Търсене и използване на ключови думи в центъра за откриване на електронни данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Ключовите думи ви помагат да стесните конкретното съдържание, което получавате чрез експортиране за казус на откриване на електронни данни. Като създавате фокусирани търсения, увеличавате вероятността съдържанието да е приложимо към даден казус и същевременно намалявате количеството на съдържанието, което трябва да управлявате.

Организацията ви може да създаде казус на откриване на електронни данни, ако получи заявка за евентуално доказателство в подкрепа на конфликт, проверка или разследване.

Филтри и заявки

След като създадете казус, добавяте към него набори за откриване. Наборите за откриване съдържат източниците на съдържание – като подсайтове на SharePoint и пощенски кутии на Exchange – които може да са свързани с казус. Филтрите ви помагат да стесните източника, като напр. ключови думи, времеви диапазон между начална и крайна дата, домейни или по автор или подател.

След като сте определили потенциални източници, заявките ви помагат да уточните по-добре съдържанието, което желаете да експортирате за преглед или да предоставите на съвет и/или подалото заявката лице. Можете да създадете филтър чрез използване на ключови думи, диапазон от дати, автор/получатели, домейни и търсения за близост.

Забележка : За да съдържание да бъдат открити трябва да бъдат обхождани от търсене. За повече информация относно типовете файлове по подразбиране, които са обходени вижте статията по подразбиране разширения на имена на обходени и типове анализирани файлове в SharePoint Server 2013.

Оператори и близост в ключови думи

Специални оператори, като например булеви или за близост, може да се използват за създаване на връзки между множество ключови думи. Операторите трябва да се изписват само с главни букви. Ако се наложи да използвате множество оператори, можете да ги групирате със скоби за определяне на реда, по който се прилагат.

Например може да помислите за съдържание с изрази изпълнителната, но не искате да намерите израза, когато се появи в заглавието на чести отчет във вашата организация, наречен Резюме. Когато използвате фраза ръководно NOT Резюме, можете да ограничите броя на елементите, върнати от 300 188, тъй като се премахнат всички документи, които съдържат думата Резюме.

Забележка : Когато две думи са посочени без оператор, косвени и съществува. Например: wooly червеи е същият като wooly и червеи.

Употреба

За

Например

AND

Намиране на съдържание, съдържащо всичките думи или фрази, които то разделя.

risk AND value AND VAR намира съдържание, съдържащо всичките три думи.

OR

Намиране на съдържание, съдържащо която и да е от думите или фразите, които то разделя.

risk OR VAR намира всяко съдържание, която съдържа от думите.

NOT

Изключване на съдържание, съдържащо термина във фраза.

Executive NOT Summary намира всяко съдържание, която съдържа фразата "ръководно", освен ако съдържанието съдържа и термина Резюме.

( )

Групиране на думи или фрази за показване на реда, по който се прилагат.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Намиране на думи, които са в близост една до друга, като "n" е равно на броя на разделящите думи. Ако не е зададен брой, разстоянието по подразбиране е 8 думи.

Mid NEAR(5) Офис намира Мидъл и бек офис и Мидъл офис и Мидъл, бек и фронт офис.

Използване на заместващи символи

Заместващите символи ви помагат при разширяването на ключовите думи с цел включване на термини, съдържащи част от ключова дума или имащи алтернативно изписване.

Употреба

За

Например

* в края на думата

Намиране на термини, съдържащи главната дума и всякакви допълнителни букви.

риск * намира риск, рискове, рискува, рискува и рисковано

Основни правила за използване на ключови думи във филтри и заявки

  • Филтърът или заявката за съдържание може да включва думи, фрази в кавички и изрази, използващи ключови думи и свойства. Разделяйте изразите с интервали.

  • Общоизползваните думи, например the, it и by и едноцифрените числа се игнорират.

  • Когато поставите фраза в кавички, търсенето връща съдържанието в избрания обхват, съдържащо точната фраза, която сте въвели. Ако има разлика между фразата в кавички и действителното съдържание, то няма да бъде върнато.

  • Оператори (например булеви оператори) – например или и AND – трябва да се изписват само с главни букви.

  • Ако не фигурира в падащото меню Задайте свойството свойство на съдържание на SharePoint или Exchange, можете да търсите за него с ключови думи. Поставете стойност на имота в кавички, за да намерите точно съвпадение, или оставете извън кавички, за да намерите частични съвпадения, които започват с буквите е въвел стойността. Например, ако търсите име на файл: "Бюджет" (с кавички), търсенето ще върне файл с име "Budget.xlsx." Търсене на filename:budget (без кавичките) ще се върнете на файлове "Budget_Current.xlsx" и "Budget_Next.xlsx."

  • Забележка : Заявката трябва да съдържа израз за търсене. Заявки, които се състоят само от изрази за изключване, ще предизвикат съобщение за грешка.

Примери за прилагане на правила

Ключови думи

Примерни резултати

Executive Briefing

Всяко съдържание, съдържащо ръководен и брифинг където в документ, страница, съобщение или метаданни.

"Executive Briefing"

Всяко съдържание, съдържащи точната фраза "Ръководен брифинг" някъде в документ, страница или съобщение.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Всяко съдържание, съдържащи точната фраза "Ръководен брифинг" and "Ръководно Резюме" някъде в документ, страница, съобщение или метаданни.

filename:budget

Всеки файл с бюджет в името на файла, например projections.docx бюджет 2014, 2015 бюджет priorities.pptx, планиране на бюджет 2014 2014.xlsx, преглед на бюджет 2014 2014.xlsx и т.н.

filename:2014 budget filetype:xlsx

Excel, съдържащи фразата бюджет 2014, като например "планиране на бюджет 2014.xlsx" и "Преглед на бюджет 2014.xlsx"

Обхват на заявка

Заявката може да се приложи към цялото съдържание в даден казус, към конкретни набори за откриване на електронни данни или към конкретен източник на съдържание (като уеб съдържание, споделено място за файлове или пощенска кутия) в набор за откриване на електронни данни. Стесняването на обхвата може да помогне да разпознаете правилното съдържание, особено ако казусът е голям и върнатите резултати от търсения в други източници или набори за откриване на електронни данни нямат връзка с темата.

Важно : Когато са избрани опциите Избор на източници, не се включват никакви филтри, добавени като част от набора за откриване.

За задаване на обхвата на заявка щракнете върху Модифициране на обхват на заявка и изберете Съдържание на целия случай, Избор на набори за откриване на електронни данни или Избор на източници.

Опцията Съдържание на целия случай включва цялото съдържание от списъка с източници, като са приложени филтрите на набора за откриване на електронни данни. При настройването на обхвата на заявка можете също така да включите допълнителни местоположения на съдържание и пощенски кутии.

Преглеждане и отстраняване на неизправности на заявки

След като изпълните заявка, можете да прегледате резултатите на SharePoint спрямо степента им на съответствие със заявката или спрямо най-старата или най-новата дата. Можете да видите предварителен преглед на документа, като задържите мишката над заглавието му.

За да определите кои елементи да се експортират, можете допълнително да уточните резултатите по разширение на файл и по свойство, като "Автор" или "Заглавие". Стойността на уточняване, приложена към SharePoint, няма да повлияе на резултатите от Exchange, както и обратното.

Можете да прегледате синтаксиса на заявката и да намалите излишните данни на Exchange на страницата "Разширени опции за заявка".

В диалоговия прозорец на заявката щракнете върху връзката Разширени опции за заявка. Можете да видите своя основен синтаксис на заявка за Exchange и SharePoint, включените в заявката източници на съдържание, филтрите за заявката, както и уточненията. Можете също така да елиминирате излишните данни на Exchange.

Намиране на повече информация за откриване на електронни данни

За повече информация относно случаите на откриването на електронни данни вижте следните статии:

Сценарий: откриване на електронни данни в SharePoint Server 2013 и Exchange Server 2013

Планиране и управление на случаи на откриването на електронни данни

Добавяне на съдържание към случай на откриването на електронни данни и задържане на източници

По подразбиране разширения на имена на обходени и типове анализирани файлове в SharePoint Server 2013

Общ преглед на обходените и управляваните свойства в SharePoint Server 2013

Създаване и изпълнение на заявки за откриване на електронни данни

Експортиране на съдържание на откриване на електронни данни и създаване на отчети

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×