Създаване на указател с имена, адреси и друга информация

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да обедините данни в един документ, като например директория членство, каталог или списък на частите, с помощта на функцията "адресна книга" в Word.

  1. В раздела пощенски съобщения щракнете върху стартиране на циркулярнидокументи и след това щракнете върху Стъпка по стъпка съветника за циркулярни документи.

    Стартиране на съветника за циркулярни документи

  2. В прозореца на задачите на Циркулярни документи от дясната страна на екрана, под Избор на тип на документщракнете върху адресна книга.

  3. В дъното на прозореца на циркулярните документи , щракнете върху Следващ: начален документ.

    Щракване върху през процеса на 6-стъпка циркулярните документи

  4. Под Изберете начален документще видите следните опции:

    • Използване на текущия документ: Използване на текущия документ на екрана, като основния документ.

    • Започнете от шаблон: Изберете един от шаблоните, готови за използване с циркулярни документи.

    • Започване от съществуващ документ: Отворете съществуващ документ да използвате като вашия основен циркулярен документ.

      Изберете опцията, която искате и след това щракнете върху Следващ: избор на получатели.

  5. Когато отворите или създаване на източник на данни с помощта на съветника за циркулярни документи, казвате на Word, за да използвате определен набор от променливи информация за вашите документи. Използвайте един от следните методи, за да прикачите основния документ към източника на данни.

    1. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под Избор на получатели, щракнете върху използване на съществуващ списък.

    2. Под използване на съществуващ списъкщракнете върху Преглед.

    3. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни изберете файла, който съдържа променлива информация, която искате да използвате и след това щракнете върху Отвори.

    4. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни изберете имената, които искате да включите.

      Как?

      1. Направете едно от следните неща:

        Използвайте квадратчетата, за да посочи имена

        Този метод е най-полезно, ако списъкът ви е къс. Поставете отметки в квадратчетата до имената, които искате да включите и изчистете онези до имената, които искате да изключите.

        Съвет : Ако сте сигурни, че искате да включите повечето от списъка във вашия указател, щракнете върху Избери всички първо улеснява изчистването на отделни записи. По същия начин ако искате да включите само някои записи в списъка, щракнете върху Изчисти всичкии след това изберете желаните от вас записи.

        Сортиране на елементи в списък

        Това е полезно, ако искате да видите елементите в азбучен или числов ред. Щракнете върху заглавието на колоната на елемента, който искате да сортирате. Например ако искате да показвате списъка по азбучен ред на фамилното име, щракнете върху заглавката на колоната Фамилно име .

        Филтриране на елементи в списък

        Това е полезно, ако списъкът съдържа записи, които не искате да виждат или да включвате в указателя. Когато сте филтрирали списъка, можете да използвате отметки в квадратчетата, за да включвате или изключвате записи, както е описано в предишния раздел.

        Щракнете върху стрелката до заглавието на колоната на елемента, който искате да филтрирате и след това щракнете върху някое от следните неща:

        • (Празни места) показва всички записи, в които съответното поле е празно.

        • (Непразни места) показва всички записи, в които съответното поле съдържа информация.

        • Ако вашият източник на данни съдържа записи с една и съща информация, а в колоната се използват десет или по-малко единствени стойности, може да извършите филтриране по конкретна информация. Ако например има няколко адреса, в които като страна/регион фигурира Австралия, може да извършите филтрирането по Австралия.

          Диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи показва само отбелязаните записи. За да покажете отново всички записи, щракнете върху (всички).

          Съвети : 

          • За разширено сортиране и филтриране, щракнете върху стрелката до всяко име на колона и след това щракнете върху (разширени). Използвайте разделите Филтриране на записи и Сортиране на записи , за да зададете сортиране или филтриране на заявката, която искате.

          • Ако сте инсталирали софтуер за проверка на адреса, можете да щракнете върху проверка на адресите в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни да проверите валидността на адресите в списъка.

      2. Щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца на задачите на Циркулярни документи . Word ще използва имената, които са означени за директорията.

    1. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под Избор на получатели, щракнете върху избор от контактите на Outlook.

    2. Под избор от контактите на Outlookщракнете върху Избор на папка с контакти.

    3. Изберете папката с контакти на Outlook, че в диалоговия прозорец и щракнете върху OK.

    4. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни изберете имената, които искате да включите.

      Как?

      1. Направете едно от следните неща:

        Използвайте квадратчетата, за да посочи имена

        Този метод е най-полезно, ако списъкът ви е къс. Поставете отметки в квадратчетата до имената, които искате да включите и изчистете онези до имената, които искате да изключите.

        Съвет : Ако сте сигурни, че искате да включите повечето от списъка във вашия указател, щракнете върху Избери всички първо улеснява изчистването на отделни записи. По същия начин ако искате да включите само някои записи в списъка, щракнете върху Изчисти всичкии след това изберете желаните от вас записи.

        Сортиране на елементи в списък

        Това е полезно, ако искате да видите елементите в азбучен или числов ред. Щракнете върху заглавието на колоната на елемента, който искате да сортирате. Например ако искате да показвате списъка по азбучен ред на фамилното име, щракнете върху заглавката на колоната Фамилно име .

        Филтриране на елементи в списък

        Това е полезно, ако списъкът съдържа записи, които не искате да виждат или да включвате в указателя. Когато сте филтрирали списъка, можете да използвате отметки в квадратчетата, за да включвате или изключвате записи, както е описано в предишния раздел.

        Щракнете върху стрелката до заглавието на колоната на елемента, който искате да филтрирате и след това щракнете върху някое от следните неща:

        • (Празни места) показва всички записи, в които съответното поле е празно.

        • (Непразни места) показва всички записи, в които съответното поле съдържа информация.

        • Ако вашият източник на данни съдържа записи с една и съща информация, а в колоната се използват десет или по-малко единствени стойности, може да извършите филтриране по конкретна информация. Ако например има няколко адреса, в които като страна/регион фигурира Австралия, може да извършите филтрирането по Австралия.

          Диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи показва само отбелязаните записи. За да покажете отново всички записи, щракнете върху (всички).

          Съвети : 

          • За разширено сортиране и филтриране, щракнете върху стрелката до всяко име на колона и след това щракнете върху (разширени). Използвайте разделите Филтриране на записи и Сортиране на записи , за да зададете сортиране или филтриране на заявката, която искате.

          • Ако сте инсталирали софтуер за проверка на адреса, можете да щракнете върху валидността в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи за проверка на адресите от списъка.

      2. Щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца на задачите на Циркулярни документи . Word ще използва имената, които са означени за директорията.

    1. В прозореца на задачите на Циркулярни документи под Избор на получатели, щракнете върху тип нов списък.

    2. Под тип на нов списъкщракнете върху Създаване.

    3. В диалоговия прозорец Нов списък с адреси въведете информацията, която искате да включите за първия запис. Не е необходимо да попълвате всички полета.

    4. За да завършите първия запис и преминете към нов запис, щракнете върху Нов запис.

    5. Да добавяте записи, докато сте готови и след това щракнете върху Затвори.

    6. В диалоговия прозорец Запиши списък с адреси въведете име за адресния списък в полето име на файл и изберете папка, за да запишете списъка в.

      По подразбиране списък с адреси се записва в папката Мои източници на данни . Това е най-добре да пазите списъка с адресите тук, защото това също е папката по подразбиране, в която Word търси източници на данни. Ако искате да използвате този адресен списък в циркулярен документ по-късно, няма да трябва да се придвижвате между файлове и папки, за да го намерите.

    7. Щракнете върху Запиши.

    8. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни изберете имената, които искате да включите.

      Как?

      1. Направете едно от следните неща:

        Използвайте квадратчетата, за да посочи имена

        Този метод е най-полезно, ако списъкът ви е къс. Поставете отметки в квадратчетата до имената, които искате да включите и изчистете онези до имената, които искате да изключите.

        Съвет : Ако сте сигурни, че искате да включите повечето от списъка във вашия указател, щракнете върху Избери всички първо улеснява изчистването на отделни записи. По същия начин ако искате да включите само някои записи в списъка, щракнете върху Изчисти всичкии след това изберете желаните от вас записи.

        Сортиране на елементи в списък

        Това е полезно, ако искате да видите елементите в азбучен или числов ред. Щракнете върху заглавието на колоната на елемента, който искате да сортирате. Например ако искате да показвате списъка по азбучен ред на фамилното име, щракнете върху заглавката на колоната Фамилно име .

        Филтриране на елементи в списък

        Това е полезно, ако списъкът съдържа записи, които не искате да виждат или да включвате в указателя. Когато сте филтрирали списъка, можете да използвате отметки в квадратчетата, за да включвате или изключвате записи, както е описано в предишния раздел.

        Щракнете върху стрелката до заглавието на колоната на елемента, който искате да филтрирате и след това щракнете върху някое от следните неща:

        • (Празни места) показва всички записи, в които съответното поле е празно.

        • (Непразни места) показва всички записи, в които съответното поле съдържа информация.

        • Ако вашият източник на данни съдържа записи с една и съща информация, а в колоната се използват десет или по-малко единствени стойности, може да извършите филтриране по конкретна информация. Ако например има няколко адреса, в които като страна/регион фигурира Австралия, може да извършите филтрирането по Австралия.

          Диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи показва само отбелязаните записи. За да покажете отново всички записи, щракнете върху (всички).

          Съвети : 

          • За разширено сортиране и филтриране, щракнете върху стрелката до всяко име на колона и след това щракнете върху (разширени). Използвайте разделите Филтриране на записи и Сортиране на записи , за да зададете сортиране или филтриране на заявката, която искате.

          • Ако сте инсталирали софтуер за проверка на адреса, можете да щракнете върху валидността в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи за проверка на адресите от списъка.

      2. Щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца на задачите на Циркулярни документи . Word ще използва имената, които са означени за директорията.

  6. Щракнете върху Следващ: Подредете си директория.

  7. Ако вече не сте направили това, в прозореца на документа, въведете текста, който искате да повторите за всеки елемент в указателя. Например, включва етикети, като например Име: и адрес:.

    Забележка : В този момент не включвайте текст, който искате да отпечатате само веднъж в документа на указателя.

  8. Вмъкни променливи полета, където искате да обединявате имена, адреси и други данни от източника на данни. Например, вмъкнете поле за обединяване след етикет на елемент, като например фирма: «Фирмата».

    Как?

    1. В основния документ щракнете там, където искате да вмъкнете полето.

    2. Вмъкнете някое от следните неща:

      Адресен блок с име, адрес и друга информация

      1. Щракнете върху Адресен блок.

      2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете адресните елементи, които искате да включите и форматите, които искате и след това щракнете върху OK.

        Ако се появи диалоговият прозорец Съгласуване на полета , Word може да са били в състояние да открие част от информацията, необходима за адресния блок. Щракнете върху стрелката до (не е налично)и след това изберете полето от вашия източник на данни, който съответства на полето, необходимо за циркулярни документи.

      Други полета с информация

      1. Щракнете върху още елементии след това направете едно от следните неща:

        • За да изберете адресните полета, които автоматично ще съответстват на полетата в източника на данни, дори ако полетата на източниците на данни не има същото име като вашите полета, изберете Адресни полета.

        • За да изберете полета, които винаги взимат данните директно от колона в база данни, щракнете върху Полета от база данни.

      2. В полето Полета изберете желаното поле.

      3. Натиснете Вмъкни и след това натиснете Затвори.

        Ако се появи диалоговият прозорец Съгласуване на полета , Word може да са били в състояние да открие част от информацията, необходима за вмъкване на поле. Щракнете върху стрелката до (не е налично)и след това изберете полето от вашия източник на данни, който съответства на полето, необходимо за циркулярни документи.

        Забележка : Ако сте вмъкнали поле от списъка Полета от база данни и по-късно превключите към източник на данни, в който няма колона със същото име, Word няма да може да вмъкне информацията от това поле в обединявания документ.

    3. Повторете стъпки и b за всички полета, които искате да вмъкнете.

      Забележки : 

      • Не можете да въвеждате знаците за променливо поле («») ръчно или да използвате командата " символ " в менюто " Вмъкване ". Трябва да използвате прозореца на задачите Циркулярни документи.

      • Ако полетата за циркулярни документи се появява в скоби, като например {MERGEFIELD град}, след което Word показва кодове на полета вместо резултатите от полетата. Това не влияе на обединяването, но ако искате да покажете резултатите вместо нея с десния бутон върху кода на поле и след това щракнете върху Превключи кодовете на полета в контекстното меню.

    4. Ако искате, можете да промените формата на обединените данни.

      Как?

      За да форматирате данните от обединяването, трябва да форматирате полетата за обединяване в основния документ. Не форматирайте данните в източника на данни, защото неговото форматиране не се запазва при обединяване на данните в документа.

      1. В основния документ, изберете полето, съдържащо информацията, която искате да форматирате, включително околните знаците за променливо поле («»).

      2. Промяна на шрифта и друго форматиране, колкото искате.

  9. След като сте завършили основния документ и добавя всички от полетата за циркулярни документи, щракнете върху Запиши като в менюто файл . Дайте име на документа и след това щракнете върху Запиши.

  10. Щракнете върху следващия: визуализиране на вашата директория.

  11. За да визуализирате елементи в ред, щракнете върху бутоните със стрелки назад и напред . Или, за да намерите и визуализирате определен елемент, щракнете върху намиране на получатели след това въведете критериите за търсене в диалоговия прозорец Намиране на запис .

  12. Ако е необходимо, фина настройка на списъка на получателите. Направете едно от следните неща:

    • За да изключите конкретен получател от списъка, щракнете върху Изключи този получател.

    • За да промените списъка на получателите, щракнете върху Редактиране на списъка на получателите, след което направете промените си в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи.

  13. Щракнете върху Следващ: приключване на обединяването.

  14. Под обединяванещракнете върху Нов документ.

  15. В диалоговия прозорец обединяване в нов документ направете едно от следните неща и след това щракнете върху OK.

    • За да обедините всички записи, щракнете върху всички.

    • За да обедините само този запис, които виждате в прозореца на документа, щракнете върху текущ запис.

    • За да обедините диапазон от записи, щракнете върху оти след това въведете номерата на записите в полетата от и до .

      Word отваря нов документ, който съдържа всички отделни записи.

  16. Добавяне на горни колонтитули, долни колонтитули и всеки текст, който искате.

    Например ако обединените данни са форматирани като таблица, добавете заглавията на колоните в таблицата, след като данните са обединени.

  17. Запишете или отпечатайте указателя, точно както с всеки друг обикновен документ.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×