Често задавани въпроси и отговори за групово одобрение поток

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Възможностите, описани в тази помощна тема е налична само ако някоя от следните версии на Office SharePoint Server 2007 и Microsoft Office Enterprise 2007 са инсталирани: китайски (традиционен), китайски (опростен), японски или корейски.

Може ли "Групово одобрение" да се използва във връзка с други работни потоци?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 предоставя решения, които поддържат много възможни работни потоци в организацията, както и "Групово одобрение". За повече информация за поддържани работни потоци вижте помощта за всеки от тях. Обаче "Групово одобрение" не може да споделя една и съща библиотека с документи от решения на друг работен поток, защото той използва библиотеката с документи монополно. Трябва да се създаде отделна библиотека с документи в екипния сайт, за да се използват решенията на друг работен поток. За повече информация вижте помощта за работните потоци.

С други думи, дори да изберете да добавите други работни потоци в страницата "Персонализиране на моето одобрение", която е зададена страница за "Групово одобрение", добавените работни потоци няма да работят правилно.

Както групата "Функции на колекцията сайтове", така и групата "Функции на сайта" има бутон, който активира "Групово одобрение". По какво се различават двата бутона?

За да се осигури правилната работа на "Групово одобрение", трябва да активирате функцията "Групово одобрение" първо на страницата "Функции на колекцията сайтове", а след това да отидете на страницата "Функции на сайта".

Ако решението е активирано първо на страницата "Функции на сайта", то "Групово одобрение" няма да работи правилно. За да дезактивирате "Групово одобрение", следвайте обратната последователност.

Забележка : "Групово одобрение" може да се активира само на най-горното ниво на колекцията сайтове.

Мога ли да променя конфигурацията на екрана на "Групово одобрение"? Мога ли също така да създавам и добавям нов изглед? Мога ли да добавям уеб компонент към "Групово одобрение"?

Промяната или изтриването на съществуващ изглед може да причини неизправност в "Групово одобрение". Ако срещнете проблем след модифициране на изгледа, дезактивирайте "Групово одобрение" отново, за да поправите проблема. Уеб компонентите за "Групово одобрение", като уеб компоненти за библиотеката с документи на "Моето одобрение" и списъкът с отчети на регистрационния файл на ИД на документа са налични, защото някои от тях изискват по-високо разрешение, за да имат достъп; проверете страницата с различни нива на разрешения, преди да публикувате уеб сайта.

Забележка : Избягвайте редактиране на изгледи, като използвате SharePoint Designer или функцията "Редактиране на страница".

Мога ли да добавя нова колона на екрана?

Добавянето на нова колона, която да показва изгледите по подразбиране  – "Лични папки", "За одобрение", "Предложено от мен", "Отхвърлено от мен" и "Одобрено от мен" – не се разрешава, но можете да създавате и добавяте нова колона за изглед на администратора.

Можете да създадете нова колона в папката Колони на страницата Персонализиране на "Моето одобрение" и после да я добавите към изгледа на администратора в папката Изгледи .

Гарантира ли печатът самоличността на подаващия и подписалия?

Възможно е изображението на печата да се фалшифицира. Затова има ограничение за гарантиране на действителната самоличност на подписалия. Щракнете върху печата, показан на екрана, и щракнете с десния бутон, а след това щракнете върху Информация за подписа. В диалоговия прозорец Информация за подписа щракнете върху Изглед, за да видите подробна информация за сертификата, който е използван при подписване. Сертификатът е по-надежден от изображението на печата, обаче все пак има ограничение, за да се гарантира действителната самоличност на подписалия според надеждността на издателската фирма или правилата за споделяне на сертификата. Затова администраторът трябва да построи корпоративна надеждна система за сертификат. За повече подробни данни вижте помощта за сертификат в помощта за Windows Server.

Забележка : "Групово одобрение" следи целия процес на работен поток и проверява потребителите на базата на информация за потребителския акаунт. Потребител без правилно разрешение и акаунт не може да участва в процеса на одобрение.

Разбирам, че групово одобрение се основава на библиотека с документи от Microsoft Office SharePoint Server. Изисква ли се някакво специално внимание при администриране?

Да, групово одобрение се основава на библиотека с документи от Microsoft Office SharePoint Server. Всяка библиотека с документи има персонализиране име на страницата за библиотеката за управление на съответните настройки. Подобно на всяка друга библиотека с документи групово одобрение също използва персонализиране на страницата на моя одобрение да персонализирате функции. За достъп до персонализиране на страницата "моите одобрение", щракнете върху Моето одобрение, Настройкиа след това Настройки на моето одобрение в страницата Настройки на сайта.

Модифицирането на стойностите по подразбиране на някои песонализируеми настройки може да засегне операциите на "Групово одобрение". Отидете на "Разширени настройки на библиотеката с документи": страницата "Моето одобрение", като щракнете върху Разширени настройки под Общи настройки, а след това се уверете дали следните настройки запазват стойностите си по подразбиране до следващи настройки.

  • Разрешава ли се управление на типовете съдържание?      Задаването му само като Да осигурява регистрирането и използването на много шаблони в "Групово одобрение". Уверете се, че е избрано Да.

  • Отваряне на документи за браузър      Поставете отметка в квадратчето Отвори в клиентското приложение , за да разрешите на Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel да отворят документа.

Може да групово одобрение сайтът се възстанови в сайт на Microsoft Office SharePoint Server, след като се архивира?

Да, вие трябва да архивирате и възстановите сайта "Групово одобрение" чрез уеб приложение. Архивирайте и възстановявайте всеки сайт, който е бил зададен за приложението.

Мога ли да задавам RSS канали за "Групово одобрение"?

Групово одобрение предоставя RSS канал, който е един от основните функции на библиотека с документи на Microsoft Office SharePoint Server. Потребителите могат да се абонирате за него чрез RSS четец, за да видите списъка с документи. Обаче не можете да категоризирате документите по състоянието на процеса на одобрение в RSS четец. Можете да видите свойствата на документа, но не може да отвори, одобряване или отхвърляне на документи в списъка, предоставен от RSS.

Как "Групово одобрение" отразява някои организационни промени, като реорганизация и служители, които са напуснали временно или са напуснали фирмата?

Ако една организация е закрита и преместена, то файловете, съхранени в папката на преместилата се организация, ще бъдат преместени и съхранени в папката на родителската организация. Ако организацията е преименувана, архивът автоматично отразява промяната, елиминирайки нуждата от ръчно управление.

От друга страна, всички промени, които възникват по време на процеса на одобрение, изискват ръчното управление на администратора, където е приложимо. Например ако документ е подаден за одобрение, но отделът на подаващия е освободен от фирмата, този документ се съхранява в папката Неопределени в архива. Това е, защото номерът на документа, който е зададен с подаването на документа, се използва да определи в коя папка да се съхрани документът. Когато последният одобряващ се премахне от организационната диаграма, преди предшестващият одобряващ да одобри, по електронната поща се изпраща бележка до предшестващите одобряващи за отменяне на процеса на одобрение и процесът на одобрение се отменя. Обаче ако последният одобряващ се премахне от организационната диаграма след одобрението на предшестващия одобряващ, процесът на одобрение не се отменя, но подаващият не се уведомява, така че се изисква отделно управление. Тогава документът остава в папката "Предложено от мен" в случай на подаващ и в папката "Одобрено от мен" в случай на предшестващ одобряващ. Грешка възниква, когато изберете останалия документ и щракнете с десния бутон на мишката, а после изберете свойствата "Изглед". Това изисква подаващият или администраторът да провери и отмени процеса на одобрение и ако е нужно, да подаде документа отново за одобрение.

Когато щракна върху страницата "Потребители и организации" под "Групово одобрение", се появява съобщение за грешка, че организационната диаграма е несъответстваща. Каква е причината и решението за този проблем?

Това е защото сте изтрили групата под групово одобрение през страницата хора и групи на Microsoft Office SharePoint Server. Щракнете тук в показаното съобщение за грешка. Страницата сте преместили щракнете върху действияРазрешаване на несъответствие на организационно дърво. Изтриване на организацията на организационна диаграма, която сте премахнали от Microsoft Office SharePoint Server. За да използвате изтритата група в групово одобрение, които трябва да регистрирате отново на групово одобрение организационна диаграма. Да са разположени последователно със съществуващата организационна диаграма с наслагване и отдел структурата на папките. За повече подробности вижте Създаване на организационна диаграма.

Аз създадох група за разпространение на Microsoft Exchange Server при създаването на ролеви групи (или одобрение роли). Какво става, ако група роли се изтрие или нейните членове се променят? Ще тези промени се отразяват автоматично в група за разпространение?

Да, те ще. Изтриването на ролева група ще изтрие нейната група за разпространение. Преименуването на група роли изтрива съществуваща група за разпространение и създава група за разпространение с ново име. И всички промени на ролята на членовете на групата веднага се отразяват в група за разпространение, при условие че администратора на Microsoft Office SharePoint Server, също е в Exchange server управление привилегия.

Мога ли да премахна шаблон, регистриран в "Групово одобрение"?

Да, можете, като уеб сървъра има няма документи, създадени с този шаблон, когато се опитвате да го изтриете. Всички документи, създадени с шаблона, трябва да бъдат изтрити от кошчето на уеб сървъра, както и от архива на групово одобрение. Препоръчваме, че шаблони е скрита от потребителя, а не изтрити.

Когато се преглеждат архивираните документи не трябва да има липсващи номера в архива на документа. Има ли начин да проверя всеки номер на документ?

"Групово одобрение" предоставя регистрационен файл с отчет за документа отделно от архива на документа. Отчетът на регистрационния файл с ИД на документа е полезен инструмент за управление и проверка на документи по номер, изброяване на всички номерирани документи по отдел и показване на обобщен регистрационен отчет от одобрението за всеки документ.

За да се види отчетът, щракнете върху Отчет на регистрационния файл с ИД на документа под Администриране на групово одобрение в страницата "Настройки на сайта". Отчетът изброява всяка организация, която е регистрирана в организационната диаграма и притежава документ, който е подаден. Щракването върху + до организацията изброява всички документи по издадения номер на документа. Щракване върху + до документа, който искате, показва записа на документа. Номерът в скобите () показва броя копия на документа по състояние и затова може да бъде по-голям от броя на действителните документи.

Можете също така да покажете регистрационния файл с отчета в различен формат, ако е нужно. Щракнете върху Действия в лентата на задачите на страницата Отчет на регистрационния файл с ИД на документа, а после щракнете върху Редактиране в лист с данни или Експортиране в електронна таблица, за да конвертирате отчета във формат на електронна таблица или лист с данни. Управлявайте конвертираните данни, ако е необходимо. Отбележете, че изтриване или модифициране на данните прави невалиден регистрационния файл с отчет за документа.

Как да настроя уведомление по имейл?

Групово одобрение е електронно решение за одобрение, създаден от Microsoft и въз основа на Microsoft Office SharePoint Server технология, което разрешава също функцията уведомяване чрез свързване към имейл система. За повече информация относно организирането на уведомяване по имейл вижте помощ за Microsoft Office SharePoint Server.

След като е настроен уведомяване по имейл, податели или одобряващите се уведомяват автоматично за заявки за одобрение или състояние на одобрение и получават обобщени имейл съобщения, когато процесът на одобрение е завършена. Ако използвате Exchange Server, го удобно ви позволява да създавате и управлявате група за разпространение за групово одобрение одобрение роли. Преден план повече информация щракнете върху Създаване на роли за одобрение.

Как да променя "Групово одобрение", за да го подравня с процеса на одобрение на фирмата?

Групово одобрение предоставя възможност да се промени или персонализира процесът на работния поток. Можете да препратите към ECM стартов пакет за 2007 Office System, които могат да бъдат намерени на Центъра за изтегляния

Имам нужда да се обработват файлове или папки ръчно. Как да направите това?

Трябва да използвате Изрежи и постави вместо копиране и поставяне.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×