Създаване на циркулярни имейли

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Използвайте циркулярните имейли, когато искате да изпратите голям брой съобщения, които са почти еднакви, но всяко от които включва също някаква уникална информация. Например можете да използвате циркулярни имейли, за да създадете индивидуално персонализирани имейл съобщения, които съдържат персонализирани бележки или се различават по целта на съдържанието за отделни сегменти на потребители. Можете също да използвате циркулярни имейли, за да създадете обявление за продукт, за да го изпратите на най-важните си 100 клиенти, в които повечето от, или целият текст на публикацията е еднакъв, но адресът на всеки потребител е различен.

Забележка : Циркулярните имейли изискват използването на Microsoft Office Outlook 2007 или Microsoft Outlook Express (Версия 5.0 или по-късна).

Използвайте прозореца на задачите Циркулярни имейли за създаване на циркулярни имейли. За да отворите прозореца на задачите на Циркулярни имейли в нова или съществуваща публикация, посочете към Съобщения и каталози в менюто Инструменти и после щракнете върху Циркулярни имейли.

В тази статия

Създаване или свързване към списъка на получателите

Подготовка на публикацията ви

Създаване на обединена публикация

Отмяна на обединяване

Създаване или свързване към списък на получатели

За да изпълните това обединяване на имейли, трябва да отворите нова или съществуваща публикация, а после – да я свържете към източник на данни, който е файл, съдържащ уникалната информация, която искате да включите. Файлът с данни може да съдържа списък с имена и имейл адреси, данни за продукта или картини. Файлът с данни може да бъде в различни формати, включващи:

  • Списък на контакти на Microsoft Office Outlook

  • Работен лист на Microsoft Office Excel

  • Таблици на Microsoft Office Word

  • Таблици на база данни на Microsoft Office Access

  • Текстови файлове, в които табулатори, запетаи, точка и запетая или други разделители разделят колоните, а знакът за нов абзац разделя редовете

Можете да се свържете към съществуващ списък или източник на данни, а също можете да създадете нов списък от получатели. Ако искате да използвате само определени елементи в списъка си, можете да го филтрирате по определен критерий. Можете също да сортирате записите по азбучен ред.

Забележка : Ако искате да обедините картини в страниците на вашата публикация, вашият източник на данни трябва да включва имена на файлове или пътища към файловете с картини, които искате да обедините. Не включвайте действителните картини или изображения във вашия източник на данни.

Използване на съществуващ списък

  1. Под Създаване на списък получатели щракнете върху Използване на съществуващ списък и после щракнете върху Следващ: Създаване или свързване към списък с получатели.

    По подразбиране Microsoft Office Publisher съхранява източниците на данни в папката Мои източници на данни. Може да е нужно да прегледате, за да намерите източника си на данни.

  2. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни щракнете върху източника на данни, който искате.

  3. Щракнете върху Отвори.

    В зависимост от типа на източника на данни, който изберете, може да се появят други диалогови прозорци, изискващи определена информация.

    Например ако източникът на данни е работна книга на Microsoft Office Excel, която има информация на много работни листове, трябва да изберете работния лист, който съдържа информацията, която искате, а след това да щракнете върху OK.

    Всички контакти от списъка се появяват в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, в който може да филтрирате и сортирате списъка на получателите, които да се включат в обединяването.

Избор на получателите от контактите на Outlook

  1. Под Създаване на списък получатели щракнете върху Избор от контактите в Outlook и после щракнете върху Следващ: Създаване или свързване към списък с получатели.

  2. Ако сте подканени да изберете пощенски профил, щракнете върху профила, който искате, и след това щракнете върху OK.

  3. В диалоговия прозорец Избор на контакти щракнете върху списъка с контакти, който искате, а после щракнете върху OK.

    Всички контакти в новия ви списък се появяват в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, където можете филтрирате и сортирате списъка на получателите за включване в обединяването.

Въвеждане на нов списък

Ако нямате съществуващ списък, към който да се свържете, можете да създадете нов списък.

  1. Под Създаване на списък получатели щракнете върху Въвеждане на нов списък и после щракнете върху Следващ: Създаване или свързване към списък с получатели.

  2. В диалоговия прозорец Нов списък с адреси добавете всички нужни полета или заглавки на колонии.

    Как?

    В диалоговия прозорец Нов списък с адреси щракнете върху Персонализиране на колони и после направете някое от следните неща:

    • За да добавите поле, щракнете върху името на полето, което искате да добавите, а после щракнете върху Добави.

    • За да премахнете поле, щракнете върху името на полето, което искате да премахнете, а после щракнете върху Изтрий.

    • За да преименувате поле, щракнете върху името на полето, което искате да преименувате, а после в диалоговия прозорец Преименуване на поле въведете новото име в текстовото поле На.

    • За да преместите поле нагоре или надолу в списъка, щракнете върху името на полето, което искате де преместите, а после щракнете върху Премести нагоре или Премести надолу, докато застане в положението, което искате.

  3. Въведете информацията за първия запис в подходящите полета, включително имейл адреса на получателя. Не е задължително да попълвате всяко поле.

  4. Когато сте завършили въвеждането на информацията за първия запис, щракнете върху Нов запис.

  5. Повтаряйте стъпки 3 и 4, докато приключите добавянето на записи, а после щракнете върху OK.

  6. В диалоговия прозорец Записване на списък с адреси въведете име за адресния списък в полето Име на файл и изберете папката, в която да запишете списъка.

    По подразбиране Microsoft Office Publisher записва адресните списъци в папката Моите източници на данни. Най-добре е да запазите списъка с адреси тук, понеже това е папката по подразбиране, в която Publisher търси източниците на данни.

    Всички контакти в новия ви списък се появяват в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, където можете да филтрирате и сортирате списъка на получателите, които да бъдат включени в обединяването.

Избор на получатели

В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи можете да изберете получателите, които искате да включите в обединяването. Отметнете квадратчето до всеки получател, който искате да включите, и изчистете квадратчето до всеки получател, който искате да изключите.

Отметнете или изчистете всички записи в списъка

  • Отметнете или изчистете квадратчето в заглавния ред.

Ако искате да използвате само определени записи в списъка си, можете да го филтрирате по определено поле или критерий. След като филтрирате списъка, можете да използвате квадратчетата за отметка, за да включите или изключите записи.

Филтриране на записи в списъка

  1. Щракнете върху стрелката до заглавката на колоната на елемента, по който искате да филтрирате.

  2. Щракнете върху някое от следните неща:

    • (Празни места) показва всички записи, в които съответното поле е празно.

    • (Непразни места) показва всички записи, в които съответното поле съдържа информация.

    • (Разширени)отваря диалоговия прозорец Филтриране и сортиране, който можете да използвате да филтрирате по много критерии. Можете също да отворите диалоговия прозорец Филтриране и сортиране като щракнете върху Филтриране под Уточняване на списъка получатели в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи.

      Съвет : Ако източникът ви на данни съдържа много записи, които имат еднаква информация в някои от полетата си и ако има 10 или по-малко уникални стойности в колона, можете да филтрирате по определена информация. Например ако има много адреси, които показват Австралия като страна/регион, можете да филтрирате по Австралия.

      Диалоговият прозорец Получатели на циркулярни документи показва само записите, които съответстват на критериите. За да започне да показва отново всички записи, трябва да щракнете върху (Всички).

Ако искате да видите всички записи от списъка си в азбучен ред, можете да ги сортирате.

Сортиране на записи в списъка

  • В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи щракнете върху заглавката на колоната на елемента, по който искате да сортирате.

    Например ако искате да показвате списъка в азбучен ред по фамилно име, щракнете върху заглавката на колоната Фамилно име.

  • За да сортирате, като използвате много критерии, щракнете върху Сортиране под Уточняване на списъка получатели в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи. В диалоговия прозорец Филтриране и сортиране изберете критериите, по които искате да сортирате.

Натиснете OK, за да се върнете в прозореца на задачите Циркулярни имейли.

Най-горе на страницата

Подготовка на публикацията ви

Циркулярният имейл комбинира едно съобщение, съдържащо информация, която е еднаква във всяко копие и един или повече контейнери на информацията, която е уникална за всяко копие. След като създадете публикацията си, вмъкнете допълнителния текст, който искате да се появява във всяка версия на публикацията на циркулярния ви имейл, като например поздравления и контейнерите за уникална информация, като имена на получателите.

Ако не сте го направили вече, въведете текстово поле, въведете текста, който искате да се появява във всяка версия на публикацията ви на циркулярен документ, а после добавете контейнерите за уникалната информация.

Вмъкване на текстово поле

  1. В лентата с инструменти обекти щракнете върху Текстово поле Изображение на бутон .

  2. Посочете в публикацията си къде искате да се появи единият ъгъл на текстовото поле, а после плъзнете диагонално, докато полето стане с размера, който искате.

Вмъкване на текста, който искате във всяка версия

  • Щракнете вътре в текстовото поле и после въведете текста, който искате да се появи във всяка версия на публикацията ви на циркулярен имейл документ.

Вмъкване на полета с данни в публикацията ви

  1. В публикацията си на циркулярен документ щракнете вътре в текстовото поле, където искате да вмъкнете поле за данни.

  2. Вмъкнете някое от следните неща:

    Адресните полета

    В прозореца на задачите Циркулярни имейли (Подготовка на публикацията ви), от списъка под Подготовка на публикацията ви, плъзнете полето, което искате да включите в текстовото поле, което сте създали за него.

    Забележка : 

    • Можете също да щракнете върху Адресни полета под Още елементи и после в диалоговия прозорец Вмъкване на адресно поле щракнете върху всеки адресен елемент, който искате да включите.

    • Ако имената на полетата на данни в източника ви на данни не съвпадат с имената на полетата, които Publisher използва за адресни полета, можете да щракнете върху Съгласуване на полета в диалоговия прозорец Вмъкване на адресни полета. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета използвайте падащите списъци, за да изберете полетата в източника ви на данни, които отговарят на полетата на Publisher.

    Персонализирана хипервръзка

    1. В прозореца на задачите Циркулярни имейли (Подготовка на публикацията ви), под Още елементи, щракнете върху Вмъкване на персонализирана хипервръзка.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на персонализирана хипервръзка въведете текста, който искате да се показва, и адреса на уеб сайта, към който искате да отидат получателите, когато щракнат върху хипервръзката.

    3. Ако искате да вмъкнете поле с данни в текста за показване, щракнете върху полето на текста за показване там, където искате да вмъкнете полето с данни, а после, в списъка вдясно, щракнете върху полето с данни, което искате да вмъкнете.

      Забележка : Ако вмъквате поле с данни, можете да зададете заместващ текст за показване и уеб адрес за празните елементи, които отговарят на вмъкнатото поле с данни. Отметнете квадратчетата Използвай текст по подразбиране за празните елементи и Използвай хипервръзка по подразбиране за празните елементи, както е нужно, и въведете заместващия текст и уеб адреса.

    Поле за картина

    1. В прозореца на задачите Циркулярни имейли (Подготовка на публикацията ви), под Още елементи, щракнете върху Поле за картина.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на поле за картина щракнете върху полето, което отговаря на списъка от имена на файлове на картини, което искате да вмъкнете.

    Ред за поздрав

    1. В прозореца на задачите Циркулярни имейли (Подготовка на публикацията ви), под Още елементи щракнете върху Ред за поздрав.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав изберете формата на реда за поздрав. Всеки формат на реда за поздрав включва приветствие, формата на име и съответната пунктуация.

    3. Изберете текста, който искате да се появява, ако Publisher не може да интерпретира името на получателя   – например ако източникът ви на данни не съдържа първо или фамилно име за получателя, а само име на фирмата.

      Забележка : Ако имената на полетата на данни в източника ви на данни не съвпадат с имената на полетата, които Publisher използва за реда за поздрав, можете да щракнете върху Съгласуване на полета в диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета използвайте падащите списъци, за да изберете полетата в източника ви на данни, които съответстват на полетата на Publisher.

Форматиране на полетата с данни

Ако искате, можете да приложите формати на текст към полетата с данни и към всякакъв друг текст, който сте добавили (като поздрав Здравейте или обръщение като Скъпи), за да промените изгледа на обединените данни. За да форматирате обединените данни, трябва да форматирате полетата с данни в публикацията си на циркулярни имейли.

  1. В публикацията си на циркулярни имейли изберете полето, съдържащо информацията, която искате да форматирате.

  2. В менюто Форматиране щракнете върху Шрифт и после изберете опциите, които искате.

Визуализация на данните получателя в полетата с данни в публикацията ви

Сега можете да разгледате как ще изглежда публикацията ви, когато истинските данни се появят в обединените полета на данни.

  1. За да визуализирате публикацията си, направете някое от следните неща:

    • За да визуализирате записи в ред, тъй като те ще се появят в публикацията си обединена, щракнете върху бутоните за навигация под Визуализация на получател в Циркулярни имейли задачите екран Бутон ''Напред'' Бутон ''Назад'' .

      Информацията от първия запис на източника ви на данни се разпространява в полетата с данни. Не можете да редактирате елементите на източника си на данни на страниците на публикацията си, но можете да форматирате, премествате или изтривате полета с данни там.

    • За да намерите и визуализирате определен елемент в източника си на данни, щракнете върху Намиране на получател и после въведете критериите за търсене в диалоговия прозорец Намиране на запис.

  2. Ако е необходимо, направете промени в списъка си на получатели. Направете някое от следните неща:

    • За да изключите конкретен получател от списъка, щракнете върху Изключи този получател.

    • За да промените списъка на получателите, щракнете върху Редактиране на списъка на получателите, след което направете промените си в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи.

  3. След като приключите публикацията на циркулярен имейл и сте вмъкнали всички полета за обединяване, щракнете върху Запиши като в менюто Файл. Въведете име за публикацията си в полето Име на файл и после щракнете върху Запиши.

  4. Щракнете върху Следващ: Създаване на обединени публикации.

Най-горе на страницата

Създаване на обединената публикация

В прозореца на задачите Циркулярни имейли, под Избор на изход за циркулярен имейл, можете да:

  • Изпратите обединената си публикация като имейл съобщение.

  • Визуализирайте обединената си публикация (да видите как изглежда, преди да изпратите всички версии и да решите потенциални проблеми).

Визуализация на обединената ви публикация

  1. Щракнете върху Визуализация на имейл.

  2. Щракнете върху бутоните Напред и Назад, за да визуализирате всяко имейл съобщение, както ще се появява, когато бъде изпратено.

    Забележка : Ако "Проверка на проект" е намерила проблеми, които могат да попречат на успешното завършване на обединяването на имейла ви, ще бъдете предупредени под Визуализация на имейл в прозореца на задачите Циркулярни имейли. За да разгледате и решите потенциалните проблеми, щракнете върху Проверка на проект.

Най-горе на страницата

Изпращане на обединената ви публикация

  1. Щракнете върху Изпращане на имейл.

  2. В диалоговия прозорец Обединяване в имейл изберете полето на получател от падащия списък До. В повечето случаи Имейл адрес е подходящият избор за циркулярния имейл.

  3. Под Тема въведете реда за темата. Под Елементи за вмъкване щракнете върху някое поле с данни, което искате да вмъкнете в реда на темата.

  4. Щракнете върху Опции, за да зададете всякакви други опции, които искате, като "Як" или "Ск" или прикачени файлове към съобщението.

  5. Щракнете върху Изпрати.

    Отваря се диалоговият прозорец Изпрати циркулярни имейл съобщения, така че можете да потвърдите пощата, като разгледате списъка на получатели, към които съобщението е било изпратено, или не.

Най-горе на страницата

Отмяна на обединяване

По всяко време, преди да изпратите циркулярните си имейл съобщения, можете да отмените обединяването на имейл публикация от източника й на данни.

  1. В менюто Инструменти посочете Съобщения и каталози, а след това щракнете върху Отмяна на обединяване.

  2. Когато ви попитат дали искате да отмените обединяването, щракнете върху Да.

Публикацията е отделена от източника си на данни.

Забележка : Ако отмените циркулярен имейл, някои полета на данни се преобразуват в текст, докато адресните блокове, адресните полета и редовете за поздравления, остават активни полета с данни.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×