Въведение в библиотеките

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Библиотеката е местоположение в сайт, където можете да качвате, създавате, актуализирате и си сътрудничите върху файлове заедно с членове от екипа. Всяка библиотека показва списък от файлове и ключова информация за файловете – например кой последно е променил файла. Повечето сайтове съдържат библиотека, когато създадете сайта. Един екипен сайт например има библиотека с документи, в която можете да организирате и споделяте вашите документи.

Библиотека с документи

Колкото е необходимо повече библиотеки, можете да избирате от няколко готови за използване библиотека приложения и да добавите тези към вашия сайт. Можете също да персонализирате библиотеки по няколко начина. Например можете да управлявате как се преглеждат документи, управляват и създадени. или проследяване на версии на файлове, включително и колко на брой и тип на версия. Можете дори да създавате персонализирани изгледи, формуляри и работни потоци, за да ви помогне да управлявате проекти и бизнес процеси.

Ако просто искате да създадете или работа с библиотеки и нужда практическа информация, тук са общи и полезни задачи, които можете да направите.

Екипът по маркетинг на Contoso създава екипен сайт, в който планират да управляват проекти и документи. Те избират собственик на сайта, който да управлява сайта. Собственикът на сайта получава нивото на разрешение "Пълно управление", когато се добавя към групата "Собственици" на сайта. Той споделя сайта и дава на всеки разрешение да сътрудничи в него. Екипът решава да използва библиотеката "Документи" за управление на публикации в пресата, счетоводни файлове, договори, предложения и други отнасящи се до екипа документи.

Собственикът на сайта качва в библиотеката важни документи, за да накара екипа да започне да използва библиотеката като централно местоположение. След това задава проследяване на версии, така че екипът да разполага с хронология на развитието на файловете и да може да възстановява предишна версия, ако това се наложи. Собственикът на сайта добавя към библиотеката и стандартни шаблони за маркетингови отчети, договори за продажби, планове за кампании и счетоводни работни листове. Всеки шаблон съдържа емблемата на фирмата и формат, който всички са съгласни да използват. Когато членовете създават нов файл от библиотеката с документи, те могат лесно да изберат кой шаблон искат да използват.

С добавянето на файлове и съвместната работа върху документи от членовете на екипа, те организират библиотеката чрез добавяне на колони и създаване на изгледи, които да им помагат за бързото намиране на документи. Например собственикът на сайта добавя колона "Име на проект", за да могат членовете да филтрират или сортират по тази колона. Други членове на екипа добавят публични изгледи, които групират по счетоводно тримесечие и филтрират по договори, изтичащи в рамките на шест месеца. Всеки член създава и лични изгледи, които да му помагат бързо да намира информация и да си свърши работата.

След дълго обсъждане на общо събрание екипът решава да създаде предупреждения на ниво библиотека, за да се отчитат актуализациите веднъж седмично. Всеки член може да реши как да задава допълнителни предупреждения или RSS канали в конкретни файлове по подходящ начин.

"Библиотека" с RSS известяване при осветени

Освен това екипът определя важни "добри практики" в този нов свят на сътрудничество. Когато членовете искат да споделят документ, те устояват на изкушението да го прикачат към имейл съобщение и вместо това изпращат в имейла връзка към документа. Вмъкването на връзка към документ в имейл може лесно да се направи от библиотеката и посочва на хората последната версия на екипния сайт.

Важна отговорност за този екип е да предлага маркетингови кампании, за да стимулира продажбите и приходите. Когато членовете на екипа разработват план за нова кампания, те си сътрудничат при създаването на документа и проследяват второстепенни версии на файловете. Съавторството дава възможност за едновременно редактиране на файла от много хора, без те да се безпокоят за съгласуването на промените. Ако направят грешка в дадена версия на документа, могат да възстановят предишна версия. Когато завършат плана за кампанията, те могат да създадат основна версия и след това да я изпратят за одобрение от техния правен отдел и от своя ръководител. Когато файлът бъде одобрен, други служители в компанията могат да го преглеждат.

Собственикът на сайта проучва онлайн документацията и учебните материали и разбира как да настройва работния поток, да го асоциира с библиотеката и да автоматизира процеса на събиране на обратна информация, на събиране на подписи и на публикуване на окончателния документ.

След като се използват три месеца, библиотеката с документи и сайтът стават критично важни за маркетинговия екип и помагат съществено за повишаване на неговата производителност и на значимостта му за цялото предприятие. Екипът не може да си представи работата без тях и активно търси други начини да използва технологиите на SharePoint, за да работи съвместно по-добре.

Предлагаме ви няколко начина на работа с библиотеки и за повишаване на ползата им за вашата група (грубо организирани от базови към по-развити):

Използване и създаване на изгледи    Можете да използвате изглед, за да видите файловете в библиотека, които са най-важни за вас или които най-добре отговарят на вашата цел. Съдържанието на библиотеката не се променя, но всеки изглед организира или филтрира файловете така, че да ги намирате по-лесно и да ги преглеждате по смислен начин. За повече информация относно изгледите вж. Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека

Картина библиотека изглед лента с промяна на изглед, избран

Проследяване на версии     Ако трябва да запазите предишни версии на файлове, библиотеки могат да ви помогне да следите, съхранение и възстановяване на файлове. Можете да изберете да проследявате всички версии по същия начин. Или можете да изберете да определите някои версиите като главни, например добавяне на нова глава за ръчно и някои версии като маловажни, като например коригиране на правописна грешка. За управление на мястото за съхранение, по желание можете да изберете броя на всеки тип версия, която искате да съхраните.

Съвет:  Ако вашият екип планира да използва съавторство, ви препоръчваме да включите поддръжката поне на главни версии в библиотеката, просто в случай, че някой направи грешка и качи документ със същото име в библиотека, в която всеки е съавтор. По този начин, ако загубите промените, може да възстановите предишна версия на документа.

За повече информация относно поддръжката на версии вж. Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Съавторство или извличане на файлове     Когато редактирате документ на Microsoft Word или PowerPoint от библиотека без него проверка, другите хора могат да го редактират едновременно (това е съавторство). При който извличам файл, който гарантира, че само един човек може да редактира файла, докато бъде вкаран. Можете да изисквате документи да бъдат извлечени в библиотеки, които съдържат поверителни документи или когато искате да следите внимателно развитието на документи. Но имайте предвид, че изискване на извличане ще направи невъзможно за хора за работа в съавторство на документи. Използване на извличане, хората ще бъдете подканени да оставите коментар за какво е променено в документа, но извличане ще също се забави редактиране и преглеждане на процеси. За повече информация вижте документ сътрудничество и съавторство или извличане, вкарване, или отхвърляне на промени във файлове в библиотека.

Редактиране на файлове от програми за настолен компютър    Когато съхранявате документи на сайт на SharePoint, може да създавате, да редактирате или да бъдете съавтор на документите директно от съвместими програми за настолен компютър – например Microsoft Word или PowerPoint, без дори да отивате на сайта. Може например да редактирате презентация на PowerPoint едновременно с други хора (което е познато и като съавторство). Може също да управлявате извличането и вкарването направо от PowerPoint. Освен това можете да използвате OneDrive за бизнеса или Outlook, за да вземете съдържанието на библиотека офлайн, да работите с него от отдалечено място и след това безпроблемно да синхронизирате промените, когато се върнете онлайн.

Бъдете информирани за промените    За да бъдете непрекъснато информирани кога документите в дадена библиотека се променят, може да зададете известявания, да се абонирате за RSS информационни канали или да следвате документи. Основната разлика между известяванията, RSS каналите и следването са къде получавате уведомяванията. Както предупрежденията, така и RSS каналите ви информират за актуализациите и ви позволяват да персонализирате количеството получавана информация. Можете да зададете известяванията или RSS каналите да установяват кога нещо се е променило в дадена библиотека. Ако се интересувате само от определен документ, задайте известяване за или последвайте този документ. Известяванията могат да пристигат като имейл или текстови съобщения. RSS уведомяванията пристигат в обединен информационен канал, който можете да прочетете в Outlook или друг четец на канали. Ако последвате даден документ, ще получите уведомяване във вашия информационен канал (ако вашата организация използва информационни канали). За повече информация относно уведомяванията вж. Създаване на известяване или абонамент за RSS информационен канал.

Задължително одобрение на документи     Може да изисквате документите да бъдат задължително одобрени, преди някой да може да ги види. Документите остават в чакащо състояние, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение за това. Можете да управлявате кои потребителски групи могат да разглеждат документа, преди да бъде одобрен. Тази функция може да бъде полезна, ако вашата библиотека съдържа важни указания или процедури, които трябва да станат окончателни, преди другите да ги видят.

Задаване на разрешения    Групи на SharePoint и нива на разрешение ви помагат да ефективно управление на достъпа до съдържанието. По подразбиране разрешенията в библиотеки, папки за документи в библиотеки и документите се наследяват от сайта. Присвояване на уникални разрешения за определена библиотека или документ може да ви помогне да защитите поверително съдържание, например договори или информация за бюджет без ограничаване на достъпа до останалата част от сайта. За повече информация относно разрешенията вижте разбиране на нивата на разрешение в SharePoint.

Създаване на работни потоци     Тип документ библиотека или съдържание може да използвате работни потоци, които вашата организация има дефинирани за бизнес процеси, като например управление на одобрение на документи или прегледайте. Вашата група да приложите бизнес процеси към своите документи, известно като работни потоци, които определят действията, които трябва да се предприемат в последователност, например одобряване на документи. Работен поток на SharePoint е автоматичен начин за преместване на документи или елементи чрез последователност от действия или задачи. Три работни потоци са налични в библиотеките по подразбиране: одобрение, който маршрутизира документа към група от хора за одобрение; Събиране на обратна информация, който маршрутизира документа към група от хора за обратна връзка и връща документа до лицето, което е създал работния поток като компилация; и събиране на подписи, който маршрутизира документа към група от хора, за да събере техните цифрови подписи.

Забележка:  В SharePoint Foundation е наличен само работният поток с три състояния.

За повече информация относно работните потоци вж. За работните потоци, включени в SharePoint.

Дефиниране типове съдържание     Ако вашата група работи с няколко типа файлове, например работни листове, презентации и документи, можете да разширите функционалността на вашата библиотека с разрешаването и определяне на много типове съдържание. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност при много библиотеки. Всеки тип съдържание да укажете шаблон и дори работен поток процеси. Шаблоните действа като отправна точка, за форматиране и шаблонен текст и свойства, които се прилагат към документи от този тип, например отдел име и договор номер.

Проверка за проследяване    Ако имате група от чувствителни файлове и ще бъде полезно да знаете как документите, които са били използвани, можете да дефинирате правила, която ви позволява да разрешите проверка за проследяване на събития, като промените във файловия, копия или изтриване.

Задаване на правила    Настройките на правила позволяват изтичане на срока, автоматично изтриване или периодично преглеждане (чрез работен поток) на документи, които са достигнали зададена възраст. С развитието на библиотеките използването на тези разпоредителни настройки може да спести време и усилия в сравнение с опитите за ръчно почистване на препълнени твърди дискове и да избегне достигането на квотни ограничения.

Забележка:  Настройките на правила липсват в SharePoint Foundation.

Използване на сайт на център за документи    Можете да използвате сайт на център за документи, когато искате да създавате, управлявате и съхранявате голям брой документи. Центърът за документи е предназначени да служи като централизирано хранилище за управление на множество документи. Функциите – например метаданни и навигация в изглед на дърво, типовете съдържание и уеб частите ви помагат да организирате и извличате документи. "Управителите на съдържание" могат бързо да конфигурират управляваната от метаданни навигация да работи добре при повечето библиотеки, без да се създават явно индекси. Управителите на съдържание могат и да създават индекси за подобряване на техническите показатели в по-широк диапазон от филтри и изгледи. Можете да използвате сайт на център за документи като среда за създаване (където потребителите активно вкарват и извличат файлове и създават структури от папки за тези файлове) или като архив за съдържание (където потребителите само преглеждат или качват документи).

Забележка: Център за документи не е налична в SharePoint Foundation.

Начинът, по който организирате вашите файлове в библиотека, зависи от нуждите на вашата група и от начина, по който предпочитате да съхранявате и търсите информация. Известно планиране може да ви помогне да настроите структурата, която най-добре ще работи за вашата организация. Библиотеките имат няколко функции, които ви помагат да работите с много файлове в една библиотека. Възможно е обаче за вашата организация да са по-подходящи няколко библиотеки.

Може да искате една библиотека да служи за различни цели. Например може да имате няколко проекта в рамките на една и съща група или няколко групи, работещи върху един и същ проект. Помислете за използването само на една библиотека, когато:

  • Вашата група иска да види обобщаваща информация за или различни изгледи на един и същ набор от файлове. Например един управител може да иска да види всички файлове, групирани по отдел или по крайна дата.

  • Хората искат да търсят файловете в едно и също местоположение на сайта.

  • Искате да приложите еднакви настройки за файловете, например проследяване на версии на файлове или изискване на одобрение.

  • Групите, които работят с библиотеката, споделят подобни характеристики, например едни и същи нива на разрешение.

  • Искате да анализирате информация за файловете в електронна таблица или да получите обединени актуализации за файловете.

За да работите ефективно с документи в една библиотека, можете да организирате файлове в библиотека чрез добавяне на колони, дефиниране на изгледи или създаване на папки.

Може да искате да създадете множество библиотеки, когато има съществени разлики между наборите от файлове, които искате да съхранявате и управлявате, или между групите от хора, които работят с файловете. Използвайте множество библиотеки, когато:

  • Типовете файлове, които искате да съхранявате и управлявате, са различни и не очаквате хората често да преглеждат резюметата на файловете или да търсят едновременно файловете.

  • Групите от хора, които използват файловете, са различни и нямат еднакви нива на разрешения.

  • Трябва да приложите различни настройки, като версии или одобрение, за различните набори от файлове.

  • Не трябва да анализирате файловете заедно или да получавате обединени актуализации за тях.

  • Искате да предоставите различни набори от опции за създаване на нови файлове или искате опциите на менюто "Създаване" на библиотека да се появяват в различен ред.

Ето няколко начина, по които може да работите ефективно с множество библиотеки:

Настройване на шаблони на сайтове и колони    Ако вашата организация иска да създаде някои последователни настройки за своите библиотеки, тя да настроите шаблони на сайтове и колони на сайта. Можете да споделяте настройките в няколко библиотеки, така че не е нужно да създавате повторно настройките всеки път.

Изпращане на файлове на друго местоположение    Ако искате един файл да бъде наличен в много библиотеки, можете да го съхраните в една библиотека и след това да изпратите копие до другите библиотеки. Можете да изберете да бъдете предупредени да актуализирате всички копия на документа, когато правите промени в първоначалния документ.

Създаване на шаблони на библиотеки    Ако искате да зададете еднакви настройки за библиотеките или да използвате повторно характеристиките в тях, може да запишете библиотека като шаблон. Шаблоните за библиотеки са налични като опция на страницата "Добавяне на приложение" във вашия сайт.

Има няколко начина да организирате файлове в библиотека. Можете да добавяте колони, да дефинирате изгледи и да създавате папки. Всеки подход има свои предимства и вие можете да комбинирате различните подходи в зависимост от нуждите на вашата библиотека и на вашия екип.

По подразбиране библиотеките проследяват името на файла, както и информация относно състоянието на файла, например дали е вкаран обратно. Можете обаче да зададете допълнителни колони, които да помогнат на вашата група да категоризира и проследява файлове, например име на кампания, номер на проект или друга информация, която е важна за вашия екип. Имате няколко опции за типа на колоната, която създавате, включващи единствен ред с текст, падащ списък с опции, число, което се изчислява от други колони или дори име и снимка на човек във вашия сайт.

Колоните имат заглавки, което улеснява хората да сортират и филтрират документите. Когато показвате файлове в библиотека, можете временно да сортирате или филтрирате файловете, като посочите името на колона и след това щракнете върху стрелката надолу до името. Това е полезно, ако трябва да видите файловете по определен начин, но ще трябва да повторите стъпките следващия път, когато показвате библиотеката.

За повече информация относно добавянето на колони вж. Създаване, променяне или изтриване на колона в списък или библиотека.

Ще потребители често искате да видите: всички документи, свързани с конкретен проект, всички документи, които принадлежат на конкретен отдел, или групирайте документите по месец, те се дължат? Ако очаквате да видите файловете по определен начин често, можете да дефинирате изглед. Можете да използвате този изглед по всяко време, които работят с библиотеката. Когато създавате изглед, той се добавя към текущия изглед падащия списък, разположен в лентата на библиотеката.

Изгледът на библиотека е набор от избрани колони в страница, показващ елементи от библиотека, и често дефинира конкретен ред на сортиране, филтър, групиране и зададено от потребителя оформление. Библиотеките може да имат лични и публични изгледи. Всеки, който е включен в групата "Членове" на сайта (който има ниво на разрешение "Сътрудничество"), може да създаде личен изглед, за да вижда файловете по определен начин или за да филтрира само тези, които иска да вижда. Ако имате разрешение за проектиране на сайт, можете да създадете публичен изглед, който може да се използва от всеки, когато разглежда библиотеката. Може също да направите всеки публичен изглед да бъде по подразбиране, така че хората автоматично да виждат този изглед на библиотеката.

Ако членовете на вашата група разглеждат библиотеките на мобилно устройство, можете даже да създадете мобилни изгледи, които предоставят ограничения, като например брой елементи, показани в един изглед, които са оптимални за скоростта и ограниченията на устройствата.

За повече информация относно изгледите вж. Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Папките са контейнери, които могат да бъдат използвани за групиране и управление на съдържанието в библиотека или списък. Ако папките са разрешени за библиотеката, можете да добавяте папки към повечето типове библиотеки. Ако вашата библиотека съдържа много елементи, папките подобряват ефикасността на достъпа до тези елементи. Когато създавате папка, зад кулисите вие създавате вътрешен индекс. Този вътрешен индекс се създава също за главната папка или за най-високото ниво на библиотека или списък. Когато получите достъп до елементи в папка, вие всъщност използвате този вътрешен индекс, за да достигате до данните.

Ако една библиотека съдържа много елементи, които може да се групират по определен начин, можете да използвате папки, за да организирате съдържанието в библиотеката. Добри примери на групи са проекти, екипи, отдели, категории продукти, възрастови диапазони, азбучни списъци и азбучни подгрупи (A-В, Г-Е и т. н.). Папките може да помогнат на потребителите да преглеждат и управляват файлове по познатия им начин.

Папки в библиотека

По подразбиране библиотека с разрешен папки показва папки в изгледа по подразбиране на библиотеката без филтри. Това е полезно, защото потребителите могат да изберат подходящата папка при вмъкване на нови документи. Показване на всички папки също го прави по-малко вероятно неправилно ще се добавят елементи извън папките в библиотеката. Можете лесно да реорганизиране на документи в библиотека с различни папки с помощта на командата Отваряне с Explorer налични в лентата на библиотеката.

Забележка:  Един изглед на библиотека може да е зададен да бъде Сортиране само по определени критерии, в който случай папките не се виждат преди елементите в изгледа. Може да не искате да използвате тази опция за сортиране на изгледа, ако искате потребителите лесно да намират нужната им папка.

Въпреки че папките на библиотеката не се виждат в навигацията на сайта, собственикът на сайта или потребителят с разрешение да проектира сайт може да разреши Изглед на дърво, който показва раздела Съдържание на сайта в навигацията на сайта и ви позволява да разгъвате, да свивате и лесно да навигирате в папките на библиотеките.

Изглед на дърво на сайт

За повече информация за папки вижте Създаване на папка в библиотека с документи или Изтриване на папка в библиотека.

Трите подхода могат да работят заедно. Същите колони, които използвате, за да проследявате документи в изгледа по подразбиране на библиотека, могат да бъдат използвани, за да създадете изглед с няколко критерия за филтриране. Хората могат да сортират и филтрират даден изглед динамично, като щракнат върху заглавките на колоните, за да намерят съдържанието, което е нужно в дадения момент. Ако в библиотеката е дефинирана структура на папка, можете да създадете "плосък" изглед на библиотеката, като зададете опцията Покажи всички елементи без папки в раздела Папки, когато създавате или модифицирате изгледа. Всеки подход може да допълва другите, за да се получи нужното съдържание за нужното време и по нужния за вас начин.

Някои библиотеки се създават за вас, когато създавате нов сайт, например библиотеката за документи в екипен сайт. Можете да персонализирате тези библиотеки за вашите цели или да създавате свои собствени допълнителни библиотеки. Всеки тип библиотека има конкретно предназначение, а някои имат различен набор от поведения и функции.

Важно:  Може да имате в сайта си повече или по-малко библиотеки, в зависимост от версията на SharePoint, на която се основава вашият сайт, планът на Office 365, за който е абонирана вашата организация, или от това, дали на вашият сайт са разрешени определени функции.

Библиотека с активи    За да споделяте и управлявате цифрови мултимедийни активи, например файлове с изображения, аудио и видео, използвайте библиотека с активи. Библиотеката с активи улеснява потребителите да откриват и да използват повторно цифрови мултимедийни файлове, които други хора вече са създали, например емблеми и корпоративни изображения. Библиотеката с активи предоставя също типове съдържание със свойства и изгледи за управление и преглед на мултимедийни активи, например миниатюри и ключови думи за метаданни. Например може да искате да управлявате и съхранявате изображения на търговски марки и многократно използваеми фрагменти от съдържание на приложения, така че да са достъпни навсякъде във вашето предприятие и да се използват съгласувано.

Библиотека "Табла"    Съдържа страници с уеб части, страници с уеб части със списъци на състоянието и разположени в PerformancePoint табла.

Библиотека за връзка с данни    За да опростите поддържането и управлението на връзки с данни, използвайте библиотека за връзка с данни. Една библиотека за връзка с данни е централизирано място за съхраняване на файлове за връзка с данни на Office (ODC). Всеки от тези файлове (.odc) съдържа информация как да намерите, да влезете, да направите заявка и да получите достъп до външен източник на данни. Централизирането на ODC файлове в библиотека за връзка с данни позволява да се споделят, управляват и търсят файлове за връзка с данни от SharePoint сайт и помага да сте уверени, че бизнес данните и отчетите, особено електронните таблици, поддържат съгласуван набор от стойности и резултати от формула като "една версия на истината".

Забележка: За да опростите поддръжката и управлението на файловете за връзка с данни за PerformancePoint, използвайте библиотеката за връзка с данни за PerformancePoint. В тази библиотека може да съхранявате ODC файлове и универсални файлове за връзка с данни (UDC файлове).

Библиотека с документи    За много типове файлове, включително документи и електронни таблици, използвайте библиотека с документи. Можете да съхранявате различни видове файлове в библиотека с документи, въпреки че някои типове файлове са блокирани от съображения за сигурност. Когато работите с програми, които не са блокирани, можете да създадете тези файлове от библиотеката. Например вашият маркетингов екип може да има своя собствена библиотека с документи за материали за планиране, новинарски емисии и публикации.

Библиотека с формуляри    Ако трябва да управлявате група от бизнес формуляри, базирани на XML, използвайте библиотека с формуляри. Например вашата организация може да иска да използва библиотека с формуляри за разходни отчети. Инсталирането на библиотека с формуляри изисква XML редактор или програма за проектиране на XML формуляри, например Microsoft InfoPath. Формулярът, който попълват хората, е .xml файл, който съдържа данните (единствено данните), въведени във формуляра, например датата и количеството на разходите. Всичко останало, което съставя разходния отчет, е предоставено от шаблона на формуляра. След като хората попълнят формулярите, може да обедините данните от формуляра или да ги експортирате за анализ.

Библиотека с картини    За да споделите колекция от цифрови снимки и графики, използвайте библиотека с картини. Въпреки че картините могат да бъдат съхранявани в други типове библиотеки на SharePoint, библиотеките с картини имат няколко предимства. Например от библиотека с картини можете да преглеждате картини в слайдшоу, да изтегляте картини на вашия компютър и да редактирате картини със съвместими графични програми, например Microsoft Paint. Обсъдете създаването на библиотека с картини, ако искате да съхранявате снимки на събирания на екипа или на промоции на продукти. Можете също да се свързвате към картини във вашата библиотека от друго място във вашия сайт, например от wiki страници и блогове.

Библиотека със записи     За да поддържате централно хранилище за съхранение и управление на записите или важните бизнес документи на вашата организация, използвайте библиотека със записи. Например, вашата организация може да е задължена да се придържа към определени правила, изискващи организиран процес за управление на съответните документи. Сайтът "Център за записи" може да съдържа множество библиотеки със записи за съхранение на различни типове записи. За всяка библиотека можете да зададете правила, определящи какви записи да се съхраняват, как да се маршрутизират и управляват документите и колко дълго да бъдат съхранявани записите.

Библиотека с отчети    За да опростите създаването, управлението и доставянето на уеб страници, документи и водещи показатели на представянето (KPI) на метрики и цели, използвайте библиотека с отчети. Библиотеката с отчети е централизирано място, където можете да създавате и записвате отчети – например работни книги на Excel и страници на табла. Когато публикувате работна книга на Excel в библиотека с отчети, тя се отваря с едно щракване в изглед на браузър, което е удобен начин да видите работната книга, без да я добавяте в страница с уеб части.

Библиотека с диаграми на процеси (метрични и американски мерни единици)    За да съхранявате и споделяте документи с диаграми на процеси – например такива, създадени с Microsoft Visio, използвайте библиотека с диаграми на процеси. Библиотеките с метрични и американски мерни единици са пригодени за съответните мерни единици.

Библиотека с Wiki страници    За да създадете колекция от свързани Wiki страници, използвайте библиотека с Wiki страници. Wiki позволява много хора да събират информация във формат, лесен за създаване и модифициране. Можете също да добавите във вашата библиотека Wiki страници, които съдържат картини, таблици, хипервръзки и вътрешни връзки. Ако например вашият екип създава Wiki сайт за проект, сайтът може да съхранява съвети и трикове в поредица от страници, които са свързани една с друга.

Забележка: В зависимост от вашия сайт и конфигурация за вас се създават автоматично допълнителни системни библиотеки, например библиотека със стилове, библиотека с активи на сайта и библиотека със страници на сайта. Но вие не можете да създавате тези специфични библиотеки чрез потребителския интерфейс.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×