Въведение в списъците

Въведение в списъците

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Списък е колекция от данни, които можете да споделите с членовете на екипа и други потребители на сайта. Ще намерите SharePoint предоставя много готови за използване на списъци и шаблони на списъци да предоставят добра отправна точка за организиране на елементи от списък. Тази статия обяснява концепции зад създаването и използването на списъци.

Вижте следните теми за информация как да създавате, редактирате и изтриване на списъци.

Забележка: Обърнете внимание, че информация тук и типовете списъци, които са достъпни за вас зависи от версията на SharePoint използвате. Ако не знаете версията се обърнете към вашия администратор, помощ, или мениджър или вижте коя версия на SharePoint използвам?.

Сайтовете обикновено съдържат по подразбиране множество списъци, включително връзки, известия, контакти, проследяване на въпроси, проучвания и задачи, които можете да използвате като обекти за сътрудничество в екип или в бизнес решения. В много случаи тези списъци по подразбиране могат с малки промени или без никакви промени да предоставят бързи ефективни решения. Например може да използвате:

  • Задачи, които включват проследяване на собствеността и напредъка, както и вътрешна за страницата времева линия за атрактивна визуална презентация на съдържанието на списъка.

  • Проследяване на въпроси със създаване на версии и съхраняване на хронологията на версиите за по-задълбочен анализ на групови проекти и общи задачи.

Списъците са богати и гъвкави и имат много вградени функции, които предоставят стабилен начин за съхраняване, споделяне и работа с данни. Можете:

  • Да създавате списъци с разнообразни колони, съдържащи данни от тип "Текст", "Число", "Избор", "Валута", "Дата и час", "Справка", "Да/Не" и "Изчисляем". Можете също да прикачите един или повече файлове към елемент от списък, за да предоставите допълнителни подробности, например електронна таблица, съдържаща поддържащи данни или документ, съдържащ основна информация.

  • Да създавате изгледи на списъци за организиране, сортиране и филтриране на данни по различни и специфични начини; да променяте метаданни, например да добавяте и изтривате колони и да модифицирате валидиращи правила; да използвате системно списъци чрез сайтове с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Например можете да покажете текущите събития от календар в начална страница и да създадете визуален изглед – подобен на стенен календар – в друга страница.

  • Да създавате взаимовръзка между списъци с помощта на комбинация от уникални колони, колони за справки и защита на взаимовръзки (каскадно изтриване и ограничаване на изтриването), които увеличават вашите възможности да създавате по-сложни бизнес решения и ви помагат да запазите целостта на вашите данни.

  • Да създавате списъци по избор, да показвате данните в уеб части и страници с уеб части и да импортирате, да експортирате и да се свързвате с данни от други програми, например Excel и Access.

  • Да следите версии и подробна хронология, да изисквате одобрение за модифициране на данни, да използвате защита на ниво елемент и папка, да вкарвате и извличате от архив и да бъдете информирани автоматично за промени чрез предупреждения и RSS канали.

  • Да организирате съдържанието в един списък в папки за допълнително удобство и по-добра производителност и да увеличите производителността като цяло при работа с големи списъци с помощта на индексиране.

Следват няколко начина, по които можете да работите със списъци, които да ви помогнат да управлявате информацията за вашата група.

Проследяване на версии и подробна хронология    Можете да проследявате версии на елементи от списък, така че да можете да видите кои елементи са променени от версия на версия, както и кой е променил елементите от списъка. Ако грешки са направени в по-нова версия, можете да възстановите предишна версия на елемент. Проследяване на хронологията на списък е особено важен, ако вашата организация трябва да следи списък, докато той преминава.

Изискване на одобрение    Можете да укажете, че се изисква одобрение за елемент от списъка, преди да могат да бъдат преглеждани от всеки. Елементите остават в Чакащо състояние, докато не са одобрени или отхвърлени от някой, който има разрешение да ги одобри. Можете да контролирате кои групи от потребители да видите на елемент от списък, преди да бъде одобрен.

Разрешения за персонализиране    Можете да укажете дали участниците за вашия списък могат да четат и редактират само елементите, те са създали, или всички елементи в списъка. Хора, които имат разрешение за управление на списъци може да четат и редактират всички елементи на списъка. Можете също да приложите конкретни нива на разрешения за елемент на списък, например, ако елементът съдържа поверителна информация.

Създаване и управление на изгледи    Вашата група за да създадете различни изгледи на един и същ списък. Съдържанието на действителния списък не се променя, но елементите са организирани или филтрирани, така че хората могат да намират най-важните или интересна информация, в зависимост от техните нужди.

Актуализиране на списъци    Независимо от типа на списъка, който актуализирате процесът е подобен за добавяне, редактиране и изтриване на елементи от списък. Има два начина за добавяне или редактиране на елемент в списък.

  • С помощта на формуляр, което е методът по подразбиране.

  • Чрез вмъкване, което означава да добавите елемента директно в страницата със списъка.

Ако списъкът е настроен да проследява версии, при всяко редактиране на елемент от списъка се създава нова версия на елемента от списъка. Можете да разгледате хронология на промените на елемента, както и да възстановите предишна версия, ако допуснете грешка в по-новата версия.

Използване на формули и изчислени стойности    Можете да използвате формули и изчислени стойности за динамично генериране на информацията в колони на списък. Операциите могат да включват информация други колони в списък, както и системни функции като [today], за да посочи текущата дата. Например можете да зададете по подразбиране дата на падеж, която е седем дни от текущата дата.

Информиране за промени    Списъци и изгледи да използвате RSS, така че членовете на вашата работна група могат автоматично да получават актуализации. RSS е технология, която позволява на хората да получават и разглеждат актуализации или RSS канали на новини и информация на едно място. Можете също да създадете имейл известия да ви уведомява, когато списъците са променени или когато се добавят нови елементи. Предупрежденията са удобен начин за проследяване на промените, които са важни за вас.

Създаване на взаимовръзка между списъци    За да създадете релация между двата списъка, в списъка източник, можете да създадете справочно колона, която извлича (или "търси") един или повече стойности от списък цел ако тези стойности съвпадат със стойността в колоната за търсене в списъка източник. Ако искате, можете да продължите да добавите допълнителни колони от списъка в списъка източник. Когато създадете колона за справка, можете също да решите да налагане на поведение на релация чрез задаване на каскадно изтриване или ограничаване на изтриване опция, която ви помага да запазите вашите данни валидни и помага за предотвратяване на несъответствия, които могат да причинят проблеми.

Споделяне на информация за списък с програма за база данни    Ако имате инсталиран, като Access, програма за база данни можете да експортиране и импортиране на данни към и от вашия сайт, както и връзка на таблица от базата данни в списък. Когато работите с данните си списък в база данни на Access, можете да създадете заявки, формуляри и отчети. Вижте Импортиране на данни в база данни на Access за повече информация.

Използване на списъци последователно в сайтове    Ако вашата група работи с няколко типове списъци, можете да добавите последователност в множество списъци с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Тези функции ви позволяват да използвате повторно настройките и структура на списък по ефективен начин. Например можете да създадете тип съдържание за проблем с услугите за клиенти, който указва определени колони (като например връзка с клиент) и бизнес процеси за типа съдържание. Друг пример е създаването на колона на сайт за имена на отдели, която има падащ списък на отдели. Можете да използвате повторно колоната в много списъци, за да се уверите, че имената винаги се показват по същия начин във всеки списък.

Работа върху елементи от списъци от имейл програма    Като използвате имейл програма, която е съвместима с SharePoint технологии, които можете да предприемете важната информация от списък с вас. Например с Outlook, можете да преглеждате и актуализирате задачи, контакти и табла за обсъждания на вашия сайт от Outlook. ВижтеСвързване на външен списък към Outlook за повече информация.

Настройване на насочване на съдържанието    Можете да разрешите за списък за насочване към аудитория и след това направете елементи в списъка се показват само за хора, които са членове на определена SharePoint и групи на Active Directory или аудитории. Това се постига с помощта на уеб части, като например заявка уеб компонент за съдържание, която използва за филтриране на списък, базиран на потребителя членството в група за насочване към аудитория. Преди елементите в списък могат да бъдат разрешени за определена аудитория, самият списък трябва да бъде настроен с колоната насочване към аудитория.

Типът на списъка, който използвате, зависи от вида информация, която споделяте.

Съобщения    Използвайте списък със съобщения, за да споделяте новини и състояние и да предоставите напомняния. Съобщенията поддържат подобрено форматиране с изображения, хипервръзки и форматиран текст.

Контакти    Използвайте списък с контакти, за да съхранявате информация за хора или групи, с които работите. Ако използвате имейл или се свържете с програма за управление, която е съвместима с SharePoint технологии, можете да преглеждате и актуализирате вашите контакти от вашия сайт в другата програма. Например можете да актуализирате списък на доставчици на вашата организация от имейл програма, съвместима с SharePoint технологии, като например Outlook. Списък с контакти в действителност не управлява членовете на вашия сайт, но може да се използва за съхраняване и споделяне на контакти за вашата организация, като например списък с външни доставчици.

Табла за обсъждания    Използвайте дъска за обсъждания, за да предоставите Централно място, където да записвате и съхранявате обсъждания на екипа, подобно на формата на дискусионни групи. Ако вашият администратор е разрешил списъците на вашия сайт, за да получавате имейл съобщения, таблата за обсъждания могат да съхраняват имейл обсъждания от най-често срещаните имейл програми. Например можете да създадете дъска за обсъждания за новия продукт издание на вашата организация.

Връзки    Използвайте списък с връзки като централно място за връзки към интернет, интранета на вашата фирма и други ресурси. Например можете да създадете списък с връзки към уеб сайтовете на вашите клиенти.

Повишени връзки    Използвайте този списък за показване на набор от действия с връзки чрез визуално оформление.

Календар    Използвайте календар за всички събития на вашия екип или за конкретни ситуации, като например празници на компанията. Календарът предоставя визуални изгледи, подобно на настолен или стена календар на събития на екипа, включително събрания, социални събития и целодневни събития. Можете също да проследявате важни събития за екипа, например крайни срокове или продукт издание дати, които не са свързани с конкретен интервал от време. Ако използвате програма за имейл или календар, която е съвместима с SharePoint технологии, можете да преглеждате и актуализирате вашия календар от вашия сайт, докато работите в другата програма. Например можете да сравните и актуализирате вашия календар на сайта с дати от вашия календар на Outlook и двата календара един до друг или припокриващи се в Outlook. Вижте Създаване календар за повече информация.

Задачи    Използвайте списък със задачи, за да проследявате информация за проекти и други събития за вашата група. Можете да възлагате задачи на хора, както и да проследявате състоянието и процента на завършеност, докато задачата се изпълнява. Ако използвате програма за управление на имейл или задачи, която е съвместима с SharePoint технологии, можете да преглеждате и актуализирате задачите от вашия сайт в другата програма. Например можете да създадете списък със задачи за бюджета на вашата организация и след това да преглеждате и актуализирате в Outlook заедно с другите ви задачи. Вижте Създаване на списък за повече информация.

Задачи от проект    Използвайте списък с проектни задачи, за да съхранявате информация за задачите с ленти за хода и изглед на Гант. Можете да проследявате състоянието и процента на завършеност, докато задачата се изпълнява. Ако използвате програма за управление на имейл или задачи, която е съвместима с SharePoint технологии, можете да прегледате и да актуализирате вашите задачи на проект от вашия сайт в другата програма. Например можете да създадете списък с проектни задачи във вашия сайт, за да идентифицирате и възложите работата, за да създадете ръководство и след това можете да следите хода на вашата организация от проект. Вижте Създаване на списък за повече информация.

Проследяване на проблеми    Използвайте списък за проследяване, за да съхранявате информация за определени проблеми, като например въпроси на поддръжката и проследяване на напредъка си. Можете да възлагате проблеми, да ги категоризирате и са свързани проблеми помежду си. Например можете да създадете списък за проследяване за управление на клиенти проблеми и решения. Можете също да коментирате проблеми всеки път, когато ги редактирате, създавайки история на коментарите, без да променяте първоначалното описание на проблема. Например отдела за обслужване на клиенти може да запише всяка стъпка за разрешаване на проблем и резултатите. Можете също да използвате списък с проследяване на проблеми с работен поток с три състояния, за да помогне на вашата организация да управлява проблем или проследяване на проекти. Вижте Създаване на списък за повече информация.

Проучване    Използвайте проучване, за да съберете и обратна връзка, като например проучване на удовлетвореността на служител или тест. Можете да проектирате вашите въпроси и отговори по няколко различни начина и да видите общ преглед на вашата обратна връзка. Ако имате електронна таблица или база данни, инсталирана програма, която е съвместима с SharePoint технологии, можете да експортирате вашите резултати за по-нататъшно анализиране ги. Вижте Създаване проучване за повече информация.

По избор    Използвайте списък по избор, за да започнете списък от самото начало. Можете също да създадете потребителски списък, базиран на електронна таблица, ако имате програма за електронни таблици, която е съвместима с SharePoint технологии. Например можете да импортирате списък от Excel, която сте създали за съхраняване и управлявате договори с доставчици. Вижте Създаване на списък, базиран на електронна таблица за повече информация.

Външни списъци    Използване на външен списък за работа с данните, които се съхраняват извън SharePoint, но можете да четете и пишете в рамките на SharePoint. Източникът на данни за външен списък се нарича външен тип съдържание. За разлика от местен SharePoint списък външен списък използва услугите за бизнес свързване за достъп до данни директно от външна система (като например SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), дали че система е база данни, уеб услуга или бизнес линия система.

Списък по избор в лист с данни   Изглед Използвайте списък по избор в изглед на лист с данни за създаване на празен списък подобно на списък по избор, но да покажете списъка по подразбиране в изглед на лист с данни. Изглед на лист с данни предоставя данни мрежа за преглед и редактиране на данни като редове и колони. Можете да добавите и редактирате редове и колони, прилагане на филтри и сортиране на поръчки, Показване на изчислените стойности и общи суми и удобно редактиране на данни в клетките на мрежата. Изглед на лист с данни изисква Office, инсталирана на 32-битова клиентски компютър и браузър, който поддържа ActiveX контроли.

Списък на състоянието    Използвайте състояние списък за показване и проследяване на целите на вашия проект. Списъкът включва набор от цветни икони степента, до която са изпълнени целите.

Циркулярни писма    Използвайте списък с циркулярни писма, за да изпращате информация, включително щемпели за потвърждение, на членовете на вашия екип.

Списък с IME речници на Microsoft    Използвайте списъка с IME речници на Microsoft да, когато искате да използвате данни в списъка като Microsoft IME речници. Можете да конвертирате четене колона елементи дисплея с помощта на Microsoft IME и преглед на съдържанието в коментар в прозореца на IME коментар. Данните могат да бъдат свързани с конкретен URL адрес.

Списък със съдържание на PerformancePoint    Използвайте списък със съдържание на PerformancePoint, за да съхранявате елементи на табла, например карти с резултати, отчети, филтри, страници на табло и други елементи на табла, които създавате с помощта на PerformancePoint Dashboard Designer.

Езици и преводачи    Използвайте списък с езици и преводачи с работен поток "управление на превода" в библиотека за управление на превода. Работният поток използва списъка за присвояване на задачи за превод на преводач, зададен в списъка за всеки отделен език. Можете да създадете този списък ръчно или можете да изберете да имате този списък се създава автоматично, когато добавите работен поток за управление на превод в библиотека за управление на превода.

KPI списък    Използвайте KPI списък за проследяване на водещи показатели на представянето, които ви позволяват да бързо да изчисляват напредък отношение на определени цели. Можете да настроите KPI списъци за проследяване на производителността, като използвате един от четири източника на данни: ръчно въведени данни, данни в списък на SharePoint , данни в работни книги на Excel или данни от услугите за анализ – компонент на Microsoft SQL Server. След като е създаден KPI списък, можете да го използвате за показване на състоянието на индикатора на страница на табло.

Импортиране на електронна таблица    Създайте списък, който използва колони данни на съществуваща електронна таблица. За импортирането на електронни таблици се изисква Microsoft Excel или друга съвместима програма.

Добавяне на един от тези списъци към вашата страница

  1. В "сайтове" щракнете върху Настройки на Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака и след това щракнете върху съдържание на сайта.

  2. Щракнете върху иконата за Добавяне на приложение .

    Добавяне на иконата на приложението в диалоговия прозорец "съдържание на сайта".
  3. Превъртете през и щракнете върху приложението, което искате да използвате. Може да има повече от една страница.

  4. Дайте приложението уникално име, така че да можете да го оттегля по-късно за страница и щракнете върху Създай.

  5. Когато получите обратно към екрана на съдържание на сайт, можете да направите три неща:

    • Затворете прозореца и да се върнете към страницата. Добавяне на ново приложение на страницата си чрез вмъкване на уеб части.

    • Щракнете върху приложението и започнете да въвеждате данни.

    • Щракнете върху Многоточието ... и след това щракнете върху Промяна на настройките. Можете да добавите колони, промяна на имена и извършване на други задачи тук.

Организиране на списъци в сайт

Въпреки че може да използвате функциите на списъците по много начини, как ще ги използвате, зависи от размера и броя на списъците, които имате и потребностите на вашата организация.

Можете да искате един голям списък да служи за различни цели. Например ако трябва да проследите във вашата организация много технически проблеми и ако те се прилагат за множество проекти и групи.

Използвайте единичен списък, когато:

  • Групата ви трябва да види обобщена информация за елементите от списъците или различни изгледи на същия набор от елементи. Например даден ръководител може да иска да видите развитието на всички технически проблеми за организацията или да видите всички проблеми, записани в същия период.

  • Хората искат да прегледат или потърсят проблемите на едно и също местоположение в сайта.

  • Искате да приложите същите настройки за елементите от списъка, например проследяване на версии или изискване на одобрение.

  • Групите, които работят върху списъка, споделят подобни характеристики, например същите нива на разрешение. Към конкретни елементи от списъци може да се приложи уникално разрешение, но ако нивата на разрешение се различават значително, помислете за много списъци.

  • Искате да анализирате информацията за списъка или да получите общо актуализациите за списъка. Можете да получават предупреждения, когато се променят елементите от списъци, или да видите промените в списъка, като използвате RSS технология. RSS каналите позволяват на членове на работната ви група да виждат обединен списък на променената информация.

Възможно е да искате множество списъци, когато има явни различия между елементите, които искате да управлявате, или между групите от хора, които работят върху тях.

Използвайте много списъци, когато:

  • Не очаквате хората да се нуждаят от резюметата на елементите заедно.

  • Групите от хора работят с информация, която е различна и имат различни нива на разрешения.

  • Трябва да приложите различни настройки, например версии или одобрение, на много набори от елементи.

  • Не трябва да анализирате едновременно елементите или да получавате обединени актуализации за списъка.

Ето няколко начина, по които може да организирате списъци и елементи от списъци:

Добавяне на колони    За да помогнете на вашата група да определи точно елементите, които са най-важни, можете да добавите колони към вашия списък. Например може да добавите Project колона към списък да помогне на хората, работещи в конкретни проекти по-лесно да преглеждате и работите със своите елементи. Можете също да добавите повече колони, ако искате да събирате допълнителна информация за всеки елемент от списъка, например име на отдел или името на служител.

Ако имате повече от един елемент в списък, можете да помислите индексиране на определени колони, за да подобрите производителността, когато преглеждате няколко елемента или превключване на изгледи. Тази функция не променя начина, по който елементите са организирани, но може да позволи на организациите да по-лесно да съхранявате голям брой елементи в списък. Въпреки това индексирането може да отнеме повече място на база данни. Създаване, промяна, или изтриване на изглед на списък или библиотека

Създаване на изгледи    Можете да използвате изгледи, ако хората във вашата група често трябва да виждат данни по определен начин. Изгледите използват колони за сортиране, групиране, филтриране и показване на данните. Можете също да изберете колко елемента се показват наведнъж във всеки изглед. Например хората могат да преглеждат списък в множества от 25 или 100 елементи от списък на страница, в зависимост от техните предпочитания и скоростта на връзката си.

Изгледите ви дават гъвкавост за съхраняване на голям брой елементи в списък, но за да видите само подгрупи, които искате в определено време, като например само темите, публикувани тази година, или само текущите събития в календара. Можете да създавате лични изгледи, които са достъпни само за вас и ако имате разрешение да променяте списък, можете да създавате публични изгледи, които са достъпни за всеки. Създаване, промяна, или изтриване на изглед на списък или библиотека

Създаване на папки    Можете да добавяте папки към повечето типове списъци, ако собственикът на вашия списък е разрешил да се създават папки. Това е особено полезно, ако вашите елементи на списъка могат да бъдат разделени по определен начин, като например по проект или група. Папките помагат на хората по-лесно сканиране и управление на елементите от списъка. SharePoint технологии предоставят дървовиден изглед, който позволява на хората да навигират в техните сайтове и папки подобно на начина, по който работят с папките на техния твърд диск. Например всеки отдел може да има своя собствена папка. Създаване на папка в списък

Вж. също

Добавяне, редактиране или изтриване на елементи от списък

Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека

Създаване на папка в списък

Изтриване на папка в списък

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×