Въведение във файловия формат на Access 2007

Microsoft Office Access 2007 създава файлове в новия файлов формат, които не могат да се отворят с по-стари версии на Access. Тази статия описва новите функции на файловия формат на Office Access 2007, преглежда някои проблеми, които възникват, когато конвертирате в по-стари файлови формати, и обобщава как някои свързани типове файлове са променени от предишните версии.

В тази статия

Нови функции на файловия формат на Access 2007

Конвертиране в по-стари файлови формати

Типове файлове

Свързани таблици

Репликация

Нови функции на файловия формат на Access 2007

В Office Access 2007 ядрото на база данни на Microsoft Jet е персонализирано за програми на 2007 Microsoft Office system. Тази специфична за Office версия на Jet, наречена ядро на базата данни на Access, позволява интегрирането с Windows SharePoint Services 3.0 и Microsoft Office Outlook 2007, създаването на справочни полета с множество стойности и други подобрения.

Справочни полета с множество стойности    Повечето програми за бази данни, включително по-старите версии на Access, ви позволяват да съхранявате само една стойност във всяко поле. В Office Access 2007 обаче можете да създавате справочно поле, което ви позволява да съхранявате повече от една стойност. В действителност Access създава в полето релация "от много към много" и се скрива подробностите при реализирането с помощта на системните таблици.

Например да предположим, че имате таблица на задачите със справочно поле, което използвате за присвояване на задачи на служителите. Какво би станало, ако трябва да присвоите задача на няколко служители? В по-старите версии на Access трябва да зададете нова таблица за кръстосани препратки, за да съхраните всяка комбинация от задача и служител, а след това да преработите формулярите и отчетите, за да използвате новата структура на данните. В Office Access 2007 справочното поле с множество стойности улеснява процеса. Елементите вече не са групирани в падащ списък. Сега до всеки елемент в списъка има квадратче за отметка, така че да можете да изберете желания брой елементи. Множеството избрани елементи, отделени със запетаи, се показват в полето.

Връзки за повече информация относно справочните полета с множество стойности можете да намерите в раздела Вж. също.

Данни от тип "прикачен файл"     Използвайте новия тип данни "прикачен файл", за да съхранявате лесно всички типове документи и двоични файлове в базата данни без ненужно разширение на базата данни. За да се използва максимално пространството, прикачените файлове се компресират, ако е подходящо. Можете например да прикачите документ на Microsoft Office Word 2007 към един запис или да запишете поредица от цифрови картини. Можете дори да имате няколко прикачени файла към един запис.

Намерете връзки към повече информация за прикачването на файлове към записи в раздела ж. също.

Интегриране с Windows SharePoint Services 3.0 и Office Outlook 2007     В по-старите версии файловете на Access се блокираха от Windows SharePoint Services и Outlook, поради факта че в базите данни на Access можеше да се включи опасен код. Office Access 2007 прилага нов формат, който позволява доказване безопасността на кода или забраната му. Тази функция дава възможност за много по-пълно интегриране на базите данни на Access с Windows SharePoint Services и Office Outlook 2007. Също така позволява много по-лесна проверка на файловете на базите данни в Access от страна на антивирусните програми.

Офлайн данни    Използвайки Office Access 2007, можете да вземете офлайн вашите списъци на SharePoint с едно щракване. Можете да работите по данните в Access и след това да синхронизирате промените си или по-късно се свържете отново със сайта на SharePoint.

Проследяване на хронологията за полета Memo    Полетата Memo са полезни за съхраняване на големи обеми от информация. В Office Access 2007 можете да зададете едно свойство (AppendOnly), което кара Access да запази хронологията на всички промени в едно поле Memo. След това можете да разгледате хронологията на тези промени. Това свойство поддържа също и функцията за версиите в Windows SharePoint Services 3.0, така че може да използвате Access за проследяване на промени в текстово поле с няколко реда текст, съхранено в списък на SharePoint. Опцията Добавяне на промени към съществуващ текст е зададена за полето на Да).

Най-горе на страницата

Конвертиране в по-стари файлови формати

Нови функции, описани в предишния раздел, не са налични във версии на Access, които са по-стари от Office Access 2007. Ако създадете база данни на Office Access 2007,която използва някоя от тези функции, и се опитате да я запишете като база данни от предишна версия (например като база данни на Access 2002-2003 или Access 2000), Access показва съобщението по-долу.

Въведете име за вашата категория и изберете цвят.

Не можете да конвертирате базата данни във формат на по-стара версия (.mdb), освен ако не коригирате базата данни, така че тя вече да не използва тези функции.

Най-горе на страницата

Типове файлове

Този раздел обобщава типовете файлове, които се използват от файловия формат на Office Access 2007.

  • .accdb    Това е стандартното разширение на име на файл на бази данни във файловия формат на Office Access 2007. Този формат замества .mdb разширението на име на файл, което се използва в по-стари версии на Access.

  • .accde    Това е разширението на име на файл за файлове на Office Access 2007, които се компилират във файл "само за изпълнение". Този формат замества .mde разширението на име на файл, което се използва в по-стари версии на Access.

    .accde файлът е заключената версия на оригиналния .accdb файл. Ако .accdb файлът съдържа някакъв код на Visual Basic for Applications (VBA), само компилираният код се включва в .accde файла. В резултат на това VBA кодът не може да се преглежда и модифицира от потребителя. Освен това потребителите, които работят с .accde файлове, нямат разрешения да правят промени в проекта на формулярите или отчетите. Създаването на файлове .accde от файлове .accdb става по следния начин:

    1. В Office Access 2007 отворете базата данни, която искате да запишете като .accde файл.

    2. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Инструменти за бази данни щракнете върху Създаване на ACCDE. Изображение на бутон

    3. В диалоговия прозорец Запиши като намерете папката, в която искате да запишете файла, въведете име на файла в полето Име на файл и след това щракнете върху Запиши.

  • .ACCDT    Това е разширението на име на файл за шаблони на бази данни на Access.

  • .accdr    .accdr файлът е ново разширение на име на файл, което дава възможност за отваряне на база данни в режим на изпълнение. Чрез промяна на разширението на името на файла на база данни от .accdb на .accdr, можете да създадете "заключена" версия на базата данни на Office Access 2007. Можете да промените името на разширението на файла обратно на .accdb, за да възстановите пълната функционалност.

  • .mdw   Информационните файлове за работни групи съхраняват информация за защитени бази данни. Не са направени никакви промени във файловия формат .mdw за Office Access 2007. Мениджърът на работна група на Office Access 2007 създава .mdw файлове, които са идентични на тези, създадени от Access 2000 до Access 2003. .mdw файловете, създадени в тези по-стари версии, могат да се използват от базите данни в Office Access 2007.

    Забележка: Можете да използвате Office Access 2007, за да отворите база данни от по-стара версия, която е била защитена с помощта на защитата на ниво потребител. Обаче защита на ниво потребител не съществува в базите данни на Office Access 2007. Няма команда на лентата (част от Потребителски интерфейс Microsoft Office Fluent), с която да стартирате мениджъра на работна група, но все пак можете да го стартирате в Office Access 2007 с помощта на командата DoCmd.RunCommandacCmdWorkgroupAdministrator във VBA код или като създадете макрос на Access, която съдържа действието RunCommand с аргумент Command за WorkgroupAdministrator.

  • .laccdb    Когато отворите база данни на Office Access 2007, заключването на файлове се контролира от заключващ файл с разширение на име на файл .laccdb. .Laccdb файлът отговаря на .ldb заключващ файл, който се създава, когато отворите файл на Access (.mdb) от по-стара версия. Типът на заключващия файл, който се създава, зависи от типа на файла на базата данни, която е отворена, а не от това коя версия на Access използвате. Например ако отворите файла Db1.mdb, Access създава и отваря файл с име Db1.ldb. За разлика от това, ако отворите файла Db1.accdb, Access създава и отваря файл с име Db1.laccdb. Заключващите файлове се изтриват автоматично, когато всички потребители затворят базата данни.

    Ако отделни заключващите файлове се запазват както за файлове на Office Access 2007, така и за файлове, които са създадени в по-стари версии на Access, е възможно да имате отворени едновременно бази данни Db1.mdb и Db1.accdb в Office Access 2007, без да се създадат конфликти в заключващите файлове. Това е така, защото се създават два различни заключващи файла (.ldb и .laccdb). Също така е възможно един потребител да отвори .mdb файла в Office Access 2007, докато друг потребител го е отворил в по-стара версия на Access. В този случай и двете сесии използват един и същ заключващ файл .ldb.

Най-горе на страницата

Свързани таблици

Можете да свържете една таблица от по-ранен файлов формат на Access с база данни в по-нова версия на Access, но не можете да свържете таблица от по-нова версия на Access с база данни от по-ранна версия на Access. Например можете да направите връзка от база данни .accdb към таблици в друга база данни .accdb или към таблици в база данни .mdb. Не можете обаче да направите връзка от база данни .mdb към таблици в база данни .accdb.

Репликация

Репликацията не се поддържа от файловия формат на Office Access 2007. Можете да използвате Office Access 2007, за да реплицирате една база данни, която е създадена в по-стария файлов формат, но не и такава, създадена във формата на Office Access 2007.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×