Управляване на имейл съобщенията чрез правила

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Правилото е действие, което Microsoft Outlook изпълнява автоматично върху входящите или изходящите съобщения на базата на условия, зададени от вас. Можете да създадете правило от шаблон, от съобщение или като използвате свои собствени условия.

Вместо това използвате Outlook Web App? Вижте Правила за папка "Входящи", за да научите повече за създаването и управлението на своите правила, които също така ще работят с настолната програма на Outlook.

В тази статия

Как правилата помагат при управлението на имейл съобщения

Създаване на правило

Импортиране или експортиране на правила

Ръчно изпълнение на правила

Сървър правила и правила само за клиента

Прилагане на правила към други елементи на Outlook

Препращане на съобщения извън организацията ви

Как правилата помагат при управлението на имейл съобщения

Правилото е действие, което Microsoft Outlook предприема автоматично по отношение на пристигащи или изпратени съобщения, които отговарят на условията, дефинирани в правилото. Можете да изберете множество условия и действия, като използвате съветника за правила.

Има две категории правила – за организиране и за уведомяване. Правилата не действат върху съобщения, които са прочетени, а само върху непрочетените.

Шаблони за правила в съветника за правила

Съветникът за правила съдържа шаблони за най-често използваните правила, които включват:

  • Организиране    Тези правила ви помагат да класифицирате и предприемате последващи действия по отношение на съобщения. Можете например да създадете правило съобщенията от конкретен подател, да речем "Богомил Иванов" с думата "продажби" в реда за Тема да бъдат маркирани с флаг за последващи действия, категоризирани като "Продажби" и преместени в папка, наречена "Продажбите на Богомил".

  • Уведомяване    Тези правила ви уведомяват по някакъв начин, когато получите определено съобщение. Можете например да създадете правило, което автоматично да изпраща известие до мобилното ви устройство при получаване на съобщение от член на семейството.

  • Започнете с празно правило    Това са правила, които създавате без помощта на шаблон за правило и които персонализирате изцяло.

Най-горе на страницата

Създаване на правило

Outlook включва шаблони за правила за често срещани ситуации. Използвайте тези шаблони за правила или създайте собствени правила по избор.

Използване на шаблони за правила на Outlook

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и известявания.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл щракнете върху Ново правило.

  4. Под Стъпка 1: Изберете шаблон изберете желания шаблон от една от колекциите шаблони Организиране на съобщенията или Уведомяване за съобщенията.

  5. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност. Ако щракнете например върху връзката хора или публична група, ще се отвори адресната книга.

  6. Щракнете върху Напред.

  7. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  8. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  9. Щракнете върху Напред.

  10. Под Стъпка 1: Изберете действия изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  11. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  12. Щракнете върху Напред.

  13. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  14. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  15. Щракнете върху Напред.

  16. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

  17. Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилотоотметнете квадратчетата за желаните опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

    • По подразбиране новото правило е включено. За да го изключите, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  18. Щракнете върху Готово.

Най-горе на страницата

Създаване на правило по избор

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и известявания.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл щракнете върху Ново правило.

  4. Под Започване от празно правило щракнете върху Проверявай съобщенията при пристигането им или Проверка на съобщенията след изпращане.

  5. Щракнете върху Напред.

  6. Под Стъпка 1: Изберете условие(я) изберете условията, на които желаете да отговарят съобщенията, за да бъде приложено правилото.

  7. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас условие и след това задайте стойността.

  8. Щракнете върху Напред.

  9. Под Стъпка 1: Изберете действия изберете действието, което искате правилото да предприеме при изпълнение на зададените условия.

  10. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас действие и след това задайте стойността.

  11. Щракнете върху Напред.

  12. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) изберете каквито желаете изключения към правилото, след което щракнете върху Напред.

  13. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертана стойност за всяко добавено от вас изключение и след това задайте стойността.

  14. Щракнете върху Напред.

  15. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

  16. Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилотоотметнете квадратчетата за желаните опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

    • По подразбиране новото правило е включено. За да го изключите, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  17. Щракнете върху Готово.

Най-горе на страницата

Създаване на правило въз основа на податели или получатели на съобщение

За всяко съобщение бързо може да се създаде правило. Предимството от създаването на правило с този метод е, че правилата се предлагат въз основа на подателя или получателите на съобщение. Когато например започнете със съобщение, едно предложено правило премества всички съобщения от този подател в избрана от вас папка.

  1. Щракнете върху съобщението, за което искате да създадете правило, след което в раздела Начало, в групата Преместване щракнете върху Правила.

    Показват се предложени правила въз основа на подателя и получателите на съобщението.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Щракнете върху едно от предложените правила, щракнете върху папка местоназначение и след това върху OK.

    • За повече опции за правила, базирани на подателя, получателите или темата на съобщението, щракнете върху Създаване на правило.

Ако сте избрали Създаване на правило в стъпка 2, се показва диалоговият прозорец Създаване на правило. Продължете със следните стъпки:

  1. Под Когато получа имейл с всички избрани условия отметнете квадратчетата за желаните условия.

  2. Под Направи следното отметнете квадратчетата за действията, които искате правилото да извършва, когато са изпълнени посочените условия.

  3. Отметнете квадратчето Премести елемента в папка.

  4. Изберете съществуваща папка или щракнете върху Създай, за да създадете папка, в която да съхранявате съобщенията.

    За да добавите още условия, действия или изключения към правилото, щракнете върху Разширени опциии след това изпълнете останалата част от инструкциите в Съветника за правилата. Това е същата съветник, който се появява, когато щракнете върху контактите в изгледа Backstage (като щракнете върху раздела " файл "). Създаване на правило по избор за повече информация вижте.

  5. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Импортиране и експортиране на правила

Вижте Импортиране и експортиране на набор от правила, за да научите как да импортирате или експортирате правила, така че другите да могат да ги използват.

Ръчно изпълнение на правила

Ако искате ръчно да изпълните едно или повече правила, направете следното:

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и известявания.

  3. Щракнете върху Приложи правилата сега.

  4. В диалоговия прозорец Прилагане на правилата под Изберете правилата за прилагане поставете отметка в квадратчето до всяко правило, което искате да изпълните.

  5. В полето Изпълнявай в папка, ако искате да изберете друга папка, щракнете върху Преглед, изберете папката и след това щракнете върху OK.

    Отметнете квадратчето Включи подпапките, за да включите всички папки под папката, посочена в стъпка 5.

  6. По подразбиране в списъка Прилагай правилата към са избрани всички съобщения. Можете да промените това на прочетени или непрочетени съобщения.

  7. Щракнете върху Изпълни сега.

Най-горе на страницата

Правила за сървъра срещу правила само за клиента

Има два типа правила в Outlook – за сървъра и само за клиента.

  • Правила за сървъра    Ако използвате акаунт за Microsoft Exchange Server, някои правила, които създавате са базирани на сървър правила. Тези правила се изпълняват на вашата пощенска кутия на Exchange пощенски сървър, дори когато Outlook не се изпълнява на компютъра ви. Правила за сървъра трябва да се отнасят за съобщения, когато те първо се доставят в папката "Входящи"и правилата трябва да могат да работят, докато те се извършват на сървъра. Например правило, което указва, че се отпечатат съобщение не може да работи, докато не е завършена на сървъра. Ако едно правило не може да бъде приложено на сървъра, той се прилага, когато стартирате Outlook и става правило само за клиента.

  • Правила само за клиента    Правилата само за клиента са правила, които се изпълняват само на вашия компютър. Това са правила, които не могат да се изпълнят, докато не бъдат завършени на сървъра, като например указване за печат на определени съобщения. Правилата само за клиента могат да се изпълняват само когато се изпълнява Outlook.

Ако вашият списък от правила съдържа и двата вида правила, най-напред се прилагат правилата за сървъра и после – правилата само за клиента.

Най-горе на страницата

Прилагане на правила към други елементи на Outlook

Обратни разписки за доставка, отговори на гласуване и автоматични отговори

Когато се прилагат правила, разписките за доставка, разписките за прочитане, отговорите на гласуване и автоматичните отговори (известявания "'Извън офиса") се обработват така, както и съобщенията. Например правило, което премества елементи с думата "събрание" в темата в определена папка, премества също и всички разписки за доставка, разписки за прочитане, отговори на гласуване или автоматични отговори, съдържащи думата "събрание" в темата.

Забележка : Когато дадено правило премести отговори на гласуване от папката Входящи в друга папка, това се отразява на вашето проследяване на гласове. Когато отворите изпратено съобщение, което е имало бутон за гласуване, информацията за проследяване няма да включва броене за отговорите, преместени от правилото. Ръчното преместване или изтриване на отговор не се отразява на проследяването.

Най-горе на страницата

Искания за събрания, искания за задачи и документи

Когато прилагане на правила, искания за събрания, искания за задачи и документи се третира като съобщения. Например когато създавате правило, което премества елементи с думата "събрание" в полето тема в определена папка, всяко искане за задача или искане за събрание, което отговаря на това условие се премества също. Въпреки това имайте предвид следните ограничения, когато създавате правила, които оказват влияние върху тези видове елементи:

  • Елемент, преместен в папка, която не е пощенска, може да не действа според очакванията ви след неговото преместване. Ако например преместите съобщение в папката Календар, няма да бъде създадена нова среща.

  • Ако чрез използване на правило отговор на искане за събрание или задача бъде преместен в папката "Изтрити", отговорът няма да бъде проследен от първоначалния елемент.

  • Ако искане за събрание бъде преместено автоматично в папка Изтрити, събранието няма да бъде добавено в Календар.

  • Правилата, засягащи изпращаните от вас съобщения, не се прилагат към исканията за задачи и исканията за събрания.

Най-горе на страницата

Групи с контакти

Всяко правило, което включва група с контакти, може да се държи различно в зависимост от начина на създаване на правилото.

  • Преместване на съобщенията, изпратени до папка на група с контакти    Това правило е достъпно само ако използвате акаунт за Exchange Server. В указаната папка се преместват само съобщенията, изпратени до групата с контакти. Съобщенията от хора, които са членове на групата с контакти, няма да бъдат преместени в указаната папка.

Най-горе на страницата

Препращане на съобщения извън организацията ви

Ако използвате акаунт в Microsoft Exchange Server 2010, по подразбиране не можете да използвате правила за препращане на съобщения към имейл адреси извън вашата организация. Тази настройка служи за предотвратяване на разкриването на поверителна и частна информация на организацията. Тази настройка може да бъде променяна само от администратор на Exchange.

За повече информация вижте определяне на версията на Microsoft Exchange Server Моят акаунт се свързва към.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×