Управление на правата за достъп до информация в Office

Ако сте получили грешка за разрешение за файл при опит за преглед на документ или имейл, значи това има връзка с управлението на правата за достъп до информация (IRM). Можете да използвате IRM, за да ограничите разрешението за съдържание в документи, работни книги и презентации с Office. IRM позволява хората да задават разрешения за достъп, за да не позволят да бъде отпечатвана, препращана или копирана поверителна информация от неупълномощени лица. Когато разрешението за даден файл е ограничено чрез използване на IRM, ограниченията за достъпа и използването се налагат дори ако файлът достигне до нежелани получатели. Това се дължи на факта, че разрешенията за достъп се съхраняват в документа, работната книга, презентацията или имейл съобщението и те трябва да бъдат удостоверени спрямо IRM сървъра.

IRM също помага на хората да наложат своите лични предпочитания за предаването на лична или поверителна информация. IRM позволява на организациите да наложат фирмени правила за управление и разпространение на поверителна или фирмена информация.

Използване на IRM в Office

Изберете платформата, която използвате, от разделите на тази страница.

Като използвате IRM в Office, можете да управлявате правата за файлове в XPS формат (.xps) и следните типове файлове:

Файлове на Word

Тип на файла

Разширение

Документ

.doc

Документ

.docx

Документ с разрешени макроси

.docm

Шаблон

.dot

Шаблон

.dotx

Шаблон с разрешени макроси

.dotm

Файлове на Excel

Тип на файла

Разширение

Работна книга

.xls

Работна книга

.xlsx

Работна книга с разрешени макроси

.xlsm

Шаблон

.xlt

Шаблон

.xltx

Шаблон с разрешени макроси

.xltm

Двоична работна книга, различна от XML

.xlsb

Добавка с разрешени макроси

.xla

Добавка с разрешени макроси

.xlam

Файлове на PowerPoint

Тип на файла

Разширение

Презентация

.ppt

Презентация

.pptx

Презентация с разрешени макроси

.pptm

Шаблон

.pot

Шаблон

.potx

Шаблон с разрешени макроси

.potm

Слайдшоу

.pps

Слайдшоу

.ppsx

Слайдшоу с разрешени макроси

.ppsm

Тема на Office

.thmx

Забележки: 

  • Когато тези типове файлове бъдат прикачени към имейл съобщение с управление на правата за достъп в Outlook, те също автоматично ще станат с управление на правата за достъп.

  • Когато прикачите файл на съобщение (.msg)) към имейл съобщение с управление на правата за достъп, прикаченото съобщение не е с управление на правата за достъп. IRM не управлява правата за достъп до файловите типове .msg.

Конфигуриране на вашия компютър да използва IRM

За да използвате IRM в Office, минималното изискване за софтуера е сервизен пакет 1 (SP1) за клиент на Windows услугите за управление на правата (RMS). Администраторът на RMS може да конфигурира специфични за фирмата IRM правила, които определят кой има достъп до информацията и какво ниво на редактиране е разрешено за дадено имейл съобщение. Например администраторът на фирмата може да дефинира шаблон за права, наречен "Поверително за фирмата", който указва, че имейл съобщение, което използва тези правила, може да бъде отворено само от потребители в рамките на домейна на фирмата.

Изтегляне на разрешения

Когато за първи път се опитате да отворите документ, работна книга или презентация с ограничено разрешение, трябва да се свържете със сървър за лицензиране, за да проверите своите идентификационни данни и да изтеглите лиценз за използване. Лицензът за използване задава нивото на достъп, които имате за даден файл. Този процес се изисква за всеки файл, който е с ограничено разрешение. С други думи, съдържанието с ограничено разрешение не може да се отвори без лиценз за използване. Изтеглянето на разрешения изисква Office да изпрати вашите идентификационни данни, които включват имейл адрес и информация за вашите права за разрешения, на сървъра за лицензиране. Информацията, съдържаща се в документа, работната книга или презентацията, не се изпраща на сървъра за лицензиране. За повече информация прочетете Основни моменти на декларацията за поверителност за Microsoft Office 2010.

Ограничаване на разрешението за съдържанието във файлове

Авторите могат да ограничат разрешението за документи, работни книги и презентации на базата на потребител, на файл или на група (разрешенията, базирани на група, изискват справочната услуга на Active Directory за разширяване на групата). Авторите използват диалоговия прозорец Разрешение, за да дадат на потребителите достъп за четене и промяна и да зададат датите на изтичане на срока за съдържанието. Например Момчил, авторът, може да даде на Вяра разрешение да чете документ на Word, но не и да го променя. Момчил след това може да даде на Явор разрешение за промяна на документа и му позволи да го записва. Момчил също така може да реши да ограничи на достъпа на Вяра и Явор до този документ на пет дни, преди да изтече срокът на разрешението за документа. За информация как да зададете дата на изтичане на срока за документ, работна книга или презентация, вижте Задаване на дата на изтичане на срока за файл.

Разрешение

  1. Запишете документа, работната книга или презентацията.

  2. Щракнете върху раздела Файл.

  3. Направете едно от следните неща:

    • В Word, в раздела Информация щракнете върху Защита на документ, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Ограничен достъп.

    • В Excel, в раздела Информация щракнете върху Защита на работната книга, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Ограничен достъп.

    • В PowerPoint, в раздела Информация щракнете върху Запазване на презентацията, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Ограничен достъп.

  4. В диалоговия прозорец Разрешения направете едно от следните неща:

    • В Word изберете Ограничаване на разрешението за този документ и след това задайте желаното ниво на достъп за всеки потребител.

    • В Excel изберете Ограничаване на разрешението за тази работна книга и след това задайте желаното ниво на достъп за всеки потребител.

    • В PowerPoint изберете Ограничаване на разрешението за тази презентация и след това задайте желаното ниво на достъп за всеки потребител.

      Вариантите ви за избор може да са ограничени, ако администратор е задал правила за разрешение по избор, които хората не могат да променят.

      Нива на разрешение

    • Четене    Потребителите с разрешение за четене могат да четат документ, работна книга или презентация, но нямат разрешение да редактират, отпечатват или копират.

    • Промяна    Потребителите с разрешение за промяна могат да четат, редактират и записват промените в документ, работна книга или презентация, но нямат разрешение да отпечатват.

    • Пълен контрол    Потребителите с разрешение за пълен контрол имат пълни разрешения за авторство и могат да вършат всичко с документа, работната книга или презентацията, което може да направи и авторът, като например задаване на изтичане на срока за съдържанието, предотвратяване на печата и даване на разрешения на потребителите. След като срокът на дадено разрешение за документ, работна книга или презентация е изтекъл за упълномощените потребители, документът, работната книга или презентацията може да се отвори само от автора или от потребителите с разрешение за пълен контрол за документа, работната книга или презентацията. Авторите винаги имат разрешение за пълен контрол.

  5. За да дадете на някого разрешение за пълен контрол, в диалоговия прозорец Разрешения щракнете върху Още опции и след това в колоната Ниво на достъп щракнете върху стрелката и след това щракнете върху Пълен контрол в списъка Ниво на достъп.

    Диалогов прозорец "Разрешение"

  6. След като присвоите нива на разрешение, щракнете върху OK.

    Появява се лентата на съобщенията, която показва, че документът, работната книга или презентацията е с управление на правата. Ако трябва да направите някакви промени в разрешение за достъп до документ, работна книга или презентация, щракнете върху Промяна на разрешение.

    Лента за съобщения в Word

    Ако документ, работна книга или презентация с ограничено разрешение бъдат препратени на неупълномощено лице, се появява съобщение с имейл адреса на автора или адрес на уеб сайт, така че лицето да може да поиска разрешение за документа, работната книга или презентацията.

    Диалогов прозорец, който показва, че документ с ограничено разрешение е препратен на неупълномощено лице

    Ако авторът реши да не включва имейл адрес, неупълномощените потребители получават съобщение за грешка.

Задаване на дата на изтичане на срока за файл
  1. Отворете файла.

  2. Щракнете върху раздела Файл.

  3. Направете едно от следните неща:

    • В Word, в раздела Информация щракнете върху Защита на документ, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Ограничен достъп.

    • В Excel, в раздела Информация щракнете върху Защита на работната книга, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Ограничен достъп.

    • В PowerPoint, в раздела Информация щракнете върху Запазване на презентацията, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Ограничен достъп.

  4. В диалоговия прозорец Разрешения направете едно от следните неща:

    • В Word изберете квадратчето за отметка Ограничи разрешенията до този документ и след това щракнете върху Още опции.

    • В Excel изберете квадратчето за отметка Ограничи разрешенията до тази работна книга и след това щракнете върху Още опции.

    • В PowerPoint изберете квадратчето за отметка Ограничи разрешенията до тази презентация и след това щракнете върху Още опции.

  5. Под Допълнителни разрешения за потребители направете едно от следните неща:

    • В Word изберете квадратчето за отметка Срокът на този документ изтича на и след това въведете дата.

    • В Excel изберете квадратчето за отметка Срокът на тази работна книга изтича на и след това въведете дата.

    • В PowerPoint изберете квадратчето за отметка Срокът на тази презентация изтича на и след това въведете дата.

  6. Щракнете два пъти върху OK.

Използване на различен потребителски акаунт за Windows за управление на правата за достъп до файлове

  1. Отворете документа, работния лист или презентацията.

  2. Щракнете върху раздела Файл.

  3. Направете едно от следните неща:

    • В Word, в раздела Информация щракнете върху Защита на документ, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Управление на идентификационни данни.

    • В Excel, в раздела Информация щракнете върху Защита на работната книга, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Управление на идентификационни данни.

    • В PowerPoint, в раздела Информация щракнете върху Запазване на презентацията, посочете Ограничаване на разрешението от хора, след което щракнете върху Управление на идентификационни данни.

  4. Направете едно от следните неща:

    • В диалоговия прозорец Избор на потребител изберете имейл адреса за акаунта, който искате да използвате, и след това щракнете върху OK.

    • В диалоговия прозорец Избор на потребител щракнете върху Добави, въведете своите идентификационни данни за новия акаунт и след това щракнете върху OK два пъти.

      Диалоговият прозорец ''Избор на потребител''

Преглед на съдържание с ограничено разрешение

За да прегледате съдържание с управление на правата за достъп, за което имате разрешения, като използвате Office, просто отворете документа, работната книга или презентацията.

Ако искате да видите какви разрешения имате, щракнете върху Показване на разрешение в лентата на съобщенията или щракнете върху една от следните опции в лентата на състоянието в долната част на екрана:

  • Този документ съдържа правила за разрешения Бутон, показващ, че този документ съдържа правила за разрешения

  • Тази работна книга съдържа правила за разрешения Бутон, показващ, че този документ съдържа правила за разрешения

  • Тази презентация съдържа правила за разрешения Бутон, показващ, че този документ съдържа правила за разрешения

Въпреки че в момента не можете да давате разрешения на IRM във версиите на Office за Android, всички защитени с IRM файлове, които получавате, ще се отворят, ако сте влезли с акаунт, който има разрешения за файла. Когато отворите файл, защитен с IRM, ще видите информационна лента в горната част, която предлага да ви позволи да прегледате разрешенията, които са присвоени на този файл.

Когато отворите файл, защитен с IRM, в Office за Android, можете да видите разрешенията, които са ви дадени.

Управление на правата за достъп до информация (IRM) спомага за следното:

  • Не позволява на упълномощен получател на съдържание с ограничен достъп да препраща, копира, променя, печата, изпраща по факс или да поставя съдържание за неупълномощена употреба

  • Ограничаване на съдържанието независимо къде се изпраща

  • Осигуряване на изтичане на срока на файла, така че съдържанието на документите повече да не може да бъде преглеждано след определено време

  • Налагане на фирмени правила, които управляват употребата и разпространението на съдържание в рамките на фирмата

IRM не може да пречи ограничено съдържание да бъде:

  • Изтрито, откраднато или прихванато или предадено от злонамерени програми, като "троянски коне", регистратори на натиснати клавиши и определени видове шпиониращ софтуер

  • Загубено или повредено поради действия на компютърни вируси

  • Преписано на ръка от екрана на получателя

  • Цифрово заснето (когато се показва на екран) от получателя

  • Копирано посредством програми за заснемане на екрана от други производители

Забележка: За информация как можете да ограничите разрешението за съдържание в имейл съобщения, вижте Създаване на съобщение с ограничено разрешение.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×