Циркулярни документи с помощта на електронна таблица на Excel

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Циркулярни документи се използва за създаване на множество документи наведнъж. Тези документи са идентични оформление, форматиране, текст и графика. Само определени части на всеки документ варира и е персонализиран. Word да създадете с циркулярни документи включват групово етикети, писма, пликовеи имейли. Има три документа, участващи в процеса на циркулярни документи:

  • Основния документ

  • Източник на данни

  • Вашия циркулярен документ

Можете да научите повече за това как да използвате excel данните за циркулярни документи в следните видео, което е част от курс за обучение – издигане на циркулярните документи на високо ниво

Стъпка 1: Подготовка на данни в Excel за циркулярни документи

Най-важните стъпка в процеса на циркулярни документи е да настроите и да се подготвите вашите данни. Ще използвате електронната Excel като източник на данни за списъка на получателите.

Ето някои съвети за подготовка на вашите данни за циркулярни документи. Уверете се, че:

  • Имената на колоните в електронната ви таблица съответстват на имената на полетата, които искате да вмъкнете в циркулярните документи. Например, за да адрес читателите по собствено име във вашия документ ще трябва отделен колони за собствено и фамилно име.

  • Всички данни, за да се обединят се намира в първия лист на електронна таблица.

  • Записите на данни с проценти, валути и пощенските кодове са форматирани правилно в електронната таблица, така че Word правилно да прочетете техните стойности.

  • Excel електронната таблица да се използва в циркулярни документи се съхранява на вашия локален компютър.

  • Промените или допълненията с вашата електронна таблица са извършени, преди да е свързан към вашия циркулярен документ в Word.

Забележки : Можете да импортирате информация от електронната таблица Excel като импортирате информация от стойност със стойности, разделени със запетая (.csv) или текстов (.txt) файл и използвайте съветника за импортиране на текст, за да създадете нова електронна таблица.

За повече информация вижте подготовка Excel източник на данни за циркулярни документи в Word.

Стъпка 2: Стартиране на циркулярни документи

  1. В Word, изберете файл > Създай > празен документ.

  2. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни изберете стартиране на циркулярни документии след това изберете вида обединяване, който искате да изпълните.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща командата за стартиране на циркулярни и списъка с наличните опции за типа обединяване, който искате да изпълните.

  3. Изберете избор на получатели > използване на съществуващ списък.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща командата избор на получатели с използване на съществуващ списък опция избрана.

  4. Отидете до електронната Excel и след това изберете Отвори.

  5. Ако Word ви подкани, изберете Лист1$ > OK.

    Забележка : Сега Excel електронната таблица е свързана с циркулярния документ, който създавате в Word.


Редактиране на вашия пощенски списък

Можете да ограничите кой получава вашата поща.

  1. Изберете Редактиране на списъка получатели.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща командата Редактиране на списъка получатели, подчертани.

  2. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни изчистете квадратчето за отметка до името на всяко лице, което не искате да получавате вашата поща.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

    Забележка : Можете също да сортирате или филтрирате списъка, за да го направите по-лесни за намиране на имената и адресите. За повече информация за сортиране и филтриране на елементи вижте сортиране и филтриране на данни за циркулярни документи.

Стъпка 3: Вмъкване на поле за обединяване

Можете да вмъкнете едно или повече полета за циркулярни документи, които вървят информацията от вашата електронна таблица във вашия документ.

За да вмъкнете адресен блок за плик, етикет, имейл съобщение или писмо

  1. В раздела пощенски съобщения в групата запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Вмъкване на полето за циркулярен документ ''Адресен блок''

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формата за името на получателя, както то ще се вижда на плика.

    опции за ''адресен блок''

  3. Изберете OK.

  4. Изберете Файл > Записване.

За да вмъкнете ред за поздрав в имейл съобщение или писмо

  1. В раздела пощенски съобщения в групата запис и вмъкване на полета изберете Ред за поздрав.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща командата "ред за поздрав", подчертани.

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав направете следното:

    • Под формат на ред за поздрав променете поздрава ако е необходимо чрез избиране на поздрав (мили е по подразбиране), формата на името на получателя и крайна пунктуация, (запетая е по подразбиране).

      и

    • Под ред невалидни имената на получатели за поздравизберете опция в списъка с приветствие.

  3. Изберете OK.

  4. Изберете Файл > Записване.

За да вмъкнете данни от електронна таблица в имейл съобщение или писмо

  1. В раздела пощенски съобщения в групата запис и вмъкване на полета изберете Вмъкване на променливо поле.

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на променливо поле под полетаизберете име на поле (име на колона в електронната таблица) и след това изберете Вмъкни.

  3. Повторете стъпка 2, ако е необходимо и изберете Затвори когато сте готови.

  4. Изберете Файл > Записване.

За повече информация за добавянето на полета от вашата електронна таблица с циркулярния документ вижте Вмъкване на полета в циркулярни документи. И ако искате да научите повече за опциите за настройване на имейл съобщение, вижте Циркулярни имейли в Word.

Стъпка 4: Визуализация и завършване на циркулярните документи

След като вмъкнете полетата за циркулярни документи, които искате, можете да визуализирате резултатите, за да потвърдите, че съдържанието е добре. и след това сте готови да завършите процеса на циркулярни документи.

  1. В раздела пощенски съобщения изберете Визуализиране на резултатите.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща групата Визуализиране на резултатите.

  2. Изберете следващата Следващ запис бутон за циркулярни документи за визуализация на резултатите или предишна Бутон за предишния запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите запис бутон, за да преминавате през записите в източника на данни и да видите как ще изглеждат записите в документа.

  3. В групата Готово изберете приключване и обединяванеи изберете Печат на документи или Изпращане на имейл съобщения.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща командата край и обединяване и нейните опции.

Стъпка 5: Записване на циркулярен документ

Когато запишете файла с циркулярния документ, той остава свързан към източника на данни. Можете да използвате повторно циркулярния документ за следващия си групово поща.

  • Отворете циркулярния документ и изберете да , когато Word ви подканва да запазите връзката.

Вж. също

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×