Създаване на споделена пощенска кутия

Сътрудници: Даян Фейгъл Нино Билич
Последна актуализация: 19 юли 2017 г.

Лесно е да се създават споделени пощенски кутии, така че група хора да могат да следят и изпращат имейли от общ имейл адрес, като например info@contoso.com. Когато даден човек в групата отговори на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, имейлът се изпраща от споделената пощенска кутия, а не от името на отделния потребител.

Споделените пощенски кутии включват споделен календар! Многобройни малки фирми обичат да използват споделения календар като място, където всеки да въвежда своите срещи. Например ако имате трима души, които правят посещения на клиенти, всички могат да използват споделения календар, за да въвеждат срещите си. Това е лесен начин всеки да е информиран къде са хората.

Създаване на споделена пощенска кутия и добавяне на членове

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.
Видео за създаването на споделена пощенска кутия

Опитайте!

  1. Влезте със своя акаунт на администратор Office 365 в https://portal.office.com/adminportal/home.

    Влезте в със своя акаунт на администратор на Office 365.

    Влизане в Office 365, поддържан от 21Vianet

  2. В центъра за администриране отидете на Групи > Споделени пощенски кутии.

    Изберете, за да отворите споделена пощенска кутия
  3. На страницата Добавяне на пощенска кутия въведете име за споделената пощенска кутия. След това съветникът избира имейл адреса, но можете да го редактирате.

    Дайте име на своята споделена пощенска кутия.

  4. Щракнете върху Добави. Може да минат няколко минути, преди да можете да добавите членове.

  5. Под Следващи стъпки изберете Добавяне на членове към тази пощенска кутия. Членовете са хора, които ще могат да преглеждат входящата поща на тази споделена пощенска кутия и изходящите отговори.

    Изберете "Добавяне на членове"

  6. Изберете бутона +Добавяне на членове. Поставете отметка до хората, които искате да използват тази споделена пощенска кутия, и щракнете върху Запиши.

    Изберете членовете, на които да присвоите споделената пощенска кутия.

  7. Изберете Затвори.

Готово! Сега преминете към следващата стъпка: разрешаване на всички да виждат изпратените имейли.

Разрешаване на всички да виждат изпратените имейли (отговорите)

По подразбиране съобщенията, изпратени от споделената пощенска кутия, не се записват в папката "Изпратени" на споделената пощенска кутия. Вместо това те се записват в папката "Изпратени" на човека, който е изпратил съобщението.

Ако искате да позволите на всички да виждат изпратените имейли, в центъра за администриране на Office 365 редактирайте настройките на споделената пощенска кутия и изберете Изпратени > Редактиране.

Изберете "Изпратени > Редактиране".

Добавяне на споделената пощенска кутия към Outlook

Ако имате разрешено автоматично съпоставяне във фирмата (повечето хора го правят по подразбиране), споделената пощенска кутия ще се появява в приложението на Outlook на потребителя ви автоматично или след като то затвори и рестартира Outlook.

За да научите повече, вж.

  • Отваряне и използване на споделена пощенска кутия в Outlook 2016 и Outlook 2013

  • Отваряне и използване на споделена пощенска кутия в Outlook в уеб: отговарянето като споделен адрес (като например sales@contoso.com) ПЪРВИЯ ПЪТ Е ДОСТА СЛОЖНО!. Вашите потребители ще трябва да приложат това заобиколно решение (тази грешка няма да бъде коригирана):

    1. Отворете Outlook в уеб и отидете в своята споделена пощенска кутия.

    2. Отворете съобщение, изпратено до споделения адрес.

    3. Щракнете върху Отговор.

    4. В долния край на съобщението щракнете върху стрелката "Още" > Покажи от.

      Щракнете върху стрелката "Още" и след това щракнете върху "Покажи от".

    5. Щракнете с десния бутон върху адреса "От" – като например Boryana@weewalter.me – и щракнете върху Премахни.

      Премахнете псевдонима от "ОТ".

    6. След това въведете споделения адрес, напр. support@contoso.com, и изпратете съобщението. Следващия път когато отговаряте от споделената пощенска кутия, нейният адрес ще се покаже като опция в падащия списък "От".

      Псевдонимът на споделената пощенска кутия се показва в падащото меню "ОТ".

Използване на споделена пощенска кутия на мобилно устройство (телефон или таблет)

За достъп до споделена пощенска кутия на мобилно устройство отворете браузъра си, влезте в Office 365 и след това отидете в Outlook в уеб. За инструкции вижте по-горе пункта за Отваряне и използване на споделена пощенска кутия в Oultook в уеб. От Outlook в уеб ще можете да получите достъп до споделената пощенска кутия.

Нямате достъп до споделената пощенска кутия от приложението на Outlook, което е инсталирано на мобилното устройство.

Използване на споделения календар

Предпочитаме календар на споделена пощенска кутия, а не на календар на SharePoint за проследяване на срещи и местоположения на хора. Споделеният календар, вграден в Outlook, генерира напомняния, които се създават и използват много по-лесно, отколкото в календара на SharePoint.

  1. В приложението Outlook отидете на изгледа на календар и изберете споделената пощенска кутия.

    Изберете изгледа на календара

  2. Когато въвеждате срещи, всеки, който е член на споделената пощенска кутия, ще може да ги вижда.

Препращане на имейли, изпратени до споделена пощенска кутия

  1. В центъра за администриране на Office 365 изберете споделената пощенска кутия, която искате да редактирате.

  2. Изберете Препращане на имейл > Редактиране.

  3. Задайте превключвателя на Вкл. и въведете имейл адрес за препращане. Можете да въведете само ЕДИН имейл адрес. Той може да е извън вашата организация, като например адрес в Gmail или друга споделена пощенска кутия.

  4. Изберете Запиши.

Изпращане на автоматични отговори от споделена пощенска кутия

  1. В центъра за администриране на Office 365 изберете споделената пощенска кутия, която искате да редактирате.

  2. Изберете Автоматични отговори > Редактиране.

  3. Задайте превключвателя на Вкл. и изберете дали да изпращате отговора към хора от вашата организация, или извън вашата организация. Въведете съобщението си.

  4. Въведете отговора, който искате да изпратите на хора от вашата организация. Не можете да добавяте изображения, а само текст.

  5. Ако искате също да изпращате отговор до хора извън вашата организация, поставете отметка в квадратчето на този, който искате да получи отговора, и въведете желания текст. Няма начин да изпращате само до хора извън вашата организация, но не и до хора във вашата организация.

  6. Изберете Запиши.

Ограничение за споделени пощенски кутии: 50 ГБ

Вашата споделена пощенска кутия може да съхранява до 50 ГБ данни, без да й присвоявате лиценз. След това трябва да дадете лиценз за пощенската кутия, за да съхранявате повече данни.

Когато споделена пощенска кутия достигне ограничението за място за съхранение, ще можете да получавате имейли известно време, но няма да можете да изпращате нови имейл съобщения. След това ще спрете да получавате имейли. Подателите към пощенската кутия ще получават разписка за недоставяне.

Предотвратяване на изтриването на съобщения от членове в споделена пощенска кутия

За съжаление, не можете да предотвратите изтриването на съобщения от хората в споделена пощенска кутия. Да предположим например, че имате 5 души, които използват споделена пощенска кутия. Един от тях изтрива имейл, след като го прочете. Сега имейлът е изтрит за всички дори ако те не са прочели съобщението. Единственият начин да избегнете това е да създадете група на Office 365, а не споделена пощенска кутия.

Групата в Outlook е като споделена пощенска кутия. За сравнение на двете вижте Сравняване на групи. За да научите повече за групите, вижте Научете повече за групите, особено раздела за групите в Outlook по-надолу на страницата.

Какво още трябва да знаете за споделените пощенски кутии

  • Не е нужно да присвоявате лицензи на споделени пощенски кутии, когато са под 50 ГБ.

  • Трябва да дадете разрешения (членство) на потребителите да използват споделената пощенска кутия. Само хора от вашата организация могат да използват споделена пощенска кутия.

  • Не можете да давате на хората извън вашата фирма (например хората с акаунт за Gmail) достъп до вашата споделена пощенска кутия. Ако искате да го направите, обмислете вместо това да създадете група на Outlook. За да научите повече, вижте Създаване на група на Office 365 в центъра за администриране.

  • Нямате достъп до споделена пощенска кутия от Outlook за iPhone, Android или Mac. Ако искате да получите достъп до споделена пощенска кутия от едно от тези устройства, използвайте Outlook в уеб.

  • Не можете да шифровате имейли, изпратени от споделена пощенска кутия.

  • Можете да конвертирате пощенските кутии на потребителите в споделени пощенски кутии. Вижте Конвертиране на потребителска пощенска кутия в споделени пощенска кутия.

Коригиране на проблеми със създаването на споделени пощенски кутии

  • Съобщение за грешка: Адрес на прокси сървър "smtp:<име на споделена пощенска кутия>" вече се използва от адреси на прокси сървъра или LegacyExchangeDN на "<име>". Изберете друг адрес на прокси сървър.

    Този проблем възниква, когато се опитвате да дадете име на споделената пощенска кутия, което вече се използва. Да предположим например, че искате споделени пощенски кутии с имена info@domain1 и info@domain2. Има два начина, по които можете да направите това:

Как работи автоматичното съпоставяне със споделени пощенски кутии

Автоматично съпоставяне се задава на пощенската кутия на потребителя, а не на споделената пощенска кутия.

Това означава, че ако опитате да използвате група за защита, за да управлявате кой има достъп до споделената пощенска кутия, автоматичното съпоставяне няма да работи. Така че ако искате автоматично съпоставяне, трябва да дадете разрешения изрично.

Как да създадете споделена пощенска кутия в центъра за администриране на Exchange

Някои клиенти извършват цялото управление на пощенските си кутии в центъра за администриране на Exchange. Ето инструкции как се създават споделени пощенски кутии чрез този интерфейс.

За да видите какви разрешения ви трябват, за да изпълните тези стъпки, вижте записа "Потребителски пощенски кутии" в Разрешения за получатели.

  1. Отидете на Получатели > Споделени > Добавяне.

  2. Попълнете задължителните полета:

    • Показвано име

    • Имейл адрес

  3. За да дадете разрешения "Пълен достъп" или "Изпращане като", щракнете върху Добавяне, а след това изберете потребителите, на които искате да дадете разрешения. Можете да използвате клавиша CTRL, за да изберете множество потребители. Объркани сте кое разрешение да използвате? Вижте Кое разрешение трябва да използвате?.

    Забележка : Разрешението "Пълен достъп" позволява на потребителя да отваря пощенската кутия, както и да създава и да променя елементи в него. Разрешението "Изпращане като" позволява на всеки, различен от собственика на пощенската кутия, да изпраща имейли от тази споделена пощенска кутия. И двете са разрешения са необходими за успешната работа със споделена пощенска кутия.

  4. Щракнете върху Запиши, за да запишете промените и да създадете споделената пощенска кутия.

  1. Отидете на Получатели > Споделени > Редактиране.

  2. Щракнете върху Делегиране на пощенска кутия

  3. За да дадете или отнемете разрешения "Пълен достъп" и "Изпращане като", щракнете върху Добавяне или Премахване, а след това изберете потребителите, на които искате да дадете разрешения.

    Забележка : Разрешението "Пълен достъп" позволява на потребителя да отваря пощенската кутия, както и да създава и да променя елементи в него. Разрешението "Изпращане като" позволява на всеки, различен от собственика на пощенската кутия, да изпраща имейли от тази споделена пощенска кутия. И двете са разрешения са необходими за успешната работа със споделена пощенска кутия.

  4. Щракнете върху Запиши, за да запишете направените от вас промени.

  • Пълен достъп Разрешението "Пълен достъп" позволява на потребител да влезе в споделената пощенска кутия и да действа като собственик на тази пощенска кутия. Когато е влязъл, потребителят може да създава календарни елементи; да чете, гледа, изтрива и променя имейл съобщения; да създава задачи и контакти в календара. Обаче потребител с разрешение "Пълен достъп" не може да изпраща имейл от споделената пощенска кутия, освен ако той има и разрешение "Изпращане като" или "Изпращане от името на".

  • Изпращане като Разрешението "Изпращане като" дава възможност на даден потребител да се престори на споделената пощенска кутия, когато изпраща поща. Например ако "Константинов" влезе в споделената пощенска "Маркетинг отдел" и изпрати имейл съобщение, то ще изглежда сякаш маркетинг отделът е изпрал имейла.

    Няма да може да видите обаче всеки имейл, изпратен до или получен от споделения адрес.

  • Изпращане от името на Разрешението "Изпращане от името на" позволява на даден потребител да изпраща имейли от името на споделената пощенска кутия. Например ако Найден влезе в споделената пощенска кутия "Приемна сграда 32" и изпрати имейл, то ще изглежда сякаш имейлът е изпратен от "Найден от името на Приемна сграда 32". Не можете да използвате центъра за администриране на Exchange, за да предоставите разрешение "Изпращане от името на", а трябва да използвате кратката команда Set-Mailbox с параметър GrantSendonBehalf.

Използвайте кратката команда New-Mailbox на PowerShell, за да създавате споделени пощенски кутии.

Следващият пример показва как да създадете споделена пощенска кутия "Отдел за продажби" и да предоставите разрешения "Пълен достъп" и "Изпращане от името на" за групата за защита MarketingSG. На потребителите, които са членове на групата за защита, ще бъдат дадени разрешения за пощенската кутия.

Забележка : В този пример се предполага, че вече сте създали групата за защита MarketingSG и тази група за защита е с активиран имейл. Вижте Управление на групи за защита с активиран имейл.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Какво трябва да създам – споделена пощенска кутия или група на Office 365 за Outlook?

Вижте Сравняване не групи за указания.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×