Архивиране на данни на Access

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да поддържате вашите бази данни на Microsoft Access организиран и управляеми чрез периодично архивиране на стари или неактивни записи. Можете да архивирате всички таблици в база данни, определени таблици или само определени записи – например записи, които са по-стари от определена дата. Тази тема обяснява как да използвате три различни опции за архивиране на данните във вашата база данни на Access.

В тази статия

Кога трябва да обсъдите архивиране?

Периодично заместване на таблица

Периодично да заместите всички таблици

Периодично преместване на записи в таблица на Архив

Кога трябва да обсъдите архивиране?

Когато база данни на вашия компютър съдържа данни, които не планирате да използвате повече, но вие искате да запазите тези данни, удобен, в случай че имате нужда от него в някакъв момент във времето или да отговарят на правила за съхранение на данните, архивиране е добър начин да се запазят тези данни. Архивиране и често се използва за запазване на данни на базата на условие за датите, като например в края на месеца.

Начини за архивиране на данни

Следващата таблица съдържа методи за архивиране на данни, описание на метода, обяснение на, когато трябва да използвате всеки метод и други конкретни съображения за метода.

Метод

Описание

Използване, когато...

Други съображения

Периодично заместване на таблица

Периодично прави Архив копие на конкретна таблица и замества тази таблица с нова, празна таблица копие.

Всички записи в таблица отговарят на условията, които използвате, за да определите дали да архивирате.

ПРИМЕР: Имате таблица, която съхранява ежедневен температура крайни стойности. Всяка година, архивиране на таблицата и да започнете наново с празен един.

Периодично да заместите всички таблици

Периодично Направете копие архив на сървърна база данни и след това да заместите сървърната база данни с нова, празна. Изисква на разделена база данни (база данни, състояща се от: сървърна база данни файл, съдържащ всички таблици; и клиентската база данни файл, който съдържа всички други обекти на бази данни).

Всички записи в повечето от таблиците в база данни отговарят на условието, използвайте, за да определите дали да архивирате.

ПРИМЕР: Вашата база данни се състои от няколко таблици с различни видове метеорологични данни. Всяка година, можете да архивирате всички таблици.

  • Ако имате всички таблици за справки (таблици), който използвате за съхраняване на стойности за търсене, като например пощенски кодове или отдели), може да се наложи да импортирате тези данни в нова сървърна база данни.

  • Вие трябва да ръчно архивиране на базата данни. Не можете да използвате макрос за този метод.

Периодично преместване на записи в таблица на Архив

Периодично се изпълнява заявка, която избира на записите за архивиране и добавя данните в таблица на архив и след това изпълнение на заявка, за да избира една и съща записи (от първоначалната таблица) и ги изтрийте.

Някои от записите в таблица отговарят на условието, които използвате, за да определите дали да архивирате.

ПРИМЕР: Искате да архивирате библиотека транзакции (извличания), ако отметнато в дата е най-малко една година.

  • Да се наложи да заобиколите цялост на връзките, особено ако записите, които искате да архивирате са от една страна на релация "един към много". За повече информация вижте раздела за работа около целостта на връзките .

Предупреждение:  Ако трябва да използвате параметри в заявки на, трябва да създадете формуляр да се обработва параметри. В противен случай можете риск загуба на данни.

Работа около целостта на връзките

Ако записите, които искате да архивирате са свързани към записи в други таблици, трябва да заобиколите релацията. Ако записите, които искате да архивирате са "подчинени" записи (те са от страната "много" на релация "един към много"), вероятно безопасно можете да ги архивирате без значение. Ако записите, които искате да архивирате са "parent" записи (те са от страната "един" на релация "един към много"), когато ги архивирате "детето" им свързани записи май:

  • Не можете да изтривате записи "parent". Това може да предизвика проблеми, ако вие вече имате добавят "parent" записи към Архив таблица.

    -или-

  • Стават "висящи редове" – записи, които принадлежат на "parent", което не съществува. Това може да предизвика проблеми с целостта на данните и функционалност във вашата база данни, която използва "редове" записи.

За отчитане на целостта на връзките, изпълнете следните стъпки:

  1. Можете да определите какво "детето" записи принадлежи към записите, които искате да архивирате. Например за да архивирате данни за активи, които са заема в библиотека, първо да се определи дали има всички транзакции отворени на тези активи, например дали активите са извлечени, но не се връща.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако "детето" записите винаги могат да бъдат безопасно изтрити, се уверете, че връзката прилага тези целостта на връзките с каскадно изтриване. Това гарантира, че всички свързани "наследник" записите ще бъдат изтрити.

    • Ако "наследник" записите винаги не могат да бъдат безопасно изтрити, помислете за архивиране на всички таблици в базата данни.

    • Създаване на заявка, който избира "parent" записи, които не са "подчинени" записи. След това използвайте тази първата заявка за създаване на заявки на Архив (вижте раздела периодично да премествате записи в Архив таблица), вместо да използвате "parent" таблица.

Най-горе на страницата

Периодично заместване на таблица

Ако искате да архивирате всички данни в таблица, можете периодично да заместите таблицата с празен копие.

Важно: Ако таблицата, която архивирате е свързана с други таблици, може да се наложи да заобиколите целостта на връзките.

  1. В навигационния екран изберете таблиците, които искате да архивирате, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В диалоговия прозорец Постави таблицата като , под Опции за поставянеизберете Само структуратаи след това щракнете върху OK.

Достъп до имена копието с копие на първоначалното име на таблица.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон първоначалната таблица и след това щракнете върху Преименуване от контекстното меню.

Дайте таблицата друго име, за да укажете какво съдържа, например "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон празни копие и след това щракнете върху Преименуване от контекстното меню. Преименувайте го с името на оригиналната таблица.

Най-горе на страницата

Периодично да заместите всички таблици

Ако използвате на разделена база данни, можете периодично да заместите всички таблици чрез заместване на сървърна база данни с празен копие.

За да направите това, първо Подгответе празния копие. Освен ако проектирането на вашата база данни се промени, можете да използвате повторно този празен копие всеки път, когато архивирате. За да архивирате само Преименувай съществуваща сървърна база данни да посочи, че той е архив и запишете празния копие като новата сървърна база данни.

Подготовка на празен копие на сървърна база данни

Първо импортиране на таблица дефиниции за всички таблици в сървърна база данни.

  1. В раздела файл щракнете върху Създай, изберете празна база даннии след това щракнете върху Създай.

  2. Затворете таблица1.

  3. В раздела Външни данни , в групата Импортиране & връзка щракнете върху Access.

  4. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни-база данни на Access изберете Импортиране на таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули в текущата база даннии след това щракнете върху Преглед.

  5. В диалоговия прозорец Отваряне на файл изберете сървърна база данни. Щракнете върху Отвори да затворите диалоговия прозорец Отваряне на файл и след това щракнете върху OK.

  6. В диалоговия прозорец Импортиране на обекти щракнете върху Опции.

  7. Под Импортиране на таблициизберете Дефиниция само.

  8. В раздела таблици щракнете върху Избери всички, щракнете върху OKи след това щракнете върху Затвори.

След това добавите данни към всички таблици за справки в празния копие. За всяка таблица за справка изпълнете следните стъпки:

  1. Връзка към справочна таблица в съществуваща сървърна база данни.

  2. Създаване на заявка за добавяне, която добавя всички записи от оригиналния в копието.

Заместване на сървърна база данни с празен копие

Първо преименувате съществуващ сървърна база данни да посочи, че сега е архив. След това отворете празен копието и я запишете с помощта на името на първоначалния сървърна база данни.

  1. Щракнете върху раздела файл и след това щракнете върху Запиши базата данни като. Може да бъдете подканени да затворите всички отворени обекти; Ако е така, щракнете върху OK. Отваря се диалоговият прозорец Запиши като .

  2. В полето Запиши в (в горната част на диалоговия прозорец Запиши като ) Уверете се, че записвате файла на същото място като първоначалния сървърна база данни.

  3. В полето Име на файл въведете името на първоначалния сървърна база данни.

  4. В полето Запиши като тип изберете База данни на Access (*.accdb).

Най-горе на страницата

Периодично преместване на записи в таблица на Архив

Това е процес от четири стъпки, който изисква правене празни копие на таблицата, съдържаща записите, които искате да архивирате, създаване на заявка за добавяне, за да копирате записите от първоначалната таблица към таблицата Архив, създаване на заявка за изтриване да премахнете архивирани записи от първоначалната таблица и накрая създаване на макрос за изпълнение на двете заявки, които може да се изпълнява, когато искате да архивирате. Този привидно сложен процес може да бъде лесно, ако следвате стъпките в последователността, в която са описани по-долу:

Стъпка 1: Създаване на таблица на Архив

Стъпка 2: Създаване на заявка за добавяне да копирате данни в таблица на Архив

Стъпка 3: Създаване на заявка за изтриване, за да премахнете данни от първоначалната таблица

Стъпка 4: Създаване на макрос за изпълнение и двете за добавяне и изтриване на заявки

Стъпка 1: Създаване на таблица на Архив

За да запазите всички ваши архивирани записи в една таблица, направете тази стъпка веднъж. Архив на таблица, които създавате в тази стъпка ще съдържа всички ваши архивирани записи.

За да изтриете таблицата си стар Архив, когато създавате нова, вместо да прави тази стъпка, можете да използвате заявка за създаване на таблица да копирате данните в таблица на архив. За да направите това, преминете на стъпка 2.

За да използвате нова таблица Архив всеки път, когато архивирате, но да запазите също стар Архив таблици, преименуване на стария Архив таблицата преди създаването на нов. Ако архивирате въз основа на дата, като се има предвид именуване стар Архив таблиците съгласно диапазон от дати, които представляват.

  1. В навигационния екран изберете таблицата, която има записи, за да архивирате, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В полето Име на таблица изтрийте думи Копие на долна черта и думата "архивиране" за добавяне към съществуваща таблица името и след това щракнете върху OK. Например ако първоначалната таблица се нарича транзакции Архив таблицата се нарича Transactions_archive.

    Поставяне на таблицата като

  3. В диалоговия прозорец Постави таблицата като , под Опции за поставянеизберете Структура само.

Стъпка 2: Създаване на заявка за добавяне да копирате данни в таблица на Архив

  1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица , за да добавите таблица със записите, които искате да архивирате и Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица .

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата, която току-що добавихте. Името на таблицата и звездичка се показват в първата колона на мрежата на заявката за проектиране.

    Забележка: Звездичката показва, че заявката трябва да включва всички полета от таблица в изходните данни от заявката. Когато използвате звездичка, ако полета се добавят или премахват от таблицата, изходните данни от заявката регулира.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху полето, което искате да използвате, за да зададете условие, че записите трябва да отговаря на преди да ги архивирате. Например ако вашата транзакции таблица има поле, наречено Отметнато в дата, и искате да архивирате всички записи, където тази дата е повече от една година, щракнете двукратно върху полето и той се появява в следващия празна колона на мрежата на заявката за проектиране.

    Мрежа за проектиране на заявки

    Повторете тази стъпка, ако искате да използвате критерии, с допълнителни полета.

  5. Използвайте реда критерии , за да зададете критерии за полетата, които току-що сте добавили. Например, може да укажете, че отметнато в датата трябва да бъде по-рано от 1 януари 2019 с помощта на израза < #1/1/2019 # в реда критерии .

    Ако вашите критерии за стойности променете всеки път, когато архивирате, трябва да си заявка да пита за въвеждане на данни. За да направите това, използвайте параметър в реда критерии , така че заявката ви пита за въвеждане на данни. За да използвате параметър, използвайте израз, както обикновено ще, но вместо посочена стойност, използвайте кратки въпрос заградено с квадратни скоби. Например можете да използвате израза < [архивирате транзакции завършени преди:], ето така:

    Израз с параметър

    За повече информация относно използването на параметри вижте статията Въведение в заявките.

    Можете също да използвате реда или за да зададете алтернативни условия. За повече информация относно използването на критерии вж. статията Примери на критерии за заявки.

    Съвет: Ако използвате поле за дата, за да зададете критерии, и искате да архивирате всички записи, които са по-стари от текущата дата, въведете <Date() в реда критерии за полето "дата".

  6. Направете едно от следните неща:

    Ако вече сте създали Архив таблица, използвайте заявка за добавяне, за да добавите указания записите в тази таблица:

    1. В раздела Структура, в групата Тип заявка щракнете върху Добавяне.

    2. В диалоговия прозорец Добавяне в полето Име на таблица изберете името на таблицата, архивиране и след това щракнете върху OK.

      Добави към

      В мрежата на заявката за проектиране се показва Редът Добави към .

    3. Изчистете отметката от реда Добави към за всички полета, които сте използвали за задаване на критерии. (Само звездичката трябва да имат стойност за Добавяне към.)

      Ред на мрежата добави към проектиране на заявки

      Ако не сте създали Архив таблица, използвайте заявка за създаване на таблица, за да създадете архив таблица с помощта на зададения записи:

    4. В раздела Структура, в групата Тип на заявката щракнете върху Създаване на таблица.

    5. В диалоговия прозорец Създаване на таблица , в полето Име на таблица въведете името на таблицата, архивиране и след това щракнете върху OK.

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 3: Създаване на заявка за изтриване, за да премахнете данни от първоначалната таблица

  1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица , за да добавите таблицата, съдържаща записите, които искате да архивирате. Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица.

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата, която току-що добавихте. Името на таблицата и звездичка се показват в първата колона на мрежата на заявката за проектиране.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху една и съща полетата, които сте използвали за задаване на условие в заявка за добавяне.

  5. Използвайте реда критерии , за да зададете критерии за полетата, които току-що сте добавили. За повече информация относно използването на критерии вж. статията Примери на критерии за заявки.

    Важно: Ако заявка за добавяне или създаване на таблица използва параметър, гарантира, че вашата заявка за изтриване не го твърде. Също така, не забравяйте, че въвеждате една и съща стойност за двете заявки. Ако въведете стойности на различни параметри, може да загубите данни. За да избегнете загуба на данни, помислете за използване на формуляр за събиране на стойностите и да правят заявки въпрос във формуляра за входните стойности. За повече информация вижте статията Въведение в заявките.

  6. В раздела Проектиране, в групата Тип на заявката щракнете върху Изтриване.

    Изтриване на ред се появява в мрежата на заявката за проектиране.

    Заявка за проектиране на мрежата за изтриване на ред

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 4: Създаване на макрос за изпълнение и двете за добавяне и изтриване на заявки

  1. В раздела Създаване, в групата Макроси и код щракнете върху Макрос.

  2. Щракнете върху падащата стрелка до Добавяне на ново действиеи след това щракнете върху OpenQuery.

    Действието OpenQuery се показва и показва аргументите си.

  3. В полето Име на заявка, изберете (добави или създаване на таблица) заявка, която сте създали в стъпка 2.

  4. Щракнете върху падащата стрелка до Добавяне на ново действиеи след това щракнете върху OpenQuery.

    Действието OpenQuery се показва и показва аргументите си.

  5. В полето Име на заявка изберете заявка за изтриване, който сте създали в стъпка 3.

  6. Натиснете CTRL + S, за да запишете макроса.

    Когато искате да архивирате записи, изпълнете макроса.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×