Въведение в правилата за управление на информацията

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Организациите могат да дефинират и използват правила за управление на информацията в сайтове на Microsoft Office SharePoint Server 2007, за да приложат съответствие с корпоративни бизнес процеси или правни и държавни наредби за управлението на информацията. Правилата за управление на информацията разрешават на администратори на сайт или ръководители на списъци да контролират как се управлява съдържанието.

В тази статия

Какво е правила за управление на информацията?

Как правилата за управление на информацията може да се използва в сайт

Какво представляват правилата за управление на информацията?

Правилата за управление на информацията са множество от правила за тип съдържание. Правилата за управление на информацията разрешават на организации да управляват и проследяват колко дълго се съхранява съдържанието и какви действия могат да предприемат потребителите с това съдържание. Правилата за управление на информацията могат да помогнат на организациите да се съгласуват с правни или държавни наредби, или могат просто да приложат вътрешни бизнес процеси. Например организация, която трябва да следи държавни наредби, които изискват демонстрирането на "адекватни контроли" на финансовите им декларации, могат да създадат едно или повече множества правила за управление на информацията, които проверяват определени действия при процесите на създаване и одобрение за всички документи, свързани с финансови регистрации.

Функции на правилата, включени в Office SharePoint Server 2007

Всяко отделно правило в правилата за управление на информацията е функция на правилата. Office SharePoint Server 2007 включва няколко типови функции на правилата, които организациите могат да използват отделно или в комбинация, за да дефинират правилата за управление на информацията за сайтовете си. Функциите на правилата, включени в Office SharePoint Server 2007, са:

  • Проверка    Функцията на правилата "Проверка" помага на организациите да анализират как се използват системите им със съдържанието за управлението, като се регистрират събития и операции, които се изпълняват върху документи или елементи на списък. Организациите могат да конфигурират функцията на правилата "Проверка" да регистрира събития, например кога един документ или елемент бива редактиран, прегледан, регистриран, отметнат, изтрит или е с променени разрешения. Цялата информация от проверката се съхранява в един регистрационен файл в сървъра и администраторите на сайт могат да изпълняват отчети върху него. Организациите могат също така да използват обектен модел на Office SharePoint Server 2007, за да записват и добавят персонализирани събития към регистрационния файл от проверката.

  • Изтичане на срок    Функцията на правилата "Изтичане на срок" помага на организациите да изтриват или премахват остаряло съдържание от сайтовете си по последователен, проследим начин. Тази функция на правилата помага на организациите да управляват както разходите, така и риска, свързан със съхранението на остаряло съдържание. Организациите могат да конфигурират правилото "Изтичане на срок", за да зададат това, срокът на определени типове съдържание да изтече на конкретна дата или в определен срок от време след активността на документа (като създаване или редактиране).

  • Щрихкодове    Функцията на правилата "Щрихкодове" разрешава на организациите да проследят копия от документи или елементи на списък, които са отпечатали от сайт. Функцията на правилата "Щрихкодове" създава уникална стойност на идентификатора за документа. Потребителите могат тогава да вмъкнат изображение на щрихкода с тази стойност в документите на Microsoft Office, които създават.Те могат да използват щрихкод върху физическо копие на документ, за да търсят оригиналното копие на този документ в сървъра. По подразбиране щрихкодовете са в съответствие с общия стандарт Код 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Код 39). Организациите могат да използват обектния модел на Office SharePoint Server 2007, за да инсталират други доставчици на щрихкод.

  • Етикети    Функцията на правилата "Етикети" също разрешава на организациите да проследят физически копия на документи или елементи на списък, които са отпечатани от сайт. Функцията на правилата "Етикети" генерира автоматично етикети на текст, базирани на свойствата на документа и форматиране, което задава администратор на сайт или ръководител на списък. Когато потребителите вмъкнат етикети в документи на Microsoft Office, етикетите се актуализират автоматично с информацията със свойствата на документа.

Най-горе на страницата

Персонализирани функции на правилата

Организациите могат също така да създават и разполагат функции на правилата, за да посрещнат определени нужди. Например дадена производствена организация може да иска да дефинира правила за управление на информацията за всички чернови документи с проекти на продукт, които да забраняват на потребителите да отпечатват копия от тези документи на незащиитени принтери. За да се дефинира този тип правила за управление на информацията, организацията може да създаде и разположи функцията "Ограничение на отпечатването", която може да се добави към съответните правила за управление на информацията за типа съдържание спецификация на продукт.

Най-горе на страницата

Интегриране на правилата за управление на информацията с програми на 2007 Microsoft Office system

Има няколко начина, по които правилата за управление на информацията на Office SharePoint Server 2007 могат да се изложат за потребители в клиентски програми на Издание на Office 2007. Когато конфигурирате правилата за управление на информацията в сървър за определен тип съдържание, списък или библиотека, можете да напишете инструкция за правилата, която се показва на потребителите, които работят със съдържанието, което подлежи на тези правила. Инструкцията за правилата може да информира потребителите, че правилата за управление на информацията се прилагат върху документа, или може да предостави подробна информация, като фактът, че срокът на документа изтича след определен период от време. Когато потребителите отворят документи, които подлежат на правилата за управление на информацията в една от клиентските програми на Издание на Office 2007, се показва тази инструкция за правилата. Освен това, ако правилата за управление на информацията включват функциите на правилата "Щрихкод" или "Етикет", правилата могат да се конфигурират така, че да изискват потребителите да вмъкват щрихкодове или етикети в документи на Microsoft Office, когато се опитват да ги запишат или отпечатат от клиентска програма на Издание на Office 2007.

Най-горе на страницата

Как могат да се използват правилата за управление на информацията в сайт

За да се изпълняват правилата за управление на информацията, трябва да ги добавите към списък, библиотека или тип съдържание в сайт. Местоположенията, където вие или създавате, или добавяте правилата за управление на информацията, определят колко широко се прилагат правилата и колко широко могат да се използват. Вие можете:

  • Да създавате правила на колекция от сайтове и после да добавите тези правила към тип съдържание, списък или библиотека     Можете да създадете правила на колекция от сайтове в списъка "Правила на колекцията сайтове" за най-горното ниво в колекцията сайтове. След като създадете правилата за колекцията сайтове, можете да ги експортирате така, че администраторите на сайт на други колекции сайтове да ги импортират в списъка "Правила на колекцията сайтове". Създаването на правила за колекцията сайтове ви разрешава да стандартизирате правилата за управление на информацията в сайтовете на организацията си.

    Когато добавяте правила на колекция сайтове към тип съдържание на сайт и се добавя екземпляр от този тип съдържание към списък или библиотека, собственикът на този списък или библиотека не може да модифицира правилата на колекцията сайтове за списъка или библиотеката. Добавянето на правила за колекция сайтове към тип съдържание на сайт е добър начин да осигурите правилата на колекцията сайтове да се прилагат на всяко йерархично ниво на сайта ви.

    За повече информация вижте Създаване на правила за управление на информацията за колекция от сайтове.

  • Да създавате правила за управление на информацията за тип съдържание на сайт в най-високото ниво на "Галерия на типове съдържание на сайт", а после да добавяте този тип съдържание към един или повече списъци или библиотеки     Можете също така да създавате правила за управление на информацията директно за тип съдържание на сайт, а после да свържете екземпляр от този тип съдържание на сайт с много списъци или библиотеки. Ако създадете правила за управление на информацията, използвайки този метод, то всеки елемент в тази колекция от сайтове с този тип съдържание или тип съдържание, който наследява от този тип съдържание, притежава тези правила. Ако създадете правила за управление на информацията директно за тип съдържание на сайт, е по-трудно да използвате отново тези правила за управление на информацията в други колекции сайтове, защото правилата, създадени по този начин, не могат да се експортират.

    Забележка: За да управляват кои правила се използват в колекция от сайтове, администраторите на колекцията сайтове могат да забранят възможността да се задават функции на правилата директно в тип съдържание. Когато това ограничение действа, потребителите, които създават типове съдържание, са ограничени до избирането на правила от списъка "Правила на колекцията сайтове".

    За информация относно създаването на правила за управление на информацията за тип съдържание на сайт вижте Смяна на типа съдържание на сайт.

  • Да създавате правила за управление на информацията за списък или библиотека     Ако организацията трябва да приложи конкретни правила за управление на информацията към много ограничено множество съдържание, можете да създадете правила за управление на информацията, които се прилагат само към отделен списък или библиотека. Този метод на създаване на правила за управление на информацията е най-малко гъвкав, защото правилата се прилагат само в едно местоположение и не могат да се експортират или използват отново за други местоположения. Обаче някои организации може да е необходимо да създават уникални правила за управление на информацията с ограничена приложимост за справяне с конкретни ситуации.

    Забележки: 

    • Можете да създадете правила за управление на информацията за списък или библиотека само ако този списък или библиотеки не поддържа много типове съдържание. Ако списък или библиотека поддържа много типове съдържание, трябва да дефинирате правила за управление на информацията за всеки отделен тип съдържание на списък, който е свързан с този списък или библиотека. (Екземпляри от типа съдържание на сайт, които са свързани с определен списък или библиотека, са известни като типове съдържание на списък.)

    • За да управляват кои правила се използват в колекцията сайтове, администраторите на колекцията сайтове могат да забранят възможността да се задават функции на правилата директно в списък или библиотека. Когато действа това ограничение, потребителите, които управляват списъците или библиотеките, са ограничени да избират правила от списъка "Колекция от сайтове".

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×