Управляване на имейл съобщенията чрез правила

Управляване на имейл съобщенията чрез правила

Правилото е действие, което Outlook за Windows изпълнява автоматично върху входящите и изходящите съобщения. Можете да изберете какво да задейства правилото, както и действията, които то да изпълнява. Можете например да създадете правило за преместване на всички съобщения от ръководителя ви в дадена папка или да изтриете всички съобщения с "Buy now!" в темата.

Как правилата помагат при управлението на имейл съобщения

С помощта на правилата можете да намалите повтарящите се ръчни действия, които са необходими за управление на вашите имейл съобщения. Когато включите правилата, те се изпълняват непрекъснато и автоматично.

Правилата обикновено попадат в една от двете категории – за организиране или за уведомяване. Можете да използвате съветника за правила, който ще ви помогне да създадете правила за управление на съобщенията.

Съветникът за правила съдържа шаблони за най-често използваните правила.

Съветник за правила на Outlook

  • Организиране на съобщенията   
    Тези правила ви помагат не само да класифицирате, но и да предприемате последващи действия по отношение на съобщенията. Можете да създадете правило за съобщенията от конкретен подател. Можете например да зададете правило, с което съобщенията, получени от Рада Михайлова и съдържащи думата "продажби" в полето Тема, да се маркират с флаг за последващо действие, да се категоризират като "Продажби" и да се преместват в папка с име "Продажбите на Рада".

  • Уведомяване за съобщенията   
    Тези правила ви уведомяват – на база зададените от вас настройки – когато получите определено съобщение. Можете например да създадете правило, което автоматично да изпраща съобщение до мобилно устройство при получаване на съобщение от член на семейството.

  • Започване от празно правило   
    Това са правила, които можете да създавате и персонализирате без шаблон за правило.


Стъпка 1: Изберете шаблон за правила на Outlook

  1. Изберете Правила > Управление на правила и предупреждения от лентата или изберете раздела Файл и след това Управление на правила и предупреждения.

  2. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл изберете Ново правило.

  3. В Съветник за правилата, под Стъпка 1: Изберете шаблон. Изберете един от шаблоните по подразбиране под Организиране на съобщенията, Уведомяване за съобщенията или Започване от празно правило.


Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото

Всеки от шаблоните за правила, които избирате на стъпка 1, има малко по-различни опции за стъпка 2. Когато опциите изискват да направите избор, например да зададете подател или да изберете папка, опцията ще бъде подчертана. За този пример избрахме едно от най-често срещаните правила, с което можете да премествате съобщенията от някого в определена папка.

  1. Изберете хора или публична група в полето за редактиране на описанието, за да се покаже адресната книга. Изберете име от адресната книга или въведете адреса на човека в полето От, след което изберете OK.

  2. Изберете указани, за да се покаже списък на папките. Можете да изберете съществуваща папка или да изберете Създай, за да създадете нова папка. След като изберете съответната папка, изберете OK.

Ако искате да разгледате разширените опции за правилото, изберете Напред и преминете към разширените опции за правилото по-долу. В противен случай изберете Готово. Това ви връща в прозореца Правила и предупреждения. Тук можете да създадете друго правило или да изберете OK, за да запишете промените.

 

• Преместване на съобщенията от някого в папка

  1. Изберете връзката хора или публична папка.

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето Търсене напишете име.

      или

    • В списъка на вашата Адресна книга изберете източник.

  3. Когато избраното се покаже в полето От, изберете OK.

  4. Изберете връзката за указаната папка, в диалоговия прозорец Правила и предупреждения изберете папка и след това изберете OK.

  5. Изберете Напред и отидете на Стъпка 3: Задайте условия за правилото.

 

• Преместване на съобщенията, съдържащи определени думи в темата, в папка

  1. Изберете връзката конкретни думи в темата.

  2. В диалоговия прозорец Търсене на текст, в полето Задаване на думи или фрази за търсене в темата въведете дума или фраза за търсене.

  3. Изберете Добави, за да добавите записа в прозореца Списък за търсене, и изберете OK.

  4. Изберете връзката за указаната папка, в диалоговия прозорец Правила и предупреждения изберете папка и след това изберете OK.

  5. Изберете Напред и отидете на Стъпка 3: Задайте условия за правилото.

 

• Преместване на съобщенията, изпратени до публична група, в папка

  1. Изберете връзката хора или публична папка.

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето Търсене напишете име.

      или

    • В списъка на вашата Адресна книга изберете източник.

  3. Когато избраното се покаже в полето До, изберете OK.

  4. Изберете връзката за указаната папка, в диалоговия прозорец Правила и предупреждения изберете папка и след това изберете OK.

  5. Изберете Напред и отидете на Стъпка 3: Задайте условия за правилото.

 

• Маркиране на съобщенията от някого с флаг за последващо действие

  1. Изберете връзката хора или публична папка.

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето Търсене напишете име.

      или

    • В списъка на вашата Адресна книга изберете източник.

  3. Когато избраното се покаже в полето От, изберете OK.

  4. В диалоговия прозорец Маркирай съобщението, в полето Флаг приемете настройката по подразбиране Последващо действие или изберете друг елемент от списъка.

  5. В полето За приемете настройката по подразбиране Днес или изберете друг елемент в списъка.

  6. Изберете OK > Напред и преминете към Стъпка 3: Задайте условия за правилото.

 

• Преместване на RSS елементите от определен RSS канал в папка

Забележка: За да използвате тази опция, трябва да се абонирате за RSS канал. Когато изберете тази опция, получавате подкана да продължите. Ако изберете Не, не можете да продължите, но ако изберете Да, можете.

Шаблон Уведомяване за съобщенията

 

• Показване на пощата от някого в прозореца за предупреждение за нов елемент

  1. Изберете връзката хора или публична папка.

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето Търсене напишете име.

      или

    • В списъка на вашата Адресна книга изберете източник.

  3. Когато избраното се покаже в полето От, изберете OK.

  4. Изберете конкретно съобщение в прозореца за предупреждение за нов елемент.

  5. В диалоговия прозорец Предупредително съобщение, в полето Задайте предупредително съобщение въведете съобщение и след това изберете OK.

  6. Изберете Напред и преминете към Стъпка 3: Задайте условия за правилото.

 

• Звуков сигнал при получаване на съобщение от някого

  1. Изберете връзката хора или публична папка.

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето Търсене напишете име.

      или

    • В списъка на вашата Адресна книга изберете източник.

  3. Когато избраното се покаже в полето От, изберете OK.

  4. Изберете връзката възпроизвеждане на звук и в прозореца Изберете звук за възпроизвеждане изберете файл (например .wav файл), след което изберете Отвори.

  5. Изберете Напред и преминете към Стъпка 3: Задайте условия за правилото.

 

• Изпращане на известие до мобилното ми устройство, когато получа съобщение от някого

  1. Изберете връзката хора или публична папка.

  2. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето Търсене напишете име.

      или

    • В списъка на вашата Адресна книга изберете източник.

  3. Когато избраното се покаже в полето От, изберете OK.

  4. Изберете връзката препращане към хора или публична група.

  5. В диалоговия прозорец Адрес на правилото направете едно от следните неща:

    • В полето Търсене напишете име.

      или

    • В списъка на вашата Адресна книга изберете източник.

  6. Когато избраното се покаже в полето До, изберете OK.

  7. Изберете Напред и преминете към Стъпка 3: Задайте условия за правилото.

Шаблон Започване от празно правило

  1. Изберете едно от следните.

    • Прилагане на правило върху съобщенията, които получавам

      или

    • Прилагане на правило върху съобщенията, които изпращам

  2. Изберете Напред и преминете към Стъпка 3: Задайте условия за правилото.


Стъпка 3: Задайте условия за правилото

Сега можете да добавите условия за опциите, които сте избрали в Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото. Наличните опции за редактиране на описанието на правилото варират в зависимост от условията, които сте избрали.

Задайте условията за това кога да се прилагат правилата за опцията, избрана в шаблона за организиране на съобщенията или за поддържане на актуална информация, когато сте започнали съветника за правила

  1. Под Стъпка 1: Изберете условие или условия отметнете квадратчето за условието, което искате да добавите.

    Забележка: Можете да изберете няколко квадратчета за отметка.

  2. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото (щракнете върху подчертана стойност) изберете връзка, изпълнете необходимите действия, а когато завършите, изберете OK.

  3. Изберете следващата връзка, изпълнете необходимите действия, а когато сте готови, изберете OK.

  4. Ако има и друга връзка, изберете я, изпълнете необходимите действия, а когато сте готови, изберете OK.

  5. Когато приключите, изберете Готово.

  1. В раздела Файл изберете Управление на правила и предупреждения.

  2. В полето Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл изберете Ново правило.

  3. Под Започване от празно правило изберете Прилагане на правило върху съобщенията, които получавам или Прилагане на правило върху съобщенията, които изпращам.

  4. Изберете Напред и направете следното:

    • Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията (критериите), на които желаете да отговарят (съответстват) съобщенията, за да бъде приложено правилото.

      и

    • Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото изберете подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  5. Изберете Напред и направете следното:

    • Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

      и

    • Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  6. Изберете Напред и направете следното:

    • Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения за правилото, след което изберете Напред.

      и

    • Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото изберете подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  7. Изберете Напред и направете следното:

    • Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

      и

    • Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилото отметнете квадратчетата за желаните опции.

      Съвети: 

      • За да изпълните правилото върху съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

      • За да изключите правилото, което е включено автоматично, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

      • За да приложите правилото към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  8. Изберете Готово.

Можете да създадете правило от всяко съобщение. Предимството на този метод е, че правилата се предлагат въз основа на подателя или получателя на съобщението. Когато например започнете със съобщение, едно от предложените правила премества всички съобщения от този подател в избрана от вас папка.

  1. В папката Входящи изберете съобщението, за което искате да създадете правило, след което в раздела Начало, в групата Преместване изберете Правила.

    Забележка: В списъка с правила предложените правила се показват въз основа на подателя и получателите на съобщението.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Изберете едно от предложените правила, изберете папка местоназначение и след това изберете OK, за да завършите задаването на правилото.

      или

    • Изберете Създаване на правило и преминете към следващата стъпка.

  3. В диалоговия прозорец Създаване на правило, под Когато получа имейл с всички избрани условия не отмятайте нищо или отметнете едно или няколко от наличните квадратчета за отметка.

  4. Под Направи следното отметнете квадратчетата за действията, които искате правилото да извършва, когато са изпълнени посочените условия (критерии).

  5. Отметнете квадратчето Премести елемента в папка.

  6. Направете едно от следните неща:

    • Изберете Избор на папка и изберете съществуваща папка.

      или

    • Изберете Създай, за да създадете папка.

    Забележки: 

    • За да добавите още условия, действия или изключения към правилото, изберете Разширени опции и след това следвайте останалите инструкции в Съветник за правилата.

    • Вижте Създаване на правило по избор за повече информация.

  7. Изберете OK.

  8. В полето за известия направете едно от следните неща:

    • Изберете OK.

      или

    • Отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират в текущата папка и изберете OK.

Вижте Импортиране и експортиране на набор от правила, за да научите как да импортирате или експортирате правила, така че другите да могат да ги използват.

Можете да изтриете правило, което повече не е необходимо.

  1. В раздела Файл изберете Управление на правила и предупреждения.

  2. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл изберете правилото, което искате да изтриете.

  3. Изберете Изтрий Икона за изтриване > OK.

Можете да изпълните ръчно едно или повече правила.

  1. В раздела Файл изберете Управление на правила и предупреждения, след което в раздела Правила за имейл изберете Прилагане на правилата.

  2. В полето Прилагане на правилата, под Изберете правилата за прилагане отметнете квадратчето за всяко правило, което искате да изпълните.

  3. В полето Изпълнявай в папка, за да изберете друга папка, изберете Преглед, изберете папката и след това щракнете върху OK.

    Отметнете квадратчето Включи подпапките, за да включите всички папки под папката, която сте избрали в стъпка 3.

  4. В списъка Прилагай правилата към приемете настройките по подразбиране за всички съобщения или ги променете за прочетените или непрочетените съобщения.

  5. Изберете Изпълни сега.

В Outlook има два типа правила – за сървъра и само за клиента.

  • Правила за сървъра   
    Когато използвате акаунт за Microsoft Exchange Server, някои правила се отнасят за сървъра. Тези правила се изпълняват върху вашата пощенска кутия на пощенския сървър на Exchange, дори когато Outlook не се изпълнява.

    Правилата за сървъра трябва да се прилагат към съобщенията, когато те се доставят за първи път в папката ви Входящи и трябва да могат да се изпълняват докрай на сървъра. Например правило, което указва, че дадено съобщение трябва да бъде отпечатано, не може да се изпълни, докато не бъде завършено на сървъра. Ако правилото не може да бъде приложено на сървъра, то се прилага, когато стартирате Outlook, и тогава става правило само за клиента.

  • Правила само за клиента   
    Правилата само за клиента са правила, които се изпълняват само на вашия компютър. Това са правила, които се изпълняват в Outlook, а не на сървъра на Exchange. Правилата само за клиента могат да се изпълняват само когато се изпълнява Outlook.

Съвет: Ако вашият списък с правила съдържа и двата вида правила, първо се прилагат правилата за сървъра, а след това – правилата само за клиента.

Обратни разписки при доставяне, отговори от гласуване и автоматични отговори

Когато се прилагат правила, обратните разписки при доставяне, разписките за прочитане, отговорите от гласуване и автоматичните отговори (известията "Извън офиса") се обработват така, както и съобщенията. Например правило, което премества в определена папка елементите с думата "събрание" в полето Тема, премества в същата папка също и всички обратни разписки при доставяне, отговори от гласуване или автоматични отговори.

Забележка: Когато дадено правило премести отговорите от гласуване от папката Входящи в друга папка, това се отразява на проследяването на гласовете. Когато отворите изпратено съобщение, в което е имало бутон за гласуване, информацията за проследяване няма да включва броене за отговорите, преместени от правилото. Ръчното преместване или изтриване на отговор не се отразява на проследяването.

Искания за събрания, искания за задачи и документи

Исканията за събрания, исканията за задачи и документите се считат за съобщения. Ако създадете правило, което премества елемент в конкретна папка при изпълнение на (съответствие с) определени условия (критерии), ще бъдат преместени също и всички искания за събрания и задачи, отговарящи на тези условия. Имайте предвид обаче следните ограничения, когато създавате правила, касаещи тези видове елементи:

  • Ако елемент бъде преместен в папка, която не е пощенска, той може да не действа според очакванията ви след неговото преместване. Ако например преместите съобщение в папката Календар, няма да бъде създадена нова среща.

  • Ако чрез използване на правило отговор на искане за събрание или задача бъде преместен в папката Изтрити, отговорът няма да бъде проследен от първоначалния елемент.

  • Ако искане за събрание бъде преместено автоматично в папка Изтрити, събранието няма да бъде добавено в Календар.

  • Правилата, засягащи изпращаните от вас съобщения, не се прилагат към исканията за задачи и исканията за събрания.

Групи с контакти

Правило, което включва група с контакти, може да се държи различно от другите правила – в зависимост от начина на създаване на правилото.

  • Преместване на съобщенията, изпратени до публична група, в папка   
     Това правило е достъпно само ако използвате акаунт за Exchange Server. В указаната папка се преместват само съобщенията, изпратени до групата с контакти. Съобщенията от хора, които са членове на групата с контакти, няма да бъдат преместени в указаната папка.

Акаунтите за Exchange Server (започвайки от Exchange Server 2010) могат да използват правила за препращане на съобщения към имейл адреси извън вашата организация. Администраторът на Exchange обаче може да забрани автоматичното препращане на съобщения към получатели в определени домейни.

За повече информация вж. Определяне на версията на Microsoft Exchange Server, към която се свързва моят акаунт.

Как правилата помагат при управлението на имейл съобщения

Правилото е действие, което Microsoft Outlook предприема автоматично по отношение на пристигащи или изпратени съобщения, които отговарят на условията, дефинирани в правилото. Можете да изберете множество условия и действия, като използвате съветника за правила.

Има две категории правила – за организиране и за уведомяване. Правилата не действат върху съобщения, които са прочетени, а само върху непрочетените.

Шаблони за правила в съветника за правила

Съветникът за правила съдържа шаблони за най-често използваните правила, които включват:

  • Организиране на съобщенията    Тези правила ви помагат да класифицирате и да предприемате последващи действия по отношение на съобщенията. Можете например да създадете правило съобщенията от конкретен подател, да речем "Богомил Иванов" с думата "продажби" в реда за Тема да бъдат маркирани с флаг за последващо действие, категоризирани като "Продажби" и преместени в папка, наречена "Продажбите на Богомил".

  • Уведомяване за съобщенията    Тези правила ви уведомяват по някакъв начин, когато получите определено съобщение. Можете например да създадете правило, което автоматично да изпраща известие до мобилното ви устройство при получаване на съобщение от член на семейството.

  • Започване от празно правило    Това са правила, които създавате без помощта на шаблон за правило и които персонализирате изцяло.

Създаване на правило

Outlook включва шаблони за правила за често срещани ситуации. Използвайте тези шаблони за правила или създайте собствени правила по избор.

Използване на шаблони за правила на Outlook

  1. Щракнете върху раздел Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и предупреждения.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл щракнете върху Ново правило.

  4. Под Стъпка 1: Изберете шаблон изберете желания шаблон от една от колекциите шаблони Организиране на съобщенията или Уведомяване за съобщенията.

  5. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност. Ако щракнете например върху връзката хора или публична група, ще се отвори адресната книга.

  6. Щракнете върху Напред.

  7. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  8. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  9. Щракнете върху Напред.

  10. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  11. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  12. Щракнете върху Напред.

  13. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  14. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  15. Щракнете върху Напред.

  16. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

  17. Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилотоотметнете квадратчетата за желаните опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

    • По подразбиране новото правило е включено. За да го изключите, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  18. Щракнете върху Готово.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и предупреждения.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл щракнете върху Ново правило.

  4. Под Започване от празно правило щракнете върху Проверявай съобщенията при пристигането им или Проверка на съобщенията след изпращане.

  5. Щракнете върху Напред.

  6. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  7. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  8. Щракнете върху Напред.

  9. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  10. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  11. Щракнете върху Напред.

  12. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  13. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  14. Щракнете върху Напред.

  15. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

  16. Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилотоотметнете квадратчетата за желаните опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

    • По подразбиране новото правило е включено. За да го изключите, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  17. Щракнете върху Готово.

За всяко съобщение бързо може да се създаде правило. Предимството от създаването на правило с този метод е, че правилата се предлагат въз основа на подателя или получателите на съобщение. Когато например започнете със съобщение, едно предложено правило премества всички съобщения от този подател в избрана от вас папка.

  1. Щракнете върху съобщението, за което искате да създадете правило, след което в раздела Начало, в групата Преместване щракнете върху Правила.

    Показват се предложени правила въз основа на подателя и получателите на съобщението.

  2. Изпълнете едно от следните неща:

    • Щракнете върху едно от предложените правила, щракнете върху папка местоназначение и след това върху OK.

    • За повече опции за правила, базирани на подателя, получателите или темата на съобщението, щракнете върху Създаване на правило.

Ако сте избрали Създаване на правило в стъпка 2, се показва диалоговият прозорец Създаване на правило. Продължете със следните стъпки:

  1. Под Когато получа имейл с всички избрани условия отметнете квадратчетата за желаните условия.

  2. Под Направи следното отметнете квадратчетата за действията, които искате правилото да извършва, когато са изпълнени посочените условия.

  3. Отметнете квадратчето Премести елемента в папка.

  4. Изберете съществуваща папка или щракнете върху Създай, за да създадете папка, в която да съхранявате съобщенията.

    За да добавите още условия, действия или изключения към правилото, щракнете върху Разширени опции и след това следвайте останалите инструкции в Съветник за правилата. Това е същият съветник, който се показва, когато щракнете върху Управление на правила и предупреждения в изгледа Backstage (при щракване върху раздела Файл). Вж. Създаване на правило по избор за повече информация.

  5. Щракнете върху OK.

Вижте Импортиране и експортиране на набор от правила, за да научите как да импортирате или експортирате правила, така че другите да могат да ги използват.

Ако искате ръчно да изпълните едно или повече правила, направете следното:

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и предупреждения.

  3. Щракнете върху Прилагане на правилата.

  4. В диалоговия прозорец Прилагане на правилата под Изберете правилата за прилагане поставете отметка в квадратчето до всяко правило, което искате да изпълните.

  5. В полето Изпълнявай в папка, ако искате да изберете друга папка, щракнете върху Преглед, изберете папката и след това щракнете върху OK.

    Отметнете квадратчето Включи подпапките, за да включите всички папки под папката, посочена в стъпка 5.

  6. По подразбиране в списъка Прилагай правилата към са избрани всички съобщения. Можете да промените това на прочетени или непрочетени съобщения.

  7. Щракнете върху Изпълни сега.

Има два типа правила в Outlook – за сървъра и само за клиента.

  • Правила за сървъра    Ако използвате акаунт в Microsoft Exchange Server, някои правила, които създавате, са за сървър. Тези правила се изпълняват във вашата пощенска кутия на пощенския сървър на Exchange дори когато Outlook не се изпълнява на компютъра ви. Правилата за сървър трябва да се прилагат към съобщенията, когато те се доставят за първи път в папка Входящи и трябва да могат да се изпълняват докрай на сървъра. Например правило, което указва, че дадено съобщение трябва да бъде отпечатано, не може да се изпълни, докато не бъде завършено на сървъра. Ако то не може да бъде приложено на сървъра, то се прилага, когато стартирате Outlook, и тогава става правило само за клиента.

  • Правила само за клиента    Правилата само за клиента са правила, които се изпълняват само на вашия компютър. Това са правила, които не могат да се изпълнят, докато не бъдат завършени на сървъра, като например указване за печат на определени съобщения. Правилата само за клиента могат да се изпълняват само когато се изпълнява Outlook.

Ако вашият списък с правила съдържа и двата вида правила, първо се прилагат правилата за сървъра, а след това – правилата само за клиента.

Прилагане на правила към други елементи на Outlook

Когато се прилагат правила, обратните разписки при доставяне, разписките за прочитане, отговорите от гласуване и автоматичните отговори (известията "Извън офиса") се обработват така, както и съобщенията. Например правило, което премества елементи с думата "събрание" в темата в определена папка, премества също и всички обратни разписки при доставяне, разписки за прочитане, отговори от гласуване или автоматични отговори, съдържащи думата "събрание" в темата.

Забележка: Когато дадено правило премести отговори от гласуване от папката Входящи в друга папка, това се отразява на вашето проследяване на гласове. Когато отворите изпратено съобщение, което е имало бутон за гласуване, информацията за проследяване няма да включва броене за отговорите, преместени от правилото. Ръчното преместване или изтриване на отговор не се отразява на проследяването.

Когато прилагате правила, исканията за събрания, исканията за задачи и документите се обработват така, както и съобщенията. Когато например създавате правило, което премества в определена папка елементите с думата "събрание" в полето Тема, се премества и всяко искане за задача или искане за събрание, което отговаря на това условие. Когато обаче създавате правила, засягащи тези три типа елементи, имайте предвид следните ограничения:

  • Елемент, преместен в папка, която не е пощенска, може да не действа според очакванията ви след неговото преместване. Ако например преместите съобщение в папката Календар, няма да бъде създадена нова среща.

  • Ако чрез използване на правило отговор на искане за събрание или задача бъде преместен в папката "Изтрити", отговорът няма да бъде проследен от първоначалния елемент.

  • Ако искане за събрание бъде преместено автоматично в папка Изтрити, събранието няма да бъде добавено в Календар.

  • Правилата, засягащи изпращаните от вас съобщения, не се прилагат към исканията за задачи и исканията за събрания.

Групи с контакти

Всяко правило, което включва група с контакти, може да се държи различно в зависимост от начина на създаване на правилото.

  • Преместване на съобщенията, изпратени до папка на група с контакти    Това правило е достъпно само ако използвате акаунт за Exchange Server. В указаната папка се преместват само съобщенията, изпратени до групата с контакти. Съобщенията от хора, които са членове на групата с контакти, няма да бъдат преместени в указаната папка.

Ако използвате акаунт в Microsoft Exchange Server 2010, по подразбиране не можете да използвате правила за препращане на съобщения към имейл адреси извън вашата организация. Тази настройка служи за предотвратяване на разкриването на поверителна и частна информация на организацията. Тази настройка може да бъде променяна само от администратор на Exchange.

За повече информация вж. Определяне на версията на Microsoft Exchange Server, към която се свързва моят акаунт.

Как правилата помагат при управлението на съобщения

Правилото е действие, което Microsoft Outlook изпълнява автоматично върху пристигащите или изпратените съобщения, които отговарят на условията, дефинирани в правилото. Можете да изберете множество условия и действия с помощта на съветника за правила и предупреждения. Правилата не действат върху прочетените съобщения, а само върху непрочетените.

Правилата обикновено попадат в една от двете категории – организиране или за уведомяване. Съветникът за правила и предупреждения съдържа шаблони за най-често използваните правила.

  • Организиране на съобщенията    Тези правила ви помагат да класифицирате и да предприемате последващи действия по отношение на съобщенията. Можете например да създадете правило съобщенията от конкретен подател, да кажем "Богомил Иванов" с думата "продажби" в реда за Тема да се маркират с флаг за последващо действие, да се категоризират като "Продажби" и да се преместват в папка с име "Продажбите на Богомил".

  • Уведомяване за съобщенията    Това са правила, които ви уведомяват по някакъв начин, когато получите определено съобщение. Можете например да създадете правило, което автоматично да изпраща известие до мобилния ви телефон, когато получите съобщение от член на семейството ви.

  • Започване от празно правило    Това са правила, които създавате от самото начало.

    Шаблони на правила
    Фигура 1: Съветникът за правила и предупреждения съдържа няколко предварително зададени правила, наречени шаблони.

Изключения

Можете да добавяте изключения към правилата за специални случаи, например когато съобщението е маркирано с флаг за последващо действие или висока важност. Правилото няма да бъде приложено към съобщение, ако е изпълнено дори само едно от зададените изключения.

  1. В навигационен екран щракнете върху Поща.

  2. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  3. Ако имате повече от един имейл акаунт, в списъка Прилагай промените към следната папка изберете желаната папка Входящи.

  4. Щракнете върху Ново правило.

  5. Под Стъпка 1: Изберете шаблон изберете желания шаблон от една от колекциите шаблони Организиране на съобщенията или Уведомяване за съобщенията.

  6. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност. Ако например щракнете върху връзката хора или списък за разпространение, ще се отвори адресната книга.

  7. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  8. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако все още не сте го направили, след което щракнете върху Напред.

  9. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  10. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако все още не сте го направили, след което щракнете върху Напред.

  11. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  12. За да завършите създаването на правилото, въведете име за правилото и след това изберете другите желани опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са в една от вашите папки, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират в "папка"

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти и към папките Входящи, свързани с всеки един акаунт, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  13. Щракнете върху Готово.

За да създадете правило, като изберете свои собствени условия, действия и изключения, направете следното:

  1. В навигационен екран щракнете върху Поща.

  2. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  3. Ако имате повече от един имейл акаунт, в списъка Прилагай промените към следната папка изберете желаната папка Входящи.

  4. Щракнете върху Ново правило.

  5. Под Започване от празно правило изберете Проверявай съобщенията при пристигането им или Проверка на съобщенията след изпращане и след това изберете Напред.

  6. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  7. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако все още не сте го направили, след което щракнете върху Напред.

  8. Под Стъпка 1: Изберете действие(я) изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  9. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертана стойност, ако все още не сте го направили, след което щракнете върху Напред.

  10. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  11. За да завършите създаването на правилото, въведете име за правилото и след това изберете другите желани опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са в една от вашите папки, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират в "папка"

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти и към папките Входящи, свързани с всеки един акаунт, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  12. Щракнете върху Готово.

Можете да създадете правило директно от съобщение. Можете например да създадете правило за преместване на съобщенията от някого в конкретна папка.

  1. Щракнете с десния бутон върху съобщението, на което искате да се базира правилото, след което щракнете върху Създаване на правило в контекстното меню.

    В диалоговия прозорец Създаване на правило отметнете квадратчетата за опциите, които вече са попълнени с информация от избраното от вас съобщение.

  2. Отметнете квадратчето Премести елемента в папка.

  3. Изберете съществуваща папка или щракнете върху Създай, за да създадете нова папка, в която да съхранявате съобщенията.

  4. За да добавите още условия, действия или изключения към правилото, щракнете върху Разширени опции и след това следвайте останалите инструкции в съветника за правила и предупреждения.

    Съвет     За да изпълните правилото веднага след като сте го създали, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират в папката на последната страница в съветника за правила и предупреждения.

    Всички съобщения от Входящи или избраната от вас папка, които отговарят на условията и изключенията, свързани с правилото, се преместват в посочената папка. За да изпробвате новото правило, отворете новата папка. Преместени ли са правилните съобщения?

Ако искате да изпълнявате правилото периодично, а не през цялото време, направете следното:

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  2. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения изключете правилото, като изчистите квадратчето за отметка до него.

  3. Щракнете върху Прилагане на правилата.

  4. В диалоговия прозорец Прилагане на правилата, под Изберете правилата за прилагане отметнете квадратчето до правилото, което искате да изпълните.

  5. Изберете папката, към която искате да приложите правилото.

  6. Изберете категорията съобщения, към която искате да приложите правилото.

    Можете например да приложите правилото само към непрочетените съобщения в дадена папка.

  7. Щракнете върху Изпълни сега.

Правила за сървъра    Ако имате акаунт за Microsoft Exchange, сървърът може да прилага правила към вашите съобщения, дори ако Outlook не се изпълнява. Те се наричат "правила за сървъра". Правилата трябва да бъдат настроени да се прилагат към съобщенията, когато се доставят до вашата папка Входящи на сървъра, и трябва да могат да се изпълняват докрай на сървъра. Например правилото не може да се изпълни докрай на сървъра, ако действието указва, че съобщението трябва да се отпечата. Ако правилото не може да бъде приложено на сървъра, то се прилага, когато стартирате Outlook.

Правила само за клиента    "Клиент" е програмата за имейл, която се изпълнява на компютъра на даден потребител. Правило, което не може да бъде приложено от сървъра, е "правило само за клиента", защото работи само на компютъра на даден потребител. Ако вашият списък с правила съдържа правила, които могат да се изпълняват на сървъра, както и правила, които не могат, първо се прилагат правилата за сървъра, а след това – правилата само за клиента.

Обратните разписки при доставяне, разписките за прочитане, отговорите от гласуване и известията "извън офиса" се третират като съобщения. Когато например създавате правило, което премества в определена папка елементите с думата "събрание" в полето Тема, се преместват и всички обратни разписки при доставяне, отговори от гласуване и съобщения "извън офиса", които отговарят на това условие.

Забележка: Ако даден отговор от гласуване бъде преместен извън папка Входящи, той не се проследява автоматично в първоначалното съобщение.

Исканията за събрания, исканията за задачи и документите се третират като съобщения. Когато например създавате правило, което премества в определена папка елементите с думата "събрание" в полето Тема, се премества и всяко искане за задача или искане за събрание, което отговаря на това условие. Когато обаче създавате правила, засягащи тези типове елементи, имайте предвид следните ограничения:

  • Елемент, преместен в папка, която не е пощенска, може да не действа според очакванията ви след неговото преместване. Ако например преместите съобщение в папката Календар, няма да бъде създадена нова среща.

  • Ако отговор на искане за събрание или задача бъде преместен чрез правило в папката Изтрити, той няма да бъде проследен от първоначалния елемент.

  • Ако искане за събрание бъде преместено автоматично в папка Изтрити, събранието няма да бъде добавено в Календар.

  • Правилата, засягащи изпращаните от вас съобщения, не се прилагат към исканията за задачи и исканията за събрания.

Новото правило за списък за разпространение ще се държи по различен начин в зависимост от това как сте създали правилото:

  • Преместване на съобщенията, изпратени до списък за разпространение, в папка    Ако изберете този шаблон за правило, в посочената папка се преместват само съобщенията, изпратени до списъка за разпространение. Съобщенията от хора, които са в списъка за разпространение, няма да бъдат преместени в указаната папка.

    Забележка: Това правило работи само за акаунти на Exchange.

  • Преместване на съобщенията от някого в папка    Ако изберете този шаблон за правило, съобщенията от хората, които са в зададения от вас списък за разпространение, също ще се преместват в посочената папка.

Ако работите в организация, която използва Exchange, по подразбиране съобщенията, които препращате към външни имейл адреси извън вашата организация с помощта на правила, няма да бъдат изпращани. Тази настройка служи за предотвратяване на разкриването на корпоративни данни и се управлява от вашия администратор на Exchange.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×