Увод в колективните папки за документи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Може да създавате и управлявате работни продукти, състоящи се от много документи, с помощта на новия тип съдържание "Колективна папка за документи". Една колективна папка за документи представлява група от свързани документи, която може да бъде създадена с една стъпка, а след това с нея да се работи като с един обект.

В тази статия

Какво е колективна папка за документи?

Възможности за задаване на документи

Свързани задачи

Какво е колективна папка за документи?

Когато работят върху проекти, хората рядко създават самостоятелни документи. За много видове проекти е по-типично да се създава набор от множество свързани документи. В някои случаи този набор от документи може да бъде крайният резултат на проекта. Например една компания за професионални услуги може да изработи профил на компанията в отговор на всяко искане за предложение, което получава от възможен клиент. В други случаи този набор от документи може да представлява просто различни типове информация, поддържаща по-голям проект, и да се изрази в създаване или доставка на нещо друго. Например производствена компания може да изработи стандартен набор от документи, свързани с проектирането, тестването и производството за всеки продукт, който произвежда.

Тези документи могат да бъдат изработени едновременно или на етапи от един или повече изпълнители и могат да включват документи в различни файлови формати (например документи на Word, презентации на PowerPoint, диаграми на Visio, файлове на Excel и т. н.).

Организациите, които искат съгласувано да създават и управляват продукти за работа с множество документи, могат да конфигурират нов тип съдържание "Колективна папка за документи" за всеки продукт за работа с множество документи, който създават. Типът съдържание "Колективна папка за документи" е тип съдържание, базиран на папка, който организира множество свързани документи в общ изглед, където те могат да бъдат обработвани и управлявани като един обект.

Когато един тип съдържание на колективна папка за документи се добави към библиотека, потребителите могат да създават нови екземпляри на колективната папка за документи, като щракват върху Нов документ в лентата в библиотеката.

командата ''колективна папка за документи'' в менюто 'нов документ''

Най-горе на страницата

Възможности на колективната папка за документи

Типът съдържание "Колективна папка за документи" включва няколко възможности, които улесняват успешното създаване и управление на продукти за работа с множество документи. Когато конфигурирате тип съдържание "Колективна папка за документи", можете да направите следното:

  • Да зададете типовете съдържание, които са допустими вътре в колективната папка за документи (например файлове с документи, изображения, аудио или видео).

  • Да зададете всички документи по подразбиране, които искате да бъдат създавани автоматично всеки път, когато се създаде нов екземпляр на колективната папка за документи. Можете да съпоставите документите по подразбиране с разрешените типове съдържание. Ако например вашата организация има стандартни шаблони, които използва за неща, подобни на договори, или ако сте създали шаблони, които използвате за конкретни типове комуникации, можете да ги качите, когато конфигурирате типа съдържание на колективна папка за документи.

  • Да зададете всички споделени метаданни, които искате да синхронизирате с всички документи в едно множество.

  • Да персонализирате страница с приветствие за колективна папка за документи, която да се показва във всеки екземпляр на работен продукт, създаден от тип съдържание на колективна папка за документи. Тази страница с приветствие е страница на уеб част, която може да бъде настроена да показва информация за проекти или ресурси, за да помага на членовете на екипите, които работят върху колективна папка за документи (например времева линия на проект, връзки към ресурси и т. н.).

  • Конфигуриране на работните потоци, които искате да направите достъпни за колективната папка за документи. Можете да използвате стандартен преглеждане или одобряване на работни потоци с колективни папки за документи. Освен това вашата организация можете да развиете работни потоци по избор за използване на четири колективна папка за работен поток действия налични в Microsoft SharePoint Designer 2010 колективни папки за документи.

След като типът съдържание на колективна папка за документи е конфигуриран и добавен към библиотека, потребителите на сайта, които създават или управляват документите в колективната папка за документи, могат да използват двете познати функции за управление на документи, както и специални функции като раздела Управление на лентата Колективна папка за документи, когато работят върху документи в колективна папка за документи.

Авторите на колективна папка за документи могат да изпълняват следните задачи:

  • Да създават бързо и лесно нови продукти за работа с множество документи с помощта на командата Нов документ в библиотека с документи.

  • Да правят снимка на хронологията на версиите на текущите свойства и документи вътре в колективната папка за документи.

  • Да стартират работни потоци в цялата колективна папка за документи или отделни елементи вътре в колективната папка за документи, за да управляват общи задачи, например преглед и одобрение.

  • Да изпращат по имейл връзка към колективната папка за документи.

  • Да използват командата Изпращане на, за да преместват или копират колективната папка за документи на друго място (местоназначението трябва да бъде конфигурирано в централното администриране).

  • Да управляват разрешенията за колективната папка за документи.

Най-горе на страницата

Сродни задачи

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×