Архивиране на данни на Access

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да запазите данните си организирани чрез периодично архивиране на стари или неактивни записи. Например можете да използвате Access за управление на библиотека с материали за четене. Може да имате таблица, която проследява кредитиране транзакции, с полето, съдържащо датата е заета елемента и полето, съдържащо датата е върнат. Може би вашите правила за задържане на записи е да архивирате кредитиране транзакция записва една година след връщане на елемента и да записите след две години.

Можете да архивирате всички таблици в база данни, определени таблици или само определени записи – например записи, които са по-стари от определена дата. Тази тема обяснява как да архивирате данни.

В тази статия

Общ преглед

Периодично преместване на записи в таблица на Архив

Периодично заместване на таблица

Периодично да заместите всички таблици

Общ преглед

Трябва да имате предвид, архивиране на данни, когато имате данни, които не планирате да използвате повече и искате да запазите данните удобен, в случай че имате нужда от него. Може да имат политика, която води плановете ви архивиране, като например на правила за съхранение на данните.

Архивиране се използва често за съхраняване на данни на базата на условие за датите, например в края на месеца пристигащи.

Начини за архивиране на данни

Следващата таблица описва начини за архивиране на данни, когато трябва да използвате всеки метод и други съображения.

Метод

Описание

Използване, когато...

Други съображения

Периодично преместване на записи в таблица на Архив

Периодично можете да изпълните заявка, която избира данните, който искате да архивирате и добавя данните към таблица на архив. След това можете да изпълните заявка, която избира едни и същи данни (от първоначалната таблица) и го изтрива.

Някои от записите в таблица отговарят на условието, които използвате, за да определите дали да архивирате.

Пример: искате да архивирате библиотека транзакции (извличания), ако отметнато в дата е най-малко една година.

  • Да се наложи да заобиколите цялост на връзките, особено ако записите, които искате да архивирате са от една страна на релация "един към много".

  • Ако трябва да използвате параметри в заявки на, трябва да създадете формуляр да се обработва параметри. В противен случай можете риск загуба на данни.

Периодично заместване на таблица

Периодично Направете копие архив на конкретна таблица и след това заменят с нова, празна копие.

Всички записи в таблица отговарят на условието, които използвате, за да определите дали да архивирате.

Пример: имате таблица, която съхранява ежедневен температура крайни стойности. Всяка година, архивиране на таблицата и да започнете наново с празен един.

  • Да се наложи да заобиколите целостта на връзките.

Периодично да заместите всички таблици

Започнете с разделяне на база данни (база данни, състояща се от: сървърна база данни файл, съдържащ всички таблици; и клиентската база данни файл, който съдържа всички други обекти на бази данни). Периодично можете да създадете копие архив на сървърна база данни и след това да заместите сървърната база данни с нова, празна.

Всички записи в повечето от таблиците във вашата база данни отговарят на условието, използвайте, за да определите дали да архивирате.

Пример: вашата база данни се състои от няколко таблици с различни видове метеорологични данни. Всяка година, можете да архивирате всички таблици.

  • Ако имате всички таблици за справки (таблици), който използвате за съхраняване на стойности за търсене, като например пощенски кодове или отдели), може да се наложи да импортирате данните си в новата сървърна база данни.

  • Не можете да използвате макрос за този метод. Вие трябва да ръчно архивиране на базата данни.

Работа около целостта на връзките

Ако записите, които искате да архивирате са свързани към записи в други таблици, трябва да заобиколите релацията. Ако записите, които искате да архивирате са "подчинени" записи (те са от страната "много" на релация "един към много"), вероятно безопасно можете да ги архивирате без значение. Ако записите, които искате да архивирате са "parent" записи (те са от страната "един" на релация "един към много"), когато ги архивирате "детето" им свързани записи май:

  • Не можете да изтривате записи "parent". Това може да предизвика проблеми, ако вие вече имате добавят "parent" записи към Архив таблица.

    - или -

  • Стават "висящи редове" – записи, които принадлежат на "parent", което не съществува. Това може да предизвика проблеми с целостта на данните и различни функционалност във вашата база данни, която използва "редове" записи.

За отчитане на целостта на връзките, изпълнете следните стъпки:

  1. Можете да определите какво "детето" записи принадлежи към записите, които искате да архивирате. Например ако искам да архивирате записи на активите, които мога да дадете в моята библиотека, аз първо да определите дали има всички транзакции отворени на тези активи, например дали активите са извлечени, но не се връща.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако "детето" записите винаги могат да бъдат безопасно изтрити, се уверете, че връзката прилага тези целостта на връзките с каскадно изтриване. Това гарантира, че всички свързани "наследник" записите ще бъдат изтрити.

    • Ако "наследник" записите винаги не могат да бъдат безопасно изтрити, помислете за архивиране на всички таблици в базата данни.

    • Създаване на заявка, който избира "parent" записи, които не са "подчинени" записи. След това използвайте тази първата заявка за създаване на заявки на Архив (вижте раздела периодично да премествате записи в Архив таблица), вместо да използвате "parent" таблица.

      Съвет: Можете да използвате съветника за заявки, за да намерите записи без съответствия. За повече информация вижте статията Сравняване на две таблици и търсене на записи без съответствия.

Най-горе на страницата

Периодично преместване на записи в таблица на Архив

Първо можете да направите празни копие на таблицата, съдържаща записите, които искате да архивирате. Тази нова празна таблица е таблица на архив. След това можете да създадете заявка за добавяне да копирате записи от първоначалната таблица към таблицата архив. След това можете да създадете заявка за изтриване да премахнете архивирани записи от първоначалната таблица. И накрая можете да създадете макрос, който се изпълнява и двете заявки. Когато искате да архивирате записи, можете да изпълните макроса.

Съвет: Можете да прикачите макрос на бутон на формуляр, така че при щракване върху бутона, се изпълнява макроса.

Стъпка 1: Създаване на таблица на Архив

Стъпка 2: Създаване на заявка, която копира данни към вашата таблица Архив

Стъпка 3: Създаване на заявка за изтриване, която премахва едни и същи данни от вашата първоначална таблица

Стъпка 4: Създаване на макрос, който се изпълнява и двете заявки

Стъпка 1: Създаване на таблица на Архив

Ако искате да запазите всички ваши архивирани записи в една таблица, само правите тази стъпка веднъж. Архив на таблица, които създавате в тази стъпка ще съдържа всички ваши архивирани записи.

Ако искате да си стар Архив таблица когато създавате нов, не трябва да изпълните тази стъпка. Можете да използвате заявка за създаване на таблица вместо заявка за добавяне, за да копирате данните в таблица на архив. За да направите това, преминете към стъпка 2.

Ако искате да използвате нова таблица Архив всеки път, този архив и искате да запазите стария Архив таблици, преименувайте таблицата си стар Архив, преди да създадете нов. Ако архивирате въз основа на дата, като се има предвид именуване стар Архив таблиците съгласно диапазон от дати, които представляват.

Забележка: Ако създадете нова таблица Архив всеки път и пази старата, трябва да преименувате стария Архив, преди да изпълните вашите заявки.

  1. В навигационния екран изберете таблицата, която има записи, за да архивирате, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В диалоговия прозорец Постави таблицата като , под Опции за поставянеизберете Структура само.

  3. В полето Име на таблица изтрийте думи Копие на долна черта и думата "архивиране" за добавяне към съществуваща таблица името и след това щракнете върху OK. Например ако първоначалната таблица се нарича транзакции Архив таблицата се нарича Transactions_archive.

    Поставяне на таблицата като

Стъпка 2: Създаване на заявка, която копира данни към вашата таблица Архив

  1. В раздела <ui>Създаване</ui>, в групата <ui>Други</ui> щракнете върху <ui>Проектиране на заявка</ui>.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица , за да добавите таблицата, съдържаща записите, които искате да архивирате. Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица .

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата, която току-що добавихте. Името на таблицата и звездичка се показват в първата колона на мрежата на заявката за проектиране.

    Забележка: Звездичката показва, че заявката трябва да включва всички полета от таблица в изходните данни от заявката. Когато използвате звездичка, ако полета се добавят или премахват от таблицата, изходните данни от заявката регулира.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху полето, което искате да използвате, за да зададете условие, че записите трябва да отговаря на преди да ги архивирате. Например ако транзакции таблицата има поле, наречено отметнато в дата и искате да архивирате всички записи, където тази дата е повече от една година, щракнете двукратно върху отметнато в дата. Полето се появява в следващия празна колона на мрежата на заявката за проектиране.

    Мрежа на заявка за проектиране

    Повторете тази стъпка, ако искате да използвате критерии, с допълнителни полета.

  5. Използвайте реда критерии , за да зададете критерии за полетата, които току-що сте добавили. Например, може да укажете, че отметнато в датата трябва да бъде по-рано от 1 януари 2008 с помощта на израза < #1/1/2008 # в реда критерии .

    Ако вашите критерии за стойности променете всеки път, когато архивирате, трябва да си заявка да пита за въвеждане на данни. За да направите това, използвайте параметър в реда критерии , така че заявката ви пита за въвеждане на данни. За да използвате параметър, използвайте израз, както обикновено ще, но вместо посочена стойност, използвайте кратки въпрос заградено с квадратни скоби. Например можете да използвате израза < [архивирате транзакции завършени преди:], ето така:

    Израз с параметър

    За повече информация относно използването на параметри вижте статията на направите заявка да пита за въвеждане на данни.

    Можете също да използвате реда или за да зададете алтернативни условия. За повече информация относно използването на критерии вижте статията примери на критерии за заявки.

    Съвет: Ако използвате поле за дата, за да зададете критерии, и искате да архивирате всички записи, които са по-стари от текущата дата, въведете < Date() в реда критерии за полето "дата".

  6. Направете едно от следните неща:

    • Ако вече сте създали Архив таблица, ви трябва заявка за добавяне за добавяне на указаната записи към тази таблица.

      1. В раздела Структура, в групата Тип заявка щракнете върху Добавяне.

      2. В диалоговия прозорец Добавяне в полето Име на таблица изберете името на таблицата, архивиране и след това щракнете върху OK.

        Добави към

        В мрежата на заявката за проектиране се показва Редът Добави към .

      3. Изчистете отметката от реда Добави към за всички полета, които сте използвали за задаване на критерии. (Само звездичката трябва да имат стойност за Добавяне към.)

        Редът ''Добави към'' на мрежата на заявка за проектиране

    • Ако не сте създали Архив таблица, трябва за създаване на таблица заявка, за да създадете архив таблица с помощта на определени записи.

      1. В раздела Структура, в групата Тип на заявката щракнете върху Създаване на таблица.

      2. В диалоговия прозорец Създаване на таблица , в полето Име на таблица въведете името на таблицата, архивиране и след това щракнете върху OK.

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 3: Създаване на заявка за изтриване, която премахва едни и същи данни от вашата първоначална таблица

  1. В раздела <ui>Създаване</ui>, в групата <ui>Други</ui> щракнете върху <ui>Проектиране на заявка</ui>.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица , за да добавите таблицата, съдържаща записите, които искате да архивирате. Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица .

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата, която току-що добавихте. В първата колона на мрежата на заявката за проектиране се показва името на таблицата и звездичка.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху една и съща полетата, които сте използвали за задаване на условие в заявка за добавяне.

  5. Използвайте реда критерии , за да зададете критерии за полетата, които току-що сте добавили. За повече информация относно използването на критерии вижте статията примери на критерии за заявки.

    Важно: Ако вашата заявка за добавяне или създаване на таблица използва параметър, така че да вашата заявка за изтриване. Освен това трябва да сте сигурни, че въвеждате една и съща стойност за двете заявки. Ако въведете стойности на различни параметри, може да загубите данни. За да избегнете загуба на данни, помислете за използване на формуляр за събиране на стойностите и да правят заявки въпрос във формуляра за входните стойности. За повече информация вижте статията направите заявка да пита за въвеждане на данни.

  6. В раздела проектиране , в групата Тип заявка щракнете върху Изтрий.

    Изтриване на ред се появява в мрежата на заявката за проектиране.

    Редът ''Изтриване'' в мрежата за проектиране на заявката

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 4: Създаване на макрос, който се изпълнява и двете заявки

  1. В раздела <ui>Създаване</ui>, в групата <ui>Други</ui> щракнете върху <ui>Макрос</ui>. Ако тази команда не е достъпна, щракнете върху стрелката под бутона <ui>Модул</ui> или бутона <ui>Модул на клас</ui> и след това щракнете върху <ui>Макрос</ui>.

  2. В първия ред на мрежата за проектиране на макроси в колоната действие изберете OpenQuery.

    .

  3. В долната част на мрежата, под Аргументи на действия, в полето Име на заявка, изберете (добави или създаване на таблица) заявка, която сте създали в стъпка 2 от падащия списък.

    Влезте с акаунт в Microsoft или служебния акаунт, който използвате с Office 365. Ако не искате да влезете, използвайте еднократна парола, за да прегледате съобщението.

  4. Във втория ред на мрежата за проектиране на макроси в колоната действие изберете OpenQuery.

  5. В долната част на мрежата, под Аргументи на действия, в полето Име на заявка изберете заявка за изтриване от падащия списък.

    Вашият макрос трябва да изглежда приблизително така:

    Съветник за импортиране и експортиране с избрано ''Не импортирай дубликатите''

  6. Натиснете CTRL + S, за да запишете макроса.

    Когато искате да архивирате записи, изпълнете макроса.

Най-горе на страницата

Периодично заместване на таблица

Ако искате винаги да архивирате всички данни в таблица, не е нужно да използвате заявки или макроси. Като алтернатива можете да заместите периодично таблицата с празен копие.

Важно: Ако таблицата, която архивирате е свързана с други таблици, може да се наложи да заобиколите целостта на връзките.

  1. В навигационния екран изберете таблицата, която искате да архивирате, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В диалоговия прозорец Постави таблицата като , под Опции за поставянеизберете Само структуратаи след това щракнете върху OK.

    Достъп до имена копие копие на първоначалното име на таблица.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон първоначалната таблица и след това щракнете върху Преименуване от контекстното меню, което се появява.

    Задайте таблицата име, което показва какво съдържа, например "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. В навигационния екран щракнете с десния бутон празни копие и след това щракнете върху Преименуване от контекстното меню, което се появява.

    Дайте празния копието първоначалното име на таблица.

Най-горе на страницата

Периодично да заместите всички таблици

Ако използвате на разделена база данни, можете периодично да заместите всички таблици чрез заместване на сървърна база данни с празен копие.

Първо подготовката празни копие. Освен ако проект на база данни се промени, можете да използвате повторно това копие всеки път, когато архивирате. След това когато искате да архивирате, който преименувате съществуващ сървърна база данни да посочи, че той е архив и след това запишете празния копие като новата сървърна база данни.

Подготовка на празен копие на сървърна база данни

Импортиране на таблица дефиниции за всички таблици в сървърна база данни.

  1. Създаване на нова, празна база данни. Изтриване на таблица1.

  2. В раздела Външни данни, в групата Импортиране щракнете върху Access.

  3. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни изберете Импортиране на таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули в текущата база даннии след това щракнете върху Преглед.

  4. В диалоговия прозорец Отваряне на файл изберете сървърна база данни. Щракнете върху Отвори да затворите диалоговия прозорец Отваряне на файл и след това щракнете върху OK.

  5. В диалоговия прозорец Импортиране на обекти щракнете върху Опции.

  6. Под Импортиране на таблициизберете Дефиниция само.

  7. В раздела таблици щракнете върху Избери всички, щракнете върху OKи след това щракнете върху Затвори.

След това добавите данни към всички таблици за справки в празния копие. За всяка таблица за справка изпълнете следните стъпки:

  1. Връзка към справочна таблица в съществуваща сървърна база данни.

  2. Създаване на заявка за добавяне, която добавя всички записи от оригиналния в копието.

Заместване на сървърна база данни с празен копие

Първо преименувате съществуващ сървърна база данни да посочи, че сега е архив.

След това отворете празен копието и я запишете с помощта на името на първоначалния сървърна база данни.

  1. Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това посочете Запиши като. Отваря менюто Запиши като .

  2. Под Запиши базата данни в друг форматщракнете върху База данни на Access 2007.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×