Преминаване към основното съдържание
Въведение в Access

Първи стъпки в базите данни

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Бази данни и уеб приложения може да доведе до големия бизнес предимства. Проект на база данни е много важно за постигане на целите си, дали искате да управлявате информация за служители, предоставят седмични отчети срещу данни или проследяване на поръчките на клиентите. Инвестира време да се разбере структурата на базата данни ще ви помогне да компилация бази данни, които работят право за първи път и че обхване променящи се нужди.

Важно: Уеб приложения на Access са различни от настолни бази данни. В тази статия не се обсъжда уеб приложение дизайн.

Понятия и термини

Да започнем с някои основни понятия и концепции за обучение. За да проектирате полезна база данни, създавате таблици, които се фокусират на една тема. В таблиците можете да заснемете всички данни, необходими за тази тема в полетата, които имат най-малката възможна единица от данни.

Релационни бази данни

База данни, в която е разделен данни в таблици, които са нещо като електронни таблици. Всяка таблица има само една тема, като например клиенти (една таблица) или продукти (друга таблица).

Записи и полета

Място за съхранение за отделни данни в таблица. Редове (или записи) се съхранява всяка точка от уникални данни, като например името на клиента. Колони (или полета) извличане на информация, заснето за всяка точка от данни в най-малката възможна единица – собствено име може да е една колона и фамилно име може да бъде друг.

Първичен ключ

Стойност, която гарантира, че всеки запис е уникална. Например може да има две клиенти със същото име, Надежда Маринова. Но единия от записите, Надежда Маринова има номер 12 като неин първичен ключ и другата има първичен ключ на 58.

Връзки родител-наследник

Често срещани релации между таблиците. Например един клиент може да има множество поръчки. Родителски таблици са първични ключове. Дъщерни таблици имат външни ключове, които са стойности от първичния ключ, които ви показват как дете таблица записи са свързани с родителската таблица. Тези клавиши са свързани с релация.

Какво представлява добрият проект на база данни?

Две принципи са основни за проектиране на добра база данни:

  • Избягвайте дублирана информация (наричани излишни данни). Той заема място и увеличава вероятността от грешки.

  • Гарантира, че данните са верни и пълни. Непълна или погрешна информация преминава в заявки и отчети и в крайна сметка може да доведе до погрешно решения.

За да помогне с тези въпроси:

  • Деление на база данни на информация в тематично базирани таблици с тесен фокус. Избягвайте дублирането на информация в няколко таблици. (Например имена на клиенти трябва да отидат в само една таблица.)

  • Съединяване на таблици, заедно с помощта на клавиши вместо дублирането на данни.

  • Включва процеси, които поддържат и да се гарантира точността и целостта на информация за базата данни.

  • Проектирайте вашата база данни с обработка на данни и докладване нужди предвид.

За да подобрите дългосрочни полезността на вашите бази данни, изпълнете стъпките пет проектиране:

Стъпка 1: Определяне на предназначението на вашата база данни

Преди да започнете, има цел за вашата база данни.

За да запазите вашия дизайн се фокусира, обобщаване на предназначението на базата данни и се отнасят към резюмето често. Ако искате малка база данни за начало базирани бизнес, например, можете да напишете нещо просто, като, "клиентска база данни поддържа списък с информация за клиента за изработване на пощенски съобщения и отчети." За база данни на предприятието може да се наложи няколко абзаца да опишете кога и как хората в различни роли, ще използва базата данни и нейните данни. Създаване на команда за конкретни и подробни задача да препраща към през процеса на проектиране.

Стъпка 2: Намиране и организиране на необходимата информация

Събиране на всички от типовете информация, които искате да запишете като имената на продукти и номера на реда.

Започнете с вашите съществуващи данни и методи за проследяване. Например може би който в момента записва поръчките за покупка в книга или да поддържате информацията за клиента на хартиени формуляри. Използвайте тези източници, за да поставите информацията, която в момента заснемане (например, всички полета на вашите формуляри). Където в момента не вземате важна информация, помислете за дискретно каква информация трябва. Всеки тип отделни данни става поле във вашата база данни.

Не се притеснявайте, ще направите списъка с първия идеалната – можете да го настройвате във времето. Но Помислете за всички хора, които използват тази информация и го помолете за идеите си.

След това помислете за това, което искате от базата данни и типовете отчети или пощенски съобщения, който искате да произведете. След това Уверете се, че сте снемане информацията, трябва да отговарят на тези цели. Например ако искате отчет, който показва продажбите по регион, трябва да отчетете данни за продажби на регионалните ниво. Опитайте да скица на отчет с актуална информация, както бихте искали да го виждат. След това списък на данните, които трябва да създадете отчета. Направете същото за пощенски съобщения или други резултати от базата данни.

Пример

Да предположим, че дадат на потребителите възможност да се включите към (или извън) периодични имейли с актуализации и искате да отпечатате списък на тези, които са се включили. Трябва да изпратите имейл колона в таблицата клиент с допустимите стойности от "да" и не.

За онези, които желаят да получавате имейли трябва имейл адрес, който също изисква поле. Ако искате да включите правилното приветствие (например г-н, г-г), съдържа поздрав поле. Ако искате да адрес клиенти по собствено име в имейли, добавете полето за собствено име.

Съвет: Не забравяйте да се прекъсне всяка част от информацията в нейните най-малкото полезна част, като например собствено име и фамилно име за таблица "клиенти". Като цяло ако искате да сортирате, търсене, изчисляване или отчет на базата на елемент от информация (например фамилно име на клиент), трябва да поставите този елемент в неговото собствено поле.

Стъпка 3: Деление на информация в таблици

Разделете си информационните елементи в големи обекти или теми, като например продукти, клиенти и поръчки. Всяка тема става таблица.

След като сте вашия списък с необходимата информация, можете да определите основните обекти (или предмети) трябва да организирате данните си. Избягвайте дублирането на данни през обекти. Например предварителен списък за база данни за продажби на продукт може да изглежда така:

Екранна снимка на информационните елементи, групирани по предмет

Основни обекти са: клиенти, доставчици, продукти и поръчки. И така започват с тези четири таблици: една за факти за клиенти, по една за факти за доставчици и т.н. Това може да не е вашия окончателен проект, но е добра отправна точка.

Забележка: Най-добрите бази данни съдържат няколко таблици. Избягване на изкушението да поставите всички ваши данни в една таблица. Това води до дублирани информация, по-голям размер на базата данни и повишена грешки. Проектиране, за да запишете всеки факт само веднъж. Ако се почувствате повтаряща се информация, като например адреса на доставчика, голямо вашата база данни, за да поставите тази информация в отделна таблица.

За да разберете защо още таблици са по-добре от по-малко, Разгледайте таблицата е показано тук:

Екран фрагмента от данни, продукти и доставчици

Всеки ред съдържа информация за продукта и неговия доставчик. Тъй като може да имате много продукти от един и същи доставчик, трябва да се повтаря много пъти доставчик името и адреса информация. Това заема място на диска. Вместо това запишете информацията за доставчика само веднъж в отделна доставчици таблица и след това да свържете тази таблица към таблицата "продукти".

Вторият проблем с този дизайн е очевидно, когато трябва да промените информацията за доставчика. Да предположим, че трябва да промените адреса на доставчика. Тъй като тя се появи на много места, може да случайно променя адреса на едно място, но забравите да го промените в другите. Записване на доставчика адрес в само на едно място решава този проблем.

И накрая да предположим, че има само един продукт, предоставена от Coho Winery, и искате да изтриете продукта, но запазва доставчик името и адреса информация. С този дизайн как да изтриете записа на продукта без загуба на информация за доставчика? Не можете да. Тъй като всеки запис съдържа факти за продукт освен факти за доставчик, е невъзможно да изтриете един без да изтриете другия. За да запазите тези факти отделен, разделен на тази таблица две: първата за информация за продукта а вторият за доставчика информация. След това, когато изтриете запис на продукт, изтривате само факти за продукта – не факти за доставчика.

Стъпка 4: Форматиране на информационните елементи в колони

Решете каква информация трябва да съхранявате във всяка таблица. Тези отделни блока данни стават полета в таблицата. Например таблица на служители може да включва полета като фамилно име, собствено име и наемете дата.

След като сте избрали темата за таблица на база данни, колоните в тази таблица трябва да съхранявате само факти за този една тема. Например, продукт таблица трябва да съхранявате факти само за продуктите – не за техните доставчици.

За да решите каква информация да проследите в таблицата, използвайте списъка сте създали по-рано. Например, може да включват таблица "клиенти": собствено име, фамилно име, адрес, изпрати имейл, поздрава и имейл адрес. Всеки запис (клиент) в таблицата съдържа същия набор от колони, за да съхранявате точно същата информация за всеки клиент.

Създайте вашия първи списък и след това прегледайте и я прецизирате. Не забравяйте да се разделят информация най-малко възможни полета. Например, ако вашият първоначален списък има адрес като поле, се разделят, адрес на улица, град, държава и пощенски код – или ако вашите клиенти са глобални, в полетата за още повече. По този начин, например, можете да направите пощенски съобщения в правилен формат или отчет за поръчки по щат.

След като сте уточнен колоните с данни във всяка таблица, сте готови да изберете всяка таблица първичен ключ.

Стъпка 5: Задайте първични ключове

Изберете всяка таблица първичен ключ. Първичен ключ, като например ИД на продукта или ИД на поръчка, уникално идентифицира всеки запис. Ако нямате очевидна, уникален идентификатор, използвайте Access, за да създаде такъв вместо вас.

Имате нужда от начин да се идентифицират еднозначно всеки ред във всяка таблица. Не забравяйте по-рано например, където два клиенти имат същото име? Тъй като те споделят име, имате нужда от начин да се идентифицират поотделно всеки от тях.

Така че всяка таблица трябва да включва колона (или набор от колони), който идентифицира всеки ред. Това се нарича първичен ключ и често е уникален номер, например ИД номер на служител или пореден номер. Access използва първични ключове да бързо да асоциирате данни от множество таблици и да обедини данните за вас.

Понякога първичния ключ се състои от две или повече полета. Например таблица на подробна информация за поръчката, която съхранява конкретни елементи за поръчки може да използвате две колони в неговия първичен ключ: ИД на поръчка и ИД на продукта. Когато първичен ключ използва повече от една колона, тя се нарича комбиниран ключ.

Фрагмент на екрана за продукти

Ако вече имате уникален идентификатор за информацията в таблица, като например продукт номера, който еднозначно идентифицира всеки продукт във вашия каталог, използвайте това, но само ако стойностите отговарят на тези правила за първични ключове:

  • Идентификатор винаги ще са различни за всеки запис. Дублиращи се стойности не са разрешени в първичен ключ.

  • Винаги е стойност за елемента. Всеки запис във вашата таблица трябва да има първичен ключ. Ако използвате няколко колони, за да създадете ключ (например част семейството и номер на част), и двете стойности трябва винаги да присъства.

  • Първичният ключ е стойност, която не се променя. Тъй като ключовете са адресирани от други таблици, всяка промяна на първичен ключ в една таблица означава промени в него навсякъде има препратки. Чести промени увеличава риска от грешки.

Ако нямате очевидна идентификатор, използвайте произволно, уникален номер като първичен ключ. Например бихте могли да зададете всяка поръчка уникален пореден номер за единствено за идентифициране на реда.

Съвет: За да създадете уникален номер като първичен ключ, Добавяне на колона с помощта на типа на данните с автоматично номериране. Типа на данните с автоматично номериране автоматично присвоява уникален, числова стойност за всеки запис. Този тип на идентификатор съдържа няма фактическа информация, описваща ред, то представлява. Това е идеална за използване като първичен ключ, защото числата не се променят – за разлика от първичен ключ, който съдържа факти за ред, като например телефонен номер или име на клиент.

Искате още информация?

Указания за именуване на полета, контроли и обекти

Въведение в таблиците

Обучение за Excel

Обучение за Outlook

Бази данни за най-добри започнете с добър структурни дизайн. В това видео ще научите какви базата данни е по-конкретно, РЕЛАЦИОННА база данни, които можете да създадете с Access. Ще научите как да организирате вашата база данни с таблици и как да създадете релация между таблиците с КЛАВИШИ.

И така какво е база данни, все пак? Най-широка, по база данни е всяко организирано събиране на данни. Вашия готварски книги са всички бази данни и така е този прост списък на имена и телефонни номера в Excel.

Следващият въпрос е: "какво прави база данни на Access различни? Защо трябва да го използвам?" Отговорът е РЕЛАЦИОННИ структура на таблица, а Ето какво означава.

Данните се организират в таблици. Тези таблици са свързани помежду си чрез СПОДЕЛЕНИ ПОЛЕТА, наречени КЛАВИШИ.

Клавиши правите две неща. Първо те присвояване на стойността на някаква за всеки ред в таблица. Можете да видите, че д Baxley има стойност "1", възложени на името му и Борислав бяло има стойност на "2", възложени на името й.

Клавиши също да свържете вашите таблици заедно като споделите стойности между ПОЛЕТАТА. Например можете да видите, че стойността на ключа на д се споделя с два телефонни номера и че прави тези телефонни номера му. Можете също да видите това Наоми Бартън ключ се споделят три пъти и тези телефонни номера принадлежи към нея.

Сега вашата база данни съдържа два вида клавиши. Основните стойности произлизат това поле и те сте споделили в това поле, полето местоназначение. Полето произход се нарича ПЪРВИЧЕН ключ и полето местоназначение се нарича външен ключ. Но просто като полетата там не ги свържете. Можете да направите това чрез създаване на релация между таблиците.

Може би си мислите, "задръжте за секунда, това изглежда като много работа. Защо трябва да направя това?" Голям въпрос. Първо място за съхранение е по-ефективно. Виждате ли колко често имена се повтарят тук?

В Релационната структура въведете-голямата част от вашите данни само веднъж. Това може да запишете много място. Релационни структури също подобряване на точността, когато въвеждате данни повече от веднъж, можете да стартирате риска от грешки.

Като пример вижте какво се случва, ако объркате правописа Наоми Бартън име. Телефонен номер, че става по-трудно да намерите и никога не може да откриете грешката. Тъй като въведете-голямата част от вашите данни само веднъж в релационни структура, можете да намалите вероятността от грешка. И, ако допуснете грешка, трябва само да го оправя на едно място.

Релационни структури също са един чудесен начин да заснемете транзакции. В зависимост от вашата база данни една транзакция може да укажете кои ученици са в кои класни стаи, какви продажби е извършено или кой ви заема вашата книга да.

Сега вече знаете първите три основни стъпки в проект на база данни. Първа стъпка е да заснемете всички данни, които трябва да се съхранява. В този пример ние необходими клиент имена, телефонни номера и начин да категоризирате тези номера.

Втора стъпка е да се идентифицират всички данни, вие може да се повтаря. Като имената на клиентите в този пример.

И накрая стъпка три е да организирате тези данни в своя таблица.

Но можете забелязват повтарящи се данни в полето тип? Добър улов. Наистина може да прекъснете тези данни в таблица. Но тъй като това са само няколко стойности, по-добре е да създадете списък на търсене, който е просто кратко изписване-списък със стойности.

Използване на таблици и клавиши за създаване на релационната структура е основна стъпка в проект на добра база данни. При релационна база данни в Access можете да спестите време, да спестите пространство, да намалите грешка и да заснемете транзакции около си важни части от данните, така че да можете да работите по-ефективно.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×