Добавяне или промяна на колона за справка, която ви позволява да съхранявате множество стойности

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Понякога стойностите, от които се +нуждаете, се съхраняват в друга таблица. Да предположим например, че имате база данни за проследяване на проблеми и искате да проследите служители и доставчици, на които сте възложили проблем. Информацията за тези хора се следи в таблицата "Контакти". Можете да създадете многозначна колона за справка, която показва имена в контрола на разгъващ се списък или списъчно поле. Когато изберете хората, на които искате да възложите проблем, техните стойности за ИД на контакт се съхраняват в записа на проблема.

Тази статия обяснява какво е многозначна колона за справка и как се добавя такава към таблица. Статията обяснява също как се преобразува съществуваща колона в многозначна колона за справка.

Ако искате да знаете как да програмно търсене на стойност в таблица, вижте статията в препратка Функция DLookup. За повече информация за многозначни полета вижте ръководство за многозначни полета.

В повечето системи за управление на бази данни, включително по-ранни версии на Access, можете да съхранявате само единична стойност в поле. Започвайки с Microsoft Office Access 2007 можете да създавате поле, което поддържа множество стойности, като например списък с хората, на които сте възложили проблем. Многозначните полета са подходящи за определени ситуации, в които например използвате Office Access 2007 за работа с информация, съхранена в списъка на Windows SharePoint Services 3.0 и този списък съдържа поле, което използва един от типовете полета, налични в Windows SharePoint Services 3.0.

В тази статия

Какво представлява Многозначното справочна колона?

Създаване на многозначни справочна колона в изглед на лист с данни

Създаване на многозначни справки колона с помощта на екрана списък на полетата

Създаване на многозначни справочна колона в изглед за проектиране

Използване на съветника за справки за създаване на многозначни справки колони

Разбиране на обвързаната стойност и стойност за показване в колона на многозначни справки

Въвеждане на свойства на справочно поле

Промяна на дизайна на колона за справка за многозначно поле

Какво е многозначна колона за справка?

Многозначна колона за справка е поле в таблица, чиито стойности се извличат от друга таблица или от списък със стойности. Използвайки многозначна колона за справка, можете да покажете списък от избори в разгъващ се списък или списъчно поле. Изборите могат да се доставят от таблица или заявка, или могат да са стойности, които въвеждате. Тъй като колоната за справка е многозначна, можете да изберете повече от един елемент в списъка.

Можете да създадете ръчно многозначна колона за справка, настройвайки свойствата на поле за полето за справка, или автоматично, изпълнявайки съветника за справки. Всеки път, когато е възможно, трябва да използвате съветника за справки, за да създавате многозначна колона за справка. Съветникът за справки опростява процеса и автоматично попълва подходящите свойства на полето, и създава подходящите релации между таблици.

Разгъващ се списък на многозначно поле

Можете да създадете многозначна колона за справка в изглед на лист с данни или в режим на проектиране.

Най-горе на страницата

Създаване на многозначна колона за справка в изглед на лист с данни

По подразбиране, когато отваряте една таблица, тя се показва в изглед на лист с данни. Може да добавите многозначна справочна колона като щракнете върху Справочна колона в групата Полета и колони в раздела Лист с данни. Това стартира съветника за справки, който ви насочва в процеса на създаване на колона за справка.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да създадете колоната за справка – това отваря таблицата в изглед на лист с данни.

  4. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Колона за справка.

    Изображение на лентата на Access

    Съветникът за справки стартира.

    страницата от съветника за справки, в която се избира таблица/заявка или списък със стойности

  5. В първата страница на съветника за справки трябва да решите дали искате колоната за справка да се основава на стойности в таблица или заявка, или на списък със стойности, които въвеждате.

    Най-обикновеният тип на многозначна колона за справка е този, който показва стойности, потърсени в свързана таблица или заявка.

  6. За да научите как да изпълните съветника за справки, вижте раздела с помощта на съветника за справки.

Най-горе на страницата

Създаване на многозначна колона за справка с помощта на екрана "Списък на полета"

Ако използвате база данни, която съдържа повече от една таблица, можете да започнете процеса на създаване на многозначно поле за справка, плъзгайки поле от екрана Списък на полетата. Екранът Списък на полетата показва полетата налични в други таблици във вашата база данни. Когато създавате многозначна колона за справка по този начин, съветникът за справки стартира автоматично и полето, което плъзгате, става едно от полетата във вашата колона за справка.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да създадете колоната за справка – това отваря таблицата в табличен изглед.

  4. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

    Изображение на лентата на Access

    Показва се екранът Списък на полетата.

  5. Щракнете върху знак плюс (+) до таблицата, за да покажете списъка на полетата в тази таблица.

  6. Плъзнете желаното поле от екрана Списък на полетата в таблицата, показана в табличен изглед.

  7. Когато се покаже редът за вмъкване, пуснете полето на мястото му.

    ред за вмъкване на поле от екрана ''списък на полетата''

    Съветникът за справки стартира.

  8. За да научите как да изпълните съветника за справки, вижте раздела с помощта на съветника за справки.

Най-горе на страницата

Създаване на многозначна колона за справка в режим на проектиране

Можете да създадете колона за справка в режим на проектиране освен в изглед на лист с данни. Когато работите в режим на проектиране, вие създавате колона за справка с помощта на същия съветник за справки, който използвате в изглед на лист с данни. В режим на проектиране обаче имате също пълен достъп до свойствата на полето, така че можете директно да редактирате тези свойства.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите многозначната колона за справка, а след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  4. Намерете първия наличен празен ред в мрежата за проектиране на таблици.

  5. В първия наличен празен ред щракнете в колоната Име на полето и след това въведете име за многозначната колона за справка.

  6. Щракнете в колоната Тип на данните за този ред, щракнете върху стрелката и след това в падащия списък изберете Справочник за справки.

    Съветникът за справки стартира.

    страницата от съветника за справки, в която се избира таблица/заявка или списък със стойности

  7. В първата страница на съветника за справки посочете дали искате колоната за справка да се основава на стойности в таблица или заявка, или на списък със стойности, които въвеждате.

    Най-често използваният тип колона за справка е този, който показва стойности от свързана таблица или заявка.

  8. За да научите как да изпълните съветника за справки, вижте раздела с помощта на съветника за справки.

Когато щракнете върху Готово, се създава колона за справка, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки. Можете да разгледате свойствата на полето в горния екран на режима за проектиране под Свойства на полето. За да видите свойствата, които се прилагат конкретно към колоната за справка, щракнете върху раздела Справка.

Най-горе на страницата

Използване на съветника за справки за създаване на многозначни колони за справки

Съветникът за справки стартира в следните случаи: когато създавате справочна колона в изглед на лист с данни, когато плъзгате поле от екрана Списък на полетата към таблица, която е отворена в изглед на лист с данни и в режим на проектиране, когато изберете Съветник за справки в колоната Тип на данните. Съветникът ви придружава в необходимите стъпки за създаване на колона за справка и задава автоматично свойства на полетата, които да отговарят на вашия избор. Съветникът създава и релации между таблици и индекси, когато е необходимо, за да поддържа колоната за справка.

В първата страница на съветника, трябва да решите дали искате колоната за справка да се основава на таблица или заявка, или на списък със стойности, които въвеждате. Най-често, ако базата данни е правилно проектирана и информацията е разделена на предметно базирани таблици, трябва да изберете таблица или заявка като източник на данни за колоната за справка.

  • Създаване на многозначни справка въз основа на таблица или заявка

    1. В съветника за справки, щракнете върху Искам справочна колона, за да търся стойности в таблица или заявка, и след това щракнете върху Следваща.

    2. Изберете таблица или заявка от списъка и след това щракнете върху Напред.

    3. В Налични полета щракнете върху полетата, които искате да включите в справката.

    4. Щракнете върху бутона "по-голямо от" (>), за да преместите това поле в списъка Избрани полета. Щракнете върху бутона двойно "по-голямо от" (»), за да преместите всички полета в списъка Избрани полета, и след това щракнете върху Следваща.

    5. По желание може да изберете едно до четири полета за сортиране на справочните елементи и след това щракнете върху Напред.

    6. Ако е необходимо, настройте ширината на колоните в полето за справка и след това щракнете върху Напред.

    7. Под Искате ли да съхраните няколко стойности за тази справка? отметнете квадратчето Разреши повече от една стойност.

      Забележка: Това квадратче трябва да е отметнато, за да разреши сортиране на повече стойности.

    8. Щракнете върху Готово.

      Когато щракнете върху Готово, създава се колона за справка, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки.

    9. За да запишете таблицата, щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши.

      Клавишната комбинация CTRL + S

  • Създаване на многозначна справка въз основа на въвеждани стойности

    1. В съветника за справки щракнете върху Ще въведа стойностите, които избера и след това щракнете върху Напред.

    2. Въведете броя на колоните. След това въведете всяка стойност. За да преминете към следващата колона или ред, натиснете TAB.

    3. След като приключите с въвеждането на стойностите, щракнете върху Напред.

    4. Ако сте задали повече от една колона в стъпка 2, трябва да изберете коя колона, който ще използвате за еднозначно идентифициране на всяка една стойност. В полето Налични полета щракнете двукратно върху колоната, която искате да използвате за еднозначно идентифициране на всяка една стойност.

      Забележка: Тази стъпка не се появява, ако не сте задали множество колони в стъпка 2.

    5. В съветника за справки въведете етикет на справочната колона.

    6. В Искате ли да съхраните няколко стойности за тази справка?, поставете отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност.

      Забележка: Това квадратче трябва да е отметнато, за да разреши сортиране на повече стойности.

    7. Щракнете върху Готово.

      Когато щракнете върху Готово, създава се колона за справка, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки.

    8. За да запишете таблицата, щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши.

      Клавишната комбинация CTRL + S

  • След като създадете многозначното поле, то се появява като падащ списък на поле от квадратчета за отметка, когато показвате таблицата в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата

Разбиране на обвързаната стойност и показваната стойност в многозначна колона за справка

Access поддържа еднозначни полета за справка от преди много версии. Многозначните полета за справка са нови за Office Access 2007. Предназначението на едно поле за справка е да замести показването на число, като например ИД (или друга стойност на външен ключ), с нещо по-смислено, например име. Например вместо да показва номер на ИД на контакт, Access може да показва име на контакт. Номера на ИД на контакта е обвързаната стойност. Номерът на ИД на контакта се преглежда автоматично в таблицата или заявката източник и се замества с името на контакта. Името на контакта е показваната стойност.

Както при еднозначно поле за справка, което има показвана и обвързана стойност, многозначното поле за справка има показвани стойности, които се показват в потребителския интерфейс, и обвързани стойности, които се съхраняват в таблицата. За всеки запис в многозначно поле показваната стойност е "справочната" на базата на обвързаната стойност.

Това означава, че Access често показва справочната показвана стойност, която не е същата като обвързаната стойност, която се съхранява в полето. Например, набор от ИД стойности на служители от заявка, наречена "Допълнителни данни за контакти" може да се съхрани в поле, наречено AssignedTo. Тези ИД стойности на служители са обвързаните стойности. Тъй като AssignedTo е поле за справка, Access показва набора от справочни стойности в резултата от заявката – в този случай, имената на контактите. Имената на контактите са показваните стойности..

Лист с данни с показвани стойности в сравнение с лист с данни с обвързани стойности

1. Показваните стойности.

2. Обвързаните стойности.

Важно е да се разбере разликата между показваните стойности на многозначно поле за справка и неговите обвързани стойности. Показваните стойности се показват автоматично в изглед на лист с данни по подразбиране. Обаче обвързаните стойности са това, което се съхранява в полето за справка, което използвате в критерии на заявка, и което Access използва по подразбиране в съединения с други таблици.

Най-горе на страницата

Въведение в свойствата на поле за справка

Можете да разгледате свойствата на поле за справка в долния екран на режима за проектиране под Свойства на полето. За да видите свойствата, които да конкретно свързани с колоната за справка, щракнете върху раздела Справка.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите колоната за справка, а след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  4. Щракнете върху име на колона за справка в колоната Име на полето.

  5. Под Свойства на полето щракнете върху раздела Търсене.

    Показват се свойствата на справката.

    Свойства на многозначно справочно поле

Когато зададете стойността на първото свойство (Показване еднастари), списъка с налични свойства променя да отразят избора ви. Можете да зададете свойства на справочно поле, за да промените поведението на колона за справка. Обърнете внимание, че когато използвате съветника за справки, за да създадете колона за справка, свойства на справочно поле са зададени вместо вас от съветника.

Свойства на поле за справка

Задайте това свойство

За да

Управление на дисплея

Задаване на типа на контролата като Квадратче за отметка, Текстово поле, Списъчно поле или Разгъващ се списък. Разгъващ се списък е най-често използваният избор за колона за справка.

Тип източник на редове

Изберете дали да попълвате колоната за справка със стойности от друга таблица или заявка или от списък със стойности, който вие задавате. Можете също да изберете да попълвате списъка с имената на полетата в таблица или заявка.

Източник на редове

Задайте таблица, заявка или списък със стойности, който предоставя стойностите за колона за справка. Когато свойството Тип източник на редове е зададено на Таблица/заявка или Списък с полета, това свойство трябва да се зададе име на таблица или заявка или SQL команда, която представлява заявката. Когато свойството " типИзточник на редове " е зададено на Списък със стойности, това свойство трябва да съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая.

Обвързана колона

Задаване на колоната в източника на редове, който доставя стойността, съхранена от колоната за справка. Тази стойност може да е в диапазона от 1 до броя на колоните в източника на редове.

Забележка: Колоната, която предоставя стойността за съхранение, не трябва да е същата колона като показваната колона.

Брой колони

Определяне на броя на колоните в източника на редове, който може да се покаже в колоната за справка. За да изберете колко колони да покажете, предоставяте ширина на колона в свойството Ширина на колони.

Заглавия на колони

Определяне дали да се показват заглавия на колони.

Ширина на колони

Въведете ширината на колоната за всяка колона. Ако не искате да показвате една колона, например колоната за ИД, задайте 0 за ширината.

Редове в списъка

Задаване на броя на редовете, които се показват, когато покажете колоната за справка.

Ширина на списъка

Задаване на ширината на контролата, която се появява, когато показвате колоната за справка.

Ограничаване до списъка

Избиране дали можете да въвеждате стойност, която не е в списъка.

Разреши повече от една стойност

Задаване дали колоната за справка използва многозначно поле и дали позволява да могат да се избират множество стойности.

Разреши редактиране на списък със стойности

Задаване дали можете да редактирате елементите в колона за справки, която се основава на списък със стойности. Когато това свойство е зададено като Да и вие щракнете с десния бутон върху поле за справка, което се базира на единствен списък със стойности, ще виждате опцията на менюто Редактиране на елементи от списък. Ако полето за справка има повече от една колона, това свойство се пренебрегва.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

Наименуване на съществуващ формуляр за използване за редактиране на списъка с елементи в колона за справка, която се основава на таблица или заявка.

Покажи само стойностите на източника на редовете

Показване само стойности, които съответстват на текущия източник на редове, когато Разреши повече от една стойност е зададено като Да.

Обвързаната стойност в колона за справка се определя от свойството Обвързана колона. Показваната стойност в колона за справка е колоната или колоните, които се представят в свойството Ширина на колони като имащи дължина различна от нула.

Най-горе на страницата

Промяна на структурата на колона за справка за многозначно поле

За да промените структурата на многозначна колона за справка, трябва да редактирате свойствата на полето за справка в режим на проектиране с едно изключение. Ако колоната за справка се базира на единствен списък със стойности на колона и свойството Разреши редактиране на списък със стойности е зададено като Да, можете да промените списъка със стойности в изглед на лист с данни или изглед за формуляр, щраквайки с десния бутон върху многозначната колона за справка и щраквайки след това върху Редактиране на елементи от списък.

Редактиране на списъка със стойностите на многозначна колона за справка, която се базира на списък със стойности

Можете да добавяте стойности към списъка със стойности, да променяте списъка със стойности или да задавате стойност по подразбиране.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, съдържаща многозначното поле.

    Таблицата се отваря в изглед на лист с данни.

  4. Щракнете с десния бутон върху коя да е клетка в многозначната колона за справка.

  5. Щракнете върху Редактиране на списък от елементи.

  6. Променете списъка от стойности и след това щракнете върху OK.

Промяна от списък със стойности, базиран на многозначна колона за справка, в таблица или заявка, базирана на многозначна колона за справка

  1. Първо изтрийте съществуващото многозначно поле, базирано на списък със стойности.

    1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

    2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

    3. Отворете таблицата в режим на проектиране.

    4. Изберете многозначното поле в мрежата за проектиране.

      За да изберете полето, щракнете върху селектора на реда на полето.

    5. В раздела проектиране , в групата инструменти щракнете върху Изтриване на редове.

      Група ''Инструменти'' в раздела ''Проектиране''

      Показва се подкана за потвърждение.

    6. Когато се появи искане за потвърждение, щракнете върху Да, за да изтриете полето и всички данни съдържащи се в него. За да откажете, щракнете върху Не.

  2. Сега създайте новото многозначно поле.

    За да създадете ново многозначно поле, вижте раздела Създаване на многозначни справки колона в изглед на лист с данни.

Промяна на структурата на многозначна колона за справка

За да промените многозначно справочна колона, можете да отворите таблицата в изглед за проектиране и да променяте свойства на справочно поле. За информация за свойства на справочно поле вижте раздела запознаване с Lookup свойства на полето.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×