Създаване на нова база данни

Създаване на нова база данни

Тази статия обхваща основния процес на стартиране на Access и създаване на база данни, която ще се използва на настолни компютри, а не в уеб. Статията обяснява как да създадете настолна база данни с помощта на шаблон и как да изградите база данни от самото начало, като създадете свои собствени таблици, формуляри, отчети и други обекти на базата данни. Освен това обяснява някои техники, които можете да използвате, за да добавите съществуващи данни във вашата нова база данни.

В тази статия

Общ преглед

Създаване на база данни с помощта на шаблон

Създаване на база данни без използване на шаблон

Копиране на данни от друг източник в таблица на Access

Импортиране, добавяне или свързване на данни от друг източник

Добавяне на част на приложението

Отваряне на съществуваща база данни на Access

Общ преглед

Когато стартирате Access за първи път или когато затворите база данни, без да затваряте Access, се показва изгледът Microsoft Office Backstage.

Изгледът Backstage е отправна точка, от която можете да създадете нова база данни, да отворите съществуваща база данни, да прегледате актуално съдържание от Office.com – всичко, което Access може да прави с файл на база данни или извън база данни вместо вътре в база данни.

Създаване на база данни

Когато отворите Access, изгледът Backstage показва раздела Създай. Разделът Създай предоставя няколко начина за създаване на нова база данни:

  • Празна база данни    Можете да започнете от самото начало, ако желаете. Това е добър вариант, ако имате много специфични изисквания към проектирането или разполагате със съществуващи данни, които трябва да адаптирате или включите.

  • Шаблон, инсталиран заедно с Access    Помислете дали да не използвате шаблон, ако започвате нов проект и искате да напреднете бързо. Access се предоставя с няколко шаблона, инсталирани по подразбиране.

  • Шаблон от Office.com    Освен шаблоните, които се предоставят с Access, можете да намерите още много шаблони в Office.com. Дори не е необходимо да отваряте браузъра – шаблоните са достъпни от раздела Създай.

Добавяне към база данни

След като започнете да работите в база данни, можете да добавите полета, таблици или части на приложението.

Частите на приложението са функция, която ви позволява да използвате няколко свързани обекта на база данни заедно, все едно са един обект. Част на приложението например може да се състои от таблица и формуляр, който се базира на таблицата. Можете да добавите таблицата и формуляра едновременно с помощта на част на приложението.

Можете също да създадете заявки, формуляри, отчети и макроси – всички обекти на база данни, с които сте свикнали да работите.

Създаване на база данни с помощта на шаблон

Access се предоставя с разнообразие от шаблони, които можете да използвате наготово или като отправна точка. Шаблонът е готова за използване база данни, която съдържа всички таблици, заявки, формуляри, макроси и отчети, необходими за извършване на конкретна задача. Например има шаблони, които можете да използвате за проследяване на проблеми, управление на контакти или поддържане на регистър на разходите. Някои шаблони съдържат няколко примерни записа, целящи да демонстрират използването им.

Ако някой от тези шаблони отговаря на вашите нужди, използването му обикновено е най-бързият начин да започнете създаването на база данни. Ако обаче имате данни в друга програма, които искате да импортирате в Access, може да решите, че е по-добре да създадете база данни, без да използвате шаблон. Шаблоните имат предварително определена структура на данните и адаптирането на вашите съществуващи данни към структурата на шаблона може да изисква много работа.

  1. Ако сте отворили база данни, в раздела Файл щракнете върху Затвори. Изгледът Backstage показва раздела Създай.

  2. Няколко набора от шаблони са налични в раздела Създай, като някои от тях са вградени в Access. Можете да изтеглите допълнителни шаблони от Office.com. За подробности вижте следващия раздел в тази статия.

  3. Изберете шаблона, който искате да използвате.

  4. Access предлага файлово име за вашата база данни в полето Име на файла, като можете да промените името на файла, ако искате. За да запишете базата данни в папка, различна от показаната под полето за име на файла, щракнете върху изображение на бутон , намерете папката, в която искате да я запишете, след което щракнете върху OK. По избор можете да създадете и свържете вашата база данни със сайт на SharePoint.

    Забележка : Макар че и двете използват SharePoint, настолната база данни, свързана със сайт на SharePoint, не е същата като уеб база данни, използваща Access Services. За да използвате настолна база данни, трябва да имате инсталиран Access. Уеб база данни може да се използва с уеб браузър.

  5. Щракнете върху Създай.

    Access създава база данни въз основа на избрания от вас шаблон и след това я отваря. За много шаблони се показва формуляр, в който можете да започнете да въвеждате данни. Ако вашият шаблон съдържа примерни данни, можете да изтриете всеки запис, като щракнете върху селектора на записа (сивото поле или лента точно вляво от записа) и след това направите следното:

    В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Изтрий. изображение на бутон

  6. За да започнете да въвеждате данни, щракнете в първата празна клетка на формуляра и започнете да въвеждате. Използвайте навигационния екран, за да потърсите други формуляри или отчети, които може да искате да използвате. Някои шаблони включват формуляр за навигация, който ви позволява да се придвижвате между различните обекти на базата данни.

За повече информация относно работата с шаблони вижте статията Използване на шаблон за създаване на настолна база данни на Access.

Най-горе на страницата

Създаване на база данни без използване на шаблон

Ако не искате да използвате шаблон, можете да създадете база данни, като изградите свои собствени таблици, формуляри, отчети и други обекти на базата данни. В повечето случаи това включва едното или и двете от следните неща:

  • Въвеждане, поставяне или импортиране на данни в таблицата, която се създава, когато създадете нова база данни, и след това повтаряне на процеса с новите таблици, които създавате с помощта на командата Таблица в раздела Създаване.

  • Импортиране на данни от други източници и създаване на нови таблици в процеса.

Създаване на празна база данни

  1. В раздела Файл щракнете върху Създай и след това щракнете върху Празна база данни.

  2. Въведете файлово име в полето Име на файла. За да промените местоположението по подразбиране на файла, щракнете върху Търсене на местоположение за вашата база данни изображение на бутон (до полето Име на файла), отидете на новото местоположение и след това щракнете върху OK.

  3. Щракнете върху Създай.

    Access създава базата данни с празна таблица, озаглавена "Таблица1", след което отваря "Таблица1" в изглед на лист с данни. Курсорът се поставя в първата празна клетка в колоната Щракнете, за да добавите.

  4. Започнете да въвеждате, за да добавите данни, или поставете данни от друг източник, както е описано в раздела Копиране на данни от друг източник в таблица на Access.

Въвеждането на данни в изглед на лист с данни е направено така, че да прилича много на работата в работен лист на Excel. Структурата на таблицата се създава, докато въвеждате данните. Когато добавите нова колона в листа с данни, в таблицата се дефинира ново поле. Access автоматично задава тип данни на всяко поле въз основа на данните, които въвеждате.

Ако не искате в момента да въвеждате данни в "Таблица1", щракнете върху Затвори изображение на бутон . Ако сте извършили промени в таблицата, Access ви подканва да запишете промените. Щракнете върху Да, за да запишете промените, щракнете върху Не, за да ги отхвърлите, или щракнете върху Отказ, за да оставите таблицата отворена.

Съвет :  Access търси файл с име Blank.accdb в папката, намираща се на адрес [устройство на инсталиране]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Ако файлът съществува, Blank.accdb е шаблонът за всички нови празни бази данни с изключение на уеб базите данни. Цялото съдържание, което е включено във файла, се наследява от всички нови празни бази данни. Това е добър начин за разпространяване на съдържание по подразбиране, като например номера на части или фирмени правни забележки и правила. Не забравяйте, че Blank.accdb не оказва влияние върху създаването на празни нови уеб бази данни.

Важно : Ако затворите "Таблица1", без да я запишете поне веднъж, Access изтрива цялата таблица – дори ако сте въвели данни в нея.

Добавяне на таблица

Можете да добавите нови таблици към съществуваща база данни, като използвате командите в групата Таблици на раздела Създаване.

изображение на лентата на access

Създаване на таблица със започване от изгледа на лист с данни    В изгледа на лист с данни можете да въведете данни незабавно и да оставите Access да изгради структурата на таблицата във фонов режим. Имената на полетата се присвояват в числова последователност ("Поле1", "Поле2" и т.н.) и Access автоматично задава типа данни за всяко поле въз основа на данните, които въвеждате.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица. изображение на бутон

    Access създава таблицата и избира първата празна клетка в колоната Щракнете, за да добавите.

  2. В раздела Полета, в групата Добавяне и изтриване щракнете върху типа на полето, което искате да добавите. Ако не виждате желания тип, щракнете върху Още полета изображение на бутон .

  3. Access показва списък с често използвани типове полета. Щракнете върху желания тип поле и Access ще добави новото поле към листа с данни в точката на вмъкване.

    Можете да преместите полето, като го плъзнете. Когато плъзнете поле в лист с данни, се появява вертикална лента за вмъкване на мястото, където ще бъде поставено полето.

  4. За да добавите данни, започнете да въвеждате в първата празна клетка или поставете данни от друг източник, както е описано в раздела Копиране на данни от друг източник в таблица на Access.

  5. За да преименувате колона (поле), щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете новото име.

    Трябва да дадете смислено име на всяко поле, така че да можете да разберете какво съдържа, когато го видите в екрана Списък с полета.

  6. За да преместите колона, щракнете върху заглавието й, за да я изберете, след което плъзнете колоната в желаното местоположение. Можете също така да изберете няколко съседни колони и след това да ги плъзнете в ново местоположение наведнъж. За да изберете няколко съседни колони, щракнете върху заглавката на първата колона и след това, докато държите натиснат клавиша SHIFT, щракнете върху заглавката на последната колона.

Създаване на таблица, започвайки от режим на проектиране    В режим на проектиране първо създавате структурата на таблицата. След това трябва да превключите в изглед на лист с данни, за да въведете данни, или да въведете данни чрез някой друг метод, като например поставяне или импортиране.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Структура на таблица. изображение на бутон

  2. За всяко поле в таблицата въведете име в колоната Име на полето, след което изберете тип данни от списъка Тип на данните.

  3. Ако искате, можете да въведете описание за всяко поле в колоната Описание. След това описанието ще се показва в лентата на състоянието, когато курсорът се намира в това поле в изглед на лист с данни. Описанието се използва също и като текст на лентата на състоянието за всички контроли във формуляр или отчет, който създавате чрез плъзгане на полето от екрана Списък с полета, както и за всички контроли, създадени за това поле, когато използвате съветника за формуляри или съветника за отчети.

  4. След като добавите всички желани полета, запишете таблицата:

    • В раздела Файл щракнете върху Запиши.

  5. Можете по всяко време да започнете да въвеждате данни в таблицата, като превключите в изглед на лист с данни и щракнете в първата празна клетка. Можете също да поставите данни от друг източник, както е описано в раздела Копиране на данни от друг източник в таблица на Access.

Задаване на свойствата на полетата в режим на проектиране    Независимо как сте създали таблицата, добре е да прегледате и зададете свойствата на полетата. Макар че някои свойства са достъпни в изгледа на лист с данни, други свойства могат да бъдат зададени само в режим на проектиране. За да превключите в режим на проектиране, щракнете с десния бутон върху таблицата в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране. За да видите свойствата на дадено поле, щракнете върху полето в мрежата за проектиране. Свойствата се показват отдолу на мрежата за проектиране под Свойства на полето.

За да видите описание на всяко свойство на полето, щракнете върху свойството и прочетете описанието в полето до списъка със свойства под Свойства на полето. Можете да получите по-подробна информация, като щракнете върху бутона за помощ.

Таблицата по-долу описва някои от често настройваните свойства на полетата.

Свойство

Описание

Размер на полето

За текстови полета това свойство задава максималния брой знаци, които могат да бъдат съхранявани в полето. Максималният брой е 255. За числови полета това свойство задава типа числа, които ще се съхраняват (Long Integer, Double и т.н.). За най-ефективно съхраняване на данни е препоръчително да заделите най-малкото място, което смятате, че ще е необходимо за данните. Можете да увеличите стойността по-късно, ако е необходима промяна.

Формат

Това свойство задава начина на показване на данните. То не засяга начина, по който действителните данни се съхраняват в полето. Можете да изберете предварително дефиниран формат или да въведете формат по избор.

Маска на въвеждане

Използвайте това свойство, за да зададете шаблон за всички данни, които ще се въвеждат в това поле. Това гарантира, че всички данни ще бъдат въведени правилно и че ще съдържат необходимия брой знаци. За помощ относно създаването на маска на въвеждане щракнете върху Бутон на конструктор от дясната страна на полето на свойството.

Стойност по подразбиране

Използвайте това свойство, за да зададете стойността по подразбиране, която ще се показва в полето при всяко добавяне на нов запис. Ако например имате поле от тип "Дата/час", в което искате винаги да се записва датата на добавяне на записа, можете да въведете "Date()" (без кавичките) като стойност по подразбиране.

Задължително

Това свойство определя дали е задължително да се въведе стойност в полето. Ако зададете Да за това свойство, Access не ви позволява да добавите нов запис, ако не е въведена стойност за това поле.

Най-горе на страницата

Копиране на данни от друг източник в таблица на Access

Ако в момента данните ви се съхраняват в друга програма, например Excel, можете да ги копирате и поставите в таблица на Access. Обикновено това работи най-добре, ако данните вече са разделени в колони, както са в работен лист на Excel. Ако данните ви са в текстообработваща програма, най-добре е да разделите колоните с данни, като използвате табулации, или да преобразувате данните в таблица в текстообработващата програма, преди да ги копирате. Ако данните ви се нуждаят от редактиране или обработка (например разделяне на пълни имена на собствени и фамилни имена), може да искате да направите това, преди да копирате данните, особено ако не познавате добре Access.

Когато поставите данни в празна таблица, Access задава типа на данните за всяко поле в зависимост от вида на данните, които открива в него. Ако например поставено поле съдържа само стойности за дата, Access прилага типа данни "Дата/час" към това поле. Ако поставеното поле съдържа само думите "да" и "не", Access прилага типа данни "Да/не" към полето.

Access наименува полетата в зависимост от това, което намира в първия ред на поставените данни. Ако първият ред на поставените данни е подобен по вид на следващите редове, Access определя, че първият ред е част от данните, и присвоява общите имена към полетата (F1, F2 и т.н.). Ако първият ред на поставените данни не е подобен на следващите редове, Access определя, че първият ред се състои от имената на полетата. Access наименува полетата в съответствие с това и не включва първия ред в данните.

Ако Access присвои общи имена към полетата, трябва да ги преименувате възможно най-скоро, за да избегнете объркване. Използвайте следната процедура:

  1. Натиснете CTRL+S, за да запишете таблицата.

  2. В изглед на лист с данни щракнете двукратно върху всяко заглавие на колона и след това въведете описателно име на поле за всяка колона.

  3. Запишете таблицата отново.

Забележка : Можете също да преименувате полетата, като превключите в режим на проектиране и редактирате имената на полетата там. За да превключите в режим на проектиране, щракнете с десен бутон върху таблицата в навигационния екран и щракнете върху Режим на проектиране. За да превключите обратно към изглед на лист с данни, щракнете двукратно върху таблицата в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Импортиране, добавяне или свързване на данни от друг източник

Може да имате данни, които се съхраняват в друга програма, и искате да импортирате тези данни в нова таблица или да ги добавите към съществуваща таблица в Access. Или може да работите с хора, които съхраняват данните си в други програми, и искате да работите с тях в Access, като ги свържете. И в двата случая Access улеснява работата с данни от други източници. Можете да импортирате данни от работен лист на Excel, от таблица в друга база данни на Access, от списък на SharePoint или от редица други източници. Използваният процес се различава малко в зависимост от източника, но процедурата по-долу ще ви помогне да започнете.

  1. В Access изберете раздела Външни данни и в групата Импортиране и свързване щракнете върху командата за типа файл, който искате да импортирате.

    Групата "Импортиране и свързване" в раздела "Външни данни"

    Ако например импортирате данни от работен лист на Excel, щракнете върху Excel. Ако не виждате типа програма, който ви е необходим, щракнете върху Още.

    Забележка : Ако не можете да намерите правилния тип формат в групата Импортиране и свързване, може да се наложи да стартирате програмата, в която първоначално сте създали данните, и след това да използвате тази програма, за да запишете данните в често използван файлов формат (например текстов файл с разделители), преди да можете да импортирате данните в Access.

  2. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни щракнете върху Преглед, за да намерите файла източник на данните, или да въведете пълния път до файла източник на данните в полето Име на файла.

  3. Щракнете върху желаната опция (всички програми ви позволяват импортиране, а някои ви позволяват добавяне или свързване) под Задайте как и къде искате да съхранявате данните в текущата база данни. Можете да създадете нова таблица, която използва импортираните данни, или (при някои програми) да добавите данните към съществуваща таблица или да създадете свързана таблица, която запазва връзка към данните в програмата източник.

  4. Ако се стартира съветник, следвайте инструкциите на следващите няколко страници на съветника. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

    Ако импортирате обекти или свързвате таблици от база данни на Access, ще се появи диалоговият прозорец Импортиране на обекти или Свързване на таблици. Изберете желаните елементи и щракнете върху OK.

    Точният процес зависи от това дали ще изберете импортиране, добавяне или свързване на данните.

  5. Access ви подканва да изберете дали искате да запишете подробностите относно операцията за импортиране, които току-що сте завършили. Ако смятате, че може да ви се наложи да извършите същата операцията за импортиране в бъдеще, щракнете върху Записване на стъпките на импортирането и след това въведете подробностите. След това ще можете лесно да повторите операцията в бъдеще чрез щракване върху Записани импортирани данни изображение на бутон групата Импортиране и свързване на раздела Външни данни. Ако не искате да записвате подробностите за операцията, щракнете върху Затвори.

Ако сте избрали да импортирате таблица, Access ще импортира данните в нова таблица и след това ще покаже таблицата в групата Таблици в навигационния екран. Ако сте избрали да добавите данни към съществуваща таблица, данните се добавят към съответната таблица. Ако сте избрали да свържете данни, Access създава свързана таблица в групата Таблици в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Добавяне на част на приложението

Можете да използвате част на приложението, за да добавите функционалност към съществуваща база данни. Частта на приложението може да се състои само от една таблица или може да включва няколко свързани обекта, като например таблица и свързан формуляр.

Частта на приложението "Коментари" например се състои от таблица с поле за ИД от тип автономериране, поле за дата и поле за бележка. Можете да я добавите към всяка база данни и да я използвате наготово или с минимално персонализиране.

  1. Отворете базата данни, в която искате да добавите част на приложението.

  2. Щракнете върху раздела Създаване.

  3. В групата Шаблони щракнете върху Части на приложението. Отваря се списък на наличните части.

  4. Щракнете върху частта на приложението, която искате да добавите.

Най-горе на страницата

Отваряне на съществуваща база данни на Access

  1. В раздела Файл щракнете върху Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори намерете базата данни, която искате да отворите.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Щракнете двукратно върху базата данни, за да я отворите в режима по подразбиране, указан в диалоговия прозорец Опции на Access, или в режима, зададен от административни правила.

    • Щракнете върху Отвори, за да отворите базата данни за споделен достъп в среда за множество потребители, така че вие и другите потребители да можете да четете и пишете в базата данни.

    • Щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори само за четене, за да отворите базата данни с достъп само за четене, така че да можете да я преглеждате, но не и да я редактирате. Другите потребители все още могат да четат и пишат в базата данни.

    • Щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отваряне в монополен режим, за да отворите базата данни с монополен достъп. Когато сте отворили база данни с монополен достъп, всеки друг, който се опита да отвори базата данни, ще получи съобщение "файлът вече се използва".

    • Щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвари в монополен режим само за четене, за да отворите базата данни с достъп само за четене. Другите потребители все още могат да отварят базата данни, но са ограничени в режим само за четене.

Забележка : Можете директно да отворите файл с данни във външен файлов формат, като например на dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Можете също така да отворите директно всеки ODBC източник на данни, като например Microsoft SQL Server. Access автоматично създава нова база данни на Access в същата папка като файла с данни и добавя връзки към всяка таблица във външната база данни.

Съвети

  • За да отворите една от последно отваряните бази данни, в раздела Файл щракнете върху Последни и след това щракнете върху името на файла за съответната база данни. Access отваря базата данни, като използва същите настройки на опциите, които са били зададени при последното отваряне на базата данни. Ако списъкът с последно използвани файлове не се показва, в раздела Файл щракнете върху Опции. В диалоговия прозорец Опции на Access щракнете върху Настройки на клиента. Под Показване въведете броя на документите, които да се показват в списъка с последни документи, до максимум 50.

    Можете също да покажете последно използваните бази данни в навигационната лента на изгледа Backstage, за да можете с две щраквания да осъществявате достъп до: 1) раздела Файл, 2) последно използвана база данни, която искате да отворите. Близо до долната част на раздела Последни поставете отметка в квадратчето Бърз достъп до следния брой последни бази данни, след което задайте броя на базите данни за показване.

  • Ако отваряте база данни чрез щракване върху командата Отвори в раздела Файл, можете да видите списък с преки пътища към базите данни, които сте отваряли по-рано, като щракнете върху Моите последни документи в диалоговия прозорец Отвори.

Най-горе на страницата

Какво искате да направите?

Информация за страницата ''Начално запознаване с Microsoft Office Access''

Създаване на база данни с помощта на шаблон

Създаване на база данни без използване на шаблон

Копиране на данни от друг източник в таблица на Access

Импортиране, добавяне или свързване на данни от друг източник

Отваряне на съществуваща база данни на Access

Създаване на празен шаблон по избор

Информация за страницата ''Начално запознаване с Microsoft Office Access''

Когато стартирате Access за първи път или когато затворите база данни, без да затваряте Access, се показва страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access.

Страницата "Начално запознаване с Microsoft Office Access"

Тази страница е отправна точка, от която можете да създадете нова база данни, да отворите съществуваща база данни или да прегледате актуално съдържание от Microsoft Office Online.

Създаване на база данни с помощта на шаблон

Access ви предоставя голямо разнообразие от шаблони, които можете да използвате, за да ускорите процеса на създаване на база данни. Шаблонът е готова за използване база данни, която съдържа всички таблици, заявки, формуляри и отчети, необходими за изпълнение на конкретна задача. Например има шаблони, които можете да използвате за проследяване на проблеми, управление на контакти или поддържане на регистър на разходите. Някои шаблони съдържат няколко примерни записа, целящи да демонстрират използването им. Шаблоните за база данни могат да се използват наготово или можете да ги персонализирате, за да отговарят по-добре на нуждите ви.

Ако някой от тези шаблони отговаря на вашите нужди, използването му обикновено е най-бързият начин да започнете създаването на база данни. Ако обаче имате данни в друга програма, които искате да импортирате в Access, може да решите, че е по-добре да създадете база данни, без да използвате шаблон. Шаблоните имат предварително определена структура на данните и адаптирането на вашите съществуващи данни към структурата на шаблона може да изисква много работа.

  1. Ако сте отворили база данни, щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Затвори базата данни изображение на бутон , за да покажете страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access.

  2. Няколко актуални шаблона се показват в средата на страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access, а други стават достъпни, когато щракнете върху връзките в екрана Категории шаблони. Можете да изтеглите допълнителни шаблони от уеб сайта на Office Online. За подробности вижте следващия раздел в тази статия.

  3. Щракнете върху шаблона, който искате да използвате.

  4. Access предлага файлово име за вашата база данни в полето Име на файла, като можете да промените името на файла, ако искате. За да запишете базата данни в папка, различна от показаната под полето за име на файла, щракнете върху изображение на бутон , намерете папката, в която искате да я запишете, след което щракнете върху OK. По избор можете да създадете и свържете вашата база данни със сайт на SharePoint.

  5. Щракнете върху Създай (или Изтегляне за шаблон от Office Online).

    Access създава или изтегля базата данни и след това я отваря. Показва се формуляр, в който можете да започнете да въвеждате данни. Ако вашият шаблон съдържа примерни данни, можете да изтриете всеки запис, като щракнете върху селектора на записа (сивото поле или лента точно вляво от записа) и след това направите следното:

    В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Изтрий. изображение на бутон

  6. За да започнете да въвеждате данни, щракнете в първата празна клетка на формуляра и започнете да въвеждате. Използвайте навигационния екран, за да потърсите други формуляри или отчети, които може да използвате.

Изтегляне на шаблон от Office Online

Ако в страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access не можете да откриете шаблон, който отговаря на вашите нужди, и сте свързани към интернет, можете да разгледате уеб сайта на Office Online за по-голям избор.

  1. В страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access под Повече на Office Online щракнете върху Шаблони.

    Началната страница "Шаблони" на Office Online се показва в прозореца на вашия браузър.

  2. Използвайте навигацията и инструментите за търсене на Office Online, за да намерите шаблона на Access, който бихте искали да използвате, и следвайте инструкциите, за да го изтеглите. Когато изтеглите шаблон, файл на база данни се изтегля на компютъра ви и се отваря в нов екземпляр на Access. В повечето случаи шаблонът е проектиран да отвори формуляр за въвеждане на данни, така че да можете веднага да започнете да въвеждате данните.

За повече информация относно работата с шаблони вижте статията Ръководство за шаблоните за Access 2007.

Най-горе на страницата

Създаване на база данни без използване на шаблон

Ако не искате да използвате шаблон, можете да създадете база данни, като изградите свои собствени таблици, формуляри, отчети и други обекти на базата данни. В повечето случаи това обикновено включва едното или и двете от следните неща:

  • Въвеждане, поставяне или импортиране на данни в таблицата, която се създава, когато създадете нова база данни, и след това повтаряне на процеса с новите таблици, които създавате с помощта на командата Таблица в раздела Създаване.

  • Импортиране на данни от други източници и създаване на нови таблици в процеса.

Създаване на празна база данни
  1. В страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access под Нова празна база данни щракнете върху Празна база данни.

    Бутон "Празна база данни"

  2. В екрана Празна база данни въведете файлово име в полето Име на файла. Ако не зададете разширение на файловото име, Access го добавя вместо вас. За да промените местоположението по подразбиране на файла, щракнете върху Търсене на местоположение за вашата база данни изображение на бутон (до полето Име на файла), отидете на новото местоположение и след това щракнете върху OK.

  3. Щракнете върху Създай.

    Access създава базата данни с празна таблица, озаглавена "Таблица1", след което отваря "Таблица1" в изглед на лист с данни. Курсорът се поставя в първата празна клетка в колоната Добавяне на ново поле.

  4. Започнете да въвеждате, за да добавите данни, или поставете данни от друг източник, както е описано в раздела Копиране на данни от друг източник в таблица на Access.

Въвеждането на информация в изглед на лист с данни е направено така, че да прилича много на работата в работен лист на Microsoft Office Excel 2007. Структурата на таблицата се създава, докато въвеждате данните – всеки път, когато добавите нова колона към таблицата, се дефинира ново поле. Access автоматично задава тип данни на всяко поле въз основа на данните, които въвеждате.

Ако не искате в момента да въвеждате информация в "Таблица1", щракнете върху Затвори изображение на бутон . Ако сте извършили промени в таблицата, Access ви подканва да запишете промените в таблицата. Щракнете върху Да, за да запишете промените, щракнете върху Не, за да ги отхвърлите, или щракнете върху Отказ, за да оставите таблицата отворена.

Важно : Ако затворите "Таблица1", без да я запишете поне веднъж, Access изтрива цялата таблица – дори ако сте въвели данни в нея.

Добавяне на таблица

Можете да добавите нови таблици към съществуваща база данни, като използвате командите в групата Таблици на раздела Създаване.

Добавяне на приложение

Създаване на таблица със започване от изгледа на лист с данни    В изгледа на лист с данни можете да въведете данни незабавно и да оставите Access да изгради структурата на таблицата във фонов режим. Имената на полетата се присвояват в числова последователност ("Поле1", "Поле2" и т.н.) и Access автоматично задава типа данни за всяко поле въз основа на данните, които въвеждате.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица. изображение на бутон

    Access създава таблицата и избира първата празна клетка в колоната Добавяне на ново поле.

    Забележка : Ако не виждате колона Добавяне на ново поле, може да се намирате в режим на проектиране, а не в изглед на лист с данни. За да превключите към изглед на лист с данни, щракнете двукратно върху таблицата в навигационния екран. Access ви подканва да запишете новата таблица и след това превключва към изглед на лист с данни.

  2. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Ново поле. изображение на бутон

    Access показва екрана Шаблони за полета, който съдържа списък с често използвани типове полета. Ако щракнете двукратно върху едно от тези полета или го плъзнете в листа с данни, Access добавя поле с това име и задава стойности на свойствата му, които са подходящи за този тип поле. Можете да промените свойствата по-късно, ако желаете. Ако плъзгате полето, трябва да го плъзнете върху област от листа с данни, която съдържа данни. Появява се вертикална лента за вмъкване, показваща къде ще се намира полето.

  3. За да добавите данни, започнете да въвеждате в първата празна клетка или поставете данни от друг източник, както е описано в раздела Копиране на данни от друг източник в таблица на Access.

  4. За да преименувате колона (поле), щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете новото име.

    Добра практика е да давате смислено име на всяко поле, така че да можете да разберете какво съдържа, когато го видите в екрана Списък с полета.

  5. За да преместите колона, щракнете върху заглавието й, за да я изберете, след което плъзнете колоната в желаното местоположение.

    Можете също така да изберете няколко съседни колони и след това да ги плъзнете в ново местоположение наведнъж. За да изберете няколко съседни колони, щракнете върху заглавката на първата колона и след това, докато държите натиснат клавиша SHIFT, щракнете върху заглавката на последната колона.

Създаване на таблица, започвайки от режим на проектиране    В режим на проектиране първо създавате структурата на новата таблица. След това трябва да превключите в изглед на лист с данни, за да въведете данни, или да въведете данни чрез някой друг метод, като например поставяне или импортиране.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Структура на таблица. изображение на бутон

  2. За всяко поле в таблицата въведете име в колоната Име на полето, след което изберете тип данни от списъка Тип на данните.

    Забележка : Ако не виждате колоните Име на полето и Тип на данните, може да се намирате в изглед на лист с данни, а не в режим на проектиране. За да превключите на режим на проектиране, щракнете с десен бутон върху таблицата в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране изображение на бутон . Access ви подканва да въведете име за новата таблица и след това превключва на режим на проектиране.

  3. Ако искате, можете да въведете описание за всяко поле в колоната Описание. След това описанието ще се показва в лентата на състоянието, когато курсорът се намира в това поле в изглед на лист с данни. Описанието се използва също и като текст на лентата на състоянието за всички контроли във формуляр или отчет, който създавате чрез плъзгане на полето от екрана Списък с полета, както и за всички контроли, създадени за това поле, когато използвате съветника за формуляри или съветника за отчети.

  4. След като добавите всички желани полета, запишете таблицата:

    • Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши или натиснете CTRL+S изображение на бутон .

  5. Можете по всяко време да започнете да въвеждате данни в таблицата, като превключите в изглед на лист с данни и щракнете в първата празна клетка. Можете също да поставите данни от друг източник, както е описано в раздела Копиране на данни от друг източник в таблица на Access.

Създаване на таблица с помощта на шаблон    Access предоставя шаблони за често използвани типове таблици. С едно щракване на мишката можете да създадете пълна структура на таблица с вече конфигурирани и готови за използване полета. Ако е необходимо, след това можете да добавите или премахнете полета, така че таблицата да отговаря на вашите нужди.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Шаблони за таблици и след това изберете един от наличните шаблони от списъка.

  2. За да добавите данни, започнете да въвеждате в първата празна клетка или поставете данни от друг източник, както е описано в раздела Копиране на данни от друг източник в таблица на Access.

    • Изтриване на колона    

      1. Щракнете с десния бутон върху заглавието на колоната, след което щракнете върху Изтрий колоната изображение на бутон .

    • Добавяне на нова колона    

      1. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Ново поле. изображение на бутон

      2. Access показва екрана Шаблони за полета, който съдържа списък с често използвани типове полета. Ако щракнете двукратно върху едно от тези полета или го плъзнете в листа с данни, Access добавя поле с това име и задава стойности на свойствата му, които са подходящи за този тип поле. Можете да промените свойствата по-късно, ако желаете. Ако плъзгате полето, трябва да го плъзнете върху област от листа с данни, която съдържа данни. Появява се вертикална лента за вмъкване, показваща къде ще се намира полето.

  3. Запишете таблицата:

    • Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши или натиснете CTRL+S изображение на бутон .

Задаване на свойствата на полетата в режим на проектиране    Независимо как сте създали таблицата, добре е да прегледате и зададете свойствата на полетата. Това може да бъде извършено само в режим на проектиране. За да превключите в режим на проектиране, щракнете с десния бутон върху таблицата в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране. За да видите свойствата на дадено поле, щракнете върху полето в мрежата за проектиране. Свойствата се показват отдолу на мрежата за проектиране под Свойства на полето.

За да видите описание на всяко свойство на полето, щракнете върху свойството и прочетете описанието в полето до списъка със свойства под Свойства на полето. Можете да получите по-подробна информация, като натиснете F1.

Таблицата по-долу описва някои от често настройваните свойства на полетата.

Свойство

Описание

Размер на полето

За текстови полета това свойство задава максималния брой знаци, които могат да бъдат съхранявани в полето. Максималният брой е 255. За числови полета това свойство задава типа числа, които ще се съхраняват (Long Integer, Double и т.н.). За най-ефективно съхраняване на данни е препоръчително да заделите най-малкото място, което смятате, че ще е необходимо за данните. Можете да увеличите стойността по-късно, ако е необходима промяна.

Формат

Това свойство задава начина на показване на данните. То не засяга начина, по който действителните данни се съхраняват в полето. Можете да изберете предварително дефиниран формат или да въведете формат по избор.

Маска на въвеждане

Използвайте това свойство, за да зададете шаблон за всички данни, които ще се въвеждат в това поле. Това гарантира, че всички данни ще бъдат въведени правилно и че ще съдържат необходимия брой знаци. За помощ относно създаването на маска на въвеждане щракнете върху Бутон на конструктор от дясната страна на полето на свойството.

Стойност по подразбиране

Използвайте това свойство, за да зададете стойността по подразбиране, която ще се показва в полето при всяко добавяне на нов запис. Ако например имате поле от тип "Дата/час", в което искате винаги да се записва датата на добавяне на записа, можете да въведете "Date()" (без кавичките) като стойност по подразбиране.

Задължително

Това свойство определя дали е задължително да се въведе стойност в полето. Ако зададете Да за това свойство, Access не ви позволява да добавите нов запис, ако не е въведена стойност за това поле.

Най-горе на страницата

Копиране на данни от друг източник в таблица на Access

Ако в момента данните ви се съхраняват в друга програма, например Office Excel 2007, можете да ги копирате и поставите в таблица на Access. Обикновено това работи най-добре, ако данните вече са разделени в колони, както са в работен лист на Excel. Ако данните ви са в текстообработваща програма, най-добре е да разделите колоните с данни, като използвате табулации, или да преобразувате данните в таблица в текстообработващата програма, преди да ги копирате. Ако данните ви се нуждаят от редактиране или обработка (например разделяне на пълни имена на собствени и фамилни имена), може да искате да направите това, преди да копирате данните, особено ако не познавате добре Access.

Когато поставите данни в празна таблица, Access задава типа на данните за всяко поле в зависимост от вида на данните, които открива в него. Ако например поставено поле съдържа само стойности за дата, Access прилага типа данни "Дата/час" към това поле. Ако поставеното поле съдържа само думите "да" и "не", Access прилага типа данни "Да/не" към полето.

Access наименува полетата в зависимост от това, което намира в първия ред на поставените данни. Ако първият ред на поставените данни е подобен по вид на следващите редове, Access определя, че първият ред е част от данните, и присвоява общите имена към полетата (F1, F2 и т.н.). Ако първият ред на поставените данни не е подобен на следващите редове, Access определя, че първият ред се състои от имената на полетата. Access наименува полетата в съответствие с това и не включва първия ред в данните.

Ако Access присвои общи имена към полетата, трябва да ги преименувате възможно най-скоро, за да избегнете объркване. Използвайте следната процедура:

  1. Запишете таблицата.

    • Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши или натиснете CTRL+S изображение на бутон .

  2. В изглед на лист с данни щракнете двукратно върху всяко заглавие на колона и след това въведете валидно име на поле за всяка колона. Може да изглежда, че въвеждате върху данни, но редът със заглавията на колоните съдържа имена на полета, а не данни.

  3. Запишете таблицата отново.

Забележка : Можете също да преименувате полетата, като превключите в режим на проектиране и редактирате имената на полетата там. За да превключите в режим на проектиране, щракнете с десен бутон върху таблицата в навигационния екран и щракнете върху Режим на проектиране. За да превключите обратно към изглед на лист с данни, щракнете двукратно върху таблицата в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Импортиране, добавяне или свързване на данни от друг източник

Може да имате данни, които се съхраняват в друга програма, и бихте искали да импортирате тези данни в нова таблица или да ги добавите към съществуваща таблица в Access. Или може да работите с хора, които съхраняват данните си в други програми, и искате да работите с тях в Access, като ги свържете. И в двата случая Access улеснява работата с данни от други източници. Можете да импортирате данни от работен лист на Excel, от таблица в друга база данни на Access, от списък на SharePoint или от редица други източници. Използваният процес се различава малко в зависимост от източника, но процедурата по-долу ще ви помогне да започнете.

  1. В Access изберете раздела Външни данни и в групата Импортиране щракнете върху командата за типа файл, който искате да импортирате.

    Добавяне на приложение

    Ако например импортирате данни от работен лист на Excel, щракнете върху Excel. Ако не виждате типа програма, който ви е необходим, щракнете върху Още.

    Забележка : Ако не можете да намерите правилния тип формат в групата Импортиране, може да се наложи да стартирате програмата, в която първоначално сте създали данните, и след това да използвате тази програма, за да запишете данните в често използван файлов формат (например текстов файл с разделители), преди да можете да импортирате данните в Access.

  2. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни щракнете върху Преглед, за да намерите файла източник на данните, или да въведете пълния път до файла източник на данните в полето Име на файла.

  3. Щракнете върху желаната опция (всички програми ви позволяват импортиране, а някои ви позволяват добавяне или свързване) под Задайте как и къде искате да съхранявате данните в текущата база данни. Можете да създадете нова таблица, която използва импортираните данни, или (при някои програми) да добавите данните към съществуваща таблица или да създадете свързана таблица, която запазва връзка към данните в програмата източник.

  4. Ако се стартира съветник, следвайте инструкциите на следващите няколко страници на съветника. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

    Ако импортирате обекти или свързвате таблици от база данни на Access, ще се появи диалоговият прозорец Импортиране на обекти или Свързване на таблици. Изберете желаните елементи и щракнете върху OK.

    Точният процес зависи от това дали ще изберете импортиране, добавяне или свързване на данните.

  5. Access ви подканва да изберете дали искате да запишете подробностите относно операцията за импортиране, които току-що сте завършили. Ако смятате, че може да ви се наложи да извършите същата операцията за импортиране в бъдеще, щракнете върху Записване на стъпките на импортирането и след това въведете подробностите. След това ще можете лесно да повторите операцията по-късно чрез щракване върху Записани импортирани данни изображение на бутон групата Импортиране на раздела Външни данни. Ако не искате да записвате подробностите за операцията, щракнете върху Затвори.

Ако сте избрали да импортирате таблица, Access ще импортира данните в нова таблица и след това ще покаже таблицата в групата Таблици в навигационния екран. Ако сте избрали да добавите данни към съществуваща таблица, данните се добавят към съответната таблица. Ако сте избрали да свържете данни, Access създава свързана таблица в групата Таблици в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Отваряне на съществуваща база данни на Access
  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това върху Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори намерете базата данни, която искате да отворите.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Щракнете двукратно върху базата данни, за да я отворите в режима по подразбиране, указан в диалоговия прозорец Опции на Access, или в режима, зададен от административни правила.

    • Щракнете върху Отвори, за да отворите базата данни за споделен достъп в среда за множество потребители, така че вие и другите потребители да можете да четете и пишете в базата данни.

    • Щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори само за четене, за да отворите базата данни с достъп само за четене, така че да можете да я преглеждате, но не и да я редактирате. Другите потребители все още могат да четат и пишат в базата данни.

    • Щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отваряне в монополен режим, за да отворите базата данни с монополен достъп. Когато сте отворили база данни с монополен достъп, всеки друг, който се опита да отвори базата данни, ще получи съобщение "файлът вече се използва".

    • Щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвари в монополен режим само за четене, за да отворите базата данни с достъп само за четене. Другите потребители все още могат да отварят базата данни, но са ограничени в режим само за четене.

Ако не можете да намерите базата данни, която искате да отворите    

  1. В диалоговия прозорец Отвори щракнете върху Моят компютър или щракнете върху Моят компютър в падащия списък Търси в.

  2. В списъка с устройства щракнете с десния бутон върху устройството, което смятате, че може да съдържа базата данни, след което щракнете върху Търсене.

  3. Въведете вашите критерии за търсене в диалоговия прозорец Резултати от търсенето, след което щракнете върху Търсене, за да потърсите базата данни.

  4. Ако базата данни бъде намерена, щракнете двукратно върху нея, за да я отворите.

  5. Трябва да щракнете върху Отказ в диалоговия прозорец Отвори, за да се отвори базата данни. След това затворете диалоговия прозорец Резултати от търсенето.

Забележка : Можете директно да отворите файл с данни във външен файлов формат, като например dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel. Можете също така да отворите директно всеки ODBC източник на данни, като например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматично създава нова база данни на Access в същата папка като файла с данни и добавя връзки към всяка таблица във външната база данни.

Съвети
  • За да отворите една от последно отваряните бази данни, щракнете върху името на файла на базата данни от списъка Отвори последно използваната база данни в страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access. Access отваря базата данни със същите настройки на опциите, които са били зададени при последното отваряне на базата данни. Ако списъкът с последно използвани файлове не се показва, щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , след което щракнете върху Опции на Access. В диалоговия прозорец Опции на Access щракнете върху Разширени. Под Показване въведете броя на документите, които да се показват в списъка с последни документи, до максимум девет.

  • Ако отваряте база данни чрез щракване върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и използване след това на командата Отвори, можете да видите списък с преки пътища към базите данни, които сте отваряли по-рано, като щракнете върху Моите последни документи в диалоговия прозорец Отвори.

Най-горе на страницата

Създаване на празен шаблон по избор

Когато създавате нова празна база данни, Access отваря нова таблица, в която можете да въведете данни, но не създава други обекти в базата данни. Ако искате други обекти, като например формуляри, отчети, макроси или допълнителни таблици, да са налични във всички нови бази данни, които създавате, можете да създадете празен шаблон по избор, който да съдържа тези обекти. След това при следващото създаване на нова база данни вашият шаблон вече ще съдържа тези обекти. Освен тези обекти шаблонът може да включва таблици, попълнени предварително с данни, както и всякакви специални настройки за конфигуриране, свойства на базата данни, препратки или код, с които искате да разполагате във всички нови бази данни.

Да предположим например, че имате колекция от макроси, които искате да използвате във всичките си проекти. Ако създадете празен шаблон, съдържащ тези макроси, Access ги включва във всички нови бази данни, които създавате.

Можете да създадете празни шаблони във файлов формат на Office Access 2007, файлов формат на Access 2002-2003 или файлов формат на Access 2000. Името на шаблона трябва да е Blank.accdb за файловия формат на Office Access 2007 и Blank.mdb за по-старите файлови формати.

  • Ако файловият формат по подразбиране е зададен на Access 2000 или Access 2002-2003, Access използва Blank.mdb като файлово име на празния шаблон. Новата база данни се създава в същия файлов формат като Blank.mdb. Например, дори ако вашият файлов формат по подразбиране е Access 2000, когато шаблонът с име Blank.mdb е във файлов формат на Access 2002-2003, всички нови бази данни, които създавате, ще бъдат във файлов формат на Access 2002-2003.

  • Ако вашият файлов формат по подразбиране е зададен на Access 2007, Access използва Blank.accdb като файлово име на празния шаблон.

Как да променя файловия формат по подразбиране?

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , а после върху Опции на Access.

  2. В диалоговия прозорец Опции на Access щракнете върху Популярни.

  3. Под Създаване на бази данни изберете желания формат от падащия списък Файлов формат по подразбиране.

За да създадете празен шаблон, направете едно от следните неща:

  • Създайте нова база данни (можете да я наречете Blank или да й дадете временно име) и след това импортирайте или създайте обектите, които искате да включите в шаблона.

  • Направете копие на съществуваща база данни, съдържаща обектите, които искате да присъстват в шаблона, след което изтрийте обектите, които не желаете.

След като добавите желаните обекти в шаблона, трябва да го запишете на определено място.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , след което посочете Запиши като.

  2. Под Записване на базата данни в друг формат щракнете върху желания файлов формат за шаблона.

  3. В диалоговия прозорец Запиши като отидете в една от следните две папки за шаблони:

    • Папка за системни шаблони    Например C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Папката за потребителски шаблони    Например:

      • В Windows Vista    c:\Потребители\потребителско име\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • В Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP    C:\Документи и настройки\потребителско име\Application Data\Microsoft\Templates

        Забележка : Празен шаблон в папката за системни шаблони замества празните шаблони във всички папки за потребителски шаблони.

  4. В полето Име на файла въведете Blank.accdb (или Blank.mdb, ако създавате шаблон в по-ранна версия), след което щракнете върху Запиши.

След като новият шаблон е вече на място, когато създавате нова празна база данни, обектите в шаблона се включват във всяка нова база данни, която създавате по подразбиране. Access отваря нова таблица в изглед на лист с данни, както когато създавате нови празни бази данни, без да използвате шаблон.

За да спрете да използвате празния шаблон, изтрийте или преименувайте файла с име Blank.accdb (или Blank.mdb за по-ранни версии на Access).

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×