Създаване на пощенски етикети в Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Microsoft Access 2010 ви дава няколко различни опции за създаване на етикети, които съдържат данни, съхранени в таблиците от Access. Добре е да използвате съветника за етикети в Access, за да създадете и отпечатате отчета, който е форматиран да се побере във вашите етикети. Етикетите могат да съдържат данни, които се съхраняват в таблици на Access или данни, които се импортира или връзка от други източници, например работни книги на Microsoft Excel или Microsoft Outlook списъци с контакти. Можете да създадете етикетите като отчет вътре в Access, или можете да "Обединяване" на данните с документ на Microsoft Word и след това отпечатване на етикетите от Word. В тази статия описва стъпките, включени.

Какво искате да направите?

Използване на Access за създаване и отпечатване на етикети

Отпечатване на данни на Access с помощта на съветника за циркулярни документи в Microsoft Word

Използване на Access за създаване и отпечатване на етикети

В Access можете да създавате етикети във вид на отчет, който е форматиран с малък размер на страницата, който съответства на желания етикет. Етикетите най-често се използват за изпращане на писма, но всички данни от Access могат да бъдат отпечатани във формат на етикети за различни цели. В случая на пощенски етикети отчетът получава адресни данни от таблиците или заявките, съдържащи адресите. Отпечатването на отчета ви дава един етикет за всеки адрес от лежащия в основата на отчета източник на записи.

За повече информация за свързване или импортиране на данни от други източници (например Microsoft Excel или Microsoft Outlook), за да използвате във вашите етикети, вижте статията Въведение в импортирането и експортирането на данни.

Съветникът за етикети ви задава последователност от въпроси за етикетите и данните, които искате да се съдържат в тях. Съветникът създава отчета, който след това можете да персонализирате, ако е нужно.

Създаване на етикети с помощта на съветника за етикети в Access

Важно : Етикет на отчети, които създавате с помощта на съветника за етикети не са съвместими с публикуване в Access Services функция. Въпреки това все още можете да отпечатате етикетите когато имате база данни, отворена в програмата за достъп.

  1. В навигационния екран изберете обекта, който съдържа данните, които искате да покажете във вашите етикети. Това обикновено е таблица, свързана таблица или заявка, но можете също да изберете формуляр или отчет.

  2. В раздела Създаване, в групата Отчети щракнете върху Етикети.

    Забележка : Ако работите в уеб база данни, етикетите команда се намира под Клиентски отчети.

    Access стартира съветника за етикети.

    Първата страница на съветника за етикети

    1. Ако знаете производителя и номера на продукта за етикетите:

      • Изберете производителя в полето Филтриране по производител.

      • Изберете етикета в полето Какви да бъдат размерите на етикетите?.

        В противен случай се опитайте да намерите продукт, чиито стойности в колоните Размери и Брой по хоризонтала да са подходящи за вашите етикети.

        Ако не можете да намерите подобен етикет:   

      • Щракнете върху Персонализиране и след това щракнете върху Създаване.

        Показва се диалоговият прозорец Нов етикет.

        страницата ''нов етикет'' на съветника за етикети

      • Измерете вашите етикети и въведете измерванията в подходящите полета в диалоговия прозорец Нов етикет.

      • Въведете име за потребителските етикети в текстовото поле Име на етикета, изберете желания тип и ориентация на етикета и след това щракнете върху OK.

        Ако вече сте създали потребителски етикет и искате да го изберете:   

      • Щракнете върху Покажи потребителски размери на етикети и след това щракнете върху желания потребителски етикет.

    2. Изберете На листове или Непрекъснати под Тип етикет и след това щракнете върху Напред.

    3. Изберете името на шрифта, размера, наситеността и цвета на текста за вашия етикет и щракнете върху Напред.

    4. В страницата на съветника Какво искате да има на етикета изберете от списъка Налични полета полетата, които искате да присъстват в етикетите, и щракнете двукратно върху тях, за да ги добавите към полето Прототип на етикета.

      добавяне на полета към етикет в съветника за етикети

      • За да добавите интервал между полетата в полето Прототип на етикета, натиснете клавиша за интервал.

      • За да въведете нов ред, натиснете клавиша ENTER.

      • За да се премествате между полетата и редовете, използвайте клавишите със стрелки.

      • За да премахнете поле, натиснете НАЗАД.

      • За да добавите друг текст или препинателен знак (например, запетая след име на град), щракнете, за да постави курсора на мястото, където искате да се покаже текстът, и започнете да въвеждате. Този текст ще бъде един и същ на всеки етикет.

        Забележка : Можете да добавяте само полета от следните типове данни с помощта на съветника за етикети: текст, паметна бележка, номер, дата и час, валута, да/не, или прикачен файл. За да добавите полета на други типове данни, отворете етикет отчета в изглед за проектиране, след като сте завършили съветника за етикети и след това използвайте екрана Списък на полетата, за да добавите полета. За да отворите екрана Списък на полетата, докато отчетът е отворен в изглед за проектиране, натиснете ALT + F8.

        Когато полетата са подредени в етикета по желания от вас начин, щракнете върху Напред.

    5. На следващата страница можете да изберете полета, по които да сортирате етикетите. Можете например да искате да сортирате по пощенски код, ако пощата е обемиста. Изберете полетата, по които искате да сортирате, от списъка Налични полета и щракнете двукратно върху тях, за да ги добавите към полето Сортирай по. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

      задаване на ред на сортиране в съветника за етикети

    6. На последната страница въведете име за етикетите и щракнете върху Готово.

      последната страница на съветника за етикети

      Ако сте избрали Да видя етикетите така, както ще изглеждат отпечатани на последната страница на съветника за етикети, Access ще покаже етикетите в изглед за визуализация на печата. Можете да щракнете върху етикета, за да го мащабирате, или да използвате контролата за мащабиране в лентата на състоянието.

      Контрола за мащабиране

      Ако сте избрали Да променя дизайна на етикета на последната страница на съветника за етикети, Access ще покаже отчета за етикета в режим на проектиране.

      Забележка : Визуализация на печата е единственият изглед, в който можете да видите колоните, както сте ги оформени. Ако видите отчета в изглед на отчет или изглед на оформление, Access показва всички данни в една колона.

Персонализиране на облика на етикета

Ако получените етикети не изглеждат по желания от вас начин, можете да персонализирате оформлението, като отворите отчета в режим на проектиране и направите промени. Когато работите с етикети, обикновено е по-лесно да използвате режим на проектиране, където ще имате по-голям контрол върху оформлението. За да видите резултатите от направените промени в режима на проектиране, преминете в изглед за визуализация на печата.

Ако Access показва съобщение за които нямат достатъчно хоризонтално пространство за показване на данните

Това съобщение, когато се появи, е страничен ефект на измерванията на някои етикети. Обикновено това се случва, когато етикетите идват много близък до левия и десен ръб на листа с етикети. Това може да предизвика съветника, за да зададете някои измервания, които са извън нормата печат, както и че на свой ред причини съобщение да се показва при преглед или отпечатване на етикетите.

Ако сте доволни от подравняването на текста в етикетите и не чувате празна страница всяка друга страница, след което може да искате да Оставете дизайна на отчета, както си е, просто щракнете върху OK в съобщението всеки път, което се появява. В противен случай можете да опитате, коригиране на някои от опциите за настройка на страниците, както е описано в следващия раздел.

Ако вашите данни не са подравнени правилно в етикетите

В много случаи можете да коригирате малките проблеми в оформлението на етикетите с настройки в режим на проектиране. Можете да премествате контролите и да настройвате размерите на етикета, като променяте ширината или височината на секцията за подробна информация.

За да превключите към изглед за проектиране, щракнете с десния бутон на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

Ако имате нужда да промените полетата или разредката между етикетите, можете да използвате диалоговия прозорец Настройка на страниците , докато сте в изглед за проектиране:

  • В раздела Настройка на страниците , в групата Оформление на страница щракнете върху колони.

    Показва се диалоговият прозорец Настройка на страниците с избран раздел колони .

раздел ''колони'' в диалоговият прозорец ''настройка на страници''

Можете да промените следните настройки в трите секции на диалоговия прозорец Настройка на страници:

Секция

Опция:

Описание

Настройки на мрежата

Брой колони

Трябва да е равен на броя на етикетите в един ред от страницата.

Разстояние между редовете

Въведете нова стойност, за да увеличите или намалите вертикалното разстояние между редовете от етикети.

Разстояние между колоните

Въведете нова стойност, за да увеличите или намалите хоризонталното разстояние между колоните от етикети.

Размер на колоните

Ширина

Когато задавате тази стойност, имайте предвид настройките на полетата и разстоянието между колоните.

Можете да проверявате и настройвате полетата, като щракнете върху Опции за печат в диалоговия прозорец Настройка на страници.

Височина

Настройте височината на всеки етикет според нуждите.

Като подробните данни

Когато е избрано, задава ширина и височина на колоната, равни на ширината и височината на секцията за подробна информация в режим на проектиране.

Оформление на колони

Надолу и после встрани

Когато е избрано, данните за етикетите се отпечатват надолу в първата колона, след това надолу във втората колона и т. н.

Встрани и после надолу

Когато е избрано, данните за етикетите се отпечатват в първия ред, след това във втория ред и т. н.

Забележка : Можете също да отворите диалоговия прозорец Настройка на страниците , когато сте във визуализация на печата, като щракнете върху колони в раздела Визуализация на печата . Когато щракнете върху OK , за да затворите диалоговия прозорец, промените се отразяват незабавно в визуализация на печата.

Отпечатване на етикетите

  1. Отворете отчета в произволен изглед (или просто изберете отчета в навигационния екран).

  2. В раздела файл щракнете върху печати след това щракнете върху печат.

    Access показва диалоговия прозорец Печат.

  3. Въведете вашия избор за опциите, например за принтер, обхват на печата и брой копия.

  4. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Отпечатване на данни на Access с помощта на съветника за циркулярни документи в Microsoft Word

Ако вашите адреси се съхраняват в Access, но искате да ги експортирате в Word, така че да можете да използвате неговите възможности за циркулярни документи, за да форматирате и печатате вашите етикети, можете да използвате съветника за циркулярни документи в Word.

Забележка : Тази процедура се отнася само за клиента на бази данни; Word обединява команда не е налична за уеб бази данни.

  1. В навигационния екран изберете таблицата или заявката, съдържаща данните, които искате да отпечатате.

  2. В раздела Външни данни , в групата експортиране щракнете върху Word обединява.

  3. В диалоговия прозорец на Съветника за циркулярни документи на Microsoft Word ако вече сте създали документ и искате да свържете вашите данни към него, щракнете върху връзка за вашите данни към съществуващ документ на Microsoft Word. В противен случай щракнете върху Създаване на нов документ и след това да свържете данни към него.

  4. Щракнете върху OK.

    Ако сте избрали Да свърже вашите данни със съществуващ документ на Microsoft Word , се отваря диалоговият прозорец Избор на документ на Microsoft Word . Изберете желания документ и щракнете върху Отвори. Документът ще се отвори в Word.

    Ако сте избрали да създадете нов документ, Word се отваря с празен документ.

  5. В Word следвайте инструкциите в прозореца на задачите Циркулярни документи . Когато пристигнат в стъпка 3 от процеса на циркулярни документи Word (избор на получатели), източника на данни, което сте избрали в стъпка 1 на тази процедура ще бъде вече са избрани.

    За повече информация за съветника за циркулярни документи на Word, вижте помощта за Word.

Забележка : Можете да използвате Word, за да отпечатате адресите, независимо от това къде са съхранени. От Word можете да се свържете със списъци с адреси, съхранени в различни програми, например Excel, Outlook и Access. Или, ако нямате адресен списък, можете да го създадете в Word и след това да отпечатате етикети. За повече информация вж. "Помощ" на Word.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×