Добавяне във вашата база данни на Access на данни, събрани чрез имейли

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да събирате или Актуализирай информацията все пак имейли с помощта на Microsoft Access 2007 или Access 2010 с Microsoft Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010. Access ви преведе през стъпките създаване на формуляр за събиране на данни и изпращане на формуляр в имейл съобщение. Когато имейл получателите върнат попълнени формуляри, можете да изберете да имат събраните данни автоматично обработени и съхранени в указаната база данни на Access. Този метод за събиране на данни може да ви спести време и усилия, които обикновено е включен в копие и поставяне или ръчно данни запис процес. Ето някои сценарии, където можете да използвате този процес за събиране на данни:

Проучвания    Можете да направите проучване и съставяне на резултатите от първия създаване на база данни на Access с необходимите таблици за съхраняване на резултатите и с помощта на съветника за генериране на формуляр за проучване и след това да ги поща до участниците в проучването. Когато участниците отговорите, проучване на данните се съхраняват автоматично в базата данни.

Отчети на състоянието    Дали това е ниво състоянието на последните склада или актуална информация за предстоящите проблеми, вашият екип може да ви информира чрез изпращане на вас имейл съобщения, които съдържат актуална информация на определени интервали.

Управление на събития    При организиране на конференция или обучение или други събития, можете да изпратите един или повече формуляри като имейл съобщение за събиране на информация за връзка, пътувания и собствени предпочитания и т.н. Ако изберете да обработват автоматично отговорите, участниците са в състояние да промените предпочитанията си по всяко време, без да се налага да ви уведомява и винаги имате достъп до най-новите данни за целите на вземане на решения.

Тази статия обяснява какво трябва да използвате този процес, как да започнете с помощта на съветника и след това ви дава допълнителна информация за различните стъпки, така че да можете да направите най-информиран избор, като следвате съветника

Забележка: Няма да можете да добавите събраните данни, ако вашият получател използва Hotmail или Yahoo да ви изпрати формуляра за събиране на данни.

Преди да започнете

Ако това е първото ви събиране на данни чрез имейл съобщения, изпълнете следните стъпки:

  1. Уверете се, че сте инсталирали следните приложения на вашия компютър:

    • Access 2007 или Access 2010.

    • Outlook 2007 или Outlook 2010. Трябва да имате инсталирана и конфигурирана на компютъра, който използвате за изпращане на имейл съобщения на Outlook. Ако имате инсталиран Outlook, но все още не е конфигуриран, стартирайте Outlook и следвайте инструкциите в съветника за стартиране на Outlook. За помощ със съветника вижте помощта за Outlook.

    • Ако имате намерение за използване на формуляр на InfoPath, уверете се, че имате InfoPath 2007 или по-нова версия инсталиран и получателите също ще трябва да имат InfoPath, инсталиран на своите компютри.

    • Имейл получателите трябва да имат или да имат InfoPath или имейл клиент, който поддържа HTML формат, инсталирана на компютъра си, за да можете да преглеждате и редактирате формуляра.

      Формуляр, използван за събиране на данни чрез имейл съобщения не е формуляр на Access. Съветникът генерира специален формуляр в InfoPath или HTML формат.

      Идентифицирайте базата данни местоназначение. Базата данни може да бъде в .mdb или .accdb формат. Освен това например.MDE и.accde файлове се поддържат. Ако не искате да използвате съществуваща база данни, трябва да създадете нов.

  2. Идентифицирайте или създайте таблиците, които искате, попълнено с данните от имейл отговори. Ако събиране на данни за съществуващи таблици, уверете се, че таблиците не са само за четене и че имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието им.

Забележка: Прикачен файл с автоматично номериране, OLE и Многозначното поле типове не може да се събира чрез имейл съобщения

Ако вашите данни колекция операция попълва две или повече таблици, трябва да създадете заявка за избиране и да използвате като източник на записи на формуляра. Уверете се, че заявката включва всички необходими полета от базовите таблици. Ако използвате съществуваща заявка, уверете се, че заявката не е само за четене и че имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието му. За повече информация относно създаването на заявка въз основа на две или повече таблици вижте статията Въведение в заявките.

Съхраняване на данни като нови записи в следните ситуации:

  • Ако данните ще попълните няколко таблици.

  • Ако таблицата местоназначение не е поле за първичен ключ. Стойности на първичен ключ са необходими, за да съпоставите всеки отговор на съществуващ запис. Ако таблицата местоназначение не е поле за първичен ключ, или да я добавите сега или присвояване на съществуващо поле, което има уникални стойности като първичен ключ.

  • Ако таблицата местоназначение няма никакви записи. Ако таблицата е празен, съветникът предполага, че искате да добавите записа.

  • Ако имейл адресите на получателите не се съхраняват като поле в базата данни. При събиране на данни, за да актуализирате записите, няма да можете да ръчно въведете адресите в съобщението, генерирани от съветника. Адрес трябва да е в таблицата местоназначение, или в таблица, която е свързана с таблицата местоназначение.

Най-горе на страницата

Първи стъпки

  1. Отворете базата данни, в която ще се съхранява събраните данни.

  2. За да добавите данните от една таблица, изберете таблицата в навигационния екран. За да попълните няколко свързани таблици, изберете заявката, която е обвързана с тези таблици.

  3. Направете едно от следните неща, за да стартирате съветника:

    • В раздела Външни данни , в групата Събиране на данни щракнете върху Създаване на поща.

    • С десния бутон върху таблицата или заявката и след това щракнете върху събиране и актуализиране на данни чрез електронна поща.

      Забележка: Ако таблицата не съдържа никакви полета или има само с автоматично номериране, OLE обект, прикачен файл или многозначно справочно поле типове, Access показва следното съобщение: избраната таблица или заявка няма полета, поддържащи събиране на данни чрез имейл .

Ако таблицата съдържа полетата, които поддържат събиране на данни, стартира се съветникът. Ако таблицата местоназначение поддържа добавяне и актуализиране на данни, Съветникът ви води през необходимите стъпки за събиране на данни чрез имейл съобщения.

Използвайте следващите раздели като отправна точка за всички въпроси, които може да се наложи през следните седем основни стъпки на процеса.

  1. Изберете типа на формуляра за въвеждане на данни, които искате да изпратите

  2. Изберете дали да се събират нови данни или актуализирате съществуващи данни

  3. Укажете данните, които искате събрани

  4. Задаване на автоматично или ръчно обработка на данни

  5. Изберете как искате да укажете имейл адресите на получателите

  6. Прегледайте и Задайте списък с получатели

  7. Създаване и изпращане на имейл съобщението

Най-горе на страницата

Изберете типа на формуляра за въвеждане на данни, които искате да изпратите

Изберете типа на формуляр, базиран на лекотата на използване за вас и вашите получатели.

Изберете HTML формуляр    HTML формуляр може да се разглеждат и редактират и от всеки потребител, чийто имейл клиент поддържа HTML

Изберете Microsoft InfoPath формуляр    Ще виждате тази опция, само ако InfoPath е инсталиран на компютъра ви. Изберете тази опция, само ако всички вашите получатели имат InfoPath и Outlook инсталирана на компютъра си. Формуляр на InfoPath предлага по-добър за въвеждане на данни и среда за редактиране,

Страницата на съветника, който се показва след зависи от това дали целевият обект поддържа актуализиране на данните. Ако обектът е заявка на базата на две или повече таблици, или ако е таблица, която не е поле за първичен ключ или не съдържа никакви записи, съветникът предполага, че искате да добавите нови записи и ви подканва да изберете полетата на формуляра. Във всички останали случаи Съветникът ви подканва да укажете дали искате да добавите или актуализирате данни пред иска да изберете полетата на формуляра.

Най-горе на страницата

Изберете дали да се събират нови данни или актуализирате съществуващи данни

Задайте какво искате да правите с данните. Типът на формуляра, който използвате засяга броя на нови записи, които получател може да изпраща до вас в един отговор. При актуализиране на данни, броя на записите, които трябва да бъдат актуализирани от получател определя броя на предварително попълнени формуляри, които ще бъдат включени в съобщение.

Забележка: За да добавите нови записи, въведете имейл адресите в полето адрес на имейл съобщението, когато съобщението е създадена. За да актуализирате съществуващи данни, трябва да се съхраняват имейл адресите на получателите като поле в базовата таблица или заявка или в свързана таблица.

Най-горе на страницата

Задайте желаните събрани данни

При избора на полетата, за да включите във вашия формуляр, не е необходимо да включва всяко поле, което съществува в базовата таблица или заявка във формуляра. Въпреки това трябва да бъдат изпълнени следните условия:

  • Задължителни полета:    Полетата, маркирани със звездичка (*) символ, са необходими. Ако се събира нови записи, съветникът ще бъдат включени автоматично всички полета, чиито задължително свойството е настроено на да. Ако нито един запис е задължителна полета са празни, Access не успее да добавите записа в таблицата.

  • Неподдържани типове полета:    Няма да можете да включите определени типове полета във формуляра, като например автономериране, прикачен файл, OLE обект или многозначно справочни полета.

  • Поле за първичен ключ:    Потребителят ще можете да въведете стойност в полето, когато добавяте записи обаче; отговорът няма да се обработи, ако зададената стойност е вече в употреба.

    Забележка: За всяко поле, включени, под Свойства на полето, задайте етикет и щракнете върху само за четене, ако не искате потребителят да промяна на данните в това поле.

Най-горе на страницата

Задаване на автоматично или ръчно обработка на данни

Можете да изберете автоматична или ръчна обработка на отговорите. Автоматична обработка означава, че когато получите отговори, Outlook и Access работят заедно за експортиране на данните на местоназначение таблици във вашата база данни. Автоматично обработване може да ви спести време и усилия. Ръчна обработка само означава, че да започнете операцията по експортиране, за да се прехвърлите данните от определена папка в Outlook, към таблицата местоназначение в Access.

Отговори успешно се експортират към таблицата местоназначение, докато следните условия са изпълнени по време отговорите стигнете до вашата пощенска кутия:

  • Outlook вече трябва да се изпълнява на компютъра ви. Ако не се изпълнява Outlook, обработване стартира следващия път, когато стартирате Outlook.

  • Access не трябва да бъде защитен с парола и не трябва да се отвори в монополен режим. Името или местоположението на базата данни не трябва да са променени след като сте изпратили имейл съобщението.

  • Имената на таблици и заявки и свойствата на полета, включени във формуляра, трябва да не са се променили от сте изпратили имейл съобщението.

  • Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието на основните таблици и заявки.

    Забележка: Ако автоматична обработка не е успешна, се опитате да отстраните проблеми и експортирайте ръчно отговорите, които е неуспешно. Всички отговори, които достигат до папката "Входящи", след като отстраните проблемите продължават да се обработват автоматично.

Задаване на свойства за управление на автоматичната обработка на отговорите

За да зададете друга папка на Outlook, където се съхраняват отговори, на страницата указване начина на обработка на отговорите на съветника, щракнете върху името на папката. В диалоговия прозорец Избор на папка изберете друга папка или щракнете върху Създай , за да създадете нова папка.

Ако щракнете върху Задаване на свойства за управление на автоматичната обработка на отговорите се променя или фина настройка на настройките за импортиране, вижте таблицата по-долу за повече информация за наличните опции:

Опция

Result

Отхвърли отговорите от тези, на които не ви изпратили съобщение   

Отметнете това квадратче, ако искате само тези отговори, които са изпратени от първоначалните получатели на съобщението, за да се обработи автоматично. Отговори от други хора, които се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

Приемане на множество отговори от всеки получател   

Отметнете това квадратче, ако искате само първия отговор от всеки получател, за да се обработват автоматично. Вторият и следващите отговори се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

Забележка: Тази настройка управлява само броя на отговорите а не броя на записите в рамките на един отговор, които се обработват. С други думи ако изпратите шифровано съобщение, потребителят е в състояние да ви изпрати множество записи в един отговор и Access автоматично обработва всички записи в отговора, дори ако това квадратче не е избрана.

Позволи само актуализирането на съществуващи данни   

Когато получателите използват формуляр на InfoPath, за да актуализирате данните, те могат да изпращат нови записи в допълнение към актуализации на съществуващи записи. Отметнете това квадратче, за да обработва само актуализациите на съществуващи записи.

Брой отговори да се обработват   

Въведете общия брой (от всички получатели), който искате обработват автоматично отговорите. Ако искате всички отговори да се обработват автоматично, въведете голяма стойност, например 5000, в текстовото поле. Отговори, които са получени след достигане на зададената стойност се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

Дата и час, за да спрете   

Задайте, когато трябва да спре автоматичната обработка на отговорите за това имейл съобщение. Отговорите, получени след тази дата и час се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

За да промените тези опции по-късна дата, в раздела Външни данни , в групата Събиране на данни , щракнете върху Управление на отговори. В диалоговия прозорец Управление на имейли за събиране на данни изберете съобщението, за който искате да промените настройките и след това щракнете върху Опции за съобщения. Промените, които правите в диалоговия прозорец засяга всички следващи отговори, които получавате за това съобщение.

Ръчна обработка на отговорите

За да контролирате кога и кои отговори се обработват, не изберете опцията автоматичен процес. Отговорите ще бъдат съхранени в определена папка в Outlook, докато изберете и щракнете с десния бутон всеки отговор в папката а след това щракнете върху експортиране на данни на Microsoft Access в контекстното меню.

В някои случаи може да също така трябва да ръчна обработка на отговорите, които не можа да се обработват автоматично.

Не забравяйте следните неща, преди експортирането на данни

  • Базата данни на Access не трябва да бъде отворен в монополен режим и името или местоположението на базата данни трябва да не са се променили от сте изпратили имейл съобщението.

  • Имената на таблици и заявки и свойствата на полета, включени във формуляра, трябва да не са се променили от сте изпратили имейл съобщението.

  • Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието на основните таблици и заявки.

Най-горе на страницата

Изберете как искате да укажете имейл адресите на получателите

Ако сте събиране само на нова информация, можете да укажете имейл адресите по два начина:

  • Въведете имейл адресите поотделно в имейл съобщение в Outlook, или изберете адресите от адресната книга.

  • Използвайте полето имейл адрес в таблицата или заявката на текущата база данни на Access.

    Забележка: Когато събирането на данни за актуализиране на съществуващите записи, не виждате този диалогов прозорец, защото имейл адресите на получателите трябва първо да бъдат достъпни като поле в базата данни.

Въведете имейл адресите директно в Outlook

Ако задавате вашите получатели в Outlook, можете да визуализирате и персонализирате съобщението, преди да го изпратите. В имейл съобщението включва кратко въведение и формуляр. Препоръчва се, че не правите някакви промени във формуляра. Промени в структурата на формуляр може да доведе до отговор не се обработват.

Използване на имейл адреси, съхранени в поле в базата данни

Опцията за избор на свързана таблица се отнася до таблиците, които са свързани. За да прегледате или редактирате релации между таблици във вашата база данни, в раздела " инструменти за бази данни. ", в групата връзки щракнете върху връзки

За повече информация за зависимости вижте статията ръководство за релации на таблици.

Най-горе на страницата

Прегледайте и Задайте списък с получатели

Последната основна стъпка включва визуализиране и персонализиране на имейл съобщението, фина настройка на списъка с получатели и след изпращане на съобщение за събиране на данни.

Създаване и изпращане на имейл съобщението

Когато Съветникът ви информира, че сега, за да създадете имейл съобщение и ви показва как да прегледате състоянието на имейл с помощта на командата за Управление на отговори , може да се показват някои предупредителни съобщения. Следващата таблица описва всяка предупреждение и действията, които можете да предприемете, за да разрешите проблема:

Предупреждение съобщение

Описание

S olution

Някои записи не съдържат валиден адрес в полето за зададения имейл адрес. Няма данни ще бъдат върнати за тези редове.

Поле за имейл адрес, който сте избрали съдържат стойности null.

Ако искате да събирате данни за всеки запис, излезте от съветника и заместване на стойности null с имейл адреси. След това стартирате съветника отново.

В момента имате монополно заключване на базата данни; автоматично обработване няма да работят, докато заключването се освобождава.

Имате база данни, отворена в момента в монополен режим.

Ако сте избрали да отговорите автоматично обработени, обработка е неуспешно, защото Access не може да добавите към или актуализиране на база данни, която има монополно заключване на него. Затворете и отворете отново базата данни в режим на-брои непосредствено след изпращането на съобщението

Тези имейл съобщения може да съдържат данни, които са от поверителен или конфиденциален характер.

Събиране на данни, за да актуализирате съществуващи записи и формуляра, който се готвите да изпратите ще бъде предварително попълнен със съществуващите данни.

Ако някои полета на формуляра включва конфиденциални данни, се върнете към стъпка на съветника, където сте избрали полета и премахване на полета, които съдържат конфиденциални данни от формуляра

След като визуализирате и персонализирате съобщението, можете да филтрирате полето имейл адрес и изберете получателите. Изберете имейл адресите, които искате да използвате като отметнете съответните квадратчета. Ако видите диалоговия прозорец списък невалидни имейл адресите, обърнете внимание на адресите в списъка и щракнете върху изход. Проверете Невалиден адресите, направете необходимите корекции и след това опитайте отново да изпратите съобщението.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×