Улесняване на база данни за използване от персонализиране и управление в навигационния екран

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да подобрите използваемостта на база данни чрез персонализиране и управление на съдържанието и организацията на навигационния екран. Навигацията по избор може да помогне за подобряване на ефикасността от групирането, осветяването или скриването на обекти. Тази статия документира начините, по които можете да персонализирате и управлявате навигационния екран, за да подобрите използваемостта, улеснявайки потребителите да намират обектите от базата данни, които трябва да използват.

Тази статия не документира функциите за защита на базите данни, например шифроването на база данни с парола. За повече информация вж. раздела Вж. също.

В тази статия

Общ преглед

Преди да започнете

Персонализиране на навигационния екран

Управление на навигационния екран с помощта на макрос

Забраняване на изглед за проектиране за елемент

Скриване на обект на база данни

Общ преглед

Разположен отстрани на екрана, Навигационният екран предоставя интерфейс за обекти във вашата база данни и предоставя няколко функции, които ви помагат да персонализирате работата на потребителите.

обекти в навигационния екран

В навигационния екран елементите са подредени в групи. Вие избирате как да групирате елементите, като задавате категория, например Тип на обекта или Дата на създаване. Горната илюстрация показва групата Всички обекти на Access от категорията Тип на обекта, като някои от групите с типове обекти, например Таблици и Заявки, са затворени.

Категории и групи по избор

Можете също да създадете категории и потребителски групи по избор в тези категории. В потребителските групи след това можете да създадете преки пътища, които сочат към обекти на база данни.

Нека например да имате много отчети във вашата база данни и да изпълнявате отчетите с променлива честота, например ежедневно или тримесечно. Можете да създадете категория "Отчети" и след това да създадете групи "Ежедневни", "Седмични, "Месечни", "Тримесечни" и "Годишни". След това във всяка група можете да създадете преки пътища до съответните отчети.

Можете да създадете множество преки пътища на обекти от база данни, всеки пряк път в различна група по избор.

Показване или скриване на категории и групи

Можете да използвате диалоговия прозорец Опции за навигация, за да показвате или скривате някои от категориите и групите в навигационния екран.

Можете също да използвате макрокоманди към контрола за показване на навигационния екран категории като база данни се отваря в Access. Тези нови макрокоманди са налични в Microsoft Office Access 2007:

  • SetDisplayedCategories    Използвайте тази макрокоманда, за да покажете или скриете категория. Можете да покажете или скриете само една категория всеки път, когато използвате това действие. Можете обаче да използвате това действие много пъти в макрос, за да показвате или скривате отделни категории според нуждите.

  • LockNavigationPane    Използвайте тази макрокоманда, за да заключите навигационния екран. Това помага за предпазване на потребители от случайно добавяне, преместване или изтриване на елементи в навигационния екран.

    Заключването на навигационният екран не предпазва потребителите от копиране на обекти на бази данни в клипборда.

Автоматична навигация в категория или група, когато базата данни се отваря

Можете да използвате макрокомандата NavigateTo, да достигнете до категория или група. Ако използвате тази макрокоманда в макроса AutoExec, можете автоматично да достигнете до категория или група, когато базата данни се отваря.

Забраняване на изглед за проектиране

Елементите, които са показани във вашите категории и групи по избор са всъщност преки пътища, които сочат към обекти на бази данни.

Преките пътища в навигационния екран имат свойство Забрани преките пътища за изгледа "Проектиране", което можете да зададете. Щракнете с десния бутон върху прекия път, щракнете или върху Свойства на обекта, или (за таблица) върху Свойства на таблици в контекстното меню и след това изберете квадратчето за отметка Забрани преките пътища за изгледа за проектиране. Ако това свойство е разрешено, прекият път не може да бъде използван за отваряне на неговия целеви обект в изглед за проектиране или изглед на оформление. Ако например разрешите това свойство за пряк път до формуляр, потребителите не могат да променят проекта или оформлението на формуляра, като използват прекия път.

Скриване на обекти на бази данни

Вградените категории и групи в навигационния екран не показват преки пътища, а вместо това показват действителни обекти на база данни. Тези групи съдържат:

  • Всички групи във вградена категория.

  • Групата Неприсвоени обекти на категория по избор.

Обектите на бази данни нямат свойство Забрани преките пътища за изгледа за проектиране. Можете да скриете обекти на бази данни, за да помогнете за предпазване от промени в проект, и след това да предоставите преки пътища до тях в категории и групи по избор.

Преди да започнете

Като използвате комбинация на тези функции, можете ефективно да управлявате организацията на навигационния екран, за да подобрите използваемостта. Тези функции обаче няма да попречат на злонамерен потребител да направи нежелани промени в проекта на вашата база данни. Нещо повече, тези функции няма да попречат на неупълномощен достъп до данните. Помислете за следното:

Функциите за използваемост могат да бъдат заобиколени.   

  • Ако използвате макрос за управление и заключване на навигационния екран, не забравяйте, че потребителите могат да забранят макроса при стартиране, като натиснат и задържат клавиша SHIFT.

  • Въпреки че преките пътища на навигационния екран има свойство Забрани преките пътища за изгледа за проектиране, самите обекти на бази данни нямат. Можете да скриете категориите и групите, съдържащи обекти на бази данни, и можете да скриете самите обекти, но потребителите могат да ги покажат.

Фокусирайте се върху потребителя.   

  • Когато планирате и проектирате навигационната системата за база данни, работете с хората, който ще я използват. Ако тя не е практична за работа за конкретните хора, който ще използват базата данни, дръжте техните нужди в центъра на вашия процес на проектиране.

  • В зависимост от вашите ресурси обсъдете използването на целеви групи за планиране и провеждане на тестове за използваемост по време на проектирането.

Целта е не защитата.   

  • Вашата цел при реализирането на тези функции за управление на навигационния екран трябва да бъде да подобрите използваемостта на базата данни. Тези функции не са предназначени да подпомагат защитата на базата данни.

  • За повече информация за начините да помогнете за защитата на база данни вж. секцията Вж. също.

Най-горе на страницата

Персонализиране на навигационния екран

Можете да използвате диалоговия прозорец Опции за навигация, за да персонализирате навигационния екран.

Диалоговият прозорец ''Опции за навигация''

Този процес следва следните основни стъпки:

  1. Създаване на категория по избор. Access предоставя едно предварително създадени категория по избор за вас: по избор. Можете да преименувате тази категория и да добавяте или премахвате групи според нуждите си. Можете също да създадете нови потребителски категории.

  2. Създаване на група по избор. След като създадете категория, можете да създадете една или повече групи по избор за новата категория.

  3. Присвояване на обекти към групата по избор чрез създаване на преки пътища. В навигационния екран който плъзнете или копирайте и поставете обекти на бази данни, които искате да присвоите на вашата група по избор. Плъзнете или копирате обектите от специална група във вашата нова категория, наречена Неприсвоени обекти, които Access създава вместо вас, всеки път, когато създадете категория по избор.

    • Когато добавяте обект на база данни от групата Неприсвоени обекти във вашата потребителска група, Access създава пряк път към този обект – вие не премествате и не копирате самия обект.

    • Ако преименувате или изтриете пряк път в потребителска група, тези промени не засягат истинския обект, а само прекия път към него.

    • Можете да създадете толкова преки пътища на обект на база данни, колкото искате. Всяка група трябва да има само един пряк път до даден обект на база данни.

  4. Показване или скриване на групи и обекти в категория по избор. След като попълните Вашата потребителска група или групи, можете да скриете групата Неприсвоени обекти и всички други групи, които не искате да покажете. Можете също да скриете отделни обекти.

    Можете да използвате макрокомандата SetDisplayedCategories , за да покажете или скриете категория. С помощта на макрос, можете да покажете или скриете категории независимо от настройките в диалоговия прозорец Опции за навигация . За повече информация вижте раздела управление на навигационния екран с помощта на макрос.

Създаване на потребителска категория

  1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. В диалоговия прозорец Опции за навигация, под списъка Категории щракнете върху Добавяне на елемент.

    В списъка се появява нова категория. Тази фигура илюстрира нова категория по избор:

    нова потребителска категория в навигационния екран

  3. Въведете име за новата категория и след това натиснете клавиша ENTER.

    Съвет : Опитайте да създадете име, което има смисъл за хората, които ползват вашата база данни. Обърнете внимание, че след като създадете името, надписът за списъка отдясно се променя, за да съответства на това име. Ако например именувате новата категория с Моето бутонно табло, надписът в списъка отдясно гласи Групи за "Моето бутонно табло". Забележете също така, че списъкът съдържа група, наречена Неприсвоени обекти. Access създава тази група по подразбиране. Тази група съдържа всички обекти във вашата база данни, а вие използвате тези обекти, за да попълните вашата група по избор.

    След като създадете ваша потребителска категория, вие създавате една или повече групи за новата категория. Можете да създадете толкова групи, от колкото имате нужда. Задръжте отворен диалоговия прозорец Опции за навигация и следвайте останалите стъпки.

Създаване на потребителска група

  1. Под списъка с групи за "име на група" щракнете върху Добавяне на група и след това въведете име за групата. Можете да повторите този процес толкова често, колкото ви е необходимо. Например, Моят табло може да съдържа три групи – формуляри за въвеждане на данни, отчети и заявки. Нуждите на вашите потребители или вашите предпочитания трябва да определите групите, които добавяте.

  2. Оставете отметнато квадратчето до Неприсвоени обекти и щракнете върху OK.

    Access затваря диалоговия прозорец Опции за навигация и добавя вашата нова група по избор в навигационния екран, но вие все още не можете да видите новата група.

  3. Отидете на следващия набор от стъпки, за да направите новата група видима и да добавите обекти към групата.

Ако искате само да добавите елемент към нова група по избор, щракнете с десния бутон върху елемента, в контекстното меню посочете Добави към групата и след това щракнете върху Нова група.

Присвояване на обекти към групата по избор чрез създаване на преки пътища

  1. Щракнете върху менюто в горната част на навигационния екран и в горната секция на менюто щракнете върху вашата нова категория.

    Групата или групите, които сте създали за вашата категория, се показват в долната секция на менюто заедно с групата Неприсвоени обекти

  2. Плъзнете елементи от групата Неприсвоени обекти в група по избор.

    За да преместите множество елементи едновременно, задръжте натиснат клавиша CTRL, докато щраквате върху елементите, и след това плъзнете елементите в група по избор.

Показване или скриване на групи и обекти в категория по избор

Можете да скриете някои или всички групи в категория по избор и някои или всички обекти в група. Помнете тези факти, докато продължавате работата си:

  • Access предоставя два начина за скриване на елементи. Можете да използвате команди, които са предоставени от навигационния екран за скриване на пряк път в група, или можете да зададете свойството Скрит на база данни на обект, за да скриете преките пътища до обекта във всички групи и категории в отворената база данни, включително вградените категории и групи.

  • Можете да направите скритите обекти и категории напълно невидими или можете да ги покажете в навигационния екран като недостъпни икони. Правите това чрез отмятане или изчистване на квадратчето Показвай скритите обекти в диалоговия прозорец Опции за навигация. Можете също да използвате това квадратче за отметка, когато трябва да покажете или възстановите група или обект.

Стъпките в следващите раздели обясняват как се извършва всяка задача.

Скриване на група в категория

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заглавната лента на групата, която искате да скриете, и след това щракнете върху Скрий.

    Можете също да скриете група с помощта на диалоговия прозорец Опции за навигация . Отворете диалоговия прозорец (Вижте стъпките в следващия раздел, ако не знаете как) и в списъка с групи за "категория" , изчистете отметката от квадратчето до групата, която искате да скриете.

Възстановяване на скрита група на категория

  1. Щракнете с десния бутон върху лентата с менюта отгоре на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

  2. В списъка Категории изберете категорията, която съдържа скритата група.

  3. В списъка с групи за "категория" Поставете отметка в квадратчето до скритата група.

  4. Щракнете върху OK.

Скриване на пряк път или обект само в неговата група

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху прекият път или обекта и след това щракнете върху Скрий в тази група.

    Забележка : Тази команда не е налична за обекти в групата Неприсвоени обекти на категория по избор.

Скриване на обект от всички категории и групи

  1. Щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да скриете, и след това щракнете върху Свойства на обекта или (за таблица) Свойства на таблицата в контекстното меню.

    Появява се диалоговият прозорец Свойства на име_на_обект и Access добавя името на обекта към заглавието на диалоговия прозорец поле. Например ако отворите формуляр с име поръчки, заглавието на диалоговия прозорец поле показва Свойствата на поръчки. Следващата фигура показва диалоговия прозорец.

    диалоговият прозорец свойства за обект на база данни в access

  2. Отметнете квадратчето Скрити.

  3. Щракнете върху OK.

Възстановяване (разкриване) на скрит обект

  1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

  2. Под Опции за показване отметнете квадратчето Показвай скритите обекти.

  3. Щракнете върху OK и се върнете в навигационния екран.

    Екранът показва недостъпна икона за всички скрити обекти.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако сте скрили пряк път в група, щракнете с десния бутон върху прекия път и след това щракнете върху Покажи в тази група.

    • Ако сте скрили обект от всички категории и групи чрез задаване на свойството Скрит, щракнете с десния бутон върху обекта, щракнете върху Свойства на обекта или (за таблица) Свойства на таблицата и след това изчистете квадратчето за отметка Скрити.

Премахване и възстановяване на преки пътища в групи по избор

Вашите групи по избор могат да се променят с времето, например при промяна на потребителски и бизнес искания. Можете по всяко време да добавяте или премахвате преките пътища в група.

Премахване на пряк път от група по избор

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху прекият път, който искате да премахнете, и след това щракнете върху Премахни.

Възстановяване на пряк път до група по избор

  1. Ако групата Неприсвоени обекти е скрита, покажете я.

    Как да показват групата "Неприсвоени обекти"?

    1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

    2. В екрана групи за "категория" Поставете отметка в квадратчето до Неприсвоени обекти.

  2. Ако е необходимо, плъзнете или копирайте и поставете желания от вас обект от групата Неприсвоени обекти във вашата потребителска група.

Преименуване на пряк път в група по избор

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху прекия път, който искате да преименувате, и след това щракнете върху Преименуване на пряк път.

  2. Въведете новото име на прекия път и натиснете клавиша ENTER.

Най-горе на страницата

Управление на навигационния екран с помощта на макрос

За да контролирате навигационния екран с помощта на макрос, можете да създадете макрос, който се изпълнява, когато базата данни се отваря и след това добавяне на действия към макроса.

Можете да избирателно Показване или скриване на категории и можете да заключите навигационния екран, за да не позволите други потребители от случайно преместване или изтриване на преки пътища, обекти, групи или категории. Можете също да навигирате до категория или група, така че категория или група се показва, когато базата данни се отваря.

Като алтернатива можете да скриете навигационния екран по време на сесия за база данни.

Използване на макрокоманда за управление на показваното в навигационния екран

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Макрос. Ако тази команда не е достъпна, щракнете върху стрелката под бутона Модул или бутона Модул на клас и след това щракнете върху Макрос.

    Забележка : Ако вашата база данни вече има макрос с име autoexec, не трябва да създадете нов макрос. Добавяне на действия, описани в тази процедура към съществуващ макрос autoexec.

  2. В раздела Структура, в групата Показване/скриване щракнете върху Показване на всички действия.

  3. В мрежата за проектиране на макроси под " действие" щракнете върху стрелката до първата празна клетка.

  4. В списъка изберете SetDisplayedCategories.

  5. Под мрежата за проектиране, в екрана за Аргументи на действия щракнете върху стрелката в полето категория и след това щракнете върху името на категорията, която искате да покажете или скриете.

  6. Точно над аргумента категория щракнете върху стрелката в полето Покажи и изберете настройка. Изберете да , ако искате категорията да се показват в навигационния екран. Изберете не , ако не искате категорията да се показват в навигационния екран.

  7. Повторете стъпки от 3 до 6 за всяка категория, която искате да управлявате с помощта на макроса.

  8. В мрежата за проектиране на макроси под " действие" щракнете върху стрелката до първата празна клетка.

  9. В списъка изберете LockNavigationPane.

  10. Под мрежата за проектиране в прозореца на Аргументи на действия изберете стойност за аргумента заключване . Изберете да, за да заключите навигационния екран.

  11. Натиснете CTRL + S, за да запишете макроса. Дайте име на макрос autoexec за указване на достъп, че макросът трябва да се изпълняват, когато базата данни се отвори.

Използване на макрокоманда за навигация до категория или група

Можете да използвате този макрос действие по всяко време, не само когато базата данни се отваря.

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Макрос. Ако тази команда не е достъпна, щракнете върху стрелката под бутона Модул или бутона Модул на клас и след това щракнете върху Макрос.

    Забележка : Ако вашата база данни вече има макрос с име autoexec, не трябва да създадете нов макрос. Добавяне на действия, описани в тази процедура към съществуващ макрос autoexec.

  2. В раздела Структура, в групата Показване/скриване щракнете върху Показване на всички действия.

  3. В мрежата за проектиране на макроси под " действие" щракнете върху стрелката до първата празна клетка.

  4. В списъка изберете NavigateTo.

  5. Под мрежата за проектиране, в екрана за Аргументи на действия щракнете върху стрелката в полето категория и след това щракнете върху името на категорията, която искате да отидете.

  6. Ако искате да достигнете до конкретна група в категорията, щракнете върху стрелката в полето Група и след това щракнете върху името на групата, до която искате да достигнете.

  7. Натиснете CTRL + S, за да запишете макроса. Дайте име на макрос autoexec за указване на достъп, че макросът трябва да се изпълняват, когато базата данни се отвори.

Използване на макрокоманда за скриване на навигационния екран

Ако предпочитате да създадете ваша собствена навигационна система, можете да скриете навигационния екран с помощта на Макрокомандата RunCommand и аргумента WindowHide . Изпълнение на макрос това действие с този аргумент се скрива навигационния екран по време на текущата сесия на базата данни.

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Макрос. Ако тази команда не е достъпна, щракнете върху стрелката под бутона Модул или бутона Модул на клас и след това щракнете върху Макрос.

    Забележка : Ако вашата база данни вече има макрос с име autoexec, не трябва да създадете нов макрос. Добавяне на действия, описани в тази процедура към съществуващ макрос autoexec.

  2. В раздела Структура, в групата Показване/скриване щракнете върху Показване на всички действия.

  3. В мрежата за проектиране на макроси под " действие" щракнете върху стрелката до първата празна клетка.

  4. В списъка изберете RunCommand.

  5. Под мрежата за проектиране, в екрана за Аргументи на действия щракнете върху стрелката в полето команда и след това щракнете върху WindowHide.

  6. Натиснете CTRL + S, за да запишете макроса. Дайте име на макрос autoexec за указване на достъп, че макросът трябва да се изпълняват, когато базата данни се отвори.

Можете също да включите показването на навигационния екран или изключите с помощта на отметка в квадратчето Показване на навигационния екран в диалоговия прозорец Опции на Access . Ако използвате Макрокомандата RunCommand с аргумента WindowHide , ще скриете навигационния екран, независимо дали квадратчето за отметка Покажи навигационния екран е избран или изчистено.

Най-горе на страницата

Забраняване на изгледа за проектиране за елемент

В навигационния екран можете да зададете свойството Забрани преките пътища за изгледа "Проектиране" на пряк път, за да управлява дали потребителите могат да използват прекия път, за да отворят целевия обект в изглед за проектиране или изглед на оформление.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху прекия път, за който искате да забраните изгледа за проектиране, и след това щракнете върху Свойства на обекта или (за таблица) Свойства на таблицата.

  2. В диалоговия прозорец Свойства на име_на_обект изберете квадратчето за отметка забраняване на изглед за проектиране комбинации .

Най-горе на страницата

Скриване на обект на база данни

  1. Щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да скриете, и след това щракнете върху Свойства на обекта или (за таблица) Свойства на таблицата.

    Появява се диалоговият прозорец Свойства на име_на_обект и Access добавя името на обекта към заглавието на диалоговия прозорец поле. Например ако отворите формуляр с име поръчки, заглавието на диалоговия прозорец поле показва Свойствата на поръчки. Следващата фигура показва диалоговия прозорец.

    диалоговият прозорец свойства за обект на база данни в access

  2. Отметнете квадратчето Скрити.

  3. Щракнете върху OK.

Възстановяване (разкриване) на скрит обект

  1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

  2. Под Опции за показване отметнете квадратчето Показвай скритите обекти.

  3. Щракнете върху OK и се върнете в навигационния екран. Екранът показва недостъпна икона за всички скрити обекти.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако сте скрили пряк път или обект само от група, щракнете с десния бутон върху обекта и след това щракнете върху Покажи в групата.

    • Ако сте скрили обект от всички категории и групи чрез настройка на свойството Скрито, щракнете с десния бутон върху обекта, щракнете върху Свойства на изгледа и след това изчистете отметката от квадратчето Скрито.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×