Филтриране на данни в настолна база данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

За да приложите филтър, щракнете с десния бутон върху полето или контролата, които искате да използвате за филтриране, и след това изберете команда за филтриране в долната половина на менюто, което изскача. За да използвате конкретна стойност като база за вашия филтър, изберете стойността, щракнете с десния бутон върху нея и след това изберете команда за филтриране. Опциите за филтриране зависят от типа на данните на полето, което използвате. Ето как изглеждат опциите за филтриране за текстово поле с избрана стойност Привет на всички:

Контекстно меню, показващо опции за филтриране на текст

Можете да използвате филтри, за да покажете конкретни записи във формуляр, отчет, заявка или лист с данни или да отпечатате само определени записи от отчет, таблица или заявка. Чрез прилагане на филтър можете да ограничите данните в изглед, без да променяте проекта на базовия обект.

Тази статия обяснява как да приложите, записване и премахване на филтри в настолна база данни на Access. За информация за филтрирането в приложение на Access вижте Филтриране на вашите данни с Access 2013на публикацията в блога. За повече информация за достъп до приложения като цяло, вижте статията Създаване на приложение на Access.

В тази статия

За филтрирането

Различни начини за филтриране

Превключване между филтрирани и нефилтрирани изгледи на вашите данни

Изчистване на филтър

Записване и автоматично прилагане на филтър

За филтрирането

Ограничаването на данните, които се показват, е основна задача при базите данни, и филтрирането е един начин то да се направи – но понякога заявката е по-добрият избор. След като решите да използвате филтър, има няколко различни начини да започнете: общи филтри, филтриране по избор и филтриране по формуляр.

Кога бих използвал заявка?

Понякога, когато искате да ограничите показаните данни, заявката е по-добра опция от филтрирането. Създаването на заявка изисква известна работа – трябва да отворите конструктора на заявки, да добавите таблици и т. н. Но след като направите това, имате нов източник на данни, който можете да използвате, за да доставяте данни на формуляри, отчети и други заявки – всичко, което използва източник на данни. Разгледайте използването на заявка в следните случаи:

  • Планирате да използвате многократно един и същ ограничени набор от данни, може би с повече от един обект. Можете да запишете филтър и да премахвате и повторно да прилагате филтъра, но не можете да използвате филтър с обект, различен от този, за който сте го създали.

  • Трябва да включите няколко възможности едновременно – няколко алтернативни набори от критерии. Въпреки че това е възможно с филтриране по формуляр, в заявката виждате всички ваши алтернативни набори от критерии заедно и едновременно, а не в различни раздели, както се показват при филтриране по формуляр.

Филтрите поддържат различни типове данни

Има различни типове филтри, някои от които са приложими само към един тип данни, и други, които могат да работят с няколко типа данни. Филтрите, които можете да използвате, зависят от типа и стойностите на полето, което искате да филтрирате. Ето една илюстрация, която показва общите филтри за данни от данни за дата и час.

Филтриране по поле за дата

1. Общи филтри за данни за дата и час

2. Филтърът Всички дати в периодае достъпен само за данни за дата и час. Той игнорира частите за деня и годината от стойностите на датите.

Повторно използване на филтър

Ако запишете обект с приложен филтър, филтърът ще бъде достъпен следващия път, когато отворите обекта. Можете да зададете свойството FilterOnLoad, за да определяте дали филтърът да се прилага, когато обектът се отваря.

Ако искате да използвате повторно филтър с други обекти на база данни, можете да го запишете като заявка.

Най-горе на страницата

Различни начини за филтриране

Има три основни начина за филтриране:

  • Общи филтри    – Направо на върха на пръстите ви, общите филтри ви позволяват да изберете стойности от данните за филтриране и предоставят набор от вградени филтри за сравнение, например Съдържа.

  • Филтриране по селекция    – Също на върха на пръстите ви, тази метод работи добре, ако виждате стойност, която искате да използвате като филтър.

  • Филтриране по формуляр – Ако искате да приложите едновременно набор от филтри, филтрирането по формуляр ви дава малко повече възможности за управление на процеса.

Общи филтри

Общите филтри са вградени за повечето типове данни и предоставят базово филтриране, което е специфично за данните. Например, когато филтрирате данни за дата и час, можете да използвате общия филтър Преди, за да изключите дати, равни на или след конкретна дата.

Забележка :  Общите филтри работят едновременно в едно поле. За да филтрирате в множество полета или контроли, можете да приложите филтър на всяко поотделно или да използвате опция за разширен филтър.

За да приложите общ филтър    Щракнете върху заглавието на полето, което искате да филтрирате – общите филтри се показват в долната част от менюто, което изскача.

Общи филтри за дати
Общи филтри за данни за дата и час

1. За да филтрирате по определени стойности, използвайте списъка с отметки. Списъкът показва всички стойности, които в момента се съхраняват в полето.

2. За да филтрирате за обхват от стойности, щракнете върху филтър за сравнение и задайте необходимите стойности.

Съвети за общите филтри

  • За да филтрирате списък със стойности с помощта на само една или няколко от стойностите, изчистете (Избери всички) проверка на поле и след това изберете стойностите, които искате.

  • За филтриране за стойности null (Показване записи когато няма данни за поле, филтрирано по), ясно (Избери всички) проверка и след това поставете отметка в квадратчето до (празни места).

  • В общите филтри можете да използвате заместващи символи, за да търсите по-неточно съвпадение – например заместващият символ звездичка (*) съответства на всеки низ от знаци. Например можете да приложите общия филтър Е равно нав поле "Собствено_име" с помощта на низа за филтриране Miche*l*, за да съответства на различните начини на изписване на името Michele.

  • За да включите във вашия филтър самия заместващ символ (не като заместващ символ), поставете го в квадратни скоби.

Защо не виждам общите филтри?

Общите филтри не са достъпни при следните обстоятелства:

  • Филтрите за конкретни данни не са достъпни за полета от тип "Да/не", OLE обекти и прикачени файлове.

  • Списъкът със стойности не е достъпен за полета memo.

  • Общите филтри изобщо не са достъпни в изгледи, различни от изглед на лист с данни, изглед за формуляр, изглед за отчет или изглед на оформление.

Филтриране по селекция

За да приложите филтър на базата на текущо избраната стойност, в лентата щракнете върху Начало и след това в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Селекция. Падащ списък показва достъпните опции за филтриране. Както при общите филтри, опциите на филтрирането по селекция варират в зависимост от типа на данните. За да филтрирате по селекция, можете също да щракнете с десния бутон върху избрана стойност.

Меню за филтриране по селекция

филтриране по формуляр

За да филтрирате чрез попълване на формуляр, в раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Разширени и след това щракнете върху Филтриране по формуляр. Когато използва филтриране по формуляр, Access създава празен формуляр като този, който филтрирате, и след това ви позволява да попълните толкова от полетата, колкото искате. Когато завършите, Access намира записите, които съвпадат. Това е удобно, когато искате да филтрирате с помощта на стойности на няколко полета. Следващата илюстрация показва просто филтриране по формуляр:

Филтриране по формуляр

Забележка : Когато използвате филтриране по формуляр, не можете да зададете стойности на полета от следните типове: многозначно, memo, хипервръзка, Да/не или OLE обект.

Добавяне на алтернативни стойности за филтриране по формуляр с раздел "Или"

За да добавите различен набор от стойности, за да използвате за филтриране, щракнете върху "или " в дъното на филтриране по формуляр – това отваря празен формуляр за нов да използвате за филтриране. Всеки път, когато използвате или tab, Access създава още един; винаги има един неизползван или tab за филтриране по формуляр. Когато ви предоставя няколко множества от стойности с помощта на филтриране по формуляр, записите, които отговарят на всеки набор са включени. С други думи, още или разделите, които използвате, колкото повече данни ще включва вашия филтър.

Разширено филтриране/сортиране

В някои случаи може да искате да приложите филтър, който излиза от рамките на възможностите на другите методи за филтриране, и да напишете сами критериите за филтриране. В тези случаи можете да използвате разширено филтриране/сортиране – процес на проектиране на филтър, подобен на проектирането на заявка.

  1. Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета в някой от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът още не е филтриран. В лентата за навигация проверете дали иконата Без филтър се показва като недостъпна. Ако лентата за навигация не се вижда, щракнете върху Разширени в групата Сортиране и филтриране в раздела Начало и след това щракнете върху Изчистване на всички филтри (ако иконата Изчистване на всички филтри се показва като недостъпна, няма действащи филтри).

  3. В лентата щракнете върху Начало, след това в сортиране и филтриране щракнете върху група Разширени, и след това щракнете върху Разширен филтър/сортиране.

  4. Добавете в мрежата полетата, по които искате да филтрирате.

  5. В реда Критерии на всяко поле задайте критерий. Критериите се прилагат като набор и се показват само записите, които отговарят на всички критерии в реда Критерии. За да зададете алтернативни критерии за единично поле, въведете първо критерий в реда Критерии, втори критерий в реда Или и т. н.

    Съвети : 

    • Целият набор от критерии в реда Или се прилага като алтернатива на набора от критерии в реда Критерии. Всеки критерий, който искате да бъде приложен и за двата набора от критерии, трябва да бъде въведен и в реда Критерии, и в реда Или. Щракнете върху Превключване на филтъра, за да видите филтрираните редове.

    • Добър начин да научите да пишете критерии е да приложите общ филтър или филтър на базата на избора, който дава резултат, който е близък до това, което търсите. След това, с приложен филтър към изгледа, покажете филтър раздел за обекти

Специални команди в раздела "Филтър"

Две специални команди са достъпни за вас в " филтър ". Когато щракнете с десния бутон някъде над мрежата за проектиране в раздела зареждане от заявка и Запиши като заявка команди са налични в контекстното меню.

Специални опции за филтриране

Командата Зареждане от заявка зарежда в мрежата структурата на избраната заявка. Това позволява да използвате критериите на заявката като критерии за филтриране.

Командата Запиши като заявка ви позволява да запишете настройките на филтъра като нова заявка.

Най-горе на страницата

Превключване между филтрирани и нефилтрирани изгледи на вашите данни

За да превключите към нефилтрирания изглед на данните, щракнете върху Филтриран в лентата на навигатора през записите.

Превключване на филтър в навигатора през записите

За да превключите обратно към филтрирания изглед, щракнете върху Нефилтрирано в лентата на навигатора през записите.

Най-горе на страницата

Изчистване на филтър

За да премахнете филтър, трябва да го изчистите напълно. Не можете да приложите повторно изчистен филтър, като щракнете върху Нефилтрирано – трябва да създадете филтъра отново. Можете да изчистите един филтър от едно поле или да изчистите всички филтри от всички полета в изгледа.

  • Изчистване на един филтър    С десния бутон върху филтрирания елемент и след това щракнете върху Изчисти филтъра от име на поле.

  • Изчистване на всички филтри    В Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху Разширении след това щракнете върху Изчисти всички филтри.

Най-горе на страницата

Записване и автоматично прилагане на филтър

Когато затворите таблицата, заявката, формуляра или отчета и филтър е място филтъра се записва с обекта. Следващия път, обектът е отворена, нефилтрирани данните се показват, но записан филтър е достъпна за прилагане – просто превключете на филтриран изглед чрез щракване върху Unfiltered в лентата с навигатор на запис. Ако искате филтър, за да се прилагат, когато се отвори обекта, преместете FilterOnLoad свойство да да.

Забележка : FilterOnLoad настройката на свойството се прилага само когато обекта се зарежда. Задаването на това свойство за обект в изглед за проектиране и след това преминаване към друг изглед не водят настройката, за да се приложи. Трябва да затворите и отново отворите обекта за промени в FilterOnLoad настройката на свойството да влязат в сила.

Записване на филтър като заявка

За да запишете филтъра като заявка – така че да можете да го използвате повторно с други обекти – използвайте "Разширен филтър/сортиране:" в лентата, щракнете върху Начало и след това в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Разширени и след това щракнете върху Разширен филтър/сортиране. Настройте филтъра по желания от вас начин, щракнете с десния бутон върху празно място в раздела Филтър и след това щракнете върху Запиши като заявка.

Контекстно меню в ''Разширен филтър/сортиране''

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×