Създаване на обединяване за каталог

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Publisher има възможността да се свързва към източник на данни, като например база данни, електронна таблица или дори текстов файл, и да използва данните, за да създава лесно каталог на вашите продукти или услуги. Можете също да използвате обединяването за каталог, за да създавате указатели, фотоалбуми или всеки друг тип публикация, която показва един или повече елементи на всяка страница.

Как работи обединяване за каталог

Планиране на вашия каталог

Създаване на шаблон на публикация

Свързване към източника на данни

Вмъкни променливи полета

Завършване, отпечатате и запишете публикацията си каталог

Как работи обединяването за каталог

Обединяването за каталог е подобно на циркулярните документи. Когато използвате обединяване за каталог, вие създавате публикация на шаблон за обединяване за каталог, след което съчетавате шаблона с информация от източник на данни, за да генерирате обединени страници.

източникът на данни се съчетава с шаблон за обединяване, за да генерира страниците на каталога

1 източник на данни с информация за записи, като например имена на елементи и описания.

2 каталог обединяване на шаблон за публикуване с областта на обединяване за каталог и обединяване на полета, които са контейнери на информация за записи.

3 полученият обединяват страници, които показват няколко записа на една страница.

Можете да запишете своето обединяване за каталог като нова публикация или да го добавите в края на съществуваща публикация. Можете също да запишете шаблона за обединяване за каталог и да го използвате отново, когато актуализирате информацията в своя източник на данни, за да създадете допълнителни набори от обединени страници.

Преди да започнете

Следващите съвети ще ви помогнат да създадете успешно обединяване за каталог:

  • Стартирайте обединяването за каталог в нова публикация.

  • Освен страници като титулна страница, съдържание и формуляри за поръчки, оставете си една страница за вашите полета за обединяване, дори и ако по всяка вероятност каталогът ви ще има много страници, след като създадете обединения документ.

  • В шаблона за обединяване за каталог задайте размерите на страница, които искате за готовите обединени страници.

  • Ако планирате да добавите създадените обединени страници към края на съществуваща публикация, уверете се, че следните неща във вашия шаблон за обединяване за каталог съответстват на съществуващата публикация:

    • Размер на страница (височина и ширина)

    • Изглед на страница (на една страница или две разтворени страници)

    • Тип на публикацията (уеб или печатна)

    • Ред на страниците (отляво надясно или отдясно наляво)

Най-горе на страницата

Планиране на вашия каталог

Преди да започнете обединяването за каталог, помислете за това какъв вид информация искате да има в готовите обединени страници.

  • Искате ли да има списък с имена и цени на артикули?

  • Искате ли да включите описание на всеки артикул?

  • Искате ли да включите картина към всеки артикул?

Планирайте източника си на данни

След като решите какъв вид информация искате да включите в своя каталог, можете да създадете източника на данни, който ще използвате за своето обединяване за каталог. Ако вече имате източник на данни, можете да проверите дали той съдържа цялата информация, която искате да включите в обединяването.

Обединяването за каталог в Publisher може да използва най-различни формати на източници на данни. Ако все още нямате източник на данни, който да използвате за обединяването, можете да генерирате такъв в Publisher. Можете също да създадете източник на данни в работен лист на Microsoft Office Excel или в таблица на Microsoft Office Word.

Полета за данни, които включвате в източника на данни, съответстват на полетата за циркулярни документи, които вмъквате във вашия шаблон на обединяване за каталог.

Когато сте готови със своя източник на данни, създайте колона за всеки тип информация, като името на артикула, инвентарния номер и цената. Всеки ред, или запис, отговаря на информацията за един елемент.

Важно  Уверете се, че вашият източник на данни включва поле с данни, или колона, за всеки вид информация, която ще обединявате. В зависимост от типа на вашия източник на данни бихте могли да направите промени в данните, след като се свържете към него в Publisher, но е добре да финализиране информацията, преди да започнете.

Ако планирате да обедините снимки във вашите страници на каталог, трябва да включите колона за път на всеки файл с картина, която планирате да използвате. Не включвайте актуални снимки или изображения във вашия източник на данни.

Ако планирате да създадете своя източник на данни в Publisher, можете да направите това, след като създадете публикацията на шаблона.

Най-горе на страницата

Създаване на публикация на шаблон

Вече можете да създадете своята публикация на шаблон за обединяване за каталог, където проектирате оформлението на своите готови обединени страници. Когато завършите обединяването, можете да използвате този шаблон за обединяване за каталог, за да генерирате обединени страници, които можете да записвате като нова публикация или да ги добавяте в края на съществуваща публикация.

Вашия шаблон за обединяване на каталог, трябва да имат еднакво оформление (размер на страница и ориентация), който искате за вашия окончателен обединени страници. Също така той трябва да съдържа някакъв текст или графика, която искате да се показва на всяка страница на публикацията ви окончателен, например, фоново изображение или име и телефонен номер на вашата фирма. Най-добре е направено с помощта на страницата образец за тези елементи на шаблона за циркулярни документи.

Ако планирате да добавите обединените си страници към края на съществуваща публикация, уверете се, че следните неща във вашия шаблон за обединяване за каталог съответстват на съществуващата публикация:

  • Размер на страница (височина и ширина)

  • Изглед на страница (на една страница или две разтворени страници)

  • Тип на публикацията (уеб или печатна)

  • Ред на страниците (отляво надясно или отдясно наляво)

Създаване на шаблона за обединяване за каталог

  1. Изберете шаблон за публикация, който е подходящ за вашия каталог.

  2. В раздела "Вмъкване" щракнете върху страници на каталог.
    стартиране на обединяване за страници на каталог

  3. Страници на каталог ще бъдат създадени с по подразбиране област на обединяване за каталог и раздела инструменти за каталог ще се появят на лентата. В този момент можете да позиционирате в Областта на обединяване за каталогкакто го на страницата и добавете текст или изображения, които искате да се показва на всяка страница на вашия каталог. По-малките на областта за обединяване, повече каталог елементи могат да се обединят на страницата. Например 2 "x 2" обединяване област ще се повтаря повече пъти от 4 "x 4" обединена област. Не се притеснявайте твърде много първи точно така, както можете да се върнете и да редактирате тези елементи по всяко време.

    Съвет  Не конфигурирате областта на обединяване за каталог в този момент, изчакайте, докато е време да вмъкнете променливи полета и да използвате един от предварително направени проекти от галерията на оформление.

Най-горе на страницата

Свързване към вашия източник на данни

След като форматирате своята страница на шаблон за обединяване за каталог, следващата стъпка е да създадете или намерите и осъществите връзка със своя източник на данни. Опцията, която изберете сега, зависи от това дали вече имате източник на данни, или искате създадете нов списък в Publisher.

  1. В раздела каталог инструменти щракнете върху Добавяне на списък и направете едно от следните неща:

    • Изберете тип нов списък, ако трябва да създадете източник на данни за циркулярния документ.

    • Щракнете върху използване на съществуващ списък, ако вече имате източник на данни, които искате да използвате.

    • Щракнете върху избор от контактите на Outlook, ако искате да създадете директория на вашите контакти.

Въвеждане на нов списък

  1. В диалоговия прозорец нов списък продукти въведете информацията за първия елемент, или запис, който искате да включите във вашия каталог.

    Ако искате да добавите или премахнете колони – например, ако не сте включително снимки – щракнете върху Персонализиране на колони и след това направете желаните промени.

  2. След като въведете цялата информация за вашия първия запис, щракнете върху нов запис и след това въведете информацията за следващия запис. Продължете, докато въведената от вас информация за всички записи, които искате да включите.

  3. Когато вашият нов списък е готов, щракнете върху OK.

  4. В диалоговия прозорец Запиши списък с адреси въведете име за новия списък и след това щракнете върху Запиши.

Използване на съществуващ списък

  1. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни Намерете и щракнете върху източника на данни, които искате.

    По подразбиране Publisher записва източници на данни в папката мои източници на данни. Може да се наложи да отидете до папката мои източници на данни, за да намерите вашия източник на данни.

  2. Щракнете върху Отвори.

    В зависимост от типа на източника на данни, който изберете други диалогови прозорци може да се появи искане на определена информация. Например ако вашият източник на данни е работен лист на Excel, който има информация за няколко раздела, който трябва да изберете раздела, съдържащ информацията, която искате и след това щракнете върху OK.

Избор от контактите на Outlook

  1. Направете едно от следните неща:

    • В диалоговия прозорец Избор на контакти щракнете върху списъка с контакти, които искате да използвате.

    • В диалоговия прозорец Избор на профил изберете правилния профил за контактите, които искате да използвате.

  2. Щракнете върху OK.

Добавяне на още списъци

Ако искате да използвате повече от един списък в обединяването си за каталог, можете да добавите списъци.

  1. Щракнете върху Редактиране на списъка, в каталога за обединяване на продукта списъка, под Добавяне към списъка с продукти, щракнете върху изберете съществуващ списък, от контактите на Outlook, или въведете нов списък.
    Publisher ще ви подкани да коригирате несъответствия между полетата в списъци на различни източника като отворите добави в диалоговия прозорец списък с продукти.

  2. В полето Добави към диалоговия прозорец списък с продукти изберете полето, което не е вкаран в колоната приключен, изберете полето, към която искате да съответстват в полетата за продукта списък със съответстващите им полета списък и след това щракнете върху съвпадение.

  3. В диалоговия прозорец съгласуване на полета Уверете се, че полето, което сте избрали е в списъка под съвпадение поле на продукта списък или друг и след това щракнете върху OK.

  4. Ако трябва да добавите ново поле към списъка на получателите да направите съвпадение, изберете полето, което искате да добавите в новия списък (левия списък в полето Добави към списъка на получателите диалоговия прозорец), щракнете върху Добави и след това щракнете върху OK.
    Добавена полетата се показват под нови полета да се добавят към списъка с получатели

Изберете записите, които желаете да включите

  1. Щракнете върху Редактиране на списъка.

  2. В диалоговия прозорец каталог обединяване на списък с продукти направете едно от следните неща:

    • Поставете отметка в квадратчетата до записите, които искате да включите, и изчистете отметката от квадратчетата до записите, които искате да изключите.

      Съвет  Ако искате да включите само някои записи в списъка, щракнете върху Изчисти всички и след това изберете желаните от вас записи.

    • Филтрирайте списъка по определен критерий, като щракнете върху стрелката до заглавието на колоната на елемента, по който искате да филтрирате, след което щракнете върху стойността, която искате да използвате като филтър.

      • (Празни места) показва всички записи, в които съответното поле е празно.

      • (Непразни места) показва всички записи, в които съответното поле съдържа информация.

        Бележка  Ако вашият източник на данни съдържа записи, които споделят една и съща информация и има десет или по-малко уникални стойности в колоната, можете да филтрирате по конкретна информация. Например ако вашият източник на данни е списък на свойствата за продажба и има множество свойство записи, които изброяват София като град/местоположение, можете да филтрирате по София.

        Диалоговият прозорец каталог обединяване продуктовия списък показва само отбелязаните записи. За да покажете отново всички записи, щракнете върху (всички).

    • Сортиране на елементите в списъка като щракнете върху заглавието на колоната на елемента, който искате да сортирате. Например ако искате да показвате списъка по азбучен ред на град/местоположение, щракнете върху заглавката на колоната град/местоположение.

  3. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Вмъкване на полета за обединяване

Сега е моментът да подредите информацията, която искате да покажете в своята публикация. За да оформите страницата, трябва да добавите полета за обединяване в областта на обединяване за каталог. Всяко поле за обединяване представлява колона във вашия източник на данни, а областта на обединяване показва как ще се показва информацията в един запис.

Подредете областта на обединяване за каталог по желания от вас начин, след което укажете колко пъти да се повтаря областта на обединяване на всяка страница. Например, може да искате да показвате четири елемента на всяка страница. Всички елементи ще бъдат показани по един и същи начин, на базата на това как подредите областта на обединяване за каталог. Можете да регулирате размера на всеки елемент, както и да промените размера на областта на обединяване за каталог.

Важно   Ако вмъкнете променливи полета извън областта на обединяване за каталог, те няма да се повтаря, когато завършите циркулярния документ.

Избор на оформление за областта на обединяване

  1. В групата "Оформление" направете едно от следните неща:

    • Изберете една от предварително създадена дизайн галерии.
      Опции за оформление на обединяване за каталог

    • Изберете броя на редовете и колоните на всяка страница в редове и колони падащото меню.
      редове и колони на оформление на страница на каталог

Вмъкване на текстови полета за обединяване в областта на обединяване за каталог

  1. Щракнете върху бутона текстово поле и щракнете върху първото поле за обединяване, която искате да вмъкнете.
    Вмъкване на текстови полета в обединяване за каталог

  2. В областта на обединяване за каталог изберете полето за обединяване, след което го преместете и преоразмерете, като направите следното:

    • За да преместите поле за обединяване, Позиционирайте показалеца на мишката над полето за обединяване, докато показалецът се промени на преместване показалеца Показалец за преместване и след това плъзнете полето за обединяване в нова позиция.

    • За да преоразмерите полето за обединяване, Позиционирайте показалеца на мишката върху един от манипулаторите за оразмеряване на рамката на текстовото поле или картина, докато показалецът се промени на преоразмеряване показалеца преместване на показалците на линийката и след това плъзнете мишката, докато текста поле или картина рамка е желания от вас размер.

  3. Щракнете извън полето за обединяване, така че то вече да не е избрано.

  4. Повторете стъпки от 1 до 3, докато вмъкнете всички полета, които искате, от източника си на данни.

Важно   Полета се добавят в текущата точка на вмъкване (вмъкване точка мигащия курсор). Ако няма точката, се създава ново текстово поле и поле за обединяване, поставен в това ново текстово поле.

Форматиране на текстовите полета за обединяване

Можете да форматирате обединените данни на каталога, като форматирате полетата за обединяване във вашия шаблон за обединяване за каталог. Тези полета могат да бъдат използвани както всяко текстово поле и можете да включите към обединените елементи също текст и форматиране, които не са обединени.

  1. В шаблона за обединяване за каталог изберете полето, което съдържа информацията, която искате да форматирате, включително обграждащите знаци за поле за обединяване («« »»).

  2. В раздела инструменти за текстово поле изберете желаните опции.

Вмъкване на полета за картини за обединяване в областта на обединяване за каталог

  1. Щракнете върху бутона картина и щракнете върху първото поле за обединяване, която искате да вмъкнете.

  2. В областта на обединяване за каталог изберете полето за обединяване, след което го преместете и преоразмерете, като направите следното:

    • За да преместите поле за обединяване, Позиционирайте показалеца на мишката над полето за обединяване, докато показалецът се промени на преместване показалеца показалец за преместване и след това плъзнете полето за обединяване в нова позиция.

    • За да преоразмерите полето за обединяване, Позиционирайте показалеца на мишката върху един от манипулаторите върху рамката на текстовото поле или картина, докато показалецът се промени на преоразмеряване показалеца Курсор за преоразмеряване и след това плъзнете мишката, докато текста поле или картина рамка е желания от вас размер.

  3. Щракнете извън полето за обединяване, така че то вече да не е избрано.

  4. Повторете стъпки от 1 до 3, докато вмъкнете всички полета, които искате, от източника си на данни.

Важно   Полета се добавят в текущата точка на вмъкване (вмъкване точка мигащия курсор). Ако няма точката, се създава ново текстово поле и поле за обединяване, поставен в това ново текстово поле.

Преместване или преоразмеряване на областта на обединяване за каталог

Ако вашите форматирани полета за обединяване вече не се побират в областта на обединяване за каталог, можете да я преоразмерите.

Бележка  Ако можете да увеличите размера, може да се наложи да се побере по-малко елементи или записи, на всяка страница.

  1. Щракнете върху областта за обединяване на каталог за да го изберете.

  2. Позиционирайте показалеца на мишката върху един от манипулаторите върху областта на обединяване за каталог и след това плъзнете мишката.

  3. Укажете колко елементи трябва да се показва на всяка страница, като въведете номерата, които искате за елементи на страницата надолу и през страницата в лентата с инструменти за оформление за обединяване на каталог.

Приключване и визуализиране на шаблона

  1. Щракнете върху Визуализация на резултатите.

  2. Щракнете върху стрелките, за да видите всяка страница от обединените данни.
    Групата ''Визуализация на каталог''

    Ако решите да не включва елемент, щракнете върху шаблон за визитки елемента и след това щракнете върху изключване на запис в групата Визуализация на страница.

Най-горе на страницата

Завършване, отпечатване и записване на вашата публикация на каталог

За да завършите обединяването, имате три опции:

  • Можете директно да отпечатате обединената публикация.

  • Можете да създадете и отпечатате нова публикация, която съдържа обединеното съдържание. Можете да направите промени в съдържанието на тази публикация, точно както бихте променили всяка друга публикация в Publisher.

Съвет  Ако искате да включите няколко каталог обединява в публикация, трябва да създаде нова публикация за обединени страници, тъй като може да има само един набор от страници на каталог на публикацията.

  • Можете да добавите обединеното съдържание към съществуваща публикация.

Ако искате да добавите предна и задна корица на своята публикация или ако искате да добавите други страници, трябва да създадете нова публикация или да добавите своето съдържание към съществуваща публикация.

Обединяване в нова публикация

Ако искате да редактирате вашите обединени страници, да ги запишете за по-късна употреба или да ги отпечатате по-късно, можете да събирате и записват всички обединени страници по единствен нов обединен публикация, която съдържа действителните данни – например имена на продукти и цени – вместо полетата за обединяване.

  1. В групата обедини щракнете върху обедини Създай.
    обединяване за каталог в нова публикация
    publisher създава нова публикация, която можете да записвате и редактирате. Можете дори да добавите отпред и отзад титулни страници.
    Забележка Ако планирате да отпечатате вашия каталог като брошура, уверете се, че общият брой на страниците е кратен на четири.

  2. В обединяване за каталог на прозореца на задачите щракнете върху Запиши тази публикация.

  3. В полето Име на файл въведете име за вашата нова публикация и след това щракнете върху Запиши.

  4. Ако е необходимо, запишете също промените, които сте направили в шаблона за обединяване за каталог. Можете да използвате този шаблон за обединяване за каталог отново, за да създавате допълнителни обединени страници, когато актуализирате информацията в своя източник на данни.

Добавяне към съществуваща публикация

Ако вече сте направили кориците в отделна публикация или ако искате каталогът да бъде поставен в края на по-дълга публикация, можете директно да добавите обединеното съдържание.

Ако планирате да добавите обединените си страници към края на съществуваща публикация, уверете се, че следните неща във вашия шаблон за обединяване за каталог съответстват на съществуващата публикация:

  • Размер на страница (височина и ширина)

  • Изглед на страница (на една страница или две разтворени страници)

  • Тип на публикацията (уеб или печатна)

  • Ред на страниците (отляво надясно или отдясно наляво)

Бележка  Publisher не може да добави обединени страници за отваряне на публикация. Ако работите в публикацията, към който искате да обедините, уверете се, че запишете и затворете я, преди да завършите циркулярния документ.

  1. В групата обедини щракнете върху Добавяне към съществуващите.
    Обединяване за каталог към съществуваща публикация

  2. В диалоговия прозорец Отваряне на публикация Намерете и изберете публикация, към която искате да добавите обединените страници и след това щракнете върху Отвори.

    Publisher добавя обединените страници в края на съществуващата публикация.

    Съвет  За да пренаредите страниците в публикацията ви актуализирана, щракнете върху всяка страница, която искате да преместите в навигационния екран в страницата и след това го плъзнете до мястото, което искате.

  3. В съществуваща публикация щракнете върху Запиши, за да запишете актуализациите.

  4. Ако е необходимо, запишете също промените, които сте направили в шаблона за обединяване за каталог. Можете да използвате този шаблон за обединяване за каталог отново, за да създавате допълнителни обединени страници, когато актуализирате информацията в своя източник на данни.

Печат на обединената публикация

  • В групата обедини щракнете върху печат.
    Обединяване за каталог към принтер

    Publisher отваря страницата за печат в изгледа BackStage.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×