Видеоклип: Преместване на данни от Excel в Access

Нова задача

Имате ли списък с контакти или наличности в Excel, който става все по-труден за управление? Може би е време да го преместите в Access, който предоставя по-добри инструменти за управление на голям брой данни. Гледайте този видеоклип, за да видите как се извършва проста операция на импортиране в Access.

Забележка :  В този видеоклип не се разглежда импортирането на данни в уеб бази данни. За повече информация за уеб базите данни вж. статията Създаване на база данни за споделяне в уеб.

Във видеоклипа

Подготовка на данните в Excel

Важно :  Ако следващите инструкции изискват от вас да направите промени във вашия работен лист, направете архивно копие на работната книга или работния лист, преди да продължите.

  • Ако данните в работния лист на Excel са разделени от празни редове или колони, обединете ги, доколкото е възможно, в един списък. С празните клетки няма проблеми, но се опитайте да избегнете цели празни редове или колони в данните, които искате да преместите.

  • Доколкото е възможно, подредете данните така, че всяка колона да съдържа един и същ тип данни, например само числови данни или само текст. Ако в дадена колона са смесени няколко типа данни, се опитайте да поставите поне по веднъж всеки тип в първите осем реда с данни. Това ще помогне на Access да определи кой е най-добрият тип данни за тази колона и ще спомогне за предотвратяването на грешки при импортирането.

  • Access използва името на раздела в работния лист като име на таблицата. Ако например работният лист се казва Лист1, импортираната таблица в Access също ще се казва Лист1. Ако искате да дадете на таблицата по-смислено име, преди да преместите данните, преименувайте работния лист по следния начин:

    • Щракнете двукратно върху раздела на работния лист (в долната му част), въведете желаното име и след това натиснете ENTER.

Преместване на данните в Access

  1. В Excel изберете данните, които искате да преместите в Access, включително заглавията на колоните (ако има такива).

  2. Щракнете с десния бутон върху избраните данни и после щракнете върху Копирай.

  3. В Access отворете съществуваща база данни или създайте нова.

    Ако създавате нова база данни, Access показва празна таблица. Затворете тази таблица, без да я записвате.

  4. Ако навигационният екран не се вижда, натиснете F11, за да го покажете.

  5. Щракнете с десния бутон на произволно място в навигационния екран и след това щракнете върху Постави.

    Access показва диалогов прозорец с въпрос дали в данните ви се съдържат заглавия на колони.

  6. Ако данните, които сте копирали, включват заглавия на колони, щракнете върху Да. В противен случай щракнете върху Не.

    Ако всичко е наред, Access показва съобщение, че обектът е импортиран успешно.

  7. Щракнете върху OK, за да продължите.

Access показва новата таблица в навигационния екран. Щракнете двукратно върху новата таблица, за да проверите дали данните са импортирани правилно.

Коригиране на грешки при импортиране

Ако по време на операцията по импортиране възникнат някакви проблеми, Access създава таблица Грешки_импортиране, която съдържа описания на грешките. За да ги видите, щракнете двукратно върху таблицата Грешки_импортиране. Ако има много грешки, е възможно да поискате да изтриете импортираната таблица, да коригирате проблемите в работния лист на Excel и да изпробвате отново процедурата по копиране/поставяне. Ако има само няколко грешки, вероятно ще предпочетете да ги коригирате ръчно в Access. След като коригирате всички проблеми, можете да изтриете таблицата Грешки_импортиране.

Задаване на типове данни на полетата

Ако разберете, че не можете да въведете желания тип данни в таблицата на Access, е възможно да се наложи да промените типа на данните на полето.

За да определите типа на данните на поле, изберете стойност в полето и след това в раздела Полета, в групата Форматиране погледнете в полето Тип на данните. Ако типът на данните е например Число, Access няма да ви позволи да въведете никакви букви в полето, като например 166A.

Променяне на типа на данните на поле

Предупреждение :  В някои случаи промяната на типа на данните на поле може да доведе до загуба на данни. Направете архивно копие на .accdb файла (или на самата таблица), преди да промените типа на данните на поле.

  1. Щракнете върху клетката, която искате да промените.

  2. В раздела Полета, в групата Форматиране изберете нов тип на данните от списъка Тип на данните.

    Access показва предупреждение.

  3. Ако имате архивно копие на вашите данни и сте сигурни, че искате да продължите, щракнете върху Да.

  4. Запишете таблицата.

Добавяне на първичен ключ

За да предотвратите дублиране на записи и да улесните създаването на релации между таблиците, ви препоръчваме да добавите поле за първичен ключ към новата таблица. Използвайте следната процедура.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата и след това щракнете върху Режим на проектиране.

  2. В първата празна клетка на колоната Име на полето въведете "ИД".

  3. В колоната Тип на данните изберете Автономериране.

  1. Докато новият ред с "ИД" е все още избран, в раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Първичен ключ.

  2. Запишете и затворете таблицата.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×