Съображения за проектиране за актуализиране на данни

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Една добре проектирана база данни не само помага да се гарантира целостта на данните, но е по-лесна за поддръжка и актуализиране. Базата данни на Access не е файл в същия смисъл като документ на Microsoft Word или слайд на Microsoft PowerPoint. Вместо това представлява колекция от обекти – таблици, формуляри, отчети, заявки и т. н., които трябва да работят заедно, за да функционират правилно.

Потребителите въвеждат данни предимно чрез контроли. Това, което правите с дадена контрола, зависи от типа на данните, зададен за зададеното поле на таблица, всички свойства, които са зададени за това поле, и за свойствата, зададени за контролата. И накрая, обмислете дали да не използвате допълнителни техники за бази данни, като например проверка, стойности по подразбиране, списъци и справки и каскадни актуализации. 

За повече информация за актуализирането на данни от гледна точка на потребителя вижте начини за добавяне, редактиране и изтриване на записи.

В тази статия

Как проектът на база данни засяга въвеждането на данни

Информацията, която съхранявате в база данни, се съхранява в таблици, които съдържат данни за конкретна тема, като например активи или контакти. Всеки запис в таблица съдържа информация за един елемент, като например определен контакт. Запис е съставен от полета, като например име, адрес и телефонен номер. Даден запис обикновено се нарича ред и полето обикновено се нарича колона. Тези обекти трябва да се придържат към набор от принципи за проектиране или базата данни ще работи лошо или напълно неуспешно. Поред тези принципи за проектиране влияят върху това как въвеждате данни. Имайте предвид следното:

  • Таблици    Access съхранява всички данни в една или повече таблици. Броят на таблиците, които използвате, зависи от дизайна и сложността на базата данни. Макар че може да преглеждате данни във формуляр, отчет или в резултати, върнати от заявка, Access съхранява данните само в таблиците и другите обекти в базата данни са построени върху тези таблици. Всяка таблица трябва да се базира на една тема. Например таблица с информация за бизнес контакти не трябва да съдържа информация за продажбите. Ако е така, намирането и редактирането на правилната информация може да се окаже трудно, ако това не е невъзможно.

  • Типове данни    Обикновено всяко от полетата в таблица приема само един тип данни. Например не можете да съхранявате бележки в набор от полета, за да приемете числа. Ако се опитате да въведете текст в подобно поле, Access показва съобщение за грешка. Но това не е твърдо и бързо правило. Например можете да съхранявате числа (например пощенски кодове) в поле, зададено на типа данни Short Text, но не можете да извършвате изчисления върху тези данни, защото Access го смята за част от текста.

    С някои изключения полетата в запис трябва да приемат само една стойност. Например не можете да въведете повече от един адрес в адресното поле. Това е в контраст с Microsoft Excel, което ви позволява да въвеждате произволен брой имена или адреси или изображения в единична клетка, освен ако не зададете тази клетка да приема ограничени типове данни. 

  • Многозначни полета    Access предоставя функция, която се нарича многооценено поле, за да прикачите множество данни към един запис и да създадете списъци, които приемат множество стойности. Винаги можете да определите списък с много стойности, тъй като Access показва квадратче за отметка до всеки елемент от списъка. Например можете да прикачите слайд на Microsoft PowerPoint и произволен брой изображения към запис във вашата база данни. Можете също да създадете списък с имена и да изберете като много от тези имена, ако е необходимо. Използването на многооценени полета може да изглежда като прекъсване на правилата за проектиране на база данни, тъй като можете да съхранявате повече от един запис на поле на таблица. Но Access прилага правилата "зад кулисите", като съхранява данните в специални скрити таблици.

  • Използване на формуляри    Обикновено създавате формуляри, когато искате да направите една база данни по-лесна за използване и за да се гарантира, че потребителите ще въвеждат точно данни. Как да използвате формуляр за редактиране на данни зависи от проекта на формуляра. Формулярите могат да съдържат произволен брой контроли, като например списъци, текстови полета, бутони и дори лист с данни. На свой ред, всяка от контролите във формуляра или чете данни от поле от базовата таблица, или пише в него.

За повече информация вижте Основи на проектирането на бази данни и създайте таблица и добавете полета.

Най-горе на страницата

Задаване на стойност по подразбиране за поле или контрола

Ако голям брой записи споделят една и съща стойност за дадено поле, като например град или държава/регион, можете да спестите време, като зададете стойност по подразбиране за контролата, която е обвързана с това поле или самото поле. Когато отворите формуляра или таблицата, за да създадете нов запис, стойността по подразбиране се показва в тази контрола или поле.

В таблица

  1. Отворете таблицата в Изглед на проектиране.

  2. В горния край на изгледа изберете полето.

  3. В дъното на изгледа изберете раздела Общи .

  4. Задаване на свойството стойност по подРазбиране на стойността, която искате.

Във формуляр

  1. Отворете формуляра в изглед на оформление или режим на проектиране.

  2. Щракнете с десния бутон върху контролата, с която искате да работите, и след това щракнете върху свойства.

  3. В раздела данни Задайте свойството стойност по подразбиране на стойността, която искате.

Най-горе на страницата

Използване на правила за проверка за ограничаване на данни

Можете да проверявате данни в настолни бази данни на Access, като го въвеждате с помощта на правила за проверка. Правилата за проверка могат да бъдат задавани или в изглед за проектиране на таблици, или в изглед на лист с данни на таблица. Има три типа правила за проверка в Access:

  • Правило за проверка на поле    Можете да използвате валидиращо правило за поле, за да зададете критерий, към който трябва да отговарят всички валидни стойности на полета. Не трябва да задавате текущото поле като част от правилото, освен когато използвате полето във функция. Може да бъде по-лесно да налагате ограничения на типовете знаци, които да бъдат въвеждани в дадено поле, чрез Маска на въвеждане. Поле за дата например може да има валидиращо правило, което да не позволява стойности от миналото.

  • Валидиращо правило за запис    Можете да използвате валидиращо правило за запис, за да зададете условие, което всички валидни записи трябва да удовлетворят. Можете да сравнявате стойности между различни полета с помощта на валидиращо правило за запис. Например запис с две полета за дати може да изисква стойностите на едно поле винаги да предшестват стойностите на другото поле (например StartDate е преди EndDate).

  • Проверка във формуляр    Можете да използвате свойството валидиращо правило на контрола във формуляр, за да зададете критерий, че всички стойности, въведени в тази контрола, трябва да отговарят. Свойството Правило за проверка на контролата работи като валидиращо правило за поле. Най-често се използва валидиращо правило за формуляр, а не валидиращо правило за поле, ако това правило е специфично само за този формуляр, но не и за таблицата, без значение къде е било използвано.

За повече информация вижте ограничаване на въвеждането на данни с помощта на правила за проверка.

Най-горе на страницата

Работа със списъци със стойности и справочни полета

Има два типа данни от списък в Access:

  • Списъци със стойности    Те съдържат твърд програмен набор от стойности, които въвеждате ръчно. Стойностите се намират в свойството " източник на редове " на полето.

  • Справочни полета    Те използват заявка за извличане на стойности от друга таблица. Свойството източник на редове на полето съдържа заявка вместо твърд списък със стойности. Заявката извлича стойности от една или повече таблици в база данни. По подразбиране справочното поле представя тези стойности за вас във формуляра на списък. В зависимост от това как сте задали справочното поле, можете да изберете един или повече елементи от този списък.

    Забележка    Справочните полета могат да объркат нови потребители на Access, тъй като на едно място се показва списък с елементи (списъкът, който Access създава от данните в справочното поле), но данните могат да се намират на друго място (таблицата, която съдържа данните).

По подразбиране Access показва данни от списъка в контрола на разгъващ се списък, въпреки че можете да зададете контрола за списъчно поле. Отваря се разгъващ се списък, за да представите списъка, и след това се затваря, след като направите селекцията. Списъчното поле за разлика от това остава отворено по всяко време.

За да редактирате списъците, можете също да изпълните командата Редактиране на елементи от списък или можете да редактирате данните директно в свойството източник на редове на таблицата източник. Когато актуализирате данните в справочно поле, можете да актуализирате таблицата източник.

Ако свойството " тип източник на редове " на вашето списъчно поле или разгъващ се списък е зададено като " стойност", можете да редактирате списъка със стойности, докато формулярът е отворен в изглед за формуляри, като избягвате необходимостта от превключване към изглед за проектиране или изглед на оформление, като отваряте листа със свойства и редактирате свойството източник на редове за контролата всеки път, когато трябва да направите промяна в списъка. За да редактирате списъка със стойности, свойството Разрешаване на редактиране на списък със стойности за списъчното поле или разгъващ се списък трябва да бъде настроено на да.

За повече информация вижте Създаване на списък с възможности за избор с помощта на списъчно поле или разгъващ се списък.

Забраняване на редактирането на списъка със стойности в изглед за формуляри

  1. Щракнете с десния бутон върху формуляра в навигационния екран и щракнете върху изглед за проектиране или изглед на оформление.

  2. Щракнете върху контролата, за да я изберете, и след това натиснете F4, за да покажете списъка със свойствата.

  3. В раздела данни на списъка със свойства Задайте свойството Разрешаване на редактиране на списък със стойности на не.

  4. Щракнете върху файл и след това щракнете върху Запишиили натиснете CTRL + S Изображение на бутон .

Задаване на друг формуляр за редактиране на списъка със стойности

По подразбиране Access предоставя вграден формуляр за целите на редактирането на списъка със стойности. Ако имате друг формуляр, който бихте предпочели да използвате за тази цел, можете да въведете името на формуляра в свойството за Редактиране на елементи от списък , както следва:

  1. Щракнете с десния бутон върху формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху режим на проектиране или изглед на оформление в контекстното меню.

  2. Щракнете върху контролата, за да я изберете, и след това натиснете F4, за да покажете списъка със свойствата.

  3. В раздела данни на списъка със свойствата щракнете върху падащата стрелка в полето на свойството Редактиране на елементи от списък .

  4. Щракнете върху формуляра, който искате да използвате за редактиране на списъка със стойности.

  5. Щракнете върху файла и след това щракнете върху Запишиили натиснете CTRL + S Изображение на бутон .

Разглеждане на справочно поле във формуляр

  1. Отворете формуляра в изглед на оформление или режим на проектиране.

  2. Щракнете с десния бутон в списъчното поле или разгъващ се списък, след което щракнете върху свойства.

  3. В списъка със свойствата щракнете върху раздела всички и намерете свойствата тип източник на редове и източник на редове . Свойството тип източник на редове трябва да съдържа или списък със стойности , или таблица/заявка, а свойството източник на редове трябва да съдържа или списък с елементи, разделени с точка и запетая, или заявка. За повече място щракнете с десния бутон върху свойството и изберете мащабиране или натиснете Shift + F2.

    Обикновено списъците със стойности използват следния основен синтаксис: "елемент"; " елемент";" елемент"

    В този случай списъкът е набор от елементи, оградени с двойни кавички и разделени с точка и запетая.

    Изберете заявки използвайте следния основен синтаксис: Select [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    В този случай заявката съдържа две клаузи (SELECT и FROM). Първата клауза препраща към таблица или заявка и поле в тази таблица или заявка. Втората клауза препраща само към таблицата или заявката. Ето един ключов момент да запомните: изберете клаузи не трябва да съдържат името на таблица или заявка, въпреки че е препоръчително и трябва да съдържат името на поне едно поле. Обаче всички клаузи FROM трябва да препращат към таблица или заявка. Така че винаги можете да намерите таблицата източник или заявката източник за справочно поле, като прочетете клаузата FROM.

  4. Направете едно от следните неща.

    • Ако използвате списък със стойности, редактирайте елементите в списъка. Уверете се, че обграждате всеки елемент с двойни кавички, и Отделяйте всеки елемент с точка и запетая.

    • Ако заявката в справочния списък препраща към друга заявка, отворете тази втора заявка в изглед за проектиране (щракнете с десния бутон върху заявката в навигационния екран и щракнете върху Изглед за проектиране). Обърнете внимание на името на таблицата, която се появява в горната част на конструктора на заявки, и след това преминете към следващата стъпка.

      В противен случай, ако заявката в справочното поле препраща към таблица, обърнете внимание на името на таблицата и преминете към следващата стъпка.

  5. Отворете таблицата в изглед на лист с даннии след това редактирайте елементите от списъка, ако е необходимо.

Разглеждане на справочно поле в таблица

  1. Отворете таблицата в Изглед на проектиране.

  2. В горната секция на мрежата за проектиране на заявки, в колоната тип на данните щракнете върху или в противен случай Сложете фокуса върху произволен текст, число или поле "да/не".

  3. В долната секция на мрежата за проектиране на таблица щракнете върху раздела справка и след това прегледайте свойствата на типа източник на редове и на източника на редове .

    Свойството тип източник на редове трябва да прочете списък със стойности или таблица/заявка. Свойството източник на редове трябва да съдържа списък със стойности или заявка.

    Списъците със стойности използват този основен синтаксис: "елемент"; " елемент";" елемент"

    В този случай списъкът е набор от елементи, оградени с двойни кавички и разделени с точка и запетая.

    Обикновено изберете заявки използвайте следния основен синтаксис: Select [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    В този случай заявката съдържа две клаузи (SELECT и FROM). Първата клауза препраща към таблица или заявка и поле в тази таблица или заявка. Втората клауза препраща само към таблицата или заявката. Ето един ключов момент да запомните: изберете клаузи не трябва да съдържат името на таблица или заявка, въпреки че е препоръчително и трябва да съдържат името на поне едно поле. Обаче всички клаузи FROM трябва да препращат към таблица или заявка. Така че винаги можете да намерите таблицата източник или заявката източник за справочно поле, като прочетете клаузата FROM.

  4. Направете едно от следните неща.

    • Ако използвате списък със стойности, редактирайте елементите в списъка. Уверете се, че обграждате всеки елемент с двойни кавички, и Отделяйте всеки елемент с точка и запетая.

    • Ако заявката в справочното поле препраща към друга заявка, в навигационния екран отворете тази втора заявка в изглед за проектиране (щракнете с десния бутон върху заявката и щракнете върху изглед за проектиране). Обърнете внимание на името на таблицата, която се появява в горната част на конструктора на заявки, и след това преминете към следващата стъпка.

      В противен случай, ако заявката в справочното поле препраща към таблица, обърнете внимание на името на таблицата и преминете към следващата стъпка.

  5. Отворете таблицата в изглед на лист с даннии след това редактирайте елементите от списъка, ако е необходимо.

Най-горе на страницата

Изтриване на данни от списък със стойности или справочно поле

Елементите в списък със стойности се намират в същата таблица като другите стойности в даден запис. В противен контекст данните в справочното поле се намират в една или повече други таблици. За да премахнете данни от списък със стойности, отворете таблицата и редактирайте елементите.

Премахването на данни от справочен списък изисква допълнителни стъпки и тези стъпки се различават в зависимост от това дали заявката за справочните списъци взима данните си от таблица, или от друга заявка. Ако заявката за справочен списък се базира на таблица, идентифицирате таблицата и полето, съдържащо данните, които се появяват в списъка. След това отваряте таблицата източник и редактирате данните в това поле. Ако заявката за справочния списък се основава на друга заявка, трябва да отворите тази втора заявка, да намерите таблицата източник и полета, от които втората заявка взима данните си, и да промените стойностите в тази таблица.

Премахване на данни от списък със стойности

  1. Отворете таблицата в Изглед на проектиране.

  2. В горната част на мрежата за проектиране изберете полето от таблицата, която съдържа списъка със стойности.

  3. В долната част на мрежата щракнете върху раздела Справка и след това намерете свойството Източник на редове.

    По подразбиране елементите в списък със стойности са оградени в двойни кавички, а точка и запетая отделя всеки елемент: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Според необходимостта премахнете елементите от списъка. Не забравяйте да изтриете кавичките около всеки изтрит елемент. Освен това не оставяйте начална точка и запетая, не оставяйте заедно двойки от точка и запетая (;;) и ако премахнете последния елемент в списъка, изтрийте крайната точка и запетая.

    Важно    Ако изтриете елемент от списък със стойности и записите в таблицата вече използват този изтрит елемент, изтритият елемент остава част от записа, докато не го промените. Да предположим например, че вашата фирма има склад в град A, но след това продаде тази сграда. Ако премахнете от списъка със складове "Град A", ще виждате "Град A" във вашата таблица, докато не промените тези стойности.

Премахване на данни от справочно поле

  1. Отворете таблицата в Изглед на проектиране.

  2. В горната част на мрежата за проектиране изберете справочното поле.

  3. В долната част на мрежата за проектиране щракнете върху раздела Справка и намерете свойствата Тип източник на редове и Източник на редове.

    Свойството Тип източник на редове трябва да показва Таблица/заявка, а свойството Източник на редове трябва да съдържа заявка, която препраща към таблица или друга заявка. Заявките за справочни полета винаги започват с думата Select.

    Обикновено (но не винаги) заявката за избиране използва следния основен синтаксис: SELECT [име_на_заявка_или_таблица].[име_на_поле] FROM [име_на_заявка_или_таблица].

    В този случай заявката съдържа две клаузи (SELECT и FROM). Първата клауза препраща към таблица и поле в тази таблица; от друга страна втората клауза препраща само към таблицата. Нещо, което трябва да запомните: Клаузата FROM винаги ще ви покаже името на таблицата или заявката източник. Възможно е клаузите SELECT не винаги да съдържат името на таблица или заявка, въпреки че винаги съдържат името на поне едно поле. Обаче всички клаузи FROM трябва да препращат към таблица или заявка.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако заявката в справочното поле препраща към друга заявка, щракнете върху бутона компилация (в раздела данни на списъка със свойства щракнете върху Бутон на конструктор Next), за да отворите заявката в изглед за проектиране. Обърнете внимание на името на таблицата, която се появява в горната част на конструктора на заявки, и след това продължете със стъпка 5.

    • Ако заявката в справочното поле препраща към таблица, обърнете внимание на името на таблицата и след това продължете със стъпка 5.

  5. Отворете таблицата източник в изглед на лист с данни.

  6. Намерете полето, съдържащо данните, използвани в справочния списък, и след това редактирайте тези данни, ако е необходимо.

Най-горе на страницата

Как типовете данни оказват влияние върху начина, по който въвеждате данни

Когато проектирате таблица на база данни, трябва да изберете тип данни за всяко поле в тази таблица – процес, който ще ви помогне да осигурите по-точно въвеждане на данни.

Преглед на типовете данни

Направете едно от следните неща:

Използване на изглед на лист с данни

  1. Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни.

  2. В раздела полета , в групата форматиране Вижте стойността в списъка Тип на данните. Стойността се променя, когато поставяте курсора в различните полета в таблицата:

    Списък на типовете данни

Използване на изглед за проектиране

  1. Отворете таблицата в Изглед на проектиране.

  2. Вижте мрежата за проектиране. Горната част на мрежата показва името и типа на данните на всяко поле на таблица.

    Полета в режим на проектиране

Как типовете данни оказват влияние върху въвеждането на данни

Типът на данните, който сте задали за всяко поле за таблица, предоставя първо ниво на управление на типа на данните, които са разрешени в дадено поле. В някои случаи, като например дълго текстово поле, можете да въведете желаните данни. В други случаи, като например поле за автоНомериране, настройката за тип данни за полето не ви позволява да въвеждате каквато и да е информация. Таблицата по-долу изброява типовете данни, които Access предоставя, и описва как те влияят върху въвеждането на данни.

За повече информация вижте типове данни за настолни бази данни на Access и променете или променете настройката за тип данни за поле.

Тип данни

Ефект при въвеждане на данни

Кратък текст

Обърнете внимание, че като се започне от Access 2013, данните тип "Текст" са преименувани на Кратък текст.

Кратки текстови полета приемат текст или числови знаци, включително списъци с разделители на елементи. Текстово поле приема по-малък брой знаци от това дали има дълго текстово поле – от 0 до 255 знака. В някои случаи можете да използвате функции за конвертиране, за да извършвате изчисления върху данните в кратко текстово поле.

Дълъг текст

Забележка, като се започне от Access 2013, типовете данни за паметна бележка са преименувани на дълъг текст.

Можете да въведете големи обеми от текст и числови данни в този тип поле до 64 000 знака. Също така задавате полето да поддържа RTF форматиране, можете да приложите типовете форматиране, които обикновено намерите в програмите за текстообработка, като например Word. Можете например да приложите различни шрифтове и размер на шрифта към определени знаци във вашия текст и да го направите получер или курсив и т. н. Можете също да добавите маркери за език за хипертекст (HTML) към данните. За повече информация вижте Вмъкване или добавяне на RTF текстово поле.

Освен това дългите полета за текст имат свойство, наречено само добавяне. Когато разрешите това свойство, можете да добавите нови данни към дълго текстово поле, но не можете да променяте съществуващи данни. Тази функция е предназначена за използване в приложения, като например бази данни за проследяване на проблеми, където може да се наложи да запазите постоянен запис, който остава непроменен. Когато поставяте курсора в дълго текстово поле с разрешено свойство " само за добавяне ", по подразбиране текстът в полето изчезва. Не можете да приложите никакво форматиране или други промени в текста.

Например кратки текстови полета, можете също да изпълнявате функции за конвертиране спрямо данните в дълго текстово поле.

Число

Можете да въвеждате само числа в този тип поле и можете да извършвате изчисления върху стойностите в числово поле.

Голямо число

Забележка типовете данни "голямо число" са налични само във версията за абонамент за Office 365 за Access.

Можете да въвеждате само числа в този тип поле и можете да извършвате изчисления върху стойностите в голямо поле за число.

За повече информация вижте Използване на типа данни "Голямо число".

Дата/час

Можете да въведете само дати и часове в този тип поле. 

Можете да зададете маска за въвеждане за полето (последователност от буквени и буквени знаци, които се показват, когато изберете полето), трябва да въведете данни в интервалите и формата, който предоставя маската. Например ако видите маска, като например MMM_DD_YYYY, трябва да въведете Oct 11 2017 в предоставените интервали. Не можете да въведете име на цял месец или стойност за двуцифрена година. За повече информация вижте файлови формати за управление на въвеждането на данни с маски за въвеждане.

Ако не създадете маска за въвеждане, можете да въведете стойността, като използвате всеки валиден формат за дата или час. Например можете да въведете 11 Oct. 2017, 10/11/17, 11 октомври 2017 и т. н.

Можете също да приложите формат за показване към полето. В този случай, ако не е налична маска за въвеждане, можете да въведете стойност в почти произволен формат, но Access показва датите съобразно формата за показване. Например можете да въведете 10/11/2017, но форматът за показване може да бъде зададен така, че да показва стойността като 11-Oct-2017.

За повече информация вижте Вмъкни днешната дата.

Валута

Можете да въведете само валутни стойности в този тип поле. Също така не е необходимо да въвеждате ръчно символ за валута. По подразбиране Access прилага символа за валута (¥, £, $ и т. н.), зададено в регионалните настройки на Windows. Можете да промените този символ за валута, за да отразите различна валута, ако е необходимо.

Автономериране

Не можете да въвеждате или променяте данните в този тип поле по всяко време. Access увеличава стойностите в поле с автоматично номериране всеки път, когато добавите нов запис в таблица.

Изчисляеми

Не можете да въвеждате или променяте данните в този тип поле по всяко време. Резултатите от това поле се определят от израз, който дефинирате. Access актуализира стойностите в изчисляемо поле всеки път, когато добавяте или редактирате нов запис в таблица.

Да/Не

Когато щракнете върху поле, което е зададено на този тип данни, Access показва или квадратче за отметка, или падащ списък в зависимост от това как форматирате полето. Ако форматирате полето, за да се покаже списък, можете да изберете "да" или "не", " истина " или "невярно", или " включено " или " изкл .", в зависимост от формата, приложен към полето. Не можете да въвеждате стойности в списъка или да променяте стойностите в списъка направо от формуляр или таблица.

OLE Object

Можете да използвате този тип поле, когато искате да показвате данни от файл, създаден с друга програма. Например можете да покажете текстов файл, диаграма на Excel или тесте със слайдове на PowerPoint в поле за OLE обект.

ПриКачените файлове предоставят по-бърз, по-лесен и по-гъвкав начин за преглед на данни от други програми.

Hyperlink

Можете да въвеждате всякакви данни в този тип поле и достъпът го обвива в уеб адрес. Например ако въведете стойност в полето, Access обгръща вашия текст чрез http://www.your_text. com. Ако въведете валиден уеб адрес, връзката ви ще работи. В противен случай връзката ви ще доведе до съобщение за грешка.

Можете също да редактирате съществуващите хипервръзки, тъй като щракването върху поле на хипервръзка с мишката започва с браузъра ви и ви отвежда до сайта, указан във връзката. За да редактирате поле за хипервръзка, изберете съседно поле, използвайте клавиша TAB или клавишите със стрелки, за да премествате фокуса върху полето за хипервръзка, и след това натиснете клавиша F2, за да разрешите редактирането.

Прикачен файл

Можете да прикачите данни от други програми към този тип поле, но не можете да въвеждате или по друг начин да въвеждате текст или числови данни.

За повече информация вижте приКачване на файлове и графика към записите във вашата база данни.

Съветник за справки

Съветникът за справки не е тип данни. Вместо това можете да използвате съветника, за да създадете два типа падащи списъци: списъци със стойности и справочни полета. Списъкът със стойности използва списък с разделители на елементи, които въвеждате ръчно, когато използвате съветника за справки. Тези стойности могат да бъдат независими от всякакви други данни или обекти във вашата база данни.

В противен контекст справочното поле използва заявка за извличане на данни от една или повече от другите таблици в база данни. След това справочното поле показва данните в падащ списък. По подразбиране Съветникът за справки задава полето "таблица" на типа данни "число".

Можете да работите със справочни полета директно в таблици, както и във формуляри и отчети. По подразбиране стойностите в справочно поле се показват в тип контрола за списък, наречена разгъващ се списък, който има падаща стрелка:

Празен справочен списък

Можете също да използвате списъчно поле, което показва няколко елемента със SCROLL Bar, за да видите още елементи:

Базово списъчно поле във формуляр

В зависимост от начина, по който задавате справочното поле и разгъването, можете да редактирате елементите в списъка и да добавяте елементи към списъка, като изключвате ограниченИето за свойството списък на справочното поле.

Ако не можете директно да редактирате стойности в списък, трябва да добавите или промените данните в предварително зададения списък със стойности или в таблицата, която служи като източник за справочното поле.

И накрая, когато създавате справочно поле, можете по желание да го настроите да поддържа множество стойности. Когато направите това, полученият списък показва квадратче за отметка до всеки елемент от списъка и можете да изберете или да изчистите като много от елементите, ако е необходимо. Тази фигура илюстрира типичен списък с много стойности:

Списък с отметки

За информация за създаването на многооценени справочни полета и използване на получените списъци, вижте Създаване или изтриване на мултиоценено поле.

Най-горе на страницата

Как свойствата на полето за таблица влияят върху начина на въвеждане на данни

В допълнение към принципите за проектиране, които управляват структурата на база данни и типовете данни, които контролират това, което можете да въвеждате в дадено поле, някои свойства на полетата могат също да повлияят върху това как въвеждате данни в база данни на Access.

Преглед на свойствата за поле на таблица

Access предоставя два начина за преглед на свойствата за поле на таблица.

В изглед на лист с данни

  1. Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни.

  2. Щракнете върху раздела полета и използвайте контролите в групата форматиране , за да видите свойствата за всяко поле на таблица.

В изглед за проектиране

  1. Отворете таблицата в Изглед на проектиране.

  2. В долната част на мрежата щракнете върху раздела Общи , ако вече не е избрано.

  3. За да видите свойствата на справочно поле, щракнете върху раздела справка .

Как свойствата оказват влияние върху въвеждането на данни

Таблицата по-долу изброява свойствата, които имат най-голямо влияние върху въвеждането на данни и обяснява как те влияят върху въвеждането на данни.

Свойство

Местоположение в мрежата за проектиране на таблица

Възможни стойности

Поведение при опит за въвеждане на данни

Размер на полето

Раздел Общи

0-255

Ограничението на знаците се прилага само за полета, които са зададени като текстов тип данни. Ако се опитате да въведете повече от указания брой знаци, това поле ги отрязва.

Задължително

Раздел Общи

Да/Не

Когато е включено, това свойство ви заставя да въведете стойност в поле и Access няма да ви позволи да записвате нови данни, докато не завършите задължително поле. Когато е изключено, полето ще приема нулеви стойности, което означава, че полето може да остане празно.

Нулевата стойност не е една и съща като нулева стойност. Zero е цифра и "NULL" е липсваща, неопределена или неизвестна стойност.

РазРешете низовете с нулева дължина

Раздел Общи

Да/Не

Когато е включено, можете да въведете низове с нулева дължина – низове, които не съдържат знаци. За да създадете низ с нулева дължина, въвеждате чифт двойни кавички в полето ("").

Индексирано

Раздел Общи

Да/Не

Когато индексирате поле на таблица, Access не ви позволява да добавяте дублиращи се стойности. Можете също да създадете индекс от повече от едно поле. Ако направите това, можете да дублирате стойностите в едно поле, но не и в двете полета.

Маска на въвеждане

Раздел Общи

Предварително определени или потребителски набори от буквени и контейнерни знаци

Маска за въвеждане ви заставя да въвеждате данни в предварително дефиниран формат. Маските се появяват, когато изберете поле в таблица или контрола във формуляр. Например, Представете си, че щраквате върху поле за дата и виждате този набор от знаци: Ммм-дд-гггг. Това е маска за въвеждане. Той ви заставя да въвеждате стойности за месец като три букви, като например ОСТ и стойността за годината като четири цифри – например OCT-15-2017.

Маските за въвеждане контролират само как въвеждате данни, а не как достъпът до Stores или показва тези данни.

За повече информация вижте файлови формати за управление на въвеждането на данни с маски за въвеждане и Форматиране на поле за дата и час.

Ограничаване до списъка

Раздел " справка "

Да/Не

Разрешава или забранява промени в елементите в справочно поле. Потребителите понякога се опитват да променят ръчно елементите в справочно поле. Когато Access не ви позволява да променяте елементите в дадено поле, това свойство е зададено на да. Ако това свойство е разрешено и трябва да промените елементите в списък, трябва да отворите списъка (ако искате да редактирате списък със стойности) или таблицата, която съдържа първичните данни за списъка (ако искате да редактирате справочно поле) и да промените стойностите там.

Разрешите редактиране на списък със стойности

Раздел " справка "

Да/Не

Разрешава или забранява командата " Редактиране на елементи от списък " за списъците със стойности, но не и за справочните полета. За да разрешите тази команда за справочните полета, въведете валидно име на формуляр в свойството на формуляра за редактиране на елементи от списък . Командата разрешаване на редактиране на списък със стойности се показва в контекстно меню, което се отваря, като щракнете с десния бутон върху Списъчно поле или разгъващ се списък. Когато стартирате командата, се показва диалоговият прозорец Редактиране на елементи от списък . Алтернативно, ако укажете името на формуляр в свойството за редактиране на елементи от списък , Access стартира този формуляр, вместо да покаже диалоговия прозорец.

Можете да изпълните командата " Редактиране на елементи от списък " от списъчно поле и контроли на разгъващи се списъци, намиращи се във формуляри, както и от контроли за комбинирано поле в таблици и набори резултати от заявки. Формулярите трябва да бъдат отворени в изглед за проектиране или изглед за преглед; таблиците и наборите от резултати от заявка трябва да бъдат отворени в изглед на лист с данни.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

Раздел " справка "

Име на формуляра за въвеждане на данни

Ако въведете името на формуляра за въвеждане на данни като стойност в това свойство на таблица, този формуляр се отваря, когато потребителят изпълни командата Редактиране на елементи от списък . В противен случай се показва диалоговият прозорец Редактиране на елементи от списък , когато потребителите изпълняват командата.

Най-горе на страницата

Използвайте каскадни актуализации, за да промените основните и външните ключови стойности

Понякога може да се наложи да актуализирате първичен ключ. Ако използвате този първичен ключ като чужд ключ, можете автоматично да актуализирате промените чрез всички дъщерни екземпляри на външния ключ.

Като напомняне, първичен ключ е стойност, която еднозначно идентифицира всеки ред (запис) в таблица на база данни. Външният ключ е колона, която съответства на първичния ключ. Обикновено чуждите ключове се намират в други таблици и те ви дават възможност да създавате релация (връзка) между данните в таблиците.

Например, Представете си, че използвате ИД номер на продукт като първичен ключ. Един ИД номер еднозначно идентифицира един продукт. Можете също да използвате този ИД номер като чужд ключ в таблица с данни за поръчки. По този начин можете да намерите всички поръчки, които включват всеки продукт, тъй като всеки път, когато някой направи поръчка за този продукт, ИД става част от реда.

Понякога тези ИДЕНТИФИКАЦИОННИ номера (или други типове първични ключове) се променят. Когато това е така, можете да промените стойността на първичния ключ и да промените автоматично каскадно през всички свързани дъщерни записи. Можете да разрешите този проблем, като включите целостта на връзката и каскадните актуализации между двете таблици.

Помнете тези важни правила:

  • Можете да разрешите каскадните актуализации само за полета за първичен ключ, зададени на типовете данни текст или число. Не можете да използвате каскадни актуализации за полета, зададени на типа данни "автоНомериране".

  • Можете да разрешите каскадните актуализации само между таблици с релация "един към много".

За повече информация за създаването на релации. Вижте ръководство за релации между таблици и Създаване, редактиране или изтриване на релация.

Следните процедури вървят ръка за ръка и обясняват как да създадете първо релация и след това да разрешите каскадните актуализации за тази релация.

Създаване на релацията

  1. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Показване/скриване щракнете върху Релации.

  2. В раздела проектиране , в групата релации щракнете върху Показване на таблица.

  3. В диалоговия прозорец Показване на таблица изберете раздела таблици , изберете таблиците, които искате да промените, щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори.

    Можете да натиснете SHIFT, за да изберете няколко таблици, или можете да добавите всяка таблица поотделно. Изберете само таблиците от страните "един" и "много" на релацията.

  4. В прозореца " релации " плъзнете първичния ключ от таблицата в страната "един" на релацията и я пуснете в полето за външни ключове на таблицата в страната "много" на релацията.

    Появява се диалоговият прозорец Редактиране на релации. Следната фигура показва диалоговия прозорец:

    Диалоговият прозорец ''Редактиране на релации'' със съществуваща релация

  5. Изберете квадратчето за отметка Поддържай целостта на връзката и щракнете върху Създай.

Разрешаване на каскадни актуализации в първични ключове

  1. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Показване/скриване щракнете върху Релации.

  2. Появява се прозорецът " релации " и показва съединенията (показани като свързващи линии) между таблиците в базата данни. Следната фигура показва типична релация:

  3. Щракнете с десния бутон върху реда за съединение между таблиците родител и наследник и щракнете върху Редактиране на релация.

    Релация между две таблици

    Появява се диалоговият прозорец Редактиране на релации. Следната фигура показва диалоговия прозорец:

    Диалоговият прозорец ''Редактиране на релации''

  4. Изберете каскадНо актуализиране свързани полета, уверете се , че квадратчето за отметка Поддържай целостта на данните е избрано, и след това щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Защо ИД номерата понякога изглежда пропуснат число

Когато създавате поле, което е зададено на типа данни "автоНомериране", Access автоматично генерира стойност за това поле във всеки нов запис. Стойността се увеличава по подразбиране, така че всеки нов запис получава следващия наличен последователен номер. Целта на типа данни "автоНомериране" е да предостави стойност, която е подходяща за използване като първичен ключ. За повече информация вижте Добавяне, Задаване, промяна или премахване на първичния ключ.

Когато изтриете ред от таблица, която съдържа поле, което е зададено на типа данни "автоНомериране", стойността в полето за автоматично номериране за този ред не винаги се използва повторно. Поради тази причина числото, което Access генерира, може да не е номерът, който очаквате да видите, и пропуските може да се появят в поредицата от ИДЕНТИФИКАЦИОННИ номера – това е по проект. Трябва да се разчита само на уникалността на стойностите в поле с автоматично номериране, а не на тяхната последователност.

Най-горе на страницата

Групово актуализиране на данни с помощта на заявки

Заявките за добавяне, актуализиране и изтриване са мощни начини за добавяне, промяна или премахване на записи в групово. Освен това груповата актуализация е по-лесна и по-ефективна за изпълнение, когато използвате добри принципи на проектиране на бази данни. Използването на заявка за добавяне, актуализиране или изтриване може да бъде спестяващ време, защото можете също да използвате повторно заявката.

Важно    Архивирайте данните си, преди да използвате тези заявки. Създаването на архивно копие може да ви помогне да коригирате бързо всякакви грешки, които може по невнимание да направите.

Добавяне на заявки    Използвайте, за да добавите много записи към една или повече таблици. Една от най-честите употреби на заявка за добавяне е да добавите група записи от една или повече таблици в база данни източник към една или повече таблици в база данни местоназначение. Например да предположим, че получавате някои нови клиенти и база данни, съдържаща таблица с информация за тези клиенти. За да избегнете ръчно въвеждане на тези нови данни, можете да го добавите към подходящата таблица или таблици във вашата база данни. За повече информация вижте Добавяне на записи към таблица с помощта на заявка за добавяне.

Заявки за актуализиране    Използвайте, за да добавите, промените или изтриете част (но не всички) от много съществуващи записи. Можете да мислите за заявките за актуализиране като за мощен вариант на диалоговия прозорец Намери и замести. Въвеждате критерий за избиране (грубия еквивалент на низ за търсене) и критерий за актуализиране (необработен еквивалент на заместващ низ). За разлика от диалоговия прозорец, заявките за актуализиране могат да приемат няколко критерия, позволява ви да актуализирате голям брой записи в един Pass и ще ви позволят да променяте записи в повече от една таблица. За повече информация вижте Създаване и изпълнение на заявка за актуализиране.

Изтриване на заявки    Когато искате бързо да изтриете много данни или да изтриете набор от данни периодично, изтриването е полезно, тъй като заявките позволяват да зададете критерии за бързо намиране и изтриване на данните. За повече информация вижте начини за добавяне, редактиране и изтриване на записи.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×