Вмъкване на полета в циркулярен документ

Вмъкване на полета в циркулярен документ

Когато започнете да подготвяте циркулярни имейли, обединяване за етикети или обединяване за писма и да свързвате документа към вашия пощенски списък, можете да добавяте полета за циркулярни документи за да персонализирате допълнително съдържанието. Полетата в циркулярните документи идват от заглавията на колоните в пощенския списък (наричан още "източник на данни"). Ето пример как полетата от един пощенски списък на Excel се виждат във вашия циркулярен документ.

Данни, поставени в полетата за циркулярни документи

Полетата, които вмъквате в циркулярни документи, извличат информацията от пощенския ви списък, за да бъде персонализиран всеки плик, имейл съобщение, етикет или писмо.

За да ви спести работата по попълване на всяко поле във вашия документ, Word съдържа инструментите "Адресен блок" и "Ред за поздрав", които добавят всички полета, необходими за поздрав или за адресиране, така че не е необходимо да добавяте тези полета едно по едно.

Добавяне на адресен блок

За да добавите лесно адресен блок към писмо, плик или етикет, използвайте инструмента Адресен блок.

  1. Щракнете в документа там, където искате да добавите адресния блок.

  2. Изберете Адресен блок.

Вмъкване на полето за циркулярен документ ''Адресен блок''

Забележка: Ако командата Адресен блок е сива, щракнете върху Избор на получатели и изберете вида пощенски списък, който използвате – Контакти на Outlook, Електронна таблица на Excel или .mdb файл, който сте създали по-рано в Word. Ако още нямате пощенския списък, щракнете върху Въвеждане на нов списък, за да създадете свой списък в Word.

Word ви дава опции за правене на името на адреса по-официално или по-неофициално.

Съвет: За да направите пощенските етикети с единична разредка, изберете полето "Адресен блок", щракнете върху Оформление на страница (Word 2013) или Оформление (Word 2016) и въведете 0 в полетата Преди и След в Разредка.

Разредка на абзац

За да сте сигурни, че адресите в електронната таблица на Excel ще се получат правилно в обединяването, вж. Форматиране на числа, дати и други стойности в циркулярни документи.

Добавяне на ред за поздрав

За да добавите стандартен поздрав към имейл съобщение или към писмо, използвайте инструмента Ред за поздрав.

  1. Щракнете на мястото във вашия документ, където искате да добавите поздрава.

  2. Изберете Ред за поздрав.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Ред за поздрав" като осветена.

    Забележка:  Ако командата Ред за поздрав е в сиво, щракнете върху Избор на получатели и изберете вида пощенски списък, който използвате – Контакти на Outlook, Електронна таблица на Excel или .mdb файл, който сте създали по-рано в Word. Ако още нямате пощенския списък, щракнете върху Въвеждане на нов списък, за да създадете свой списък в Word.

  3. Изберете стила на име, който искате да използвате, и задайте останалите опции.

    Опции за "Ред за поздрав"

    Съвет:  За да е сигурно, че Word ще намери имената и адресите в списъка ви, щракнете върху Съгласуване на полета. Проверете дали желаните от вас полета се появяват в списъка. Ако дадено поле, което желаете, гласи Несъгласувани, щракнете върху падащия списък за това поле и след това щракнете върху името на колоната, която отговаря на тази колона в списъка ви.

  4. За да се уверите, че полето е форматирано по начина, по който искате, осветете цялото поле, включително маркерите във всеки край.

    Полето "Ред за поздрав" в циркулярен документ

  5. Щракнете върху "Начало" и след това проверете шрифта и размера на шрифта.

    Групата "Шрифт" в раздела "Начало"

  6. Щракнете върху Редова разредка, за да проверите дали редовата разредка отговаря на разредката в останалата част на документа ви.

    "Редова разредка" в раздела "Начало"

След като добавите полетата, които искате да обедините, въведете информацията, която искате да е еднаква във всяко писмо, имейл съобщение, плик или етикет, които създавате с това обединяване.

Добавяне на отделни полета за обединяване

Ако искате да добавите към даден документ информация от пощенския ви списък, може да добавяте полетата за обединяване едно по едно.

  1. Щракнете в документа там, където искате да добавите променливото поле.

  2. Щракнете върху стрелката за падащ списък до Вмъкване на променливо поле, след което щракнете върху името на полето.

    Менюто "Вмъкване на поле за обединяване" на наличните полета

  3. Ако не виждате в списъка името на вашето поле, щракнете върху бутона Вмъкване на променливо поле.

    Бутон "Вмъкване на поле за обединяване"

  4. Щракнете върху Полета от бази данни, за да видите списъка с полетата, които са в източника ви на данни.

  5. Забележка: Ако не виждате полетата от вашия източник на данни, проверете дали вашият документ е свързан към правилния източник на данни. Изберете Редактиране на списъка с получатели и се уверете се, че полето Източник на данни съответства на източника, който имате намерение да използвате.

  6. Изберете Вмъкни.

Забележка: Ако някои от числата, валутите или датите не са форматирани правилно, за помощ вж. Форматиране на числа, дати и други полета в циркулярни документи.

Използване на специални променливи полета

Когато създавате писмо или имейл до всички ваши клиенти и искате съобщението да съдържа различна информация в зависимост от различните стойности в определени полета на вашия източник на данни, може да използвате правило за попълване на тези полета. Някои фактури например може да съдържат думите "Просрочена", ако е минал крайният срок за дължимата сума.

За да зададете правило и усъвършенствано поле, в Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Правила и изберете желания тип поле, който искате да добавите.

Бутонът ''Правила'' за отваряне на менюто за правила

За повече информация как да използвате правила за циркулярни документи вж. Задаване на правила за циркулярни документи

За пълните стъпки при изготвяне на циркулярни документи вж. Използване на циркулярни документи в Word за обединяване на имейли, Използване на циркулярни документи за създаване на етикети или Използване на циркулярни документи за персонализиране на писма.

Добавяне на дата или час

За да вмъкнете текущата дата и/или час във вашия документ, отидете в раздела Вмъкване от лентата и изберете Дата и час от групата Текст. В диалоговия прозорец Дата и час изберете формат, който отговаря на това, което искате да вмъкнете. Щракнете върху OK, за да вмъкнете вашия избор.

Съвет: Ако искате текущите дата и час да се актуализират автоматично всеки път, когато в бъдеще отворите този документ, изберете квадратчето за отметка Актуализирай автоматично, преди да щракнете върху OK.

Вж. също

Имате въпрос за циркулярните документи в Word, на който не сме отговорили тук?

Публикувайте въпрос в Общността за отговори за Word

Помогнете ни да подобрим Word

Имате предложения как можем да подобрим Word? Ако е така, посетете UserVoice за Word и споделете с нас!

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×