Създаване на циркулярни документи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Използвайте циркулярни документи, когато искате да създадете голям брой документи, които са почти идентични, но съдържат някаква уникална информация. Например можете да използвате циркулярни документи, за да създадете индивидуално персонализирани публикации с персонални бележки. Можете също на използвате циркулярни документи, за да създадете известие за продукти, което изпращате на вашите най-важни 100 клиенти. Текстът на публикацията е винаги еднакъв, но името и адресът са различни за всеки клиент.

Използвайте прозореца на задачите на Циркулярни документи, за да ви води през стъпките за създаване на циркулярни документи. За да отворите прозореца на задачите Циркулярни документи в нова или съществуваща публикация, щракнете върху менюто Инструменти, посочете към Съобщения и каталози и после щракнете върху Циркулярни документи.

В тази статия

Създаване или свързване към списъка на получателите

Подготовка на публикацията ви

Създаване на обединена публикация

Отмяна на обединяване

Създаване или свързване към списък на получатели

За да изпълните това обединяване на документи, трябва да отворите нова или съществуваща публикация, а после – да я свържете към източник на данни, който е файл, съдържащ уникалната информация, която искате да включите. Файлът с данни може да съдържа списък с имена и адреси, данни за продукта или картини. Файлът с данни може да бъде в различни формати, включващи:

  • Списък на контакти на Microsoft Office Outlook

  • Работен лист на Microsoft Office Excel

  • Таблици на Microsoft Office Word

  • Таблици на база данни на Microsoft Office Access

  • Текстови файлове, в които табулатори или запетаи разделят колоните, а новите абзаци разделят редовете

Можете да се свържете към съществуващ списък или източник на данни, а също можете да създадете нов списък от получатели. Ако искате да използвате само определени елементи в списъка си, можете да го филтрирате по определен критерий. Можете също да сортирате елементите по азбучен ред.

Забележка : Ако искате да обедините картини в страниците на вашата публикация, вашият източник на данни трябва да включва имена на файлове или пътища към файловете с картини, които искате да обедините. Не включвайте действителните картини или изображения във вашия източник на данни.

Използване на съществуващ списък

  1. Под Създаване на списък получатели щракнете върху Използване на съществуващ списък и после щракнете върху Напред: Създаване или свързване към списък с получатели.

    По подразбиране Microsoft Publisher съхранява източниците на данни в папката Мои източници на данни. Може да е нужно да прегледате, за да намерите източника си на данни.

  2. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни щракнете върху източника на данни, който искате.

  3. Щракнете върху Отвори.

    В зависимост от типа на източника на данни, който изберете, може да се появят други диалогови прозорци, изискващи определена информация.

    Например ако източникът на данни е работна книга на Microsoft Office Excel, която има информация на много работни листове, трябва да изберете работния лист, който съдържа информацията, която искате, а след това щракнете върху OK.

Избор от контактите на Outlook

  1. Под Създаване на списък получатели щракнете върху Избор от контактите в Outlook и после щракнете върху Следващ: Създаване или свързване към списък с получатели.

  2. Ако сте подканени да изберете пощенски профил, щракнете върху профила, който искате, и след това щракнете върху OK.

  3. В диалоговия прозорец Избор на контакти щракнете върху списъка с контакти, който искате, а после щракнете върху OK.

    Всички контакти от папката се появяват в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, в който може да филтрирате и сортирате списъка на получателите за включване в обединяването.

Въвеждане на нов списък

Ако нямате съществуващ списък, към който да се свържете, можете да създадете нов списък.

  1. Под Създаване на списък получатели щракнете върху Въвеждане на нов списък и после щракнете върху Напред: Създаване или свързване към списък с получатели.

  2. В диалоговия прозорец Нов списък с адреси въведете информацията за първия запис в съответстващите полета. Не е задължително да попълвате всяко поле.

  3. Когато сте завършили въвеждането на информацията за първия запис, щракнете върху Нов запис.

  4. Повтаряйте стъпки 2 и 3, докато приключите добавянето на записи, а после щракнете върху OK.

  5. В диалоговия прозорец Записване на списък с адреси въведете име за адресния списък в полето Име на файл и изберете папката, в която да запишете списъка.

    По подразбиране Microsoft Publisher записва адресните списъци в папката Моите източници на данни. Най-добре е да запазите списъка с адреси тук, понеже това е папката по подразбиране, в която Publisher търси източниците на данни.

    Всички контакти в новия ви списък се появяват в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, където можете филтрирате и сортирате списъка на получателите за включване в обединяването.

Избор на получатели

В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи можете да изберете получателите, които искате да включите в обединяването. Отметнете квадратчетата до получателите, които искате да включите, и изчистете квадратчетата до получателите, които искате да изключите.

Ако искате да използвате само определени записи в списъка си, можете да го филтрирате по определено поле или критерий. След като филтрирате списъка, можете да използвате квадратчетата за отметка, за да включите или изключите записи.

Филтриране на елементи в списък

  1. Щракнете върху стрелката до заглавката на колоната, по която искате да извършите филтрирането.

  2. Изберете някое от следните неща:

    • (Празни места) показва всички записи, в които съответното поле е празно.

    • (Непразни места) показва всички записи, в които съответното поле съдържа информация.

    • (Разширени) отваря диалоговия прозорец Филтриране и сортиране, който можете да използвате при филтриране по много критерии. Можете също така да щракнете върху Филтриране под Уточняване на списъка получатели в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, за да отворите диалоговия прозорец Филтриране и сортиране.

      Съвет : Ако вашият източник на данни съдържа записи с една и съща информация, а в колоната се използват десет или по-малко единствени стойности, може да извършите филтриране по конкретна информация. Ако например има няколко адреса, в които като страна/регион фигурира Австралия, може да извършите филтрирането по Австралия.

      Диалоговият прозорец Получатели на циркулярни документи показва само отбелязаните записи. За да започне да показва отново всички записи, трябва да щракнете върху (Всички).

Ако искате да видите елементите по азбучен ред, можете да сортирате елементите в списъка си.

Сортиране на елементи в списък

  • В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи щракнете върху заглавката на колоната на елемента, по който искате да сортирате.

    Например ако искате да покажете списъка в азбучен ред по фамилно име, щракнете върху заглавката на колоната Фамилно име.

  • За да отметнете или изчистите бързо всички елементи, отметнете или изчистете квадратчето за отметка на заглавката на колоната.

  • За да сортирате, като използвате много критерии, щракнете върху Сортиране под Уточняване на списъка получатели в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи. В диалоговия прозорец Филтриране и сортиране изберете критериите, по които искате да сортирате.

Щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца на задачите Циркулярни документи.

Най-горе на страницата

Подготовка на публикацията ви

Циркулярният документ комбинира един документ, съдържащ информацията, която е еднаква във всяко копие и от някои контейнери на информация, която е уникална за всяко копие. След като създадете публикацията си, вмъкнете всякакъв допълнителен текст, който искате да се появява във всяка версия на публикацията ви за циркулярен документ, като например поздравления и контейнерите за уникалната информация, като например адреси.

Ако не сте го направили вече, въведете текстово поле, въведете текста, който искате да се появява във всяка версия на публикацията ви на циркулярен документ, а после добавете контейнерите за уникалната информация.

Вмъкване на текстово поле

  1. В лентата с инструменти обекти щракнете върху Текстово поле Изображение на бутон .

  2. Посочете в публикацията си къде искате да се появи единият ъгъл на текста и после плъзнете диагонално, докато полето стане с размера, който искате.

Вмъкване на текста, който искате във всяка версия

  • Щракнете вътре в текстовото поле и после въведете текста, който искате да се появи във всяка версия на публикацията ви на циркулярен документ.

Вмъкване на полета с данни в публикацията ви

  1. В публикацията си на циркулярен документ щракнете вътре в текстовото поле, където искате да вмъкнете поле за данни.

  2. Вмъкнете някое от следните неща:

    Адресен блок с име, адрес и друга информация

    1. В прозореца на задачите Циркулярни документи (Стъпка 2: Подготовка на публикацията ви) под Още елементи, щракнете върху Адресен блок.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок щракнете върху елементите от адреса, които искате да включите, и после щракнете върху OK.

      Забележка : Ако имената на поле за данни в източника ви на данни не съвпадат с имената на полетата, които Publisher използва за адресния блок, можете да щракнете върху Съгласуване на полета в диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета използвайте падащите списъци, за да изберете полетата от източника ви на данни, които съответстват на полетата на Publisher.

    Ред за поздрав

    1. В прозореца на задачите Циркулярни документи (Стъпка 2: Подготовка на публикацията ви) под Още елементи, щракнете върху Ред за поздрав.

    2. В диалоговия прозорец Ред за поздрав изберете формата на реда за поздрав, което включва приветствие, формат на име и съответната пунктуация.

    3. Изберете текста, който искате да се появява в случаите, когато Publisher не може да интерпретира името на получателя, например когато източникът на данни не съдържа първо или фамилно име за получателя, а само име на фирмата.

    4. Щракнете върху OK.

      Забележка : Ако имената на полетата с данни в източника ви на данни не съвпадат с имената на полетата, които Publisher използва за реда на поздрав, трябва да щракнете върху Съгласуване на полета в диалоговия прозорец Ред за поздрав. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета използвайте падащите списъци, за да изберете полетата от вашия източник на данни, които отговарят на полетата на Publisher.

    Адресните полета

    1. В прозореца на задачите Циркулярни документи (Стъпка 2: Подготовка на публикацията ви) под Още елементи, щракнете върху Адресни полета.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресно поле щракнете върху всеки елемент на адрес, който искате да включите.

      Забележка : Ако имената на полетата на данни в източника ви на данни не съвпадат с имената на полетата, които Publisher използва за адресни полета, можете да щракнете върху Съгласуване на полета в диалоговия прозорец Вмъкване на адресни полета. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета използвайте падащите списъци, за да изберете полетата от източника ви на данни, които отговарят на полетата на Publisher.

    Други полета с информация

    В прозореца на задачите Циркулярни документи (Стъпка 2: Подготовка на публикацията ви), в полето на списъка под Подготовка на публикацията ви плъзнете полето, което искате да включите в текстовото поле, което сте създали за него.

Форматиране на полетата на данни

Ако искате, можете да приложите формати към полетата на данни и всякакъв друг текст, който сте добавили (като поздрав Здравейте или обръщение като Скъпи...), за да промените изгледа на обединените данни. За да форматирате обединените данни, трябва да форматирате полетата на данни в публикацията си на циркулярни документи.

  1. В публикацията си на циркулярни документи изберете полето, което искате да форматирате.

  2. В менюто Форматиране щракнете върху Шрифт и после изберете опциите, които искате.

Визуализация на данните на получателя в полетата с данни в публикацията ви

Сега можете да разгледате как ще се появява публикацията ви с истинските данни в обединените полета.

  1. За да визуализирате публикацията си, направете някое от следните неща:

    • За да визуализирате записи в ред, щракнете върху навигация бутони изображение на бутон Съобщението "Налични актуализации" да видите как ще изглежда всеки запис във вашата публикация, обединени.

      Информацията от първия запис на източника ви на данни се разпространява в обединените полета. Не можете да редактирате елементите на източника си на данни на страниците на публикацията ни, но можете да форматирате, премествате или изтривате полета с данни там.

    • За да намерите и визуализирате определен елемент в източника си на данни, щракнете върху Намиране на получател и после въведете критериите за търсене в диалоговия прозорец Намиране на запис.

  2. Ако е необходимо, направете промени в списъка си на получатели. Направете някое от следните неща:

    • За да изключите конкретен получател от списъка, щракнете върху Изключи този получател.

    • За да промените списъка на получателите, щракнете върху Редактиране на списъка на получателите, след което направете промените си в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи.

  3. След като приключите публикацията на циркулярен документ и сте вмъкнали всички полета за обединяване, щракнете върху Запиши като в менюто Файл. Въведете име за публикацията си в полето Име на файл и после щракнете върху Запиши.

  4. Щракнете върху Следващ: Създаване на обединени публикации.

Най-горе на страницата

Създаване на обединената публикация

В прозореца на задачите Циркулярни документи, под Създаване на обединени публикации, можете да:

  • Отпечатате обединената си публикация (например за изпращане по пощата)

  • Визуализирате обединената си публикация (за да видите как ще изглежда, преди да отпечатате всички версии и да разрешите потенциалните проблеми)

  • Запишете обединената публикация за по-късно използване

  • Добавите обединени страници към друга публикация

Визуализация на обединената публикация

  • Щракнете върху Визуализация на печата.

Печат на обединената публикация

  1. Щракнете върху Печат.

  2. В диалоговия прозорец Печат отметнете опциите, които искате, и после щракнете върху OK.

    Важно : За да отпечатате различни набори от данни за обединяване – например различни имената и адресите – на всеки лист хартия, щракнете върху много страници на лист в секцията Опции за печат . Ако изберете много копия на лист, всеки лист хартия ще съдържа множество копия на едни и същи данни.

    EuropeRegistry-BP-Конфигуриране-5-1

Записване на обединената публикация за по-късно използване

Ако искате да редактирате вашите обединени страници, да ги запишете за по-късна употреба или да ги отпечатате по-късно, можете да събирате и записват всички обединени страници по единствен нов обединен публикация, която съдържа действителните данни – например име, адрес – вместо полетата за обединяване.

  1. Щракнете върху Обединяване в нова публикация.

    Publisher създава нова публикация от обединените страници.

  2. В новата си публикация щракнете върху Запиши тази публикация в прозореца на задачите на Циркулярни документи. Въведете име за новата си публикация в полето Име на файл и после щракнете върху Запиши.

Добавяне на обединени страници към съществуваща публикация

Ако планирате да добавяте обединените си страници към края на съществуваща публикация, проверете, че публикацията ви на циркулярни документи съответства на съществуващата публикация по следните начини:

  • Размер на страница (височина и ширина)

  • Изглед на страница (на една страница или две разтворени страници)

  • Тип на публикацията (уеб или печатна)

  • Ред на страниците (отляво надясно или отдясно наляво)

Publisher добавя обединените страници към нова или съществуваща публикация, но не може да ги добави към отворена публикация. Ако публикацията, към която искате да обедините, е отворена, запишете я и я затворете, преди да извършите обединяването.

  1. Щракнете върху Добавяне към съществуваща публикация.

  2. В диалоговия прозорец Отваряне на публикация намерете публикацията, към която искате да добавите обединените страници, и после щракнете върху Отвори.

    Publisher добавя обединените страници към съществуващата публикация.

  3. В съществуващата публикация щракнете върху Запиши тази публикация в прозореца на задачите Циркулярни документи, за да запишете актуализациите си.

Записване на публикация на циркулярни документи

Ако освен това запишете публикацията, която съдържа полетата за обединяване, можете да се върнете и да ги редактирате, както и да създадете нова обединена публикация, която съдържа нови полета за обединяване или актуализиран списък с получатели. За да запишете вашата публикация на циркулярни документи, направете следното:

  1. Уверете сте, че сте в публикацията на циркулярни документи.

  2. От менюто Файл изберете Запиши.

  3. Дайте име на публикацията на циркулярни документи и след това щракнете върху Запиши.

Най-горе на страницата

Отмяна на обединяване

Можете да отмените обединяване, за да отделите публикация на циркулярни документи или шаблон на циркулярен каталог от техния източник на данни.

  1. В менюто Инструменти посочете Съобщения и каталози, а след това щракнете върху Отмяна на обединяване.

  2. Когато се яви въпрос дали искате да отмените обединяването, щракнете върху Да.

Публикацията е отделена от източника си на данни.

Забележка : Ако отмените циркулярен формуляр, полетата, освен адресни полета, поздравителни редове и адресни блокове, се превръщат в обикновен текст.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×