Управление на външното споделяне за средата на SharePoint Online

Ако работата на организацията ви изисква споделянето на документи или ако сътрудничите директно с продавачи или клиенти, можете да използвате функциите за външно споделяне на SharePoint Online, за да споделяте съдържание с хора извън организацията. Или, ако това не е така, може да искате да ограничите използването на външното споделяне във вашата организация. В тази статия разглеждаме опциите на споделяне на SharePoint Online, както и как да ги планирате.

(Ако искате да отидете направо към настройването на споделяне, вижте Включване или изключване на външното споделяне за SharePoint Online. Ако се опитвате да споделите файл или папка, вижте Споделяне на файлове и папки в OneDrive или Споделяне на файлове или папки на SharePoint в Office 365.)

Планирането за външно споделяне, трябва да бъде включени като част от цялостното планиране на разрешения за SharePoint Online.

Обърнете внимание, че външното споделяне е включено по подразбиране за цялата ви среда на SharePoint Online и за колекциите от сайтове в нея. Възможно е да поискате да изключите тази функция глобално, преди хората да започнат да използват сайтове или докато не разберете как точно искате да я използвате.

Какви са функциите за външно споделяне на SharePoint Online?

В SharePoint Online има както глобални настройки (за целия клиент), така и настройки на колекцията от сайтове за външно споделяне. Настройките на ниво клиент имат приоритет пред всички настройки на ниво колекция от сайтове. Те също засягат OneDrive.

За вашия клиент на SharePoint Online и за всяка отделна колекция от сайтове можете да избирате от следните основни опции за споделяне:

  • Няма външно споделяне – сайтове и документи могат да се споделят само с вътрешни потребители във вашия абонамент за Office 365.

  • Споделяне само с външни потребители във вашия справочен указател – сайтове, документи и папки да се споделя само с външни потребители, които вече са във вашия указател на Office 365. Например потребители, които преди са приели поканата за споделяне или потребители, които сте импортирали от друг клиент на Office 365 или Azure Active Directory.

  • Споделяне с удостоверени външни потребители – сайтовете могат да се споделят с външни потребители, които имат акаунт в Microsoft или служебен или учебен акаунт от друг абонамент за Office 365 или Azure Active Directory. Когато се споделят папки или документи, от потребителя, с когото се споделя, не се изисква да влиза с акаунт в Microsoft или със служебен или учебен акаунт – изпраща му се еднократен код, с който той може да потвърди своята самоличност.

  • Споделяне на файлове с анонимни потребители – документи и папки (но не и сайтове) могат да се споделят чрез анонимна връзка, където всеки с връзката може да гледа или редактира документа или да качва в папката.

Списъкът по-горе е подреден от най-рестриктивни към най-малко рестриктивни. Независимо коя опция изберете, по-рестриктивната функционалност все още е достъпна за вас. Например ако изберете да позволите споделяне с анонимни потребители, можете все още да споделяте с удостоверени външни потребители и потребители, които са вече във вашия справочен указател, включително вътрешни потребители.

Споделяне и защита   

Ако имате поверителна информация, която никога не трябва да се споделя с външни потребители, помислете за придобиване на една или повече колекции от сайтове с изключено външно споделяне, където можете да пазите своята поверителна информация. Създайте допълнителни колекции от сайтове, които е необходимо да се използват за външно споделяне. Това ви помага да управлявате риска за защитата, като не позволявате външен достъп до чувствителна информация.

Какво е външен потребител?

Външен потребител е някой извън вашия абонамент за Office 365, на когото сте дали достъп до един или повече сайтове, файлове или папки. Има два типа външни потребители:

Удостоверени потребители   

Удостоверени потребители са потребители, които имат акаунт в Microsoft или служебен или учебен акаунт от друг абонамент за Office 365. Можете да споделяте сайтове и документи с тези потребители почти по същия начин, по който споделяте сайтове и документи с вашите вътрешни потребители. Разрешенията и групите работят по един и същ начин както за удостоверени външни потребители, така и за вътрешни потребители.

Тъй като външните потребители нямат лиценз за вашия абонамент за Office 365, те са ограничени до основни задачи по сътрудничество:

  • Удостовереният външен потребител може да изпълнява задачи в даден сайт в съответствие с нивото на разрешение, което му е присвоено. Например ако добавите външен потребител към групата с членове, той ще има разрешения за редактиране и ще може да добавя, редактира и изтрива списъци; ще може също да разглежда, добавя, актуализира и изтрива елементи от списък и документи.

  • Удостоверените външни потребители могат да използват Office Online за преглед и редактиране на документи. Ако вашият план включва Office Professional Plus, те не могат да инсталират настолната версия на Office на своите компютри, ако не им дадете лиценз.

  • Удостоверените външни потребители ще могат да виждат други типове съдържание в сайтове, в зависимост от разрешенията, които им дадете. Например те ще могат да навигират до различни подсайтове в рамките на колекцията от сайтове, за която са били поканени. Те ще могат също да правят неща, като например да разглеждат информационни канали на сайт.

Ако вашите удостоверени външни потребители се нуждаят от повече възможности, трябва да им дадете подходящ лиценз за Office 365. Направете това по същия начин, по който давате лиценз на вътрешен потребител.

Анонимни потребители   

Анонимни потребители са потребителите, които имат възможна за споделяне връзка към папка или документ и могат да преглеждат или редактират документа или да го качват в папката (в зависимост от типа връзка), без да е необходимо да влизат с потребителско име или парола. Анонимните връзки могат да бъдат свободно предавани между потребителите и са валидни, докато не ги забраните или не изтече валидността им (ако сте задали краен срок).

Анонимните потребители не могат да имат достъп до сайтове и не можете да им давате лицензи. Те могат само да преглеждат или редактират конкретния документ или папка, за които имат връзка за анонимен достъп.

Какво се случва, когато споделям сайт или документ?

Когато споделяте сайт, папка или документ, какво се случва зад кулисите, зависи от това дали сте избрали да споделяте с удостоверени външни, или анонимни потребители.

Споделяне на сайтове с удостоверени външни потребители   

Когато споделяте сайт с удостоверен външен потребител, му се изпраща по имейл покана, която съдържа връзка към сайта. Когато той щракне върху връзката, получава искане да влезе с потребителското име и паролата за своя акаунт в Microsoft или своя служебен или учебен акаунт. Когато влезе, той се добавя към списъка на потребителите във вашия абонамент за Office 365 (ще го видите в списъка с #EXT# в потребителското му име) и получава достъп до сайта или документа.

След като влезе в списъка на потребителите във вашия абонамент за Office 365, можете да му дадете достъп до други сайтове или документи, без да му изпращате допълнителни покани. (Може да е необходимо да му изпратите връзка към сайта или документа, така че той да може да го намери.) Можете също да му дадете лиценз за Office 365, ако искате.

Можете да прекратите споделянето с удостоверен външен потребител, като премахнете разрешенията му от сайта или като го изтриете от списъка с потребители в Office 365.

Споделяне на файлове и папки с удостоверени външни потребители   

Когато споделяте файл и папка с удостоверен външен потребител, му се изпраща имейл, който съдържа връзка към файла и папката. Всеки път, когато потребителят отвори файла или папката чрез връзката, по имейл му се изпраща код, валиден за определено време, чрез който да потвърди своята самоличност. Потребителят трябва да въведе кода, за да отвори файла или папката.

Можете да прекратите споделянето с удостоверен външен потребител, като изтриете връзката за споделяне, което му е изпратена.

Споделяне с анонимни потребители   

Когато споделяте с анонимни потребители, можете да позволите да редактирате или да преглеждате документ или да качвате в папка. Връзките за преглеждане и редактиране се създават отделно и може да се настроят да изтичат в определен час. След като създадете тези връзки, те могат да бъдат използвани многократно и предавани свободно. Всеки с връзката има достъп до документа.

Анонимните потребители не се добавят към списъка с потребители в Office 365. Можете да прекрати споделянето с тях, като отидете в документа или папката, които сте споделили и изтриете анонимната връзка.

Сътрудничество с външни бизнес партньори

Ако имате бизнес партньори или доставчици, с които трябва да работите съвместно или да споделяте документи, можете да помислите за настройване на екстранет сайт на SharePoint Online. Екстранет сайтът е специална колекция от сайтове, която използвате за съвместна работа "бизнес към бизнес" с даден партньор или доставчик. Можете да заключите този сайт, така че само собствениците на сайтове да могат да канят външни потребители и само външни потребители от определени домейни да могат да бъдат канени.

Екстранет сайтовете на SharePoint Online са много лесни за настройване и много по-лесни и по-евтини за поддържане от локалните екстранет сайтове. За подробности вижте Използване на Office 365 SharePoint Online като екстранет решение "бизнес към бизнес" (B2B).

Сродни теми

Управление на споделянето с външни потребители в Office 365 Small Business
Настройване и управляване на искания за достъп
Търсене на съдържание на сайт, споделено с външни потребители
Планиране на вашата стратегия за разрешения

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×