those design principles affect how you enter data. Remember these facts about database objects and design as you proceed.

  • Access stores all data in one or more tables. The number of tables you use depends on the design and complexity of the database. Although you may view data in a form, a report, or in the results returned by a query, Access stores the data only in tables, and the other objects in the database are built on top of those tables.

  • Each table should accept only one type of data. For example, a table of business contact information should not contain sales information. If it does, finding the correct information can become difficult, if not impossible.

  • Typically, each of the fields in a table accepts only one type of data. For example, you cannot store notes in a field set to accept numbers. If you try to enter text in such a field, Access displays an error message. However, that is not a hard, fast rule. For example, you can store numbers (such as postal codes) in a field set to the Text data type, but you cannot perform calculations on that data.

  • With some exceptions, the fields in a record should accept only one value. For example, you can not enter more than one address in an address field. This is in contrast to Microsoft Excel, which, by default, allows you to enter any number of names or addresses or images in a single cell unless you set that cell to accept limited types of data.

    However, you can enter a delimited list of items in fields set to the Text or Memo data type. In addition, Access provides a feature called the multivalued field. You use multivalued fields to attach multiple pieces of data to a single record, and to create lists that accept multiple values. For example, you can attach a Microsoft PowerPoint slide deck and any number of images to a record in your database. You can also create a list of names and select as many of those names as needed. The use of multivalued fields may seem to break the rules of database design because you can store more than one record per table field, but actually doesn't, because Access enforces the rules "behind the scenes," by storing the data in special, hidden tables.

  • In older versions of Access (before 2007), you had to design and create at least one table before you could enter data. You had to decide which fields to add to the table, and you had set the data types for each field. In newer versions of Access, you can now open a blank table and begin entering data. Access will infer a data type for the field based on what you enter.

Повече информация

The information in this section touches on database design, table design, and a feature called multivalued fields.

The following links take you to articles that provide more information about those subjects.

How data types affect the way you enter data

When you design a database table, you select a data type for each of the fields in that table, a process that helps ensure more accurate data entry. For example, suppose that you open a blank table and enter a set of sales figures. Access then infers the Number data type for the field. If someone tries to enter text in that field, Access displays an error message and won't let that user save the changed record — a step that helps protect your data.

Show me how to view data types

In the Navigation Pane, do one of the following:

  • Double-click the table that you want to investigate, to open the table in Datasheet view. On the Fields tab, in the Formatting group, look at the value in the Data Type list. Note, if you're using Access 2007, you'll find this list on the Datasheet tab, in the Data Types & Formatting group. The value changes as you place the cursor in the various fields in your table. This figure shows the list:

    списък на типовете данни

  • Right-click the table you want to investigate and click Design View.

    Access opens the table in the design grid, and the upper section of the grid shows the name and data type of each table field. This figure shows a typical table in the design grid.

    полета в режим на проектиране

The data type that you set for each table field provides the first level of control over what you can and cannot enter into a field. In some cases, such as when working with a Memo field, you can enter any data that you want. In other cases, such as when working with an AutoNumber field, the data type setting for the field prevents you from entering any information at all. The following table lists the data types that Access provides, and describes how they affect data entry.

Тип данни

Ефект върху въвеждане на данни

Текстови

Text fields accept either text or numeric characters, including delimited lists of items. A text field accepts a smaller number of characters than does a Memo field — from 0 to 255 characters. In some cases, you can use conversion functions to perform calculations on the data in a Text field. Note, beginning in Access 2013, Text data types have been renamed to Short Text.

Паметна бележка

You can enter large amounts of text and numeric data in this type of field. Also, if the database designer sets the field to support rich text formatting, you can apply the types of formatting that you normally find in word processing programs, such as Word. For example, you can apply different fonts and font sizes to specific characters in your text, and make them bold or italic, and so on. You can also add Hypertext Markup Language (HTML) tags to the data.

In addition, Memo fields have a property called Append Only. When you enable that property, you can append new data to a Memo field, but you cannot change existing data. The feature is intended for use in applications such as issue tracking databases, where you may need to keep a permanent record that remains unchangeable. When you place the cursor in a Memo field with the Append Only property enabled, by default, the text in the field disappears. You cannot apply any formatting or other changes to the text.

Обърнете внимание, че в началото в Access 2013, Memo данни типове са преименувани в Дълъг текст.

Като текстови полета можете да изпълните функции за преобразуване спрямо данните в поле Memo.

Число

Можете да въвеждате само числата в този тип поле и може да извършва изчисления на стойностите в числово поле.

Голямо число

Можете да въвеждате само числата в този тип поле и може да извършва изчисления на стойностите в поле с голям брой. Обърнете внимание, че голям брой типове данни са налични само в Office 365 абонаментна версия на Access.

Дата/час

Можете да въвеждате само дати и часове в този тип поле. В зависимост от това как конструктора на базата данни задава полето може да срещнете следните условия:

  • Ако конструктора на базата данни маска за въвеждане за поле (серия от буквалните и контейнер знаци, които се появяват, когато изберете полето), трябва да въведете данни в интервалите и формат, който предоставя на маската. Например ако виждате маска например MMM_DD_YYYY, трябва да въведете Oct 11 2017 празните места, дадени. Можете да въведете пълното име на месеца или две цифри на годината стойност.

  • Ако проектантът не сте създали маска за въвеждане да контролирате как да въведете дата или час, можете да въведете стойността, с помощта на всеки валиден формат дата или час. Например можете да въведете 11 октомври 2017, 10/11/17, 11 октомври 2017, и т.н.

  • Конструктора на базата данни може да приложите формат за показване в полето. В този случай ако няма маска за въвеждане, можете да въведете стойност в почти всеки формат, но Access показва датите в съответствие с формата на показване. Например можете да въведете 10/11/2017, но може да е зададено формата на дисплея, така че да показва стойността като 11-Oct-2017.

Валута

Можете да въвеждате само парични стойности в този тип поле. Също така не трябва да въведете ръчно валутен символ. По подразбиране Access прилага валутен символ (¥, £, $ и т.н.) зададен във вашите регионални настройки на Windows.

Автономериране

Не можете да въвеждате или промяна на данните в този тип на поле по всяко време. Достъп до съответно увеличава стойностите в поле за автономериране всеки път, когато добавяте нов запис в таблица.

Изчисляеми

Не можете да въвеждате или промяна на данните в този тип на поле по всяко време. Резултатите от това поле се определя от израз, вие определяте. Access актуализира стойностите в Изчислено поле всеки път, когато добавяте или редактирате нов запис в таблица. Обърнете внимание, че изчислено типове данни са добавени към началото на Access в Access 2010.

Да/Не

Когато щракнете върху полето, което е настроено на този тип данни, Access показва квадратче за отметка или падащ списък, в зависимост от това как да форматирате полето. Ако форматирате полето, за да се покаже списък, можете да изберете от списъка с отново в зависимост от формата, приложен към полето или да или не, истина или неистина, или или изключване . Не можете да въведете стойности в списъка или променете стойностите в списъка директно от формуляр или таблица.

OLE обект

Можете да използвате този тип поле, когато искате да покажете данни от файл, създаден с друга програма. Например можете да покажете текстов файл, диаграма на Excel или PowerPoint слайдове в поле за OLE обект.

Прикачени файлове предоставя по-бързо, по-лесно и по-гъвкави възможност да преглеждате данни от други програми. Вижте прикачения файл, по-нататък в тази таблица, за повече информация.

Хипервръзка

Можете да въведете данни в този тип поле и достъп се пренася в уеб адрес. Например, ако въведете стойност в полето, Access е около текста си с http://www. your_text.com. Ако въведете валиден уеб адрес, вашата връзка ще работи. В противен случай вашата връзка ще доведе до съобщение за грешка. Също така редактиране на съществуващи хипервръзки може да са трудни, тъй като щракнете върху поле на хипервръзка с мишката стартира вашия браузър и ще ви отведе до сайта, указан във връзката. За да редактирате поле на хипервръзка, изберете съседни поле, използвайте клавишите TAB или стрелка за преместване на фокуса върху полето хипервръзката и след това натиснете клавиша F2, за да разрешите редактиране.

Прикачен файл

Можете да прикачите данни от други програми от този тип поле, но не можете да въведете или в противен случай въведете текст или числови данни.

За информация относно използването на поле за прикачен файл вижте статията Прикачване на файлове и графика към записите във вашата база данни.

Съветник за справки

Съветникът за справки не е тип данни. Вместо това можете да използвате съветника за създаване на два вида на падащи списъци: стойност, списъци и справочни полета. Списък със стойности използва с разделители списък с елементи, които сте въвели ръчно, когато използвате съветника за справки. Тези стойности може да бъде независимо от други данни или обект във вашата база данни.

За разлика от това на справочно поле използва заявка за извличане на данни от една или повече от другите таблици в база данни или в друго местоположение, като например на сървър, изпълняващ SharePoint. Справочното поле след това показва данните в падащия списък. По подразбиране на съветника за справки задава полето от таблицата числов тип данни.

Можете да работите с полета за справки директно в таблици, а също и във формуляри и отчети. По подразбиране стойности в справочно поле се появяват в типа на контролата за списък, наречен разгъващ се списък – списък, който има падащата стрелка: Празен справочен списък . В зависимост от това как конструктора на базата данни е задал справочното поле и разгъващия се списък можете да редактирате елементи в списъка и добавяне на елементи в списъка. За да направите това, конструктора на базата данни трябва да зададете свойство за справочното поле (свойството се нарича Ограничаване до списъка, и проектантът трябва да го изключите).

Ако не можете директно да редактирате стойностите в списъка за справки, трябва да добавите или промените данните в списъка с предварително дефинирани стойности, или в таблицата, която служи като източник за справочното поле. За информация относно това вижте Редактиране на елементи в справочно поле, по-нататък в тази статия.

И накрая когато създавате справочно поле, можете по желание да зададете да поддържа множество стойности. Когато направите това, показалия се списък показва отметка в квадратчето до всеки елемент от списъка, и можете да изберете или изчистите най-много елементи, ако е необходимо. Тази фигура илюстрира типични многозначна списък:

списък с отметки

За информация относно създаването на многозначни справки полета и използване на получената списъци вижте статии използване списък, съхраняващ множество стойности и справочник за многозначни полета.

Забележка: Прикачен файл, изчислена и голям брой типове данни не са налични във файловите формати .mdb.

Как таблица свойства на полето оказват влияние върху начина, по който можете да въвеждате данни

В допълнение към принципи за проектиране, които контролират структурата на база данни и типовете данни, които контролират какво можете да въвеждате в дадена област може да засегне няколко свойства на поле, как да въведете данни в база данни на Access.

Преглед на свойствата за поле в таблица

Access предоставя два начина за преглед на свойствата за поле в таблица. Можете да използвате контролите в раздела лист с данни , или можете да отворите таблицата в изглед за проектиране. Следващите групи стъпки обясняват как да използвате двата метода.

Преглед на свойствата на таблица в раздела лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате.

  2. Щракнете върху раздела полета и използвайте контролите в групата форматиране за преглед на свойствата за всяко поле в таблица. Обърнете внимание, че ако използвате Access 2007, можете да намерите този списък в раздела лист с данни , в групата типове данни и форматиране .

Преглед на свойствата на таблицата в изглед за проектиране

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата и щракнете върху Изглед за проектиране, изображение на бутон в контекстното меню.

    Access отваря таблицата в мрежата за проектиране.

  2. В долната част на мрежата щракнете върху раздела Общи , ако вече не е избран.

    –или–

    За да видите свойствата за справочно поле, щракнете върху раздела справка .

    Справочно поле е поле в таблица, която използва заявка за извличане на стойности от една или повече таблици в база данни. По подразбиране справочното поле тези стойности ви представя под формата на списък. В зависимост от това как проектантът на база данни задава справочното поле можете да изберете един или повече елементи от този списък.

Следващата таблица описва свойствата, които имат най-голямо въздействие върху въвеждането на данни и обяснява как те засягат въвеждането на данни.

Свойство

Местоположение в мрежата за проектиране на таблица

Възможни стойности

Поведение при опит за въвеждане на данни

Размер на поле

Раздел Общи

0-255

Ограничението се отнася само за полета, зададено на текстов тип данни. Ако се опитате да въведете повече от зададения брой знаци, полето ги отрязва.

Задължително

Раздел Общи

Да/Не

Когато включен, това свойство ви принуждава да въведете стойност в полето и Access не ще ви позволи да запишете всички нови данни, докато завършите задължително поле. Когато изключена, полето ще приема празни стойности, което означава полето може да остане празна.

Забележка: Нулева стойност не е същото като нулева стойност. Нулата е цифра и "null" е липсващи, неопределена или неизвестно стойност.

Позволяване на низове с нулева дължина

Раздел Общи

Да/Не

Когато е включена, можете да въведете низове с нулева дължина – низове, които съдържат няма знаци. За да създадете низ с нулева дължина, въведете двойка двойни кавички в полето ("").

Индексирани

Раздел Общи

Да/Не

Когато индексирате поле в таблица, Access не можете да добавите дублиращи се стойности. Можете също да създадете индекс от повече от едно поле. Ако направите това, можете да дублирате стойностите в едно поле, но не и в двете полета.

Маска за въвеждане

Раздел Общи

Предварително зададен или потребителски набори от буквалните и контейнер знаци

Маска за въвеждане ви принуждава да въведете данни в предварително зададен формат. Маски се появяват, когато изберете поле в таблица или контрола на формуляр. Например можете да щракнете върху поле за дата и да видите този набор от знаци: Ммм-DD-YYYY. Това е маска за въвеждане. Той ви принуждава да въведете месец стойности като съкращенията три букви, например OCT и стойността за годината с четири цифри – например OCT 15 2017.

Забележка: Помнете, че маски за въвеждане само контролира как можете да въвеждате данни, не как достъп до stores или показва тези данни.

За повече информация относно създаването и използването на маски за въвеждане вижте статията на контрола на формати за въвеждане на данни с маски за въвеждане. За повече информация как Access съхранява и показва данни за дата/час вижте статията въвеждане на стойност на дата или час.

Ограничаване до списъка

" Справка "

Да/Не

Разрешава или забранява промени на елементите в справочно поле. Нови потребители достъп понякога се опитват да ръчна промяна на елементи в справочно поле. Когато Access не ви позволява да променяте елементи в поле, това свойство е настроено на да. Ако това свойство е разрешено и трябва да промените елементи в списък, трябва да отворите списъка (ако wan за редактиране на списък със стойности) или таблицата, която съдържа данните източник за списъка (ако искате да редактирате справочно поле) и променете стойностите на там. За повече информация относно използването на справочни полета вижте Редактиране на елементи в справочно поле, по-нататък в тази статия.

Разрешаване на редактиране на списък със стойности

" Справка "

Да/Не

Разрешава или забранява командата за Редактиране на елементи от списък за списъците със стойности, но не и за справочни полета. За да разрешите тази команда за справочни полета, въведете име на валиден формат в свойството Формуляр за редактиране на списък с елементи . Командата разреши стойност списък редактиране се появява в контекстното меню, което се отваря с десния бутон на поле или разгъващ се списък контрола списъчно поле. Когато изпълните командата, появява се диалоговият прозорец Редактиране на елементи от списък . Алтернативно ако укажете името на формуляр в свойството Формуляр за редактиране на списък с елементи , Access стартира този формуляр вместо се показва диалоговият прозорец.

Забележка: Можете да използвате командата за Редактиране на елементи от списък в списъчно поле и контроли разгъващ се списък на формуляри и от контроли разгъващ се списък намира в таблици и заявки резултат задава. Формулярите трябва да бъде отворен в изглед за проектиране или изглед на преглед; таблици и заявки набори трябва да бъде отворена в изглед на лист с данни.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

" Справка "

Името на формуляр за въвеждане на данни

Ако въведете името на формуляр за въвеждане на данни като стойност в това свойство на таблица, този формуляр се отваря, когато потребителят се изпълнява командата Редактиране на елементи от списък . В противен случай диалоговия прозорец Редактиране на елементи от списък се показва, когато потребителите изпълнете командата.

Най-горе на страницата

Добавяне на записи директно към таблица в изглед на лист с данни

Таблицата е отворена в изглед на лист с данни прилича на работен лист на Excel, и можете да въведете или поставете данните в едно или повече полета – еквивалент на клетка в работен лист.

Помнете тези факти, докато напредвате.

  • Не трябва да изберете да запишете вашите данни. Access се ангажира вашите промени в таблицата, при преместване на курсора до ново поле в същия ред или при преместване на курсора до друг ред.

  • По подразбиране полетата в база данни на Access са настроени да приемат определен тип данни, например текст или числа. Трябва да въведете типа на данните, в полето е зададено да приемете. Ако нямате, Access показва съобщение за грешка:

    съобщение за грешка за невалидна стойност

  • Поле може да бъде приложено маска на въвеждане. Маска за въвеждане е набор от буквалните и контейнер знаци, които карат да въведете данни в конкретен формат.

    За повече информация за маски за въвеждане вижте статията контрола формати за въвеждане на данни с маски за въвеждане.

  • С изключение на прикачени файлове и многозначно списъци можете да въведете само един запис в повечето полета. Ако не знаете дали поле приема прикачени файлове, можете да прегледате свойствата на полето. За да направите това, Вижте стъпките в Преглед на свойствата за поле в таблица, по-горе в тази статия. Можете винаги да идентифицирате многозначно списък, защото Access показва отметка в квадратчето до всеки елемент от списъка.

Въвеждане на данни в таблица

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате.

    По подразбиране Access отваря таблицата в изглед на лист с данни – мрежа, която прилича на работен лист на Excel.

  2. Щракнете върху или по друг начин да поставите фокуса върху първото поле, който искате да използвате и след това въведете данните си.

  3. За да преминете към следващото поле в същия ред, натиснете клавиша TAB, използвайте клавишите със стрелки наляво или надясно или щракнете върху клетка в следващото поле.

    Когато натиснете TAB, по подразбиране, Access използва вашите регионални настройки на Windows, за да определи дали тя се премества курсора наляво или надясно. Ако компютърът ви използва език, който се чете от ляво надясно, курсорът се премества надясно когато натискате клавиша TAB. Ако компютърът ви използва език, който чете отдясно наляво, курсорът се премества към левия.

    За да преминете към следващата клетка в колона, използвайте нагоре или надолу или щракнете върху клетката, която искате.

Прилагане на форматиране на RTF текст към данни в поле от дълъг текст (известие)

  1. С таблицата, отворена в изглед на лист с данни изберете дълго текстово поле. Ако използвате Access 2007 или Access 2010, който ще бъде поле Memo.

    Обикновено дълги текстови полета съдържат коментари или бележки, така че да можете да търсите за поле с име "Коментари" или "Бележки". Ако все още не можете да намерите дълго текстово поле, Вижте стъпките в Преглед на свойствата за поле в таблица, по-горе в тази статия.

  2. В раздела Начало в групата шрифт , използвайте бутони и менюта за форматиране на текст.

    Добавяне на приложение

    Можете да приложите различни шрифтове и размери, направите текста получер или курсив, промяна на цветовете и т.н.

Най-горе на страницата

Добавяне на записи с помощта на формуляр

Формуляри за въвеждане на данни могат да предоставят по-лесно, по-бързо и по-точен начин за въвеждане на данни. Създавате обикновено формуляри, когато трябва да въведете данни в повече от една таблица в даден момент. Можете също да създавате формуляри, когато искате да скриете някои полета в таблица, когато искате да направите по-лесен за използване (стъпка, които могат да се намалят разходите за обучение) на база данни и когато искате да сте сигурни, че потребителите въвеждат данни-точно.

Как можете да използвате формуляр за редактиране на данни зависи от това проектирането на формуляра. Формулярите могат да съдържат произволен брой контроли, например списъци, текстови полета, бутони и листове с данни – мрежи, които изглеждат като работни листове на Excel. От друга страна всеки от контролите на формуляра или чете данни от или записва данни в съответното поле в таблица. Какво можете да правите с дадена контрола зависи от типа на данните, които сте задали за базовите поле от таблица, всички свойства за това поле и вероятно от няколкото свойства, които набори от конструктора на базата данни за всяка контрола. За повече информация как типовете данни и свойства на полето оказва влияние върху въвеждането на данни вижте секциите как типовете данни оказват влияние върху начина, по който можете да въвеждате данни и как таблица свойства на полето оказват влияние върху начина, по който можете да въвеждате данни, по-горе в тази статия.

Следващите раздели обясняват как да използвате най-често използваните контроли за въвеждане на данни. Ако имате въпроси относно вашата база данни на конкретни, обърнете се към вашия системен администратор или конструктора на базата данни.

Добавяне или редактиране на текст в текстово поле

Когато добавяте или редактирате текст в текстово поле, можете да работите с данни в текст или дълго поле на текст (известие). Докато работите, не забравяйте, че можете да зададете дълго текстово поле (или контролата, обвързана с полето дълъг текст) поддържат форматиране на RTF текст, и след това можете да приложите различни шрифтове, размери, стилове и цветове към текста.

Редактиране на текст в текстово поле

  • Поставете курсора в текстовото поле и промяна на вашите данни. Не забравяйте, че не може да извършва изчисления с числа в текст или дълъг текст (известие) поле.

Прилагане на форматиране на текст в RTF формат

Забележка: Можете да следвате тези стъпки само когато текстово поле е обвързано с поле на дълъг текст (известие). Вижте стъпките в Преглед на свойствата за поле в таблица, по-горе в тази статия.

  1. С формуляр, отворен в изглед за формуляр или оформление или когато таблицата е отворена в изглед на лист с данни изберете полето дълъг текст (известие).

  2. В раздела Начало в групата шрифт , използвайте бутони и менюта за форматиране на текст.

    Добавяне на приложение

    Можете да приложите различни шрифтове и размери, направите текста получер или курсив, промяна на цветовете и т.н.

Въвеждане на данни с помощта на списък

Можете да използвате списъци във формуляри и в таблици и заявки резултат задава отворена в изглед на лист с данни – мрежа, която прилича на работен лист на Excel.

Когато използвате списък във формуляр, може да видите контрола на разгъващ се списък или списъчно поле. Тези цифри, показващи разгъващ се списък или списъчно поле, съответно.

Празен справочен списък

базово списъчно поле във формуляр

Когато използвате списък в набор резултати от таблица или заявка, Access използва разгъващ се списък по подразбиране.

Освен това списъци могат да поддържат множество стойности. Ако виждате списък с квадратче за отметка до всеки елемент от списък, можете да изберете най-много до 100 точки в този списък. Многозначни списъци, които можете да създадете без програмиране да решите често срещани бизнес проблем. Например можете да използвате база данни на Access за проследяване на проблеми при поддръжка на клиенти. Ако трябва да присвоите на много хора на проблем, можете да използвате многозначно списък. Тези данни показват типични многозначно списъци.

Падащ списък с отметки в отворено състояние.   списък с отметки

Можете също да редактирате елементи в списък. Ако вие или вашата база данни дизайнер разрешите командата, можете да добавите, промяна и премахване на елементи от списък директно от списъка. Обаче база данни дизайнери да изберете да забраните на командата, така че да не са налични за всички бази данни.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да използвате и редактиране на списъци.

Изберете елементи от падащ списък

  1. Отворете формуляр, таблица или заявка набор от резултати, съдържащ списъка.

    Забележка: Трябва да отворите формуляри в изглед за формуляр или изглед на оформление. Трябва да отворите таблици и набори от резултатът от заявката в изглед на лист с данни.

  2. Щракнете върху стрелката надолу до списъка и след това изберете елемента, който искате.

  3. Да потвърдите избора си към вашата база данни, преместване на курсора до друго поле.

Изберете елементите от списъчно поле

  1. Отворете формуляра, който съдържа списъка.

  2. Превъртете надолу в списъка с елементи в списъчното поле и изберете елемента, който искате.

  3. Да потвърдите избора си към вашата база данни, преместване на курсора до друго поле.

Изберете елементите от отметка падащия списък

  1. Отворете формуляр, таблица или заявка набор от резултати, съдържащ списъка.

    Забележка: Можете да използвате квадратчето за отметка падащи списъци във формуляри, таблици и заявки набори с резултати. За да направите това, трябва да отворите формуляри в изглед за формуляр или изглед на преглед и трябва да отворите таблици и набори от резултатът от заявката в изглед на лист с данни.

  2. Щракнете върху стрелката надолу до списъка.

  3. Поставете отметка в квадратчетата до 100 и след това щракнете върху OK.

Изберете елементи от списък на квадратчето за отметка

  1. Отворете формуляра, който съдържа списъка.

    Забележка: Трябва да отворите формуляра в изглед за формуляри или преглед на изглед.

  2. Щракнете върху стрелката надолу до списъка.

  3. Изберете най-много до 100 квадратчета за отметка и след това щракнете върху OK.

Редактиране на елементите в списък

Забележка: Можете да редактирате всякакъв тип списък във формуляр, таблица или заявка набор от резултати. Не забравяйте, че трябва да отворите формуляри в изглед за формуляр или изглед на преглед и трябва да отворите таблици и набори от резултатът от заявката в изглед на лист с данни. Също така не забравяйте, че конструктор на бази данни или ИТ отдел да забраните тази команда, така че може да не е налична по всяко време.

  1. Отворете формуляр, таблица или заявка набор от резултати, съдържащ списъка.

  2. Щракнете с десния бутон в списъка, който искате да редактирате и след това щракнете върху Редактиране на елементи от списък.

    Показва се диалогов прозорец или формуляр за въвеждане на данни. Екран, който виждате, зависи от типа на списъка, който искате да редактирате. Access използва два основни типа списъци – стойност, списъци и справки списъци. Стойността за показване на списъци набор от елементи, че въвеждате ръчно и справки списъци използване на заявка за извличане на техните данни от една или повече таблици. Направете едно от следните неща.

    • Ако редактирате списъка със стойности, използвайте диалоговия прозорец Редактиране на елементи от списък , за да редактирате данните от списъка и след това щракнете върху OK , след като завършите.

    • Ако редактирате мобилни клиенти, се показва формуляр за въвеждане на данни. Използвайте този формуляр, за да редактирате данните от списъка.

Най-горе на страницата

Редактиране на елементи в справочно поле

Справочно поле представя списък с данните, които потребителите могат да използват, за да изберете един или повече елемента. Можете да създадете два типа lookup списъци.

  • Стойност на списъци    Те съдържат фиксирано набор от стойности, които сте въвели ръчно. Стойностите се съхраняват в свойството Източник на редове на справочното поле.

  • Търсене на списъци    Тези използване на заявка за извличане на стойностите от друга таблица. Свойството Източник на редове от полето съдържа заявка вместо фиксирано списък със стойности.

По подразбиране Access показва данни за търсене в падащия списък, въпреки че можете да зададете списъчно поле. Падащ списък отваря за представяне на списъка и след това се затваря, след като направите селекция. Списъчно поле, за разлика от тях остава отворена по всяко време.

Можете да изпълните командата Редактиране на елементи от списък или можете да редактирате данните директно в свойството Източник на редове или таблицата източник. За информация относно използването на командата за Редактиране на елементи от списък вижте въвеждане на данни с помощта на списък, по-горе в тази статия. Стъпките в този раздел обясняват как да редактирате елементи директно в свойството Източник на редове или таблицата източник. Този процес следва няколко основни стъпки.

  • Идентифицирайте справочното поле. Трябва да изпълните процедура от малко по-различно, когато работите с форма, отколкото с таблица.

  • Идентифициране на типа на справочното поле – или на списък със стойности или мобилни клиенти. Ако използвате справочен списък, който идентифицира таблицата източник, който предоставя данните за справочното поле.

  • Редактиране на елементите в списъка със стойности.

    -или-

    Отворете таблицата източник за справка списък и редактирайте данните в таблицата.

Идентифициране на справочно поле от формуляр

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон формуляра и щракнете върху Режим на проектиране.

    -или-

    Ако формулярът е вече отворен, можете да щракнете върху раздела на формуляра и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    –или–

    В раздела Начало , в групата изглед щракнете върху бутона изглед за превключване между налични изгледи. Като алтернатива можете да щракнете върху стрелката под Прегледи след това изберете една от наличните изгледи от менюто.

    Добавяне на приложение

  2. Щракнете с десния бутон контрола списъчно поле или разгъващ се списък поле и щракнете върху свойства.

  3. В списъка със свойства щракнете върху раздела всички и намерете свойствата на Тип източник на редове и Източник на редове . Свойството Тип източник на редове трябва да съдържат или Списък със стойности или Таблица/заявкаи свойството Източник на редове трябва да съдържа или списък от елементи, разделени с точка и запетая или заявка. Ако е необходимо, да увеличите списъка със свойства, така че да можете да прочетете списъка с елементи или заявката.

    Обикновено, използвайте този основен синтаксис, списъците със стойности: " "елемент";" елемент";" елемент ""

    В този случай списъкът е набор от елементи заградено с двойни кавички и разделени с точка и запетая.

    Заявки за избиране Използвайте този основен синтаксис: Изберете [table_or_query_name]. [ "име_на_поле"] FROM [table_or_query_name].

    В този случай заявката съдържа две клаузи (избор и FROM). Първата клауза препраща към таблица или заявка и поле в тази таблица или заявка. Втората клауза се отнася само таблица или заявка. Ето основните точка трябва да запомните: изберете клаузи не може да съдържа името на таблица или заявка, въпреки че те съдържат името на поне едно поле. Обаче всички КЛАУЗИ трябва да препращат към таблица или заявка. И така винаги можете да намерите източник на таблицата или заявката източник за справочно поле като прочетете клаузата FROM.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако използвате на списък със стойности, редактиране на елементите в списъка. Не забравяйте да оградите всеки елемент с двойни кавички и отделите всеки елемент с точка и запетая.

    • Ако заявката в справочен списък препраща към друга заявка, в навигационния екран, отворете тази втора заявка в изглед за проектиране (с десния бутон върху заявката и щракнете върху Изглед за проектиране). Обърнете внимание на името на таблицата, която се появява в горната част на конструктора на заявки и след това преминете към следващата стъпка.

      -или-

      Ако заявката в справочното поле препраща към таблица, обърнете внимание на името на таблицата и преминете към следващата стъпка.

  5. Щракнете двукратно върху таблицата в навигационния екран, за да го отворите в изглед на лист с данни и след това редактирайте елементите на списъка, ако е необходимо.

Идентифициране на справочно поле от таблица

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон таблицата и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. В горната секция на мрежата за проектиране на заявката, в колоната Тип данни щракнете върху или по друг начин да поставите фокуса върху всеки текст, число, или поле "да/не".

  3. В долната част на мрежата за проектиране на таблица щракнете върху раздела справка и след това преглед на свойствата на Тип източник на редове и Източник на редове .

    Тип източник на редове свойството трябва да прочетете Списък със стойности или Таблица/заявка. Свойството Източник на редове трябва да съдържа списък със стойности или заявка.

    Използвайте този основен синтаксис, списъците със стойности: " "елемент";" елемент";" елемент ""

    В този случай списъкът е набор от елементи заградено с двойни кавички и разделени с точка и запетая.

    Обикновено заявки за избиране използват този основен синтаксис: Изберете [table_or_query_name]. [ "име_на_поле"] FROM [table_or_query_name].

    В този случай заявката съдържа две клаузи (избор и FROM). Първата клауза препраща към таблица или заявка и поле в тази таблица или заявка. Втората клауза се отнася само таблица или заявка. Ето основните точка трябва да запомните: изберете клаузи не може да съдържа името на таблица или заявка, въпреки че те съдържат името на поне едно поле. Обаче всички КЛАУЗИ трябва да препращат към таблица или заявка. И така винаги можете да намерите източник на таблицата или заявката източник за справочно поле като прочетете клаузата FROM.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако използвате на списък със стойности, редактиране на елементите в списъка. Не забравяйте да оградите всеки елемент с двойни кавички и отделите всеки елемент с точка и запетая.

    • Ако заявката в справочното поле препраща към друга заявка, в навигационния екран, отворете тази втора заявка в изглед за проектиране (с десния бутон върху заявката и щракнете върху Изглед за проектиране). Обърнете внимание на името на таблицата, която се появява в горната част на конструктора на заявки и след това преминете към следващата стъпка.

      -или-

      Ако заявката в справочното поле препраща към таблица, обърнете внимание на името на таблицата и преминете към следващата стъпка.

  5. Щракнете двукратно върху таблицата в навигационния екран, за да го отворите в изглед на лист с данни и след това редактирайте елементите на списъка, ако е необходимо.

Най-горе на страницата

Въведете низове с нулева дължина

Access ви позволява да се прави разлика между два вида на празни стойности: Null стойности и низове с нулева дължина. Стойности Null посочи неизвестна стойност и низове с нулева дължина показват полетата, които съдържат интервал. Например да предположим, че имате таблица с данни за клиенти, и тази таблица съдържа поле за номер на факс. Можете да оставите полето празно, ако не сте сигурни на номера на факс. В този случай като оставите полето празно въвежда нулева стойност, което означава, че не знаете какво е стойността. Ако по-късно решите, че клиентът няма на факс устройство, можете да въведете низ с нулева дължина в полето, за да посочи, че няма стойност.

Забележка: Не забравяйте, че можете да зададете свойство, което пречи на полета да приемат празни стойности. За повече информация относно настройката на това свойство вижте как типовете данни оказват влияние върху начина, по който можете да въвеждате данни, по-горе в тази статия.

  1. Отворете таблицата в изглед на лист с данни или формуляр в изглед за формуляр или изглед на преглед.

  2. Изберете полето, което искате и въведете две двойни кавички без интервал между тях ("").

  3. Преместване на курсора до друг запис за извършване на промените в базата данни. По подразбиране кавичките изчезват.

Най-горе на страницата

Добавяне на записи чрез импортиране или свързване към данни

Можете да импортирате или връзка към данни, разположен в най-различни източници, включително други бази данни на Access, работни книги на Excel, текстови файлове и документи на Word и списъци на сървъри с Microsoft SharePoint Services.

Обяснява как да импортирате и връзка към тези източници на данни е извън обхвата на тази статия. Тези връзки ще ви отведат към информация за импортиране и свързване към данни.

Най-горе на страницата

Методи за пестене на време при въвеждане на данни

Access предоставя различни начини да направите процедурата за въвеждане на данни по-бързо. Процедурите в следващите раздели обясняват как да зададете стойност по подразбиране за полета и списъци във формуляри и как да използвате клавишни комбинации, за да използвате повторно стойности, когато сортирате данните.

Задаване на стойност по подразбиране за поле или контрола

Ако голям брой записи споделят една и съща стойност за дадена област, като например град или страна/регион, можете да спестите време, като зададете стойност по подразбиране за контрола, обвързана с това поле. Когато отворите формуляра или създайте нов запис, вашата стойност по подразбиране се показва в тази контрола по подразбиране.

Задаване на стойност по подразбиране за контрола

  1. Отворете формуляра в изглед за проектиране.

  2. С десния бутон върху контролата, която искате да работите и след това щракнете върху свойства.

  3. В раздела данни Настройте свойството Стойност по подразбиране на стойността, която искате.

  4. Повторете стъпки от 1 до 3 за да зададете нова стойност по подразбиране.

Зададете друга стойност

  • За стойност в текстово поле въведете нови данни. Стойност по подразбиране може да се замести по всяко време.

    –или–

  • За стойност в списък изберете нова стойност от списъка.

Повторна употреба стойности при сортиране

Когато премествате между записи, може да се наложи да сортирате всеки запис с помощта на една и съща стойност. Когато направите това, можете да спестите време, като използвате клавишни комбинации за да се повтаря, който сортирате стойност. Например да предположим, че можете да сортирате списъци с поръчки по вид продукт. В първия запис можете да въведете напитки , за да сортирате по поръчки, където потребителите закупили напитки. Когато преместите следващия запис, можете да копирате и използвате повторно тази стойност за сортиране.

Забележка: Тези стъпки се предполага, че имате формуляр се отвори в изглед за формуляри.

  1. Преминаване към полето, което използва стойността от съответното поле в предишния запис.

  2. Натиснете CTRL +' (апостроф).

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×