Управляване на имейл съобщенията чрез правила

Управляване на имейл съобщенията чрез правила

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Правилото е действие, което Outlook за Windows се изпълнява автоматично върху входящите или изходящите съобщения. Можете да изберете какво предизвиква правилото, както и действията правилото отнема. Например можете да създадете правило за преместване на всички съобщения от ръководителя ви в папка или да изтриете всички съобщения с "Buy now!" в темата.

Как правилата помагат при управлението на имейл съобщения

С помощта на правила, можете да намалите ръчното и повтарящи се действия, необходими за управление на вашите имейл съобщения. Когато включите правила, те се изпълняват автоматично и непрекъснато.

Правила обикновено попадат в една от двете категории – организация или известие. Можете да използвате съветника за правилата, за да ви помогне да проектирате правила за управление на вашите съобщения.

Съветникът за правила съдържа шаблони за най-често използваните правила.

.

  • Бъдете организирани   
    тези правила ви помага да подават съобщения, но също и за последващи действия за съобщения. Можете да създадете правило съобщенията от конкретен подател. И така може да зададете правило, като например съобщения, получени от Keri предприятия с думата "продажби" в полето тема трябва да бъде маркирана с флаг за изпълнение, категоризирани като продажби и се премества в папка с име на Анна продажби.

  • Останете нагоре към днешна дата   
    тези правила ви уведомява – въз основа на изборите, които правите – когато получите конкретно съобщение. Можете да създадете правило, например, че автоматично да изпраща съобщение на мобилно устройство, когато получите съобщение от член от семейството.

  • Започване от празно правило   
    това са правила, които можете да създадете и персонализирате без правило шаблон.


Стъпка 1: Изберете шаблон за правила на Outlook

  1. Изберете правила > контактите от лентата или изберете раздела " файл " и след това изберете управление на правила и предупреждения.

  2. В диалоговия прозорец правила и предупреждения , в раздела Правила за имейл изберете Ново правило.

  3. В Съветника за правилатапод стъпка 1: изберете шаблон, изберете един от шаблоните по подразбиране под Организиране на съобщенията, Останете нагоре към днешна дата, или, започване от празно правило.


Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото

Всеки един от шаблони за правила, които сте избрали в стъпка 1 е малко по-различни опции за стъпка 2. Когато опциите изискват от вас да направите избор, например за да зададете подател или да изберете папка, опцията ще бъде подчертано. За този пример ние сме качват един от най-често използваните правила за преместване на съобщения от някого в папка.

  1. Изберете хора или публична група в полето за редактиране на описанието да се покаже вашата адресна книга. Или изберете име от адресната ви книга или въведете адреса на човека в полето от , след което изберете OK.

  2. Изберете указания да се покаже списък на папките. Можете да изберете съществуваща папка или изберете Създай , за да създадете нова папка. Когато сте избрали подходящата папка, изберете OK.

Ако искате да проучите разширени опции за правилото, изберете Следващ и след това преминете на разширени опции за правило по-долу. В противен случай изберете Готово. Това се върнете към прозореца за правила и предупреждения . Оттук можете да създадете друга правило или изберете OK , за да запишете промените.

• Преместване на съобщения от някого в папка

  1. Изберете връзката хора или публична папка .

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето за търсене въведете име.

      или

    • Изберете източник в списъка Адресна книга .

  3. Когато вашия избор се показва в полето от , изберете OK.

  4. Изберете връзката указаната папка и изберете папката, в диалоговия прозорец правила и предупреждения и след това изберете OK.

  5. Изберете Следващ и отидете на стъпка 3: Настройване на условията за правило.

• Разширено блокиране на конкретни думи в центъра за сигурност

  1. Изберете конкретни думи темата на връзката.

  2. В диалоговия прозорец За търсене на текст в полето за указване на думи или фрази за търсене в темата въведете дума или фраза, за да се търси за.

  3. Изберете Добави , за да добавите вашата влизане екран за търсене в списък и след това изберете OK.

  4. Изберете връзката указаната папка и изберете папката, в диалоговия прозорец правила и предупреждения и след това изберете OK.

  5. Изберете Следващ и отидете на стъпка 3: Настройване на условията за правило.

• Мести съобщенията, изпратени до публична група в папка

  1. Изберете връзката хора или публична папка .

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето за търсене въведете име.

      или

    • Изберете източник в списъка Адресна книга .

  3. Когато вашия избор се показва в полето до , изберете OK.

  4. Изберете връзката указаната папка и изберете папката, в диалоговия прозорец правила и предупреждения и след това изберете OK.

  5. Изберете Следващ и отидете на стъпка 3: Настройване на условията за правило.

• Флаг съобщения от някого за изпълнение

  1. Изберете връзката хора или публична папка .

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето за търсене въведете име.

      или

    • Изберете източник в списъка Адресна книга .

  3. Когато вашия избор се показва в полето от , изберете OK.

  4. В диалоговия прозорец Маркирай съобщението , в полето флаг, за да приемете настройката по подразбиране за изпълнение, или изберете друг елемент в списъка.

  5. В полето за приемане на настройката по подразбиране днес или изберете друг елемент в списъка.

  6. Изберете OK > напреди след това да стъпка 3: Задайте условията за правило.

• Преместване RSS елементи от определен RSS канал към папка

Забележка : За да използвате тази опция, трябва да се абонирате за RSS канал. Когато изберете тази опция, има подкана да продължите. Ако изберете " не", не може да продължи, но ако изберете да, можете да направите.

Поддържане на шаблон на дата

• Показване пощата от някого в прозореца за предупреждение за нов елемент

  1. Изберете връзката хора или публична папка .

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето за търсене въведете име.

      или

    • Изберете източник в списъка Адресна книга .

  3. Когато вашия избор се показва в полето от , изберете OK.

  4. Изберете определено съобщение в полето Предупреждение за нов елемент прозорец връзка.

  5. В диалоговия прозорец Предупреждение съобщение в полето посочете предупредително съобщение въведете съобщениетои след това изберете OK.

  6. Изберете напреди след това отидете до стъпка 3: Настройване на условията за правило.

• Възпроизвеждане на звук, когато получа съобщение от някого

  1. Изберете връзката хора или публична папка .

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето за търсене въведете име.

      или

    • Изберете източник в списъка Адресна книга .

  3. Когато вашия избор се показва в полето от , изберете OK.

  4. Изберете връзката възпроизвеждане на звук и в прозореца изберете звук за възпроизвеждане изберете файл (например, .wav файл) и след това изберете Отвори.

  5. Изберете напреди след това отидете до стъпка 3: Настройване на условията за правило.

• Изпратите известие до мобилното си устройство, когато получа съобщение от някого

  1. Изберете връзката хора или публична папка .

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето за търсене въведете име.

      или

    • Изберете източник в списъка Адресна книга .

  3. Когато вашия избор се показва в полето от , изберете OK.

  4. Изберете връзката я хора или публична група .

  5. В диалоговия прозорец Правила адрес направете едно от следните неща:

    • В полето за търсене въведете име.

      или

    • Изберете източник в списъка Адресна книга .

  6. Когато вашия избор се показва в полето до , изберете OK.

  7. Изберете напреди след това отидете до стъпка 3: Настройване на условията за правило.

Започване от празно правило шаблон

  1. Изберете една от следните неща.

    • Прилагане на правило в съобщенията, които получавате

      или

    • Прилагане на правило в съобщенията, които изпращам

  2. Изберете напреди след това отидете до стъпка 3: Настройване на условията за правило.


Стъпка 3: Задайте условията за правило

Сега имате възможност да добавите условия за опциите, които сте избрали в стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото. Въз основа на избрани условия, ще се различават опциите, налични за редактиране на описанието на правилото.

Задаване на условията за кога да се прилагат правилата за опцията, избрана в шаблона за организиране на съобщенията или уведомяване за шаблон за дата, когато сте започнали съветник за правилата

  1. Под стъпка 1: Изберете условие(я), поставете отметка в квадратчето за условието, което искате да добавите.

    Забележка : Можете да изберете няколко квадратчета за отметка.

  2. Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото (щракнете върху подчертана стойност), изберете връзка, ги изпълнете необходимите и когато сте готови, изберете OK.

  3. Изберете връзката за следващата, ги изпълнете необходимите и когато сте готови, изберете OK.

  4. Ако друга връзка е достъпна, изберете го, ги изпълнете необходимите и когато сте готови, изберете OK.

  5. Изберете завърши , когато сте готови.

  1. В раздела файл изберете контактите.

  2. В полето правила и предупреждения , в раздела Правила за имейл изберете Ново правило.

  3. Под започване от празно правилоизберете прилагане на правило в съобщения, които получавам или прилагане на правило в съобщения, които изпращам,

  4. Изберете Следващи след това направете следното:

    • Под стъпка 1: Изберете условие(я), изберете кои условия (критерии), че искате да отговарят (съвпадение) съобщенията, за да приложите правилото.

      и

    • Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, изберете подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  5. Изберете Следващи след това направете следното:

    • Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

      и

    • Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  6. Изберете Следващи след това направете следното:

    • Под стъпка 1: изберете изключение(я), изберете изключения към правилото и след това изберете напред.

      и

    • Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, изберете подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  7. Изберете Следващи направете следното:

    • Под стъпка 1: Задайте име на това правило, въведете име.

      и

    • Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилотоотметнете квадратчетата за желаните опции.

      Съвети : 

      • За да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във "Входящи", отметнете квадратчето приложи това правило сега върху съобщения вече във "Входящи" .

      • За да изключите правилото, което е включено автоматично, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило .

      • За да приложите правило към всичките си имейл акаунти в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти .

  8. Изберете Готово.

Можете да създадете правило от всяко съобщение. Предимството на този метод е, че правилата се предлага на базата на подател или получател. Например когато стартирате със съобщение, едно правило, което се предлага се премества всички съобщения от този подател в папка, които сте избрали.

  1. Във вашата папка "Входящи"изберете съобщението, което искате да създадете правило за и след това в раздела Начало , в групата Преместване изберете правила.

    Забележка : В списъка с правила показват се предложени правила въз основа на подателя и получателите.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Изберете предложеното правило, изберете папка местоназначение и след това изберете OK, за да завършите прехвърлянето на правило.

      или

    • Изберете Създаване на правило и преминете към следващата стъпка.

  3. В диалоговия прозорец Създаване на правило , под когато получа имейл с всички избрани условияизберете няма или едно или повече налични квадратчета за отметка.

  4. Под направете следнотоизберете квадратчетата за отметка за действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия (критерии).

  5. Поставете отметка в квадратчето Премести елемента папка .

  6. Направете едно от следните неща:

    • Изберете Избор на папка и изберете съществуваща папка.

      или

    • Изберете Създай , за да създадете папка.

    Забележки : 

    • За да добавите още условия, действия или изключения към правилото, изберете Разширени опциии след това следвайте останалата част от инструкциите в Съветника за правилата.

    • Създаване на правило по избор за повече информация вижте.

  7. Изберете OK.

  8. В полето за уведомяване направете едно от следните неща:

    • Изберете OK.

      или

    • Поставете отметка в квадратчето приложи това правило сега върху съобщения, които вече са в текущата папка и след това изберете OK.

Вижте Импортиране и експортиране на набор от правила, за да научите как да импортирате или експортирате правила, така че другите да могат да ги използват.

Можете да изтриете правило, когато вече не е необходимо.

  1. В раздела файл изберете контактите.

  2. В диалоговия прозорец правила и предупреждения , в раздела Правила за имейл изберете правилото, което искате да изтриете.

  3. Изберете Изтриване на Икона "Изтрий" > OK.

Можете ръчно да изпълните едно или повече правила.

  1. В раздела файл изберете контактитеи в раздела Правила за имейл , изберете Приложи правилата сега.

  2. В Приложи правилата сега полето под Изберете правилата за прилаганеПоставете отметка в квадратчето за всяко правило, което искате да изпълните.

  3. В полето на изпълнение в папка за да изберете друга папка, изберете Преглед, изберете папката и след това изберете OK.

    Поставете отметка в квадратчето Включи подпапките , за да включите всички папки под папката, която сте избрали в стъпка 3.

  4. В списъка Приложи правила, за да приемете по подразбиране на всички съобщения, или промяна, за да прочетете или непрочетени съобщения.

  5. Изберете Изпълнение сега.

Има два типа правила в Outlook– сървъра и само за клиента.

  • Правила за сървъра    
    когато използвате акаунт за Microsoft Exchange Server, някои правила са базирани на сървър. Тези правила се изпълняват на вашата пощенска кутия на пощенския сървър на Exchange дори когато Outlook не се изпълнява.

    Правила за сървъра трябва да се отнасят за съобщения, когато те първо се доставят в папката "Входящи"и правилата трябва да могат да работят, докато те се извършват на сървъра. Например правило, което указва, че се отпечатат съобщение не може да работи, докато не е завършена на сървъра. Ако едно правило не може да бъде приложено на сървъра, той се прилага, когато стартирате Outlook и след това става правило само за клиента.

  • Правила само за клиента   
    правила само за клиента са правила, които се изпълняват само на вашия компютър. Това са правила, които се изпълняват в Outlook вместо Exchange сървър. Правила само за клиента да изпълнявате само когато Outlook се изпълнява.

Съвет : Ако вашият списък от правила съдържа и двата вида правила, най-напред се прилагат правилата за сървъра и после – правилата само за клиента.

Разписки за доставка, отговори на гласуване и автоматични отговори

Когато правилата се прилагат, доставка на разписки за прочитане, отговори на гласуване и автоматични отговори (извън офиса уведомявания) се обработват както ако те са съобщения. Правило за преместване на съобщения с думата "събрание" в полето тема в определена папка, например, също се премества всички обратни разписки за доставка, отговори или автоматичните отговори с една и съща папка за гласуване.

Забележка : Когато едно правило премества разписките от папката "Входящи" в друга папка, гласувайте проследяване е засегната. Когато се отваря имейл съобщение, което включва бутон за гласуване, информацията за проследяване няма да включва съвпадат за отговорите, които правило преместени. Ръчно преместване или изтриване на отговор не оказва влияние проследяване.

Искания за събрания, искания за задачи и документи

Искания за събрания, искания за задачи и документи се смятат за съобщения. Ако създадете правило, което премества елемент в определена папка, въз основа на определени условия (критерии) са спазени (съответстващи), след което всяко събрание и задача поискайте съвпадение на тези условия също се премества. Имайте предвид, въпреки това, следните ограничения, когато създавате правила, засягащи тези видове елементи:

  • Ако елементът се премества в папка, различна от папката "поща", елементът може да не работят по очаквания начин, след като той се премества. Например ако едно съобщение се премества в папката Календар , не е създадена нова среща.

  • Ако чрез използване на правило отговор на искане за събрание или задача бъде преместен в папката Изтрити, отговорът няма да бъде проследен от първоначалния елемент.

  • Ако искане за събрание бъде преместено автоматично в папка Изтрити, събранието няма да бъде добавено в Календар.

  • Правилата, засягащи изпращаните от вас съобщения, не се прилагат към исканията за задачи и исканията за събрания.

Групи с контакти

Правило, което включва група с контакти могат да се държат по различен начин от други правила в зависимост от това как се създава правилото.

  • Преместване на съобщения, изпратени до публична група в папка   
    това правило е налична само ако използвате акаунт за Exchange Server . Само съобщения, изпратени до групата с контакти се преместват в посочената папка. Съобщения от хората, които са членове на група с контакти, не са преместени в указаната папка.

Exchange Server акаунти (започвайки от Exchange Server 2010) да използвате правила за препращане на съобщения до имейл адреси извън вашата организация. Exchange администратор, обаче може да предотврати автоматично препращане на съобщения до получатели в определени домейни.

За повече информация вж. Определяне на версията на Microsoft Exchange Server, към която се свързва моят акаунт.

Как правилата помагат при управлението на имейл съобщения

Правилото е действие, което Microsoft Outlook предприема автоматично по отношение на пристигащи или изпратени съобщения, които отговарят на условията, дефинирани в правилото. Можете да изберете множество условия и действия, като използвате съветника за правила.

Има две категории правила – за организиране и за уведомяване. Правилата не действат върху съобщения, които са прочетени, а само върху непрочетените.

Шаблони за правила в съветника за правила

Съветникът за правила съдържа шаблони за най-често използваните правила, които включват:

  • Организиране    Тези правила ви помагат да класифицирате и предприемате последващи действия по отношение на съобщения. Можете например да създадете правило съобщенията от конкретен подател, да речем "Богомил Иванов" с думата "продажби" в реда за Тема да бъдат маркирани с флаг за последващи действия, категоризирани като "Продажби" и преместени в папка, наречена "Продажбите на Богомил".

  • Уведомяване    Тези правила ви уведомяват по някакъв начин, когато получите определено съобщение. Можете например да създадете правило, което автоматично да изпраща известие до мобилното ви устройство при получаване на съобщение от член на семейството.

  • Започнете с празно правило    Това са правила, които създавате без помощта на шаблон за правило и които персонализирате изцяло.

Създаване на правило

Outlook включва шаблони за правила за често срещани ситуации. Използвайте тези шаблони за правила или създайте собствени правила по избор.

Използване на шаблони за правила на Outlook

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и известявания.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл щракнете върху Ново правило.

  4. Под Стъпка 1: Изберете шаблон изберете желания шаблон от една от колекциите шаблони Организиране на съобщенията или Уведомяване за съобщенията.

  5. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност. Ако щракнете например върху връзката хора или публична група, ще се отвори адресната книга.

  6. Щракнете върху Напред.

  7. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  8. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  9. Щракнете върху Напред.

  10. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  11. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  12. Щракнете върху Напред.

  13. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  14. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  15. Щракнете върху Напред.

  16. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

  17. Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилотоотметнете квадратчетата за желаните опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

    • По подразбиране новото правило е включено. За да го изключите, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  18. Щракнете върху Готово.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и известявания.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл щракнете върху Ново правило.

  4. Под Започване от празно правило щракнете върху Проверявай съобщенията при пристигането им или Проверка на съобщенията след изпращане.

  5. Щракнете върху Напред.

  6. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  7. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  8. Щракнете върху Напред.

  9. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  10. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  11. Щракнете върху Напред.

  12. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  13. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  14. Щракнете върху Напред.

  15. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

  16. Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилотоотметнете квадратчетата за желаните опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

    • По подразбиране новото правило е включено. За да го изключите, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  17. Щракнете върху Готово.

За всяко съобщение бързо може да се създаде правило. Предимството от създаването на правило с този метод е, че правилата се предлагат въз основа на подателя или получателите на съобщение. Когато например започнете със съобщение, едно предложено правило премества всички съобщения от този подател в избрана от вас папка.

  1. Щракнете върху съобщението, за което искате да създадете правило, след което в раздела Начало, в групата Преместване щракнете върху Правила.

    Показват се предложени правила въз основа на подателя и получателите на съобщението.

  2. Изпълнете едно от следните неща:

    • Щракнете върху едно от предложените правила, щракнете върху папка местоназначение и след това върху OK.

    • За повече опции за правила, базирани на подателя, получателите или темата на съобщението, щракнете върху Създаване на правило.

Ако сте избрали Създаване на правило в стъпка 2, се показва диалоговият прозорец Създаване на правило. Продължете със следните стъпки:

  1. Под Когато получа имейл с всички избрани условия отметнете квадратчетата за желаните условия.

  2. Под Направи следното отметнете квадратчетата за действията, които искате правилото да извършва, когато са изпълнени посочените условия.

  3. Отметнете квадратчето Премести елемента в папка.

  4. Изберете съществуваща папка или щракнете върху Създай, за да създадете папка, в която да съхранявате съобщенията.

    За да добавите още условия, действия или изключения към правилото, щракнете върху Разширени опциии след това следвайте останалата част от инструкциите в Съветника за правилата. Това е същата съветник, който се появява, когато щракнете върху контактите в изгледа Backstage (като щракнете върху раздела " файл "). Създаване на правило по избор за повече информация вижте.

  5. Щракнете върху OK.

Вижте Импортиране и експортиране на набор от правила, за да научите как да импортирате или експортирате правила, така че другите да могат да ги използват.

Ако искате ръчно да изпълните едно или повече правила, направете следното:

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и известявания.

  3. Щракнете върху Приложи правилата сега.

  4. В диалоговия прозорец Прилагане на правилата под Изберете правилата за прилагане поставете отметка в квадратчето до всяко правило, което искате да изпълните.

  5. В полето Изпълнявай в папка, ако искате да изберете друга папка, щракнете върху Преглед, изберете папката и след това щракнете върху OK.

    Отметнете квадратчето Включи подпапките, за да включите всички папки под папката, посочена в стъпка 5.

  6. По подразбиране в списъка Прилагай правилата към са избрани всички съобщения. Можете да промените това на прочетени или непрочетени съобщения.

  7. Щракнете върху Изпълни сега.

Има два типа правила в Outlook – за сървъра и само за клиента.

  • Правила за сървъра    Ако използвате акаунт за Microsoft Exchange Server, някои правила, които създавате са базирани на сървър правила. Тези правила се изпълняват на вашата пощенска кутия на Exchange пощенски сървър, дори когато Outlook не се изпълнява на компютъра ви. Правила за сървъра трябва да се отнасят за съобщения, когато те първо се доставят в папката "Входящи"и правилата трябва да могат да работят, докато те се извършват на сървъра. Например правило, което указва, че се отпечатат съобщение не може да работи, докато не е завършена на сървъра. Ако едно правило не може да бъде приложено на сървъра, той се прилага, когато стартирате Outlook и става правило само за клиента.

  • Правила само за клиента    Правилата само за клиента са правила, които се изпълняват само на вашия компютър. Това са правила, които не могат да се изпълнят, докато не бъдат завършени на сървъра, като например указване за печат на определени съобщения. Правилата само за клиента могат да се изпълняват само когато се изпълнява Outlook.

Ако вашият списък от правила съдържа и двата вида правила, най-напред се прилагат правилата за сървъра и после – правилата само за клиента.

Прилагане на правила към други елементи на Outlook

Когато се прилагат правила, разписките за доставка, разписките за прочитане, отговорите на гласуване и автоматичните отговори (известявания "'Извън офиса") се обработват така, както и съобщенията. Например правило, което премества елементи с думата "събрание" в темата в определена папка, премества също и всички разписки за доставка, разписки за прочитане, отговори на гласуване или автоматични отговори, съдържащи думата "събрание" в темата.

Забележка : Когато дадено правило премести отговори на гласуване от папката Входящи в друга папка, това се отразява на вашето проследяване на гласове. Когато отворите изпратено съобщение, което е имало бутон за гласуване, информацията за проследяване няма да включва броене за отговорите, преместени от правилото. Ръчното преместване или изтриване на отговор не се отразява на проследяването.

Когато прилагане на правила, искания за събрания, искания за задачи и документи се третира като съобщения. Например когато създавате правило, което премества елементи с думата "събрание" в полето тема в определена папка, всяко искане за задача или искане за събрание, което отговаря на това условие се премества също. Въпреки това имайте предвид следните ограничения, когато създавате правила, които оказват влияние върху тези видове елементи:

  • Елемент, преместен в папка, която не е пощенска, може да не действа според очакванията ви след неговото преместване. Ако например преместите съобщение в папката Календар, няма да бъде създадена нова среща.

  • Ако чрез използване на правило отговор на искане за събрание или задача бъде преместен в папката "Изтрити", отговорът няма да бъде проследен от първоначалния елемент.

  • Ако искане за събрание бъде преместено автоматично в папка Изтрити, събранието няма да бъде добавено в Календар.

  • Правилата, засягащи изпращаните от вас съобщения, не се прилагат към исканията за задачи и исканията за събрания.

Групи с контакти

Всяко правило, което включва група с контакти, може да се държи различно в зависимост от начина на създаване на правилото.

  • Преместване на съобщенията, изпратени до папка на група с контакти    Това правило е достъпно само ако използвате акаунт за Exchange Server. В указаната папка се преместват само съобщенията, изпратени до групата с контакти. Съобщенията от хора, които са членове на групата с контакти, няма да бъдат преместени в указаната папка.

Ако използвате акаунт в Microsoft Exchange Server 2010, по подразбиране не можете да използвате правила за препращане на съобщения към имейл адреси извън вашата организация. Тази настройка служи за предотвратяване на разкриването на поверителна и частна информация на организацията. Тази настройка може да бъде променяна само от администратор на Exchange.

За повече информация вижте определяне на версията на Microsoft Exchange Server Моят акаунт се свързва към.

Как правилата помагат при управлението на съобщения

Правилото е действие, че Microsoft Outlook поема автоматично пристигащи или изпратени съобщение, което отговаря на зададени от вас условия в правилото. Можете да изберете множество условия и действия с помощта на правила и предупреждения съветника. Правилата не действат върху съобщения, които са били прочетени само на тези, които са непрочетени.

Правилата попадат в една от две общи категории: организиране и уведомяване. Правила за съветника и предупреждения съдържа шаблони за най-често използваните правила.

  • Бъдете организирани    Това са правила, които ви помагат да файл и проследяване на съобщения. Например можете да създадете правило за съобщения от конкретен подател, като Явор Костов, с думата "продажби" в реда за тема , за да бъде маркирана с флаг за изпълнение, категоризирани като продажби и се премества в папка, наречена Явор на продажбите.

  • Информирайте се    Това са правила, които ви уведомяват по някакъв начин, когато получите конкретно съобщение. Например можете да създадете правило, което автоматично да изпраща предупреждение до мобилния ви телефон, когато получите съобщение от член от семейството.

  • Започване от празно правило    Това са правила, които създавате от самото начало.

    шаблони на правила
    Фигура 1: Предупреждения съветника за правила и съдържа няколко предварително зададени правила, наречени шаблони.

Изключения

Можете да добавяте изключения във вашите правила за специални условия, например когато съобщението е маркирано с флаг за последващо действие или е маркиран с висока важност. Правило не се прилага към съобщение, ако е изпълнено дори едно от зададените от вас изключения.

  1. В навигационен екранщракнете върху поща.

  2. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  3. Ако имате повече от един имейл акаунт, в списъка Прилагай промените към следната папка изберете папка "Входящи" , който искате.

  4. Щракнете върху Ново правило.

  5. Под Стъпка 1: Изберете шаблон изберете желания шаблон от една от колекциите шаблони Организиране на съобщенията или Уведомяване за съобщенията.

  6. Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност. Например ако щракнете върху връзката хора или списък за разпространение , се отваря адресната книга.

  7. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  8. Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако не сте направили това вече и след това щракнете върху напред.

  9. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  10. Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако не сте направили това вече и след това щракнете върху напред.

  11. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  12. За да завършите създаването на правилото, въведете име за правилото и след това изберете други опции, които искате.

    • Ако искате да изпълните това правило върху съобщенията, които вече са в една от вашите папки, поставете отметка в квадратчето приложи това правило сега върху съобщения, които вече са в "папка" .

    • За да приложите това правило към всички ваши имейл акаунти и папката "Входящи" , свързана с всеки акаунт, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти .

  13. Щракнете върху Готово.

За да създадете правило, като изберете ваши собствени условия, действия и изключения, направете следното:

  1. В навигационен екранщракнете върху поща.

  2. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  3. Ако имате повече от един имейл акаунт, в списъка Прилагай промените към следната папка изберете папка "Входящи" , който искате.

  4. Щракнете върху Ново правило.

  5. Под започване от празно правилоизберете Проверявай съобщенията при пристигането им или проверка на съобщенията след изпращанеи след това щракнете върху напред.

  6. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  7. Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако не сте направили това вече и след това щракнете върху напред.

  8. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  9. Под стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако не сте направили това вече и след това щракнете върху напред.

  10. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  11. За да завършите създаването на правилото, въведете име за правилото и след това изберете други опции, които искате.

    • Ако искате да изпълните това правило върху съобщенията, които вече са в една от вашите папки, поставете отметка в квадратчето приложи това правило сега върху съобщения, които вече са в "папка" .

    • За да приложите това правило към всички ваши имейл акаунти и папката "Входящи" , свързана с всеки акаунт, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти .

  12. Щракнете върху Готово.

Можете да създадете правило директно от съобщение. Например можете да създадете правило за преместване на съобщения от някого в определена папка.

  1. С десния бутон върху съобщението, което искате да базирате правилото и след това щракнете върху Създаване на правило в контекстното меню.

    В диалоговия прозорец Създаване на правило отметнете квадратчетата за опциите, които вече са попълнени с информация от избраното съобщение.

  2. Отметнете квадратчето Премести елемента в папка.

  3. Изберете съществуваща папка или щракнете върху Създай, за да създадете нова папка, за да съхранявате съобщенията.

  4. За да добавите още условия, действия или изключения към правилото, щракнете върху Разширени опциии след това следвайте останалата част от инструкциите в правила и предупреждения съветника.

    Съвет     За да изпълните правилото веднага след като го създадете, отметнете квадратчето приложи това правило върху съобщенията, които вече са в папка на последната страница на правила и предупреждения съветника.

    Всички съобщения във вашата папка "Входящи"или всяка папка, която избирате, отговарящи на условията и изключенията, свързани с правилото да се преместват в посочената папка. За да изпробвате новото си правило, отворете новата папка. Са преместени правилните съобщения?

Ако искате да изпълните правило периодично, но не през цялото време, направете следното:

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  2. В диалоговия прозорец правила и предупреждения изключете правилото, като изчистите отметката от квадратчето до правилото.

  3. Щракнете върху Приложи правилата сега.

  4. В Приложи правилата сега диалоговия прозорец под Изберете правилата за прилаганеПоставете отметка в квадратчето до правилото, което искате да изпълните.

  5. Изберете папката, която искате да приложите правилото.

  6. Изберете категорията на съобщенията, които искате да приложите правилото.

    Например можете да приложите правилото само върху непрочетените съобщения в папка.

  7. Щракнете върху Изпълни сега.

Правила за сървъра    Ако имате акаунт за Microsoft Exchange, сървърът да приложите правила към вашите съобщения, дори ако не се изпълнява Outlook. Те се наричат правила за сървъра. Правилата трябва да бъдат зададени да бъдат приложени към съобщенията, когато те са доставени на вашата папка "Входящи" на сървъра, а правилата трябва да могат да изпълняват до завършването на сървъра. Например правило не може да работи до завършването на сървъра, ако действието задава, че съобщение се отпечатат. Ако едно правило не може да бъде приложено на сървъра, се прилага, когато стартирате Outlook.

Правила само за клиента    "Клиент" е имейл програма, която се изпълнява на компютъра на дадено лице. Правило, което не може да бъде приложено от сървъра е "правило само за клиента", защото той работи само на компютъра на някое лице. Ако вашият списък от правила съдържа правила, които могат да бъдат изпълнявани на сървъра, както и тези, които не могат да, базирани на сървър правила се прилагат първо, последвано от правилата само за клиента.

Доставка на разписки за прочитане, отговори на гласуване и бележки за отсъствие от офиса се смятат съобщения. Например, когато създадете правило, премества елементи с думата "събрание" в полето тема в определена папка, всички обратни разписки за доставка, отговори за гласуване и също се преместват извън офиса съобщения, които отговарят на това условие.

Забележка : Ако отговор на гласуване се премести от папката "Входящи", отговорът не се проследяват автоматично в първоначалното съобщение.

Искания за събрания, искания за задачи и документи се третира като съобщения. Например когато създавате правило, което премества елементи с думата "събрание" в полето тема в определена папка, всяко искане за задача или искане за събрание, което отговаря на това условие се премества също. Въпреки това имайте предвид следните ограничения когато създавате правила, засягащи тези три типа елементи:

  • Елемент, преместен в папка на nonmail може да не работят, както очаквате, след като той се премества. Например ако едно съобщение се премества в папката Календар , нова среща не се създава.

  • Ако отговор на събрание или задача бъде преместен в папката " Изтрити " чрез използване на правило, отговорът не е проследен от първоначалния елемент.

  • Ако искане за събрание, автоматично се премества в папката " Изтрити ", събранието не се добавя към календара.

  • Правилата, засягащи изпращаните от вас съобщения, не се прилагат към исканията за задачи и исканията за събрания.

Ново правило за списък за разпространение ще имат различно поведение в зависимост от това как сте създали правилото:

  • Преместване на съобщения, изпратени до списък за разпространение в папка    Ако изберете този шаблон за правило, само съобщения, изпратени до списък за разпространение се преместват в посочената папка. Съобщения от хората, които се случи да се показва на списък за разпространение няма да бъдат преместени в указаната папка.

    Забележка : Това правило работи само при акаунти на Exchange.

  • Преместване на съобщения от някого в папка    Ако изберете този шаблон за правило, съобщенията от всички лица, които са членове на списък за разпространение, които указвате също се преместват в посочената папка.

Ако работите в организация, използваща Exchangeпо подразбиране, съобщенията, които препращате до външни имейл адреси извън вашата организация, с помощта на правило няма да бъдат изпратени. Тази настройка е да попречите на корпоративните данни се разкрива и се управлява от администратора на Exchange.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×