Циркулярни документи с помощта на електронна таблица на Excel

Циркулярни документи с помощта на електронна таблица на Excel

Циркулярните документи се използват за създаване на много документи наведнъж. Тези документи са с идентично оформление, форматиране, текст и графики. Само определени части на всеки документ са различни и са персонализирани. Документите, които Word може да създава с циркулярни документи, включват групови етикети, писма, пликове и имейли. Има три документа, включени в процеса за циркулярни документи:

  • Вашият основен документ

  • Вашият източник на данни

  • Вашият обединен документ

Можете да научите повече за използването на данни от Excel за циркулярни документи в следващото видео, което е част от курса на обучение – Пренасяне на циркулярните документи на следващо ниво

Стъпка 1: Подготвяне на данните в Excel за циркулярни документи

Най-важната стъпка в процеса на създаване на циркулярни документи е да настроите и подготвите данните си. Ще използвате вашата електронна таблица на Excel като източник на данни за списъка на получателите.

Ето някои съвети за подготовка на данните ви за циркулярни документи. Уверете се, че:

  • Имената на колоните в електронната ви таблица съответстват на имената на полетата, които искате да вмъкнете в своите циркулярни документи. Например за да се обърнете към читателите по собствено име във вашия документ, ще ви трябват отделни колони за собствено и фамилно име.

  • Всички данни, които трябва да се обединят, се намират в първия лист на вашата електронна таблица.

  • Записи на данни с проценти, валути и пощенски кодове са правилно форматирани в електронната таблица, така че Word да може правилно да прочете техните стойности.

  • Електронната таблица на Excel, която трябва да се използва в циркулярните документи, се съхранява на вашия локален компютър.

  • Промените или допълненията в електронната ви таблица са извършени, преди тя да се свърже с вашия документ за циркулярни документи в Word.

Забележки : 

  • Можете да импортирате информация от вашата електронна таблица на Excel, като импортирате информация от файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv) или текстов файл (.txt) и използвате съветника за импортиране на текст, за да съставите нова електронна таблица.

  • За повече информация вижте Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи в Word.

Стъпка 2: Стартиране на циркулярните документи

  1. В Word изберете Файл > Създай > Празен документ.

  2. В раздела Пощенски съобщения , в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Стартиране на циркулярни документи, след което изберете вида на обединяването, което искате да изпълните.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Стартиране на циркулярни документи" и списък с наличните опции за типа на обединяването, което искате да изпълните.

  3. Изберете Избор на получатели > Използване на съществуващ списък.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Избор на получатели" с избрана опция "Използване на съществуващ списък".

  4. Отидете до своята електронна таблица на Excel и след това изберете Отвори.

  5. Ако Word ви подкани, изберете Лист1$ > OK.

    Забележка : Сега електронната таблица на Excel се свързва към циркулярния документ, който създавате в Word.


Редактиране на пощенския списък

Можете да ограничите кой да получи вашата поща.

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Редактиране на списъка получатели" като осветена.

  2. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи изчистете отметката от квадратчето до името на всяко лице, което не искате да получи вашето пощенско съобщение.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

    Забележка : Можете също да сортирате или филтрирате списъка, за да направите откриването на имената и адресите по-лесно. За повече информация относно елементите на сортиране и филтриране вижте Сортиране и филтриране на данните за циркулярни документи.

Стъпка 3: Вмъкване на поле за циркулярен документ

Можете да вмъкнете едно или повече полета за циркулярни документи, които извличат информацията от вашата електронна таблица в документа.

За да вмъкнете адресен блок за плик, етикет, имейл съобщение или писмо

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Вмъкване на полето за циркулярен документ ''Адресен блок''

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формат за името на получателя, в какъвто то ще се появи върху плика.

    Опции за ''Адресен блок''

  3. Изберете OK.

  4. Изберете Файл > Записване.

За да вмъкнете ред за поздрав в имейл съобщение или писмо

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Ред за поздрав.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Ред за поздрав" като осветена.

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав направете едно от следните неща:

    • Под формата Ред за поздрав променете поздрава, ако е необходимо, като изберете поздрава (Уважаеми е настройката по подразбиране), формата за името на получателя и затварящата пунктуация (по подразбиране е запетая).

      и

    • Под Ред за поздрав за получатели с невалидни имена изберете опция в списъка с приветствия.

  3. Изберете OK.

  4. Изберете Файл > Записване.

За да вмъкнете данни от вашата електронна таблица в имейл съобщение или писмо

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Вмъкване на поле за обединяване.

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на поле за обединяване, под Полета изберете име на поле (име на колона в електронната ви таблица) и след това изберете Вмъкни.

  3. Повтаряйте стъпка 2, колкото е необходимо, и изберете Затвори, когато е готово.

  4. Изберете Файл > Записване.

За повече информация относно добавянето на полета от вашата електронна таблица за циркулярен документ вижте Вмъкване на полета в циркулярен документ. А ако искате да научите повече за опциите за настройване на имейл съобщение, вижте Циркулярни документи в Word.

Стъпка 4: Визуализация и завършване на циркулярните документи

След като вмъкнете полетата за циркулярни документи, които искате, визуализирайте резултатите, за да се уверите, че съдържанието е наред, и тогава следва завършването на процеса на циркулярните документи.

  1. В раздела Пощенски съобщения изберете Визуализиране на резултатите.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, който показва групата "Резултати от визуализацията".

  2. Изберете бутоните за запис Напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или Назад Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да се придвижвате между записите във вашия източник на данни и да видите как записите ще се показват в документа.

  3. В групата Готово изберете Край и обединяване и изберете Печат на документи или Изпращане на имейл съобщения.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Край на обединяване" и нейните опции.

Стъпка 5: Записване на циркулярния документ

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с източника на данни. Можете да използвате повторно циркулярния документ за вашата следваща групова поща.

  • Отворете циркулярния документ и изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.

Вж. също

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×