Въведение в таблиците

Таблиците са основни обекти в базите данни, защото съдържат цялата информация или всички данни. В база данни на една фирма например може да има таблица с контакти, която съхранява имената, имейл адресите и телефонните номера на нейните доставчици. Тази статия съдържа общ преглед на таблиците в Access. Преди да създадете таблици, обмислете вашите изисквания и определете всички таблици, от които може да имате нужда. За въведение в планирането и проектирането на база данни вж. Основи на проектирането на бази данни.

В тази статия

Общ преглед

Добавяне на таблица в настолна база данни на Access

Записване на таблица

Общ преглед

Релационните бази данни като Access обикновено имат няколко свързани таблици. В една добре проектирана база данни всяка таблица съхранява данни за конкретна тема, например служители или продукти. Една таблица съдържа записи (редове) и полета (колони). Полетата имат различни типове данни – например текст, числа, дати и хипервръзки.

Таблица "Клиенти" в Access, показваща оформление на записи и полета

  1. Запис: Съдържа конкретни данни – например данни за конкретен служител или продукт.

  2. Поле: Съдържа данни за една страна от предмета на таблицата – например собствено име или имейл адрес.

  3. Стойност на поле: Всеки запис има стойност на полето. Например, Contoso, Ltd. или someone@example.com.

Свойства на таблиците и полетата

Характеристиките и поведението на таблиците и полетата се определят и управляват от свойства. Свойствата на таблицата се задават в списъка със свойства на таблицата – например можете да зададете на една таблица свойството Изглед по подразбиране, за да зададете какво да се вижда по подразбиране. Свойството на едно поле определя една страна от поведението на полето. Можете да задавате свойства на полетата и в изглед за проектиране с помощта на екрана Свойства на полето. Всяко поле има тип на данните, който определя вида на информацията, съхранявана в него. Например текст на няколко реда или валута са типове данни.

Релации на таблици

Въпреки че всяка таблица в базата данни съхранява данни за конкретна тема, таблиците в релационна бази данни като Access съхраняват данни за свързани теми. Например една база данни може да съдържа:

  • Таблица за клиенти, съдържаща списък на клиентите на вашата фирма и техните адреси.

  • Таблица за продукти, съдържаща продуктите, които продавате, заедно с цени и изображения за всеки елемент.

  • Таблица за поръчки, която следи за поръчките на клиентите

За да свържете данни, съхранени в други таблици, трябва да създадете релации. Релацията е логическа връзка между две таблици, които имат общо поле.

Ключове

Полета, които са част от релация на таблици, се наричат ключове. Ключът обикновено се състои от едно поле, но може да се състои и от повече от едно поле. Има два вида ключове:

  • Първичен ключ: Една таблица може да има само един първичен ключ. Първичните ключове се състоят от едно или повече полета, които идентифицират еднозначно всеки запис, съхраняван в таблицата. Access автоматично предоставя уникален идентификационен номер, наречен ИД номер, който служи като първичен ключ. За повече информация вж. Добавяне или променяне на първичния ключ на таблица.

  • Външен ключ: Една таблица може да има един или повече външни ключове. Външният ключ съдържа стойности, които съответстват на стойности в първичния ключ на друга таблица. Например може да имате таблица "Поръчки", в която всяка поръчка има за идентификатор на клиента число, което отговаря на един запис в таблицата "Клиенти". Полето с идентификатор на клиента е външен ключ на таблицата "Поръчки".

Съответствието на стойностите между ключовите полета формира базата на релациите на таблиците. Използвайте релации на таблици, за да комбинирате данни от свързани таблици. Нека например да имате таблица "Клиенти" и таблица "Поръчки". В таблицата "Клиенти" всеки запис се идентифицира с полето "ИД", което е първичен ключ.

За да асоциирате всяка поръчка с клиент, можете да добавите поле външен ключ към таблицата "Поръчки", което отговаря на полето "ИД" на таблицата "Клиенти", и след това да създадете релация между двата ключа. Когато добавите запис към таблицата "Поръчки", трябва да използвате стойност за идентификатор на клиента, която идва от таблицата "Клиенти". Винаги когато искате да прегледате някаква информация за клиента на поръчката, ще използвате релацията, за да идентифицирате кои данни от таблицата "Клиенти" на кои записи от таблицата "Поръчки" отговарят.

Релация на таблици на Access, показана в прозореца за релации
  1. Един първичният ключ се идентифицира чрез икона с изображение на ключ до името на полето.

  2. Външен ключ – обърнете внимание на липсата на икона на ключ.

Предимства на използването на релации

Съхраняването на данни, разделени в свързани таблици, дава следните предимства:

  • Съгласуваност    Тъй като всеки елемент от данните е записан само веднъж – в една таблица, има по-малко възможности за нееднозначност или несъгласуваност. Например вие съхранявате името на клиента само веднъж – в таблицата за клиенти, вместо да го съхранявате многократно (и потенциално противоречиво) в таблицата, съдържаща данни за поръчки.

  • Ефективност    Записването на данни само на едно място означава, че използвате по-малко дисково пространство. Нещо повече, по-малките таблици обикновено предоставят данни по-бързо от по-големите таблици. И накрая, ако не използвате отделни таблици за различните теми, вие ще въвеждате стойности null (липса на данни) и излишъци във вашите таблици, което може да отнеме излишна памет и да влоши техническите показатели.

  • Разбираемост    Структурата на базата данни е по-лесна за разбиране, ако темите са правилно разделени в таблици.

Най-отгоре на страницата

Добавяне на таблица в настолна база данни на Access

Създайте нова таблица, ако имате нов източник на данни, който не принадлежи на никоя от вашите съществуващи таблици. Има няколко опции за добавяне на таблица към вашата база данни на Access, например чрез създаване на нова база данни, чрез вмъкване на таблица в съществуваща база данни или чрез импортиране или свързване към таблица от друг източник на данни – например работна книга на Microsoft Excel, документ на Microsoft Word, текстов файл, уеб услуга или друга база данни. Когато създавате нова празна база данни, автоматично се вмъква нова празна таблица. След това можете да въвеждате данни в таблицата, за да започнете да дефинирате вашите полета.

За повече информация за добавянето на поле към настолна база данни вж. статията Добавяне на поле към таблица.

Създаване на нова таблица в нова настолна база данни

  1. Под Файл щракнете върху Създай > Празна настолна база данни.

  2. В полето Име на файла въведете име на файл за новата база данни.

  3. За да запишете базата данни на друго място, щракнете върху иконата на папка.

  4. Щракнете върху Създай.

Новата база данни се отваря с име на нова таблица "Таблица1"; преименувайте таблицата на базата на типа данни, който съхранява.

Създаване на нова таблица в съществуваща база данни

  1. Щракнете върху Файл > Отвори и щракнете върху базата данни, ако е в списъка в Последни. В противен случай изберете една от опциите за преглеждане, за да намерите базата данни.

  2. Под Създаване щракнете върху Таблица.

Добавя се нова таблица и се отваря в изглед на лист с данни.

Най-отгоре на страницата

Външни данни

Можете да се свържете към разнообразни външни източници на данни, например други бази данни, текстови файлове и работни книги на Excel. Когато се свърже към външни данни, Access може да използва връзката така, както използва таблица. В зависимост от външния източник на данни и начина, по който сте създали връзката, можете да редактирате данните в свързаната таблица и да създавате релации, които включват свързаната таблица. Не може обаче да променяте структурата на външните данни, като използвате връзката.

Импортиране или свързване за създаване на таблица

Можете да създадете таблица чрез импортиране или свързване към данни, съхранявани на друго място. Можете да импортирате или да се свържете към данни в работен лист на Excel, списък на Windows SharePoint Services, XML файл, друга база данни на Access, папка на Microsoft Outlook и др.

Когато импортирате данни, вие създавате копие на данните в нова таблица в текущата база данни. Последващите промени в данните източник няма да влияят върху импортираните данни, а промените в импортираните данни не влияят върху данните източник. След като се свържете с източник на данни и импортирате неговите данни, можете да използвате импортираните данни, без да сте свързани с източника. Можете да променяте структурата на импортираните таблици.

Когато се свързвате към данни, създавате свързана таблица в текущата база данни, която представлява жива връзка към съществуващата информация, записана на друго място. Когато промените данни в свързана таблица, вие ги променяте в източника. Когато се променят данни в източника, тази промяна се показва в свързаната таблица. Трябва да можете да се свързвате с източника на данни, когато използвате свързана таблица. Не може да променяте структурата на свързана таблица.

Забележка: Не може да редактирате данни в работен лист на Excel с помощта на свързана таблица. Можете да заобиколите проблема, като импортирате данните източник в база данни на Access и след това се свържете към базата данни от Excel. За повече информация за свързване към Access от Excel вж. помощната информация на Excel.

Създаване на нова таблица чрез импортиране или свързване към външни данни

  1. В раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху един от наличните източници на данни.

  2. Следвайте инструкциите в диалоговите прозорци, които се появяват на всяка стъпка.

    Access създава новата таблица и я показва в навигационния екран.

Съвет: Можете също да импортирате списък на SharePoint или да се свържете към него; за повече информация вж. Импортиране от или свързване на данни към списък на SharePoint.

Най-отгоре на страницата

Използване на уеб услуга за създаване на таблица

Можете да създадете таблица във вашата база данни, която се свързва с данни на уеб сайт, предоставящ интерфейс за уеб услуга.

Забележка: Таблиците за уеб услуги са само за четене.

  1. В раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху Още и след това върху Услуги за данни.

  2. Ако връзката, която искате да използвате, вече е инсталирана, преминете към стъпка 5. В противен случай продължете със следващата стъпка.

  3. Щракнете върху Инсталиране на нова връзка.

  4. Изберете файла за връзка, който искате да използвате, и след това щракнете върху OK.

  5. В диалоговия прозорец Създаване на връзка с данни на уеб услуга разгънете връзката, която искате да използвате.

  6. Изберете таблицата, с която искате да се свържете. Access показва полетата в дясната страна на диалоговия прозорец.

  7. По желание може да въведете име за свързаната таблица в полето Задайте име на връзка. Access ще използва това име за свързаната таблица в навигационния екран.

  8. Щракнете върху OK. Access създава свързаната таблица.

Най-отгоре на страницата

Задаване на свойства на таблици в настолна база данни

Можете да задавате свойства, които се прилагат върху цялата таблица или върху всички записи.

  1. Изберете таблицата, чиито свойства искате да зададете.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед за проектиране.

  3. В раздела "Проектиране", в групата "Показване/скриване" щракнете върху "Списък на свойствата".

    Групата "Покажи/скрий" в раздела "Проектиране" в Access .

  4. В списъка със свойствата щракнете върху раздела Общи.

  5. Щракнете върху полето вляво от свойството, което искате да зададете, и след това въведете настройка за свойството. За да видите списък със свойства на таблици, щракнете върху Налични свойства на таблици.

  6. Натиснете CTRL+S, за да запишете промените.

    Използвайте това свойство на таблица

    За да

    Показване на изгледи в сайта на SharePoint

    Зададете дали изгледите, които се базират на таблицата, могат да бъдат показани в SharePoint сайт.

    Забележка: Ефектът от тази настройка зависи от настройката на свойството Показване всички изгледи в SharePoint сайт на базата данни.

    Разгънат подлист с данни

    Разгънете всички подлистове с данни, когато отворите таблицата.

    Височина на подлист с данни

    Направете едно от следните неща:

    • Ако искате прозорецът на подлиста с данни да се разгъне, за да показва всички редове, оставете стойността на този набор от свойства на 0".

    • Ако искате да управлявате височината на подлиста с данни, въведете желаната височина в инчове.

    Ориентация

    Зададете ориентацията на изгледа според посоката на четене за вашия език – отляво надясно или отдясно наляво.

    Описание

    Предоставите описание на таблицата. Това описание ще се появи в поясненията за таблицата.

    Изглед по подразбиране

    Зададете Лист с данни, Обобщена таблица или Обобщена диаграма като изглед по подразбиране при отваряне на таблицата.

    Правило за проверка

    Въведете израз, който трябва да бъде винаги истина, когато добавяте или променяте запис.

    Текст на проверката за валидност

    Въведете съобщение, което се показва, когато някой запис не отговаря на израза в свойството Правило за проверка.

    Филтър

    Дефинирате критерии за показване само на избрани редове в изглед на лист с данни.

    Подреждане по

    Изберете едно или повече полета, за да зададете ред на сортиране по подразбиране на редовете в изглед на лист с данни.

    Име на подлист с данни

    Зададете дали в изглед на лист с данни трябва да се покаже подлист с данни и, ако е така, коя таблица или заявка трябва да достави редовете в подлиста с данни.

    Дъщерни полета на връзката

    Покажете списък на полетата в таблицата или заявката, които се използват за подлиста с данни, който съответства на свойството Основни полета на връзката, зададено за таблицата.

    Основни полета на връзката

    Покажете списък на полетата в таблицата, съответстващи на свойството Дъщерни полета на връзката, зададено за таблицата.

    Филтриране при зареждане

    Приложите автоматично критериите за филтриране от свойството Филтър (при настройка Да), когато таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

    Подреждане при зареждане

    Приложите автоматично критериите за сортиране от свойството Подреждане по (при настройка Да), когато таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

    Съвет: За да осигурите повече място за въвеждане или редактиране на настройка в полето за свойства, натиснете клавиша SHIFT+F2, за да се види полето Мащабиране. Ако задавате свойството Правило за проверка на израз и ви е нужна помощ при създаването му, щракнете върху Бутон "Конструктор" до полето за свойства ValidationRule, за да се види конструкторът на изрази.

Най-отгоре на страницата

Добавяне на поле към таблица в настолна база данни на Access

Трябва да съхранявате в поле всяка част от данните, които искате да следите. Например в таблицата "Контакти" създавате полета за фамилно име, собствено име, телефонен номер и адрес. В таблицата "Продукти" създавате полета за име на продукт, идентификатор на продукт и цена.

Преди да създадете полетата, се опитайте да разделите данните на най-малките полезни части. Много по-лесно е по-късно да комбинирате данните, отколкото да ги извличате. Например вместо поле "Пълно име", обмислете създаването на отделни полета за фамилно име и собствено име. След това можете лесно да търсите или сортирате по собствено име, фамилно име или и по двете. Ако планирате да създавате отчет, да сортирате, да търсите или да изчислявате с някой елемент от данни, поставете този елемент в негово собствено поле.

След като създадете поле, можете да зададете и свойства на полето, за да управлявате неговия облик и поведение.

Можете да създадете ново поле в Access, като въведете данни в нова колона в изглед на лист с данни. Когато създавате поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access автоматично присвоява тип на данните за полето на базата на стойността, която въведете. Ако от стойността, която сте въвели, не се подразбира друг тип на данните, Access задава текстов тип на данните, но вие можете да промените типа на данните.

Добавяне на поле чрез въвеждане на данни

Когато създавате нова таблица или отваряте съществуваща таблица в изглед на лист с данни, можете да добавите поле към таблицата, като въведете данни в колоната Добавяне на ново поле от листа с данни.

Лист с данни в Access с колона "Добавяне на ново поле"

1. Въведете данни в празната колона Добавяне на ново поле.

За да добавите ново поле:

  1. Създайте или отворете таблица в изглед на лист с данни.

  2. В колоната Добавяне на ново поле въведете името на полето, което искате да създадете. Използвайте описателно име, така че полето да бъде по-лесно за идентифициране.

  3. Въведете данни в новото поле.

Най-отгоре на страницата

Задаване на свойства на поле

След като създадете поле, можете да зададете свойства на полето, за да управлявате неговия облик и поведение.

Например чрез настройка на свойства на полето можете да:

  • Управлявате облика на данните в поле

  • Предотвратявате въвеждането на неправилни данни в поле

  • Задавате стойности по подразбиране за поле

  • Ускорявате търсенето и сортирането в поле

Можете да зададете някои от наличните свойства на полета, докато работите в изглед на лист с данни. За да получите обаче достъп до пълния списък със свойства на полетата, трябва да използвате изглед за проектиране.

Задаване на свойства на поле в изглед на лист с данни

Можете да преименувате поле – да промените неговия тип данни, неговото свойство Формат и някои от другите свойства на полето, докато работите в изглед на лист с данни.

  • За да отворите таблица в изглед на лист с данни:    В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата и в контекстното меню щракнете върху Изглед на лист с данни.

  • За да преименувате поле:    Когато добавите поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access автоматично присвоява стандартни имена на полетата. Access присвоява името "Поле1" на първото ново поле, "Поле2" на второто ново поле и т. н. По подразбиране името на полето се използва като негов етикет навсякъде, където се показва това поле – например в заглавие на колона от лист с данни. Преименуването на полетата, така че да имат по-описателни имена, помага да станат по-лесни за използване, когато преглеждате или редактирате записи.

  • Щракнете с десния бутон върху заглавието на полето, което искате да преименувате (например "Поле1").

  • В контекстното меню щракнете върху Преименуване на колона.

  • Въведете новото име в заглавието на полето.

Имената на полетата може да се състоят най-много от 64 знака (букви или цифри), включително и интервали.

Променяне на типа на данните на поле

Когато създавате поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access преглежда тези данни, за да определи подходящия тип на данните за полето. Ако например въведете 1/1/2006, Access разпознава данните като дата и задава типът на данните за полето да бъде "Дата/час". Ако Access не може със сигурност да определи типа на данните, типът на данните по подразбиране се задава да бъде "Текст".

Типът на данните на полето определя кои други свойства на полето можете да зададете. Можете например да зададете свойството Само добавяне само за поле, което има данни от тип хипервръзка или данни от тип Memo.

Може да има случаи, когато искате да промените ръчно типа на данните на поле. Нека например да имате номера на стаи, които приличат на дати, например 10/2001. Ако въведете 10/2001 в ново поле в изглед на лист с данни, функцията за автоматично откриване на типа на данните избира за полето данни от тип "Дата/Час". Тъй като номерата на стаите са етикети, а не дати, те трябва да използват данни от тип "Текст". За да промените типа на данните на поле, използвайте следната процедура.

  1. Щракнете върху раздела Лист с данни.

  2. В списъка Тип на данните, в групата Тип на данните и форматиране изберете нужния тип данни.

    Изображение на лентата в Access с групата за типа на данните и форматирането

Променяне на формата на поле

Освен определянето на типа на данните на ново поле, Access може да зададе свойството Формат за полето в зависимост от това, което въведете. Ако например въведете 10:50, Access задава типът на данните да бъде "Дата/час", а свойството Формат – среден час. За да промените ръчно свойството Формат на поле, направете следното:

  1. В лента щракнете върху раздела Лист с данни.

  2. В списъка Формат, в групата Тип на данните и форматиране въведете желания формат.

    Забележка: Списъкът Формат може да не е наличен за някои полета (например текстови) в зависимост от типа на данните на полето.

Задаване на други свойства на поле

  1. В изглед на лист с данни щракнете върху полето, за което искате да зададете свойството.

  2. В раздела Лист с данни, в групата Тип на данните и форматиране изберете нужните свойства.

    Изображение на лентата в Access с групата за типа на данните и форматирането

Най-отгоре на страницата

Задаване на свойства на полета

Може да зададете свойство на поле, като отворите таблицата в изглед за проектиране.

  • За да отворите таблица в изглед за проектиране   : В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата и в контекстното меню щракнете върху Режим на проектиране.

  • За да промените типа на данните в поле   : Намерете името на полето, за което искате да зададете типа данни, щракнете върху полето Тип на данните и след това изберете тип данни от списъка.

  • За да зададете други свойства на поле   : В мрежата за проектиране на таблицата изберете полето, свойствата на което искате да зададете. В екрана Свойства на полето въведете желаните настройки за всяко свойство. Натиснете CTRL+S, за да запишете направените от вас промени.

    Забележка: Свойствата, които можете да зададете, зависят от типа на данните на полето.

Най-отгоре на страницата

Записване на таблица

След като създадете или промените таблица в настолна база данни, трябва да запишете нейния проект. Когато записвате таблица за първи път, й дайте име, описващо данните, които тя съдържа. Можете да използвате до 64 буквено-цифрови знака, включително интервали. Може например да наречете таблицата "Клиенти", "Опис на части" или "Продукти".

Access ви дава голяма гъвкавост по отношение на името на една таблица; има обаче някои ограничения, за които трябва да знаете. Името на таблица може да бъде с дължина до 64 знака, да съдържа всякаква комбинация от букви, цифри, интервали и специални знаци, с изключение на точка (.), удивителен знак (!), квадратни скоби ([]), водещ интервал, водещ знак за равенство (=) или непечатаеми знаци – например знак за нов ред. Името също не може да съдържа следните знаци:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Съвет: Трябва да приемете правила за имената на обектите във вашата база данни и да бъдете последователни при прилагането им.

  1. Щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп или натиснете CTRL+S.

  2. Ако записвате таблицата за първи път, въведете име на тази таблица и после щракнете върху OK.

Най-отгоре на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×