Създаване на център за записи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Център за записи е предназначен да послужи като централно хранилище, в която една организация може да съхранява и управлява всичките си записи, като например юридически или финансови документи. Център за записи поддържа целия процес на управление на записи, от събирането на записи през управлението на записи до разполагането на записи.

Шаблон за сайт на център за записи е подобен други сайтове на SharePoint, то служи като общо хранилище за документи и позволява съвместната работа на потребителите на сайта. Шаблонът за сайт на център за записи, обаче е предварително конфигурирана сайт специално предназначени да помогнат на организациите да приложи своите записи управление и съхранение на програми. Създаване на версии, проверката, управлението на метаданни, откриването на електронни данни и маршрутизирането на персонализуеми записи са вградени функции, които могат да ви помогнат да управлявате записите по-ефективно.

пример за работния поток за задържане на записи

Забележка : SharePoint също дава възможност за управление на записи "на място." С управление на записи на място можете да използвате функция, налична в центъра за записи, като например прилагане на правила за управление на информацията, маршрутизирането на задържане, за управление на записи на всеки сайт.

Най-горе на страницата

Дефиниране на план за управление на записи

Най-високо ниво има две основни стъпки, включени в проектирането на сайт на център за записи за реализиране на програма за управление на записи:

  1. Организация трябва да развиете стратегия за управление на записи и официално план за управление на записи. Това е плод на съвместни усилия, която включва координиране между диспечери на записи, съответствието, ИТ професионалисти и работещите с информация.

  2. Организация трябва да конфигурирате един или повече сайтове на център за записи за реализиране на план за управление на записи.

Разделите по-долу структуриране основните елементи, които са включени във всяка от тези стъпки.

Планиране на управлението на записи

Преди организация да конфигурирате сайт на център за записи, като решението за управление на записи, то трябва да разработване на официална план за стратегия за управление на записи. Конкретни елементи на план за управление на официална записи има вероятност да бъде уникално за отделни организации или предприятия. Въпреки това почти всички планове за управление на записите включват следните документи и процеси:

План за файлове      План за файлове описва типовете документи или елементи, които организацията потвърждава като официални бизнес записи. Това показва къде се съхраняват тези записи, и предоставя информация, която различава един тип запис от друг. План за файлове служи като подробна колекция от правила, процеси и указания за създаване, съхранение и управление на записи. План за файлове трябва да включва всички записи, независимо от носител, включително хартия, Блогове, Wiki сайтове, имейл и електронни файлове. Тя трябва също да зададете как всеки запис е класифицирани защитено и накрая унищожава. Той трябва да включва съображения за специалните категории записи, като например поверително, жизнен, търговска тайна или привилегировани записи. И накрая план за файлове, трябва да укажете хора, които са отговорни за управлението на всеки тип запис.

Библиотеки със записи    библиотеки със записи са общо взето библиотеки с документи, които създавате за класифициране и съхраняване на важните записи. Можете да създадете библиотека със записи за всеки тип запис, който искате да запазите. Записи, автоматично се маршрутизират към съответните библиотеки въз основа на настройките, конфигурирани в организатора на съдържание.

Типове съдържание    Създаване на типове съдържание, за да дефинирате типове записи, вашата организация трябва да съхранявате и да намерите всички уникални свойства за всеки тип запис. Чрез задаване на типове съдържание за определени видове записи, вашата организация може да се гарантира, че всяка от тези групи на съдържание се управлява по подходящ начин. Документи на Office, PDF файлове, TIFFs (сканирани изображения), имейл, разговори с незабавни съобщения, видеоклипове и физически записи могат да бъдат класифицирани и се съхраняват с типовете съдържание, които създавате. Всеки запис, наречен "договор", например, ще бъде третиран същите начин и последователно в рамките на SharePoint записва система за управление. Използване на типове съдържание за класифициране и съхраняване на записи е алтернативен метод за използване на библиотеки със записи.

График за задържане    График на съхранение задава колко дълго всеки тип запис в плана трябва да се запазват (периода му на съхранение) и процеса за реализация на това, когато се достигне до края на този период (процеса на ликвидиране). Указанията в графика на съхранение обикновено се базират на правни изисквания, рисковете за организацията и бизнес нужди. Освен това график на съхранение обикновено описва непредвидени разходи за управление на риска, които определят периода на съхранение за всеки тип запис.

Спазването на изискванията към документ    Документ за изисквания за съответствие дефинира правилата, към които ИТ системите за управление на записи трябва да се придържате възможностите трябва да имат и видовете контрол, които трябва да поддържат за гарантиране на съответствие.

  • Формално процес за спиране на определени записи      Този процес, който често се нарича задържане, подробности как организация спира на определени записи при възникването на събития като спор, проверки или разследвания.

  • Система за мониторинг и отчет на обработката на записи      Да се гарантира, че служителите са подаване, достъп до и управлението на записи съгласно дефинираните правила и процеси, програмата за управление на записи трябва да има процес или система за мониторинг и отчет на обработката на записите.

Най-горе на страницата

Конфигуриране на сайт на център за записи

След като дадена организация се ангажира с подробно планиране на управлението на записи и развиват официална план за управление на записи, той може да създаване и конфигуриране на сайт на център за записи да се помогне изпълнение на тази програма.

Трябва да предприемете следните стъпки за конфигуриране на сайт на център за записи:

  1. Създаване на запис библиотеки или списъци за управление и съхраняват всеки тип запис, който е указан във файла план.

    • Ние препоръчваме да създадете една библиотека със записи за всеки тип съдържание в плана си на записи.

    • Когато се подават в центъра за записи, те се маршрутизират към съответния списък или библиотека.

  2. Създаване на колони за съответните библиотеки с документи, списъци или типове съдържание да съдържат и показват метаданните за всеки тип запис, който е указан във файла план.

  3. Задайте правилата за управление на информацията за всеки тип запис в сайта на центъра за записи. Тези правила трябва да отразяват периоди и проверка изисквания, които са зададени в план за файлове на вашата организация и график за задържане.

  4. Конфигуриране на организатора на съдържание за маршрутизиране на всеки тип запис на съответното място. Когато се подават към сайта на центъра за записи, ръчно или програмно, приложението използва тази функция, за да определите как да се класифицира този запис в центъра на записи и къде да го изпратите.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×