Създаване на решение за проследяване на активи чрез InfoPath и Excel

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Microsoft Office InfoPath ви позволява да създадете шаблони за формуляри за въвеждане на данни и колекция от сайтове. Microsoft Office Excel 2007 позволява на потребителите да изчислите, диаграма и анализиране на данни. С помощта на тези програми и XML, можете лесно да създадете проста, но ефективни, без код бизнес решение за проследяване на активи в фирма.

Търсене на хора в глобалния адресен списък за добавяне на контакти

В тази статия

Въведение в създаването на решение на проследяване на активи

Стъпка 1: Персонализиране на шаблон за формуляр за проследяване на активи

Стъпка 2: Съпоставяне на файла на схемата и персонализиране на оформлението на таблица в Excel

Стъпка 3: Създаване на сумарен отчет на обобщена таблица и обобщена диаграма

Стъпка 4: Събиране на информация за активи от потребителите

Стъпка 5: Импортиране на формуляри в Excel

Окончателно размишления: можете да използвате SharePoint списък или база данни на Access

Въведение в създаването на решение на проследяване на активи

Можете да обменяте XML данни между InfoPath и Excel. Въпреки че командата Infopath експортиране е прост, прост начин за изпращане на формуляр за данни на Excel, има друг подход, които можете да предприемете, който ви дава много повече гъвкавост. Чрез изрично нанасяне файл InfoPath XML схема (.xsd) в Excel и след това да импортирате файлове (.xml) на формуляри на InfoPath в Excel можете да персонализирате оформлението на вашите данни и по-добре да се възползвате на функциите на Excel, за да ви помогнат да управлявате и анализирате данните си по-ефективно.

В тази статия ние ще използваме на шаблон за формуляр на InfoPath проследяване на активи извадка да илюстрира как можете да направите InfoPath, XML и Excel работят заедно. Представете си, че всяка година, вашата организация запаси активи в office за всеки служител. След това се управлява отчет на Excel да ви помогне да решите как да разпределите оборудване бюджет за следващата година. Следващата диаграма е общ преглед на как да съберете, проследяване и отчет активи данни във вашия отдел.

a

1. на шаблон за формуляр за проследяване на активи се създава.

2 във файл е нанесен към таблица на Excel и вмъкване на таблица на оформлението на таблицата.

3. на празна обобщена таблица и обобщена диаграма обобщен отчет се създава.

4 формуляр за проследяване на активи се използва за събиране на данни от потребителите.

5. всички данни от формуляра се експортира в таблицата на Excel и са обновени, отчетите с обобщена таблица и обобщена диаграма.

Това решение включва следните потребителски роли и продукти:

Икона за пълно поддържане = задължителни икона за липса на поддържане = не изисква

Софтуерни изисквания

Роли

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Конструктор на решение

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Решение-производител

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Служители

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

икона за липса на поддържане

Най-горе на страницата

Стъпка 1: Персонализиране на шаблон за формуляр за проследяване на активи

Проследяване на активи на шаблон за формуляр, който се включва в InfoPath, ви позволява да съберете информация за всеки актив в служител на office, отдел, който служителят принадлежи към категориите активи, както и подробности за всеки актив. В това решение проектантът на формуляра добавя шаблона на формуляр към Решение maker имейл акаунт с помощта на Office Outlook 2007.

шаблон за проследяване на активи

Задача 1: Отваряне и персонализиране на шаблон на формуляр за проследяване на активи

Тъй като не можете да публикувате шаблон на формуляр към списък на получатели на имейл, ако има контрола на RTF текстово поле, съдържащо свързани изображения, трябва да направите малка промяна за проследяване на активи примерен шаблон на формуляр.

  1. В менюто Файл щракнете върху Проектиране на шаблон за формуляр.

  2. В диалоговия прозорец проектиране на шаблон на формуляр при Отваряне на шаблон на формуляр, щракнете върху Персонализиране на извадка.

  3. В диалоговия прозорец Първи стъпки щракнете върху проба - проследяване на активии след това под Формата на задачи, щракнете върху проектиране на този формуляр.

  4. Щракнете с десния бутон на assetNotes контрола, посочете свойства на RTF текстово поле , щракнете върху раздела Показване и след това под налично форматиране, изчистете квадратчето за отметка Свързани изображения .

Задача 2: Дефиниране на опциите за подаване

Следващата задача е да дефинирате на опциите за подаване, така че служителите да изпратите файла на уникално име формуляр (.xml) до решение maker имейл акаунт като прикачен файл.

  1. В менюто инструменти щракнете върху Опции за подаване.

  2. В диалоговия прозорец Опции за подаване отметнете квадратчето Позволявай на потребителите да подават този формуляр .

  3. Щракнете върху Изпращане на данните от формуляра на единствено местоназначение и след това в списъка щракнете върху Имейл.

  4. Щракнете върху Добавяне.

    Появява се Съветника за връзка с данни .

  5. В полето до въведете псевдонима на лицето, които да получават всички подадени формуляри.

  6. За да зададете уникални темата, в полето тема :

    • Щракнете върху Вмъкване на формула изображение на бутон .

    • Въведете следната формула:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Щракнете върху Провери формулаи след това щракнете два пъти върху OK .

  • В полето Въведение въведете подходящо съобщение или Добавете важни указания за това решение.

  • Щракнете върху Напред.

  • На следващата страница на съветника щракнете върху Изпрати данните на формуляра като прикачен файли след това поставете отметка в квадратчето Прикачи шаблона за формуляр, за да се уверите, че потребителите могат да го отворят .

    Това помага да се гарантира, че служители имат достъп до файла на шаблона на формуляр (.xsn), в случай че нямат достъп до него от местоположение на мрежата.

  • За да зададете файл с уникално име за всеки формуляр файл (.xml) в полето Име на прикачен файл :

    1. Щракнете върху Вмъкване на формула изображение на бутон .

    2. Въведете същата формула като тази в реда тема :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Щракнете върху Провери формулаи след това щракнете два пъти върху OK .

  • Щракнете върху Напред.

  • На следващата страница на съветника, в полето Въведете име за тази връзка към данни въведете описателно име за тази връзка към подадените данни.

  • Уверете се, че информацията е вярна, в раздела Резюме и след това изберете Край.

  • Запишете формуляра да публична мрежова папка достъпен за решение-производител и за всички служители.

Най-горе на страницата

Стъпка 2: Съпоставяне на файла на схемата и персонализиране на оформлението на таблица в Excel

Създаване на връзка между InfoPath и Excel изисква три задачи: извличане на схемата на файл за шаблон на формуляр за проследяване на активи нанасяне тази във файл в Excel и персонализиране на оформлението по подразбиране на таблица на Excel, която ще съдържа всички импортиран XML файлове с данни на формуляр.

Задача 1: Извлечете файла на схемата от InfoPath

  1. В InfoPath Отворете файла на шаблона на формуляр за проследяване на активи.

  2. В менюто инструменти щракнете върху проектиране на този формуляр.

  3. В менюто Файл щракнете върху Запиши като файлове източник.

  4. В диалоговия прозорец Преглед за папка изберете папка или създаване на нова папка, където искате да съхраните файла на схемата.

Обърнете внимание на местоположението на папката, където всички изходни файлове се записват и името на файла на схемата, в този случай myschema.xsd, който съдържа дефиницията на схемата на формуляра за XML данни.

Задача 2: Съпоставяне на InfoPath във файл в Excel

  1. Създаване на нов файл на Excel и след това го запишете на местоположение достъпен за решение-производител.

  2. В Excel Ако разделът разработчик не се вижда, направете следното:

    1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , а след това щракнете върху Опции на Excel.

    2. В категорията Популярни под Най-важни опции за работа с Excel отметнете квадратчето Показвай раздела "Разработчик" в лентата и след това щракнете върху OK.

      Забележка : Лентата е част от Потребителски интерфейс Microsoft Office Fluent.

  3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Източник.

    група xml в лентата

    Се показва прозореца на задачите XML източник .

  4. Щракнете върху XML картии след това в диалоговия прозорец XML карти щракнете върху Добави.

  5. На компютър, на който се изпълнява Windows Vista   

    1. В адресната лента, щракнете върху устройството или папката, която съдържа myschema.xsd файл, който сте създали в стъпка 2 на секцията, задача 1: извлечете файла на схемата от InfoPath.

      На компютър, който изпълнява Microsoft Windows XP   

    2. В списъка търси в щракнете върху устройството или папката, която съдържа myschema.xsd файл, който сте създали в стъпка 2 на секцията, задача 1: извлечете файла на схемата от InfoPath.

  6. Щракнете върху файла и след това изберете Отвори.

  7. Когато се появи диалоговият прозорец Няколко корен , щракнете върху assetTracking корен възел, зададен в myschema.xsd файла и след това щракнете върху OK.

    XML картата се показва в прозореца на задачите XML източник.

  8. Плъзнете ns1:asset възел елемент, който е повтарящ се XML елемент, местоположението в работния лист, където искате таблицата на Excel, за да се появи.

    нанасяне на inopath във файл в excel

Задача 3: Персонализиране на оформлението на таблицата на Excel

По подразбиране Excel използва имената на XML елементите като заглавия на колони на таблицата. Въпреки това можете да промените заглавията на колоните чрез редактиране на колона заглавните клетки.

  1. За да промените заглавията на колоните по подразбиране, запазване на Excel Изберете таблицата, намерете следните низ префикс, ns1:assetи го премахнете. Например ще се промени ns1:assetIDИД.

    Минилента с инструменти с избран текст

  2. За да настроите ширината на колоната, щракнете върху бутона Избери всички и след това щракнете двукратно върху някоя граница на заглавие на колона.

Най-горе на страницата

Стъпка 3: Създаване на сумарен отчет на обобщена таблица и обобщена диаграма

Ръководители Използвайте с обобщени таблици и отчети с обобщени диаграми за анализиране на изследване и визуализиране на обобщени данни. Като зададете отчетите с обобщена таблица и обобщена диаграма, който искате да използвате в този случай преди време, той ще бъде проста операция за решение-производител, за да изпълните отчета със завършени данни по-късно.

  1. Изберете клетка в таблицата на Excel.

  2. В раздела Вмъкване, в групата Таблици щракнете върху Обобщена таблица и след това върху Обобщена таблица.

    Изображение на лентата на Excel

    Excel показва диалоговия прозорец Създаване на обобщена таблица.

  3. За да поставите отчета с обобщена таблица в нов работен лист, започвайки от клетка A1, щракнете върху Нов работен листи след това щракнете върху OK.

    Excel добавя празен отчет с обобщена таблица в зададеното местоположение и показва Списък с полета на обобщена таблица, така че да можете да добавяте полета, създаване на оформление и да персонализирате отчета с обобщена таблица.

  4. За да създадете кръстосано табличен отчет на данни, плъзнете полето " ИД " към областта на стойностите, полето отдел към областта за етикети на колони, полето " категория " към областта за етикети на редове и полето присвоени към областта за филтър за отчет.

  5. Щракнете върху отчета с обобщена таблица.

  6. В раздела Вмъкване , в групата диаграми щракнете върху типа стълбовидна диаграма.

    Изображение на лентата на Excel

  7. Под 2D стълбовидна изберете Стълбовидна с клъстери.

  8. Настройване на размера и местоположението на отчета с обобщена диаграма според предпочитанията си.

празен отчети на обобщена таблица и обобщена диаграма

Най-горе на страницата

Стъпка 4: Събиране на информация за активи от потребителите

Сега, че шаблона за формуляр е готов да се попълва от всички служители, трябва да публикувате формуляра и да го изпратите на всеки служител. Когато всеки служител подава попълнен формуляр, то се изпраща като XML файл с данни (.xml) прикачени в имейл съобщение до решение maker имейл акаунт. Решение-производител след това да преместите всички съобщения в специална папка на InfoPath в Outlook. В този случай се препоръчва да разпределите определен период от време за всички потребители да попълват формуляри, така че решение-производител да изпълните отчета с всички попълнени формуляри, когато бъде достигната краен срок за събиране на данни.

въвеждане на данни във формуляри на проследяване на активи

  1. В InfoPath, отворете шаблона за формуляр (.xsn), която сте записали в стъпка 1: проектиране на шаблона за формуляр за проследяване на активи примерни

  2. В менюто инструменти щракнете върху проектиране на този формуляр.

  3. В менюто Файл щракнете върху Публикувай.

  4. В съветника за публикуване щракнете върху Към списък на имейл получатели и след това изберете Напред.

  5. На следващата страница на съветника в полето Име на шаблон на формуляр въведете име за шаблона на формуляр и след това щракнете върху Напред. Името на шаблона на формуляр ще се появи в темата на съобщението, което се изпраща до получателите на имейл съобщение.

  6. Ако желаете на следващата страница на съветника, можете да създадете колони, които ще се появят в папките на Outlook да ви помогне да организирате вашите имейл съобщения.

  7. Щракнете върху Напред.

  8. Щракнете върху Публикувай.

  9. След като съветникът за публикуване завърши публикуването на шаблона за формуляр, ще се отвори имейл съобщение с формуляра.

  10. Попълнете съобщението, въведете в имената на служител или използвайте списък за разпространение и след това изпратете съобщението.

В Outlook решение-производител да организирате всички изпратените XML формуляри по два начина:

  • Ако се покаже полето за съобщение на формуляр на InfoPath папки за първи път съобщението се отваря, щракнете върху Създаване на папка за формуляр.

  • Създаване на правило в Outlook, за да преместите всички свързани формуляри на InfoPath в папка на InfoPath.

    За повече информация вижте управление на съобщенията чрез правила.

Най-горе на страницата

Стъпка 5: Импортиране на формуляри в Excel

Тъй като вече сте създали Excel работна книга стъпки 2 и 3, е просто въпрос за решение машина да експортирате и прегледайте данните на формуляра. Решение машина просто трябва да експортирате xml файлове (.xml) от Outlook, импортиране на всички файлове, формуляр (.xml) в работната книга на Excel и след това обновяване на данни.

Задача 1: Експортиране на формуляри от Outlook в папка на Windows

  1. В Outlook изберете папката, която съдържа всички формуляри, които сте получили от служители и след това натиснете CTRL + A, за да изберете всички формуляр за имейл съобщения.

  2. Щракнете с десния бутон селекцията, посочете Действия за InfoPathи след това щракнете върху Експортиране на формуляри.

  3. В диалоговия прозорец Експортиране на формуляри изберете папка и натиснете OK.

Задача 2: Импортиране на формуляри в Excel

  1. В работната книга на Excel, която сте създали в стъпка 2: съпоставяне във файл и персонализиране на оформлението на таблица в Excel, изберете една от нанесени клетки в таблицата на Excel.

  2. В раздела разработчик , в групата XML щракнете върху Импортиране.

    група xml в лентата

    Показва се диалоговият прозорец Импортиране на XML .

  3. На компютър, на който се изпълнява Windows Vista   

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако файловете са поредни, натиснете SHIFT и след това щракнете върху първата и последната файл в списъка.

    • Ако файловете не са поредни, натиснете клавиша CTRL и след това щракнете върху всеки файл, който искате да импортирате в списъка.

  5. Щракнете върху Импортиране.

    таблица с импортираните данни на Excel

По подразбиране Excel замества всички съществуващи данни в нанесени клетки, което е желаната крайния резултат за този бизнес решение. Обаче решение-производител може например импортирате данни няколко пъти, за да прецените ход преди планираното крайния срок.

Забележка : В Excel, можете също да добавите данните с помощта на опцията Добавяй новите данни към съществуващите XML таблици (в раздела разработчик , в групата XML щракнете върху Свойства на карта), които могат да бъдат подходящи за други решения.

За повече информация вижте помощните теми за Excel, Импортиране на XML данни и Добави или експортиране на XML данни да презапишете.

Задача 3: Обновяване на обобщената таблица и отчети с обобщени диаграми

  • Щракнете върху клетка в отчета с обобщена таблица.

  • В раздела Опции , в групата данни щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

    Изображение на лентата на Outlook

окончателния отчет на обобщена таблица и обобщена диаграма

Работната книга на Excel вече съдържа всички данни и обобщени отчети, които трябва да ви помогне да разпределите оборудване бюджет за следващата година. Разбира се, можете да направите по-нататъшен анализ в работна книга на Excel, ако е необходимо, като сортиране, филтриране или условно форматиране на данни.

Най-горе на страницата

Окончателно размишления: можете да използвате SharePoint списък или база данни на Access

Като алтернатива Помислете за използване на списък на SharePoint или база данни на Access, вместо XML, да прехвърляте данни между InfoPath и Excel.

Използване на списък на SharePoint

От InfoPath можете лесно да използвате списък на SharePoint като източник на данни само за четене. Можете да направите едно от следните две неща:

  • От списъка на SharePoint експортиране на данни в Excel, което автоматично създава връзка към данни в Excel.

  • От Excel изрично създаване на връзка към данни към списък на SharePoint.

След като е създадена връзка към данни, можете да обновите данните в Excel, за да извлечете актуални данни.

Можете да използвате списък на SharePoint, за да добавяте и актуализирате данните, използвайте формуляр на InfoPath, за да покажете елемент от списъка (например сложна или дълъг елемент на най-добри показана вертикално) и след това да използвате Excel за допълнително да анализирате данните.

комбиниране на infopath, sharepoint списък и на excel

1. Показване на единичен елемент за лесен преглед в InfoPath.

2. Добавяне и актуализиране на данни в списък на SharePoint.

3. обновяване и му Съобщете актуализиран с Excel.

За повече информация вижте Добавяне на връзка за данни към SharePoint библиотека с документи или списък и Импортиране на данни от списък на SharePoint.

Използване на база данни на Access

От InfoPath можете да създадете четене/запис връзка с база данни на Access. От Excel можете да създадете изрично връзка с данни към базата данни на Access, който можете да обновите за извличане на актуални данни. Можете дори да зададете връзката за автоматично обновяване, когато работната книга се отваря, или периодично обновяване, такъв както всеки 5 минути.

Можете да използвате база данни на Access като междинни между InfoPath и Excel. Когато подавате формуляр на InfoPath за достъп, можете да актуализирате базата данни на Access. Когато обновите връзката с данни в Excel, можете да извлечете актуализираните данни от Access. В сила представяте данни косвено от InfoPath в работна книга на Excel.

комбиниране на infopath, достъп и excel

Покажи и подаване на формуляр към база данни на Access.

2. съхраняване на данни в база данни на Access.

3. обновяване и му Съобщете актуализиран с Excel.

За повече информация вижте проектиране на шаблон на формуляр, който се базира на база данни на Microsoft Access.

Съвет : Знаете ли, че можете да създадете формуляр на InfoPath директно от Access 2007? Ако вашите потребители имат Outlook 2007 и InfoPath 2007, инсталиран на своите компютри, можете да съберете данни от различни потребители директно от Access 2007 с помощта на съветника за събиране на данни от имейл съобщения . За повече информация вижте достъп до 2007 помощна тема събиране на данни чрез имейл съобщения.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×