Търсене на записи, които имат най-много или най-нови дати

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази статия обяснява как да използвате най-високите стойности и общи суми заявки, за да намерите най-новите или earliest датите в набор от записи. Това може да ви помогне да отговори на различни бизнес въпроси, например когато клиент Последна поръчка или кои пет тримесечия са били най-добрия си за продажбите по градове.

В тази статия

Общ преглед

Подготвяне на примерни данни за използване в примерите

Намиране на най- или най-малко скорошна дата

Намиране на най-много или поне последните датите за групи от записи

Общ преглед

Можете да класифицира данни и преглеждане на най-високо класирани елементи с помощта на заявка за най-високите стойности. Най-високата стойност заявка е заявка за избиране, която връща определен брой или процента от стойности от горната част на резултатите, например петте най-популярни страници в уеб сайт. Можете да използвате най-високите стойности заявка срещу всякакъв вид стойности – те не трябва да бъдат числа.

Ако искате да групирате или обобщават данните, преди да го класира, не трябва да използвате заявка за най-високите стойности. Да предположим например, че трябва да намерите номерата на продажбите за дадена дата за всеки град, в който работи вашата фирма. В случая, градове стават категории (трябва да намерите данните за град), така че да използвате заявка за общи суми.

Когато използвате най-високите стойности заявка за търсене на записи, които съдържат последните или earliest дати в таблица или група от записи, можете да отговорите на различни бизнес, на следните въпроси:

  • Кой е като най-продажби последно време?

  • Кога клиент Последна поръчка?

  • Кога са следващите три дати на раждане на екипа?

За да направите заявка за най-високата стойност, започнете чрез създаване на заявка за избиране. След това сортират данните въпроса си – дали търсите отгоре или отдолу. Ако трябва да групирате или обобщават данните, превърнете заявка за избиране в заявка за общи суми. След това можете да използвате агрегатна функция, например Max или Min , за да се върнете на най-високите или най-ниската стойност, или първия или последния , за да се върнете на първа или Последна дата.

Тази статия се предполага, че стойности за дати, които използвате са от дата/час типа. Ако стойности на дати в текстово поле.

Помислете за използване на филтър вместо най-високите стойности заявка

Обикновено по-добре, ако имате определена дата предвид е филтър. За да определите дали трябва да създадете заявка за най-високите стойности или прилагане на филтър, имайте предвид следното:

  • Ако искате да върнете всички записи, който съвпада с датата, е преди или по-късно от определена дата, използвайте филтър. Например за да видите датите за продажби между април и юли, можете да приложите филтър.

  • Ако искате да върнете определен период от записи, които имат най-новите или последните датите в поле, и не знаете точната дата стойностите или те не са от значение, можете да създадете заявка за най-високите стойности. Например за да видите петте най-добри продажби тримесечия, използвайте заявка за най-високите стойности.

За повече информация относно създаването и използването на филтри вижте статията на прилагане на филтър за преглед изберете записи в база данни на Access.

Най-горе на страницата

Подготвяне на примерни данни за използване в примерите

Стъпките в тази статия Използвайте данните в таблиците по-долу примерни.

Таблица служители   

Фамилно име

Първата Име

Адрес

Град

CountryOrR egion

Раждане Дата

Наемане Дата

Банков

Мартин

1 Main St.

New York

USA

05-фев-1968

10-юни-1994

Белишки

Костадин

52 1st St.

Boston

USA

22-май-1957

22-ное-1996

Надежда

Маринова

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-ное-1960

11-мар-2000

Христов

Пламен

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-мар-1964

22-юни-1998

Тодоров

Теодор

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-юни-1972

05-яну-2002

Христозова

Христина

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-яну-1970

23-апр-1999

Симбаева

Илиана

67 Big St.

Tampa

USA

14-апр-1964

14-окт-2004

Алексиева-Босева

Диляна

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-окт-1959

29-мар-1997

EventType таблица   

TypeID

Събитие Тип

1

Product Launch

2

Corporate Function

3

Private Function

4

Fund Raiser

5

Trade Show

6

Lecture

7

Concert

8

Exhibit

9

Street Fair

Таблицата Customers   

CustomerID

Company

Contact

1

Contoso, Ltd. Graphic

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Duomanova

Таблицата Events   

EventID

Събитие Тип

Customer

Събитие Дата

Price

1

Product Launch

Contoso, Ltd.

4/14/2011

$10,000

2

Corporate Function

Tailspin Toys

4/21/2011

$8,000

3

Trade Show

Tailspin Toys

1.05.2011

$25,000

4

Exhibit

Graphic Design Institute

5/13/2011

$4,500

5

Trade Show

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55,000

6

Concert

School of Fine Art

5/23/2011

$12,000

7

Product Launch

A. Datum

6/1/2011

$15,000

8

Product Launch

Wingtip Toys

6/18/2011

$21,000

9

Fund Raiser

Adventure Works

6/22/2011

$1,300

10

Lecture

Graphic Design Institute

6/25/2011

$2,450

11

Lecture

Contoso, Ltd.

4.07.2011

$3,800

12

Street Fair

Graphic Design Institute

4.07.2011

$5,500

Забележка: Стъпките в този раздел предполагат, че таблиците Customers и Event Type се намират от страната "един" на релации "един към много" с таблицата Events. В този случай таблицата Events споделя полетата CustomerID и TypeID. Заявките за обобщени стойности, описани в следващите раздели, няма да работят без тези релации.

Поставяне на примерните данни в работен лист на Excel

  1. Стартирайте Excel. Отваря се празна работна книга.

  2. Натиснете SHIFT+F11, за да вмъкнете работен лист (ще ви трябват четири).

  3. Копирайте данните от всяка примерна таблица в празен работен лист. Включете заглавията на колоните (първия ред).

Създаване на таблици на база данни от работните листове

  1. Изберете данните от първия работен лист, включително заглавията на колоните.

  2. Щракнете с десния бутон върху навигационния екран и след това щракнете върху Постави.

  3. Щракнете върху Да, за да потвърдите, че първият ред съдържа заглавия на колони.

  4. Повторете стъпките 1-3 за всеки от оставащите работни листове.

Намиране на най- или най-малко скорошна дата

Стъпките в този раздел използвайте примерните данни, за да илюстрират процеса на създаване на заявка за най-високите стойности.

Създаване на базова заявка за първи стойности

  1. В раздела Създай, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявки.

    Появява се диалоговият прозорец Показване на таблица.

  2. Щракнете двукратно върху таблицата служители и след това щракнете върху Затвори.

    Ако използвате примерните данни, добавете към заявката таблицата Employees.

  3. Добавете към мрежата за проектиране полетата, които искате да използвате във вашата заявка. Можете да щракнете двукратно върху всяко поле или да плъзнете и пуснете всяко поле в празна клетка от реда Поле.

    Ако използвате примерната таблица, добавете полетата First Name, Last Name и Birth Date.

  4. В полето, съдържащо първите или последните стойности (полето "Дата на раждане", ако използвате примерната таблица), щракнете върху реда Сортиране и изберете Възходящ или Низходящ.

    Низходящият ред на сортиране връща най-късната дата, а възходящият ред на сортиране връща най-ранната дата.

    Важно: Трябва да зададете стойност в реда Сортиране само за полета, които съдържат дати. Ако зададете ред на сортиране за друго поле, заявката няма да върне исканите резултати.

  5. В раздела проектиране в групата инструменти щракнете върху стрелката надолу до всички (списък със Стойности най-горе ) и или въведете броя на записите, които искате да видите или да изберете опция от списъка.

  6. Щракнете върху изпълнение Изображение на бутон да изпълните заявката и да покажете резултатите в табличен изглед.

  7. Запишете заявката като NextBirthDays.

Можете да видите, че този тип заявка за първи стойности може да отговори на основни въпроси, например кой е най-възрастният или най-младият служител във фирмата. Следващите стъпки обясняват как да използвате изрази и други критерии, за да добавите към заявката допълнителни възможности и гъвкавост. Критериите, показани в следващата стъпка, връщат следващите рождени дни на трима служители.

Добавяне на критерии към заявката

Тези стъпки, използвайте заявка, създадена в предишната процедура. Можете да проследите заедно с различни стойности на горната заявка, докато тя съдържа действителните данни за дата/час, не текстови стойности.

Съвет: Ако искате да разберете по-добре как работи тази заявка, превключване между режим на проектиране и изглед на лист с данни на всяка стъпка. Ако искате да видите кода на действителния заявка, превключете към изглед за SQL. За да превключите между изгледите, щракнете с десния бутон върху раздела в горната част на заявката и след това щракнете върху желания изглед.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон на NextBirthDays заявката и след това щракнете върху Режим на проектиране.

  2. В мрежата за проектиране на заявката, в колоната отдясно на дата на раждане, въведете следното:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Този израз извлича месеца от дата на раждане, като използвате функцията DatePart .

  3. В следващата колона от мрежата на заявката за проектиране, въведете следното:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    този израз извлича ден от месеца от дата на раждане, като използвате функцията DatePart .

  4. Изчистете отметките от квадратчетата в реда Покажи за всяко от два израза, който току-що въведохте.

  5. Щракнете върху реда на сортиране за всеки израз и след това изберете възходящо.

  6. В реда критерии на колоната Дата на раждане въведете следния израз:
    месец ([рождена дата]) > Month(Date()) или Month([Birth Date]) = Month(Date()) и ден ([рождена дата]) > Day(Date())
    това израз извършва следното:

    • Месец ( [рождена дата]) > Month(Date()) указва, че датата на раждане на всеки служител попада в бъдеще месец.

    • Месец ( [рождена дата]) = Month(Date()) и Day([Birth Date]) > Day(Date()) указва, че ако дата на раждане се появява в текущия месец, рожден ден се пада на или след текущия ден.

      Накратко този израз не включва всички записи, където рожденият ден възниква между януари 1 и текущата дата.

      Съвет: За повече примери на изрази за критерии на заявка вижте статията примери на критерии за заявки.

  7. В раздела проектиране в групата Настройка на заявката, въведете 3 в полето на подателя .

  8. В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изпълни Изображение на бутон .

Забележка: Във ваша собствена заявка с помощта на ваши собствени данни понякога може да видите повече записи, отколкото сте задали. Ако вашите данни съдържат множество записи, които споделят стойност, която е сред най-високите стойности, вашата заявка ще върне всички тези записи, дори ако това означава връщане повече записи, отколкото сте искали.

Най-горе на страницата

Намиране на най-много или поне последните датите за групи от записи

Можете да използвате заявка за общи суми, за да намерите първите или последните дати за записи, които попадат в групи, като например събития, групирани по градове. Заявка за общи суми е заявка за избиране, която използва агрегатни функции (например Групиране по, Mв, Max, брой, първатаи Последната) да изчислявате стойности за всяко поле за изходните данни.

Включване на полето, което искате да използвате за категории – за групиране по – и поле със стойности, които искате да обобщавате. Ако включите други изходни полета – кажем, имената на клиентите, когато групирате по тип събитие – заявката ще използвате тези полета да направят групи, промяна на резултатите, така че те не отговори оригиналния си въпрос. Да добавите етикети на редове с помощта на други полета, създаване на допълнителни заявка, която използва заявка за общи суми като източник и добавяте допълнителни полета в тази заявка.

Съвет: Изграждане на заявки в стъпки е много ефективна стратегия за отговор на въпросите по-разширени. Ако имате проблеми с получаване на сложна заявка за работа, помислете дали можете да раздели на серия от прости заявки.

Създаване на заявка за обобщаване

Тази процедура използва събитията проба таблица и EventType примерна таблица , за да отговорите на този въпрос:

Когато е бил най-новите събитие на всеки тип събитие, с изключение на концерти?

  1. В раздела Създай, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху събития и EventType таблици.
    Всяка таблица се показва в горната част на конструктора на заявки.

  3. Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица.

  4. Щракнете двукратно върху EventType поле на таблицата EventType и EventDate поле от таблицата Events, за да добавите полета към мрежата на заявката за проектиране.

  5. В мрежата на заявка за проектиране, в реда критерии на EventType поле, въведете < > съвместно.

    Съвет: За повече примери на критерии за изрази вижте статията примери на критерии за заявки.

  6. В раздела Проектиране, в групата Покажи/скрий щракнете върху Суми.

  7. В мрежата за проектиране на заявки щракнете върху реда за общите суми на EventDate поле и след това щракнете върху Макс.

  8. В раздела Проектиране, в групата резултати щракнете върху изгледи след това щракнете върху SQL изглед.

  9. В прозореца на SQL, в края на клаузата SELECT само след като ключова дума заместете MaxOfEventDate с MostRecent.

  10. Запишете заявката като MostRecentEventByType.

Създаване на втора заявка за добавяне на още данни

Тази процедура използва MostRecentEventByType заявката от предишната процедура, за да отговорите на този въпрос:

Кой е клиентът с най-новите събитие на всеки тип събитие?

  1. В раздела Създай, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица , в раздела за заявки щракнете двукратно върху MostRecentEventByType заявката.

  3. В раздела " таблици " на диалоговия прозорец щракнете двукратно върху таблицата Events "и" таблица "клиенти".

  4. В конструктора на заявки щракнете двукратно върху следните полета:

    1. Таблицата Events щракнете двукратно върху EventType.

    2. MostRecentEventByType заявката щракнете двукратно върху MostRecent.

    3. Таблица "клиенти" щракнете двукратно върху фирма.

  5. В мрежата за проектиране на заявката в реда сортиране на колоната EventType изберете възходящо.

  6. В раздела Проектиране, в групата Резултати, щракнете върху Изпълни.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×