Автоматично архивиране на по-стари елементи

Автоматично архивиране на по-стари елементи

Имейлите могат да запълнят вашата папка "Входящи" в Outlook бързо – нови съобщения, отговори и препратени писма. Преди да разберете може да се окаже, че вече сте натрупали хиляди съобщения. Можете да държите под контрол вашата папка "Входящи" в Outlook и нейните подпапки като премествате по-старите елементи, които искате да запазите, в архив. Използвайте "Автоархивиране", за да правите това автоматично.

Можете да промените колко често да се изпълнява "Автоархивиране", къде да съхраняват архивираните елементи и колко дълго Outlook да пази елементите преди да ги архивира.

  1. Щракнете върху Файл > Опции > Разширени.

  2. В Автоархивиране щракнете върху Настройки за автоархивиране.

  3. Щракнете върху полето Изпълнявай автоархивиране всеки n дни и определете колко често да се извършва автоархивиране.

  4. Изберете други опции според предпочитанията си, като например да накарате Outlook да изтрива старите елементи, вместо да ги архивира.

    Съвет: "Архивиране" и "Автоархивиране" може да не са достъпни, ако имейл профилът ви се свързва към Exchange Server. Възможно е също вашата организация да има правила за съхранение на поща, които отменят "Автоархивиране". Обърнете се към системния администратор за повече информация.

За повече информация относно настройките за автоархивиране вж. Обяснение на настройките за автоархивиране.

Променяне на настройки за автоархивиране за отделна папка

  1. В списъка с папки на навигационния екран щракнете с десния бутон върху папката, която искате да промените, след което щракнете върху Свойства.

  2. В раздела Автоархивиране изберете желаните опции.

Когато стартирате Outlook за първи път, "Автоархивиране" е включено по подразбиране и се изпълнява на всеки 14 дни. Можете да промените колко често да се изпълнява автоархивиране, да зададете файл с данни на Outlook (.pst), който да се използва за съхраняване на архивираните елементи, и да изберете кога елементи във вашите папки на Outlook подлежат на архивиране.

  1. Изберете Инструменти > Опции и след това изберете раздела Други.

  2. Изберете Автоархивиране.

    "Автоархивиране" в диалоговия прозорец "Опции на инструменти"

  3. Изберете Изпълнявай автоархивиране всеки n дни и определете колко често да се извършва автоархивиране.

  4. Изберете желаните опции:

    • Изпълнявай автоархивиране всеки   Изберете колко често да се изпълнява автоархивиране. Архивирането на много елементи едновременно може да намали производителността на вашия компютър. Затова е добре да изберете определен период от време, който да съкращава процеса на автоархивиране. Помислете колко елемента получавате за определен период от време и настройте правилно времевата рамка. Питай преди всяко изпълнение на автоархивиране    Изберете тази опция, ако искате Outlook да показва съобщение за напомняне, преди автоархивирането да обработи вашите елементи в Outlook. Когато съобщението за напомняне се покаже, можете да щракнете върху Не, за да отмените сесията за автоархивиране.

    • Изтривай елементите с изтекъл срок (само в папките за имейл)    Тази опция е изключена по подразбиране. Можете да изберете имейл съобщенията ви да бъдат изтрити, когато техният срок е изтекъл. Периодът, зададен по подразбиране за вашите елементи в "Чернови" и "Входящи", е шест месеца и три месеца за елементите в "Изпратени", но можете да промените тези периоди чрез опцията Изчиствай елементите, по-стари от

    • Архивирай или изтривай старите елементи    Трябва да изберете тази опция, ако искате автоархивирането да изтрие някои или всички елементи, когато изтече срокът им. Тази опция активира други опции, които дават възможност да решите кои елементи да се архивират и кои да бъдат изтрити, когато достигнат края на периода на остаряване. След това изберете други настройки, които искате да приложите за архивирането и изтриването.

      Забележка: В диалоговия прозорец Автоархивиране "папки" се отнася към основните функции на Outlook, като например папките Календар и Задача, както и отделните папки за имейли. Това е така, защото елементите от тези папки се съхраняват в съответните папки Календар и Задача.

    • Показвай папката на архива в списъка на папките     Изберете папката за архивиране да се показва в списъка с другите работни папки на навигационния екран. В основната папка Архив можете да отворите подпапките и да прегледате архивираните елементи. Когато преглеждате архивираните елементи, можете да проверите дали правилните елементи са били архивирани, също така можете да плъзнете елементите, които ви трябват обратно, в някоя от работните папки.

    • Изчиствай елементите, по-стари от    Посочете период по подразбиране, след изтичането на който елементите да бъдат архивирани – в дни, седмици или месеци. Можете да зададете период от един ден до 60 месеца. "Изчистване" означава архивиране – съхраняване на елементи. Това не означава "изтриване", освен ако не сте задали тази настройка за папките на друго място.

    • Премести старите елементи в: Настройката по подразбиране за това местоположение е различна за компютри, използващи операционните системи Microsoft Windows Vista и Windows XP.

      Windows Vista: C:\Потребители\потребител\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\потребител\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Ако искате да зададете друго местоназначение за архивираните елементи, можете да прегледате и да зададете друго местоположение. Елементите ще бъдат преместени в това местоположение след изтичане на периода им на остаряване.

      Забележка: Елементите, архивирани в местоположение по избор, няма да бъдат изтрити, освен ако не отворите папките и не ги изтриете ръчно.

    • Окончателно изтриване на елементи   Тази опция изтрива елементите с изтекъл срок веднага, вместо да ги премества в местоположението по подразбиране, друга зададена папка или в папката "Изтрити елементи".

    • Приложи тези настройки към всички папки    Тази опция прилага настройките за автоархивиране, включително вашите промени, към всички папки. За да зададете отделни настройки за една или повече папки, не избирайте тази опция. Вместо това използвайте инструкциите, показани под бутона, които обясняват как да зададете настройки за отделни папки. Тези инструкции са включени и в следващия раздел "Променяне на настройките за автоархивиране за отделна папка". Промените направени за отделни папки се отнасят само за тях.

    • Информация за правилата за съхранение    Системният администратор във вашата организация може да зададе правила за съхранение, които да определят кога и как елементите от пощенската ви кутия да бъдат автоархивирани. Можете да прегледате правилата тук, но не можете да ги промените без съответните разрешения.

  5. Щракнете върху OK.

Променяне на настройките за автоархивиране за отделна папка

  1. От списъка с папки на вашия навигационен екран щракнете с десния бутон върху папката, която искате да промените, и след това натиснете Свойства в контекстното меню.

  2. Щракнете върху раздела Автоархивиране

  3. Изберете желаните опции:

    Забележка: За повече информация относно настройките вижте стъпка 4 в раздела по-горе "Преглед или промяна на настройките по подразбиране за автоархивиране".

  4. Щракнете върху OK.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×