Циркулярни документи: вмъкване на полета за циркулярни документи

В тази статия

За полетата за циркулярни документи

Добавяне на полета или контейнери

За полетата за циркулярни документи

Контейнерите, като например адрес и поздрав, се наричат полета за циркулярни документи. Полетата в Word отговарят на заглавията на колоните във файла с данни, който избирате.

Файл с данни с колони (категории) и редове (записи)

1. Колоните във файл с данни представляват категории информация. Полетата, които добавяте към основния документ, са контейнери за тези категории.

2. Редовете във файла с данни представляват записите с информация. Когато създавате циркулярни документи, Word създава копие на основния документ.

Като поставяте поле в основния документ, вие показвате, че искате на това място да се появява определена категория информация, например име или адрес.

Полета, вмъкнати в документ на Word

Забележка: Когато вмъквате поле на циркулярен документ в основния документ, името на полето винаги е оградено от ъглови кавички (« »). Те не се показват в обединените документи. Само ви помагат да различите полетата на основния документ от обикновения текст.

Когато обединявате, информацията от първия ред във файла с данни заменя полетата в основния документ, за да създаде първия обединен документ. Информацията от втория ред във файла с данни заменя полетата, за да създаде втория обединен документ и т.н.

Обединяване на информация от файл с данни в документ

Добавяне на полета или контейнери

  1. В основния документ въведете съдържанието, което искате да се появява във всяко копие на документа.

    За да добавите картина, например емблема, щракнете върху Картина в групата Илюстрации на раздела Вмъкване.

  2. Щракнете там, където искате да вмъкнете полето.

  3. Използвайте групата Запис и вмъкване на полета в раздела Пощенски съобщения.

    Лентата на Office 2010

  4. Добавете някое от следните:

    Адресен блок с име, адрес и друга информация

    1. Щракнете върху Адресен блок.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете адресните елементи, които искате да включите, и желаните формати, след което щракнете върху OK.

    3. Ако се появи диалоговият прозорец Съгласуване на полета, вероятно Word не може да открие част от необходимата за адресния блок информация. Изберете стрелката до (няма съответстващи) и след това изберете полето от вашия източник на данни, отговарящ на необходимото за подготовката на циркулярните документи поле.

    Ред за поздрав

    1. Щракнете върху Ред за поздрав.

    2. Изберете формат на реда за поздрав, което включва приветствието, формата на името и завършващата пунктуация.

    3. Изберете текста, който искате да се появи в случаите, когато Microsoft Word не може да разтълкува името на получателя – например когато източникът на данни не съдържа собственото или фамилното име на получателя, а само име на фирма.

    4. Щракнете върху OK.

    5. Ако се появи диалоговият прозорец Съгласуване на полета, вероятно Word не може да открие част от необходимата за реда за поздрав информация. Изберете стрелката до (няма съответстващи) и след това изберете полето от вашия източник на данни, отговарящ на необходимото за подготовката на циркулярните документи поле.

    Отделни полета

    Можете да вмъкнете информация от отделни полета, например собствено име, телефонен номер или съответна сума от списък на дарителите. За да добавите бързо поле от файла с данни в основния документ, щракнете върху стрелката до Вмъкване на променливо поле, след което щракнете върху името на полето.

    За повече опции с вмъкване на отделни полета в документа направете следното:

    1. В раздела Съобщения, в групата Полета за писане и вмъкване щракнете върху Вмъкване на променливо поле.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на променливо поле направете едно от следните неща:

      • За да изберете адресните полета, които да отговарят автоматично на съответните полета във вашия източник на данни, дори ако имената на полетата на източниците на данни не съвпадат с тези на вашите полета, изберете Адресни полета.

      • За да изберете полета, които винаги взимат данните директно от колона във файла с данни, изберете Полета от бази данни.

    3. В полето Полета изберете желаното поле.

    4. Щракнете върху Вмъкни и след това натиснете Затвори.

    5. Ако се появи диалоговият прозорец Съгласуване на полетата, вероятно Microsoft Word не може да открие част от информацията, необходима за вмъкване на поле. Изберете стрелката до (няма съответстващи) и след това изберете полето от вашия източник на данни, отговарящо на необходимото за подготовката на циркулярните документи поле.

      Забележка: Ако сте вмъкнали поле от списъка Полета от бази данни и по-късно превключите към източник на данни, в който няма колона със същото име, Word няма да може да вмъкне информацията от това поле в обединявания документ.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×