Съхраняване на множество стойности в справочно поле

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да създадете справочно поле, което съхранява множество стойности за един запис. Това ви помага да следите множество свързани факти за една тема. Нека например да имате база данни за следене на проблеми и искате да следите служителите, които работят по проблемите. Един служител може да работи по няколко проблема, а всеки проблем може да има повече от един служител, който работи по него. Този вид структура от данни се нарича релация "Много към много". Access улеснява следенето на този вид свързани данни, като използва многозначно справочно поле.

Тази статия обяснява какво представлява многозначното справочно поле, как да го добавяте към таблица и как да променяте съществуващо справочно поле.

Забележка: В тази статия не се отнася за уеб приложения на Access.

В тази статия

Общ преглед

Създаване на многозначно справочно поле в изглед на лист с данни

Създаване на многозначно справочно поле в изглед за проектиране

Използване на съветника за справки за създаване на многозначно справочно поле

Преглед или промяна на свойства на справочно поле в изглед за проектиране

Промяна на структурата на многозначно справочно поле

Общ преглед

Справочното поле е поле от таблица, което има стойности, които идват или от таблица или заявка, или от списък със стойности. Когато щракнете върху справочно поле в лист с данни, за да въведете данни, Access показва списък със стойности, от които можете да изберете. Справочното поле може да бъде многозначно, което означава, че можете да изберете повече от един елемент в списъка. Можете да покажете възможностите за избор в разгъващ се списък или списъчно поле.

Създаване на многозначно справочно поле

Можете да създадете многозначно справочно поле в изглед на лист с данни или в изглед за проектиране. Във всеки изглед можете да използвате съветника за справки, за да създадете многозначното поле. Съветникът за справки опростява процеса и автоматично попълва подходящите свойства на полето и създава подходящите релации между таблици.

Модифициране на многозначно справочно поле

Можете да изпълните отново съветника за справки, за да модифицирате съществуващо многозначно справочно поле.

Обвързани стойности и показвани стойности

Когато създадете справочно поле, което получава данни от таблица или заявка, Access използва ключовото поле от таблица източник, за да определи коя стойност с кой запис върви. Обаче ключовите полета обикновено съдържат данни, които нямат конкретен смисъл – обикновено поле ИД с Тип данни "Автономериране". Справочното поле замества показването на ключовото поле с нещо по-смислено, например име. Стойността, която се записва, се нарича обвързана стойност. Стойността, която се показва, се нарича показвана стойност.

Например набор от ИД стойности на служители от заявка, наречена "Допълнителни данни за контакти" може да се съхрани в поле, наречено "Възложено_на". Тъй като "Възложено_на" е справочно поле, Access показва набора от справочни стойности в резултата от заявката – в този случай имената на контактите. Тези ИД стойности на служители са обвързаните стойности. Имената на контактите са показваните стойности.

Лист с данни с показвани стойности в сравнение с лист с данни с обвързани стойности

1. Показваните стойности.

2. Обвързаните стойности.

Защо обвързаните стойности са важни

По подразбиране показваните стойности се показват автоматично, когато отворите таблицата в изглед на лист с данни. Обаче обвързаните стойности са това, което се съхранява в справочното поле, което използвате в критерии на заявка и което Access използва по подразбиране в съединения с други таблици.

Ако например имате заявка, използваща справочно поле "Възложено_на", както е описано в горното изображение, и искате да изключите записи, които представляват задачи, възложени на Надежда Маринова, критерият, който използвате, за да я изключите, трябва да използва обвързаната стойност (която е 9), а не нейното име; т. е. WHERE "Възложено_на".Value <> 9.

Нагоре

Създаване на многозначно справочно поле в изглед на лист с данни

Можете да добавите многозначно справочно поле към таблица, която е отворена в изглед на лист с данни.

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да създадете справочното поле – това отваря таблицата в изглед на лист с данни.

  2. Отдясно на последната колона щракнете върху Щракнете, за да добавите и след това щракнете върху Справка и зависимост.

    Съветникът за справки стартира.

  3. Следвайте останалите стъпки на съветника. За повече информация вж. раздела Използване на съветник за справки за създаване на многозначни справочни полета.

Нагоре

Създаване на многозначно справочно поле в изглед за проектиране

Можете да създадете многозначно справочно поле, докато работите в изглед за проектиране. Когато работите в изглед за проектиране, вие създавате справочно поле с помощта на същия съветник за справки, който използвате в изглед на лист с данни. В изглед за проектиране обаче имате също пълен достъп до свойствата на полето, така че можете директно да редактирате тези свойства.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите многозначното справочно поле, и след това щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Намерете първия наличен празен ред в мрежата за проектиране на таблици.

  3. В първия наличен празен ред щракнете в колоната Име на полето и след това въведете име за многозначното справочно поле.

  4. Щракнете в колоната Тип на данните за този ред, щракнете върху стрелката и след това в падащия списък изберете Съветник за справки.

    Съветникът за справки стартира.

  5. Следвайте стъпките в съветника. За да научите как да изпълните съветника за справки, вж. секцията Използване на съветника за справки за създаване на многозначно справочно поле.

  6. След като съветникът завърши, можете да редактирате свойствата на справочното поле. За да научите повече за свойствата на справочно поле, вж. раздела Преглед или промяна на свойства на справочно поле в изглед за проектиране.

Когато щракнете върху Готово, се създава справочно поле, чиито свойства са основани на избора, направен от вас в съветника за справки. Можете да разгледате свойствата на полето в горния екран на режима за проектиране под Свойства на полето. За да видите свойствата, които се прилагат конкретно към справочното поле, щракнете върху раздела Справка.

Нагоре

Използване на съветника за справки за създаване на многозначно справочно поле

Можете да използвате съветника за справки, за да създадете поле, което се базира на таблица или заявка или на списък със стойности, които въвеждате. Този раздел описва стъпките на съветника за справки.

Създаване на многозначни справки въз основа на таблица или заявка

  1. В съветника за справки щракнете върху Искам справочното поле да търси стойности в таблица или заявка и след това щракнете върху Напред.

  2. Изберете таблица или заявка от списъка и след това щракнете върху Напред.

  3. В Налични полета щракнете върху полетата, които искате да включите в справката.

  4. Щракнете върху бутона "по-голямо от" (>), за да преместите това поле в списъка Избрани полета. Щракнете върху бутона с два знака "по-голямо от" (»), за да преместите всички полета в списъка Избрани полета, и след това щракнете върху Напред.

  5. По желание може да изберете едно до четири полета за сортиране на справочните елементи и след това да щракнете върху Напред.

  6. Ако е необходимо, настройте ширината на колоните в справочното поле и след това щракнете върху Напред.

  7. В Искате ли да съхраните няколко стойности за тази справка? поставете отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност.

    Забележка: Това квадратче трябва да е отметнато, за да разреши сортиране на повече стойности.

  8. Щракнете върху Готово.

    Когато щракнете върху Готово, се създава справочно поле, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки.

  9. За да запишете таблицата, в раздела Файл щракнете върху Запиши.

    Клавишната комбинация CTRL + S

Създаване на многозначна справка въз основа на въвеждани стойности

  1. В съветника за справки щракнете върху Ще въведа стойностите, които желая и след това щракнете върху Напред.

  2. Въведете броя на колоните. След това въведете всяка от стойностите. За да се придвижите до следващата колона или ред, натиснете TAB.

    Забележка:  Ако искате да можете да редактирате списъка със стойности, използвайте само една колона.

  3. След като приключите с въвеждането на стойностите, щракнете върху Напред.

  4. Ако сте задали множество колони в стъпка 2, трябва да изберете коя колона ще използвате, за да идентифицирате еднозначно всяка стойност. В полето Налични полета щракнете двукратно върху колоната, която искате да използвате, за да идентифицирате еднозначно всяка стойност.

    Забележка: Тази стъпка не се появява, ако не сте задали множество колони в стъпка 2.

  5. В съветника за справки въведете етикет на справочното поле.

  6. Под Искате ли да съхраните няколко стойности за тази справка?, поставете отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност.

    Забележка: Това квадратче трябва да е отметнато, за да разрешите сортиране на повече стойности.

  7. Щракнете върху Готово.

  8. За да запишете таблицата, в раздела Файл щракнете върху Запиши.

    Клавишната комбинация CTRL + S

След като създадете многозначното поле, то се появява като падащ списък в изглед на лист с данни.

Нагоре

Преглед или промяна на свойства на справочно поле в изглед за проектиране

Можете да разгледате свойствата на справочно поле в долния екран на режима за проектиране под Свойства на полето. За да видите свойствата, които са конкретно свързани със справочното поле, щракнете върху раздела Справка.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите справочното поле, а след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. Щракнете върху името на справочното поле в колоната Име на полето.

  3. Под Свойства на полето щракнете върху раздела Справка.

    Показват се свойствата на справката.

    Свойства на многозначно справочно поле

Когато зададете стойността на първото свойство (Управление на дисплея), списъкът с наличните свойства се променя, за да отрази вашия избор. Можете да настроите свойствата на справочното поле да променят поведението на някое справочното поле. Обърнете внимание, че когато използвате съветника за справки, за да създадете справочно поле, свойствата на справочното поле се настройват от съветника, а не от вас.

Свойства на справочно поле

Задайте това свойство

За да

Контрола за показване

Зададете типа на контролата като Квадратче за отметка, Текстово поле, Списъчно поле или Разгъващ се списък. Разгъващ се списък е най-често използваният избор за справочно поле.

Тип източник на редове

Изберете дали да попълвате справочното поле със стойности от друга таблица или заявка, или от списък със стойности, зададен от вас. Можете също да изберете да попълвате списъка с имената на полетата в таблица или заявка.

Източник на редове

Зададете таблицата, заявката или списъка със стойности, които предоставят стойностите за справочното поле. Когато свойството Тип източник на редове е зададено като Таблица/заявка или Списък на полета, това свойство трябва да се зададе като име на таблица или заявка, или като SQL команда, която представя заявката. Когато свойството Тип източник на редове е зададено като Списък със стойности, това свойство трябва да съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая.

Обвързана колона

Зададете колоната в източника на редове, който доставя стойността, съхранена от справочното поле. Тази стойност може да е в диапазона от 1 до броя на колоните в източника на редове.

Забележка: Колоната, която предоставя стойността за съхранение, не трябва да е същата колона като показваната колона.

Брой колони

Определите броя на колоните в източника на редове, който може да се покаже в справочното поле. За да изберете колко колони да покажете, предоставяте ширина на колона в свойството Ширина на колони.

Заглавия на колони

Зададете дали да се показват заглавия на колони.

Ширина на колони

Въведете ширината на колоната за всяка колона. Ако не искате да показвате една колона, например колоната за ИД, задайте 0 за ширината.

Редове в списъка

Зададете броя на редовете, които се показват, когато покажете справочното поле.

Ширина на списъка

Зададете ширината на контролата, която се появява, когато показвате справочното поле.

Ограничаване до списъка

Изберете дали да можете да въвеждате стойност, която не е в списъка.

Позволяване на множество стойности

Посочите дали справочното поле позволява избиране на множество стойности.

Забележка:  Не можете да променяте стойността на това свойство от "Да" на "Не".

Разрешаване на редактиране на списък със стойности

Зададете дали можете да редактирате елементите в справочно поле, което се основава на списък със стойности. Когато това свойство е зададено като Да и вие щракнете с десния бутон върху справочното поле, което се базира на единствен списък със стойности, ще виждате опцията на менюто Редактиране на елементи от списък. Ако справочното поле има повече от една колона, това свойство се пренебрегва.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

Наименувате съществуващ формуляр за използване за редактиране на списъка с елементи в справочно поле, която се основава на таблица или заявка.

Покажи само стойностите на източника на редовете

Показвате само стойности, които съответстват на текущия източник на редове, когато Позволяване на множество стойности е зададено като Да.

Обвързаната стойност в справочно поле се определя от свойството Обвързана колона. Показваната стойност в справочно поле е колоната или колоните, които се представят в свойството Ширина на колони като имащи дължина, различна от нула.

Нагоре

Промяна на структурата на многозначно справочно поле

За да промените структурата на многозначно справочно поле, можете да направите някое от следните неща:

  • Редактиране на списъка със стойности на базирано на списък многозначно справочно поле

    Забележка:  За да разрешите редактиране, списъкът със стойности трябва да има само една колона и свойството Разрешаване на редактиране на списък със стойности трябва да бъде настроено на Да.

  • Редактиране на свойствата на справочното поле в изглед за проектиране

  • Модифициране на справочно поле чрез изпълнение на съветника за справки с избрано справочно поле.

Редактиране на списъка със стойностите на многозначно справочно поле, която се базира на списък със стойности

Можете да добавяте стойности към списъка със стойности, да променяте списъка със стойности или да задавате стойност по подразбиране.

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, съдържаща многозначното поле.

    Таблицата се отваря в изглед на лист с данни.

  2. Щракнете с десния бутон върху коя да е клетка в многозначното справочно поле.

  3. Щракнете върху Редактиране на елементи от списък.

  4. Променете списъка от стойности и след това щракнете върху OK.

Редактиране на свойствата на справочното поле в изглед за проектиране

За да промените многозначно справочно поле, можете да отворите таблицата в изглед за проектиране и да модифицирате свойствата на справочното поле. За информация за свойството на справочно поле вж. раздела Преглед или промяна на свойства на справочно поле в изглед за проектиране.

Модифициране на многозначно справочно поле в изглед на лист с данни

Можете да модифицирате справочно поле в изглед на лист с данни, като изпълните отново съветника за справки.

  1. Отворете таблицата в изглед на лист с данни и изберете справочното поле.

  2. В раздела Полета, в групата Свойства щракнете върху Модифициране на търсенето.

  3. Следвайте стъпките в съветника, за да направите желаните промени. За повече информация за съветника вж. раздела Използване на съветника за справки за създаване на многозначно справочно поле.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×