Увод в колективните папки за документи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Колективната папка за документи е група от свързани документи, които можете да управлявате като единствен обект. Можете да създадете колективна папка за документи с една стъпка и след това да дефинирате характеристиките и метаданните й. Можете да управлявате колективната папка като единичен обект.

В тази статия

Какво е колективна папка за документи?

Какво можете да правите с колективна папка за документи?

Какво е колективна папка за документи?

В много видове проекти хората често генерират цял набор от свързани документи. В някои случаи този набор от документи може да е резултатът от проект или крайният продукт. Например дадена фирма за професионални услуги може да изработи стандартна “рекламна книга”, когато отговаря на искане за предложение от възможен клиент. Рекламната книга може винаги да съдържа тези части и персонализиране на всяка част в съответствие със специфичните изисквания на отделен проект:

  • Въведение в услугите на фирмата

  • Анализ на силните страни, слабостите, възможностите и опасностите (SWOT)

  • Бизнес план

  • Сравнителен анализ на фирмата

В други случаи този набор от документи може да представлява само различни типове информация, поддържаща по-голям проект, и да се изрази в създаване или доставка на нещо друго. Например производствена компания може да изработи стандартен набор от документи, свързани с проектирането, тестването и производството за всеки продукт, който произвежда.

Тези документи може да се създадат едновременно или на етапи. Документите могат да се изработват или преглеждат от един човек или много хора. Всички документи може да са с еднакъв формат (например документи на Word). Като алтернатива, те може да включват различни файлови формати (например документи на Word, бележници на OneNote, презентации на PowerPoint, диаграми на Visio, работни книги на Excel и т. н.).

Колективните папки за документи могат да помогнат на организациите да управляват тези ситуации по-лесно. Колективната папка за документи организира множество свързани документи в единствен изглед, където те могат да се обработват и управляват като единичен обект. Когато създавате нова колективна папка за документи, вие всъщност създавате нов тип съдържание. Типът на съдържанието става достъпен за цялата колекция от сайтове и можете да конфигурирате нов тип съдържание "Колективна папка за документи" за всеки друг продукт за работа с много документи.

Когато един тип съдържание на колективна папка за документи се добави към библиотека, потребителите могат да създават нови екземпляри на колективната папка за документи по същия начин, по който създават единичен документ.

Най-горе на страницата

Какво можете да правите с колективна папка за документи?

Типът съдържание "Колективна папка за документи" има няколко специфични функции, които улесняват успешното създаване и управление на продукти за работа с множество документи. Когато конфигурирате тип съдържание "Колективна папка за документи", можете да правите всяко от следните неща:

Персонализиране на страница с приветствие    за колективната папка за документи, която съдържа цялата информация, която потребителят трябва да има информация за набора. Страницата с приветствие е страница с уеб части, които могат да бъдат настроени за показване на информация за проект или ресурси, за да помогне на членовете на екипа, които работят на колективна папка за документи (например, времевата скала на проекта, връзки към ресурси и др.). Той също показва списък с документи, които са добавени към набора.

  • Посочете съдържание по подразбиране    , който искате да имат автоматично създадени и включени във всеки нов екземпляр на колективната папка за документи. Можете да имате някои документи се включват автоматично и можете да управлявате шаблоните, които хората използват. Можете да сте сигурни, че документите, по подразбиране са правилните типове съдържание. Например ако вашата организация има брандирани шаблони, които можете да използвате за конкретни типове комуникация, можете да качвате тези Когато конфигурирате колективна папка за тип съдържание.

  • Задаване на разрешени типове на съдържанието,    които могат да се използват в колективната папка за документи (например файлове с документи, изображения, аудио или видео).

  • Задаване на споделени метаданни    и колони с метаданни, които искате за всички документи в колективната папка. Документите по подразбиране са осигурени автоматично с метаданните, когато се създава колективната папка за документи, и можете да показвате споделените метаданни в страницата с приветствие.

  • Присвояване на работни потоци,    които искате да използвате за колективната папка за документи. Можете да използвате стандартните работни потоци "Преглеждане" и "Одобрение" с колективни папки за документи и цялата колективна папка за документи преминава през стъпките на работния поток, като че ли е единствен файл. Освен това организацията ви може да разработи персонализирани работни потоци за колективни папки за документи.

  • Изпращане на колективни папки за документи    до организатор на съдържание за маршрутизиране до целева папка, сайт или библиотека.

След като добавите тип съдържание на колективна папка за документи в библиотека, потребителите на сайта могат да използват познатите функции за управление на съдържание и специални функции за Колективна папка за документи.

Авторите на колективни папки за документи могат да извършат всяка от следните задачи:

  • Да създават бързо и лесно нови продукти за работа с множество документи с помощта на командата Нов документ в библиотека с документи.

  • Да правят снимка на хронологията на версиите на текущите свойства и документи вътре в колективната папка за документи.

Да стартират работни потоци в цялата колективна папка за документи или отделни елементи вътре в колективната папка за документи, за да управляват общи задачи, например преглед и одобрение.

  • Да изпращат по имейл връзка към колективната папка за документи.

  • Да използват командата Изпращане на, за да преместват или копират колективната папка за документи на друго място (местоназначението трябва да бъде конфигурирано в централното администриране).

  • Да управляват разрешенията за колективната папка за документи.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×