Създаване на изгледи на обобщена таблица или обобщена диаграма в настолна база данни на Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да използвате изгледите на обобщена таблица и обобщена диаграма, когато трябва или да направите интерактивен анализ на данни, или да създадете динамични интерактивни диаграми. Тази статия обяснява стъпките, необходими за създаване и персонализиране на всеки изглед.

Какво искате да направите?

Научете повече за изгледите на обобщена таблица

Примерен изглед на обобщена таблица

Изглед на подробни данни

Преглед на отделни елементи

Създаване на изглед на обобщена таблица

Стъпка 1: Създаване на заявка

Стъпка 2: Отворете заявката в изглед на обобщена таблица

Стъпка 3: Добавяне на полета за данни към изгледа на обобщена таблица

Добавяне на полета за редове

Добавяне на полета за колони

Добавяне на полета за подробни данни

Добавяне на полета за филтър

Преместване на поле

Изтриване на поле

Стъпка 4: Добавяне на полета за изчисляеми подробни данни и сумарни полета в изгледа

Добавяне на полета за изчисляеми подробни данни

Добавяне на сумарни полета

Стъпка 5: Промяна на надписите на полетата и форматиране на данни

Стъпка 6: Филтриране, сортиране и групиране на данни

Проектиране на изглед на обобщена диаграма

Разлики между изглед на обобщена таблица и изглед на обобщена диаграма

Примери за изглед на обобщена диаграма

Създаване на изглед на обобщена диаграма

Стъпка 1: Превключване към изглед на обобщена диаграма

Стъпка 2: Добавяне и премахване на полета в изгледа на обобщена диаграма

Добавяне на поле

Изтриване на поле

Стъпка 3: Групиране, филтриране и сортиране на данни

Групиране на данни

Филтриране на данни

Сортиране на данни

Стъпка 4: Променяне на типа на диаграмата

Стъпка 5: Добавяне на легенда

Стъпка 6: Редактиране и форматиране на текст

Надписи на осите

Етикети на данни

Стъпка 7: Форматиране на зона, заключена между осите

Обща информация за изгледите на обобщена таблица

Обобщената таблица е интерактивна таблица, която бързо комбинира и сравнява големи количества данни. Можете да завъртате нейните редове и колони, за да виждате различни обобщения на първичните данни и да показвате подробните данни за областите, от които се интересувате. Използвайте обобщена таблица, когато искате да анализирате свързани общи суми, особено когато имате дълъг списък с числа за сумиране и искате да сравните няколко факта за всяко число.

Примерен изглед на обобщена таблица

Следващата илюстрация показва заявка за данни от фактура в изглед на обобщена таблица. Този изглед показва само обобщените стойности.

Изглед на обобщена таблица

Полето Страна е филтрирано, за да показва данни само за САЩ.

Полето Регион по избор е поле от група по избор. Полетата от група по избор ви позволят да групирате елементи по желан от вас начин, за да постигнете по-добър анализ на данните. Тук елементите Град се групират в две категории: Западно крайбрежие и Останалата част на страната.

Обща стойност на транзакциите показва в процентно изражение общата стойност на транзакциите, извършени от продавач във всеки от двата региона.

Брой транзакции показва броя на транзакциите, извършени от продавач във всеки от двата региона.

В предната илюстрация можете лесно да сравните данни за различните продавачи и региони. Тъй като таблицата е интерактивна, можете да променяте бързо филтрите, общите суми и нивото на показаните детайли, така че да можете да анализирате вашите данни по различни начини.

Най-горе на страницата

Преглеждане на подробни данни

Можете да щракнете върху знака плюс (+) отдясно на продавач или под регион, за да видите отделни подробни записи. Следващата илюстрация показва подробни данни за Вяра Калнъкова.

Добавяне на граница или друг стил към картина

Тези полета за подробни данни съществуват в базовия източник на записите.

Изчисляемото поле за подробни данни използва израз, базиран на други полета за подробни данни.

Тези отделни транзакции се управляват от Вяра Калнъкова в региона на Западното крайбрежие.

В дъното на изгледа се показват обобщени полета и данни.

Можете да щракнете върху знака минус (-) отдясно на продавач или регион, за да скриете съответните подробни данни.

Забележка : Скриването на подробните данни подобрява техническите показатели на изгледа на обобщена таблица.

Най-горе на страницата

Преглеждане на отделни елементи

Когато област за колони има повече от едно поле, можете да щракнете върху знака плюс (+) или знака минус (-) вляво от елемента, за да покажете или да скриете елементи от по-ниско ниво. Например за да покажете обобщени или подробни данни за всеки град в западното крайбрежие, щракнете върху знака плюс (+) вляво от Западно крайбрежие.

Следващата илюстрация показва обобщените стойности за всеки град в групата "Западно крайбрежие".

Преглеждане на отделни елементи

Елементи на полето Град, които са групирани под групата по избор Западно крайбрежие.

Обобщени данни за Елджин.

Щракването тук показва клиенти, базирани в Елджин, и обобщени данни за всеки клиент.

Щракването тук показва подробни данни за Елджин.

Най-горе на страницата

Създаване на изглед на обобщена таблица

Можете също да създавате изгледи на обобщена таблица и обобщена диаграма за заявки, таблици и формуляри на Access. В тази статия обясняваме как да създадете изглед на обобщена таблица и изглед на обобщена диаграма за заявка на Access.

Стъпка 1: Създаване на заявка

Ако нямате заявка, която искате да използвате за вашия изглед на обобщена таблица, създайте нова:

  • В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Съветник за заявки, ако искате помощ от съветник при съставянето на вашата заявка, или върху Проектиране на заявки, ако искате да създадете заявката сами.

Когато добавяте полета към мрежата на заявката, уверете се, че сте включили:

  • Полетата, съдържащи данните, които искате да обобщите (например парични суми или други числови данни).

  • Полетата, по които искате да сравнявате данни, например служители, региони или дати.

Ако планирате да броите елементи от вашата обобщена таблица, трябва да включите също уникално ИД поле за елементите, които броите. Например за да преброите фактурите, вашата заявка трябва да включва ИД на таблицата за фактурата.

За повече информация относно създаването на заявки вижте статията Въведение в заявките.

Стъпка 2: Отваряне на заявката в изглед на обобщена таблица

  1. Ако заявката не е отворена, в навигационния екран щракнете двукратно върху заявката.

  2. В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на обобщена таблица.

    Access показва изглед на празна обобщена таблица без полета или данни.

Стъпка 3: Добавяне на полета за данни към изгледа на обобщена таблица

На тази стъпка добавяте полетата, които съставят заглавията на редовете и колоните на изгледа на обобщена таблица, както и полетата за детайли и за филтър. За да направите това, списъкът с полета трябва да бъде видим.

  • Ако списъкът с полета не е видим, в раздела Проектиране, в групата Покажи/скрий щракнете върху Списък на полетата.

Добавяне на полета за редове

Полета за редове са тези, които изграждат редовете в обобщената таблица. В илюстрации в началото на тази статияпродавач е поле за ред.

За да добавите поле за редове:

  • Плъзнете полето от списъка с полета в областта, маркирана като Пуснете полетата за редове тук в обобщената таблица.

Вместо това можете да добавите полето за филтър с помощта на следната процедура:

  1. Изберете полето в списъка с полета.

  2. В дъното на списъка с полета изберете Област за редове от падащия списък и след това щракнете върху Добави към.

Добавяне на полета за колони

Както името предполага, полета за колони са тези, които изграждат колоните в обобщената таблица. В илюстрации в началото на тази статияграда и CustomerID са полета за колони.

За да добавите поле за колони:

  • Плъзнете полето от списъка с полета в областта, маркирана като Пуснете полетата за колони тук в обобщената таблица.

Вместо това можете да добавите полето за филтър с помощта на следната процедура:

  1. Изберете полето в списъка с полета.

  2. В дъното на списъка с полета изберете Област за колони от падащия списък и след това щракнете върху Добави към.

Добавяне на полета за подробни данни

Полета за подробни данни са тези, които изграждат клетките с подробни данни на обобщената таблица. В илюстрации в началото на тази статияИме на продукта, Единична ценаи количество полета са всички полета за подробни данни.

За да добавите поле за подробни данни:

  • Плъзнете полето от списъка с полета в областта, маркирана като Пуснете тук общите суми или полетата с подробности в обобщената таблица.

Вместо това можете да добавите полето за филтър с помощта на следната процедура:

  1. Изберете полето в списъка с полета.

  2. В дъното на списъка с полета изберете Област за подробни данни от падащия списък и след това щракнете върху Добави към.

Добавяне на полета за филтър

Полета за филтри не са задължителни. Добавяне на поле за филтър ви позволява да филтрирате цялата обобщена таблица по стойност. Например в първата илюстрация в началото на тази статия, полето " страна " е добавен като поле за филтър. Като резултат цялата обобщена таблица могат да бъдат филтрирани за определени страни.

За да добавите поле за филтър:

  • Плъзнете полето от списъка с полета в областта, маркирана като Пуснете филтрираните полета тук в обобщената таблица.

Вместо това можете да добавите полето за филтър с помощта на следната процедура:

  1. Изберете полето в списъка с полета.

  2. В дъното на списъка с полета изберете Област за филтър от падащия списък и след това щракнете върху Добави към.

Преместване на поле

  • Плъзнете името на полето до желаното местоположение. Уверете се, че плъзгате самото име на полето (например Продавач), а не някоя от стойностите на полето.

Изтриване на поле

  • Изберете името на полето, което искате да изтриете, и след това в раздела Проектиране, в групата Активно поле щракнете върху Премахни полето.

    Забележка : Това действие премахва полето от изгледа, но полето продължава да е достъпно в базовия източник на данни.

Стъпка 4: Добавяне на изчисляеми полета за подробни данни и сумарни полета към изгледа

Добавяне на изчисляеми полета за подробни данни

  1. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Формули и след това щракнете върху Създай изчисляемо поле с подробни данни.

    Access показва диалогов прозорец Свойства.

  2. В полето Име въведете име за изчисляемото поле.

  3. В по-голямото поле под полето име , въведете изчислението, която искате да изпълните, например:

    Единична цена * количество

    Съвет :  Докато въвеждате изчислението, можете да използвате падащия списък и бутона Вмъкване на препратка към в дъното на диалоговият прозорец "Свойства", за да добавите полета към изчислението.

  4. Щракнете върху Промяна. Access добавя Изчисляемото поле към списъка с полета.

  5. Повторете стъпките от 2 до 4 за всички други изчисляеми полета, които искате да създадете.

  6. Затворете диалоговия прозорец "Свойства"

  7. Добавяне на изчисляемо поле към обобщената таблица съгласно инструкциите в раздела Добавяне на полета за подробни данни.

Добавяне на сумарни полета

  1. Уверете се, че се показват клетките с подробни данни: изберете етикет на заглавие на колона и след това в раздела Проектиране, в групата Покажи/скрий щракнете върху Покажи по-подробно.

  2. Изберете една от подробните стойности, за които искате да добавите обобщена стойност.

  3. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Автоизчисление и след това щракнете върху типа на обобщената стойност, която искате да добавите.

  4. Повторете стъпка 3 за всички други типове обобщени стойности, които искате да добавите.

Стъпка 5: Променяне на надписи на полета и форматиране на данни

  1. В обобщената таблица изберете етикета на полето, което искате да промените.

  2. В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Свойства.

  3. В диалоговия прозорец Свойства щракнете върху раздела Надписи.

  4. В полето Надпис въведете желания надпис и след това натиснете ENTER.

  5. Задайте всички други желани опции за форматиране на надписите.

  6. В диалоговия прозорец Свойства щракнете върху раздела Формат.

  7. Използвайте командите в раздела Формат, за да сортирате данни и да форматирате текста и клетките.

  8. Ако вашата обобщена таблица съдържа обобщаващи редове, щракнете върху Скрий подробностите в раздела Проектиране, за да скриете полетата за подробни данни и да покажете само сумарните полета.

  9. Повтаряйте стъпките от 3 до 7, за да зададете надписи и формати за сумарните полета.

Съвет :  За да покажете суми като процент от обща сума, изберете една от сумите, а след това в раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Покажи като и изберете общата сума, с която искате да сравнявате (сума на ред, сума на колона и т.н.)

Стъпка 6: Филтриране, сортиране и групиране на данни

  • За да филтрирате данни, щракнете върху стрелката надолу до името на някое поле и след това изберете квадратчетата за отметка, за да получите желаното филтриране.

  • За да групирате данни:

    1. В обобщената таблица щракнете върху стойностите, които искате да групирате. Например за да групирате няколко града, щракнете върху първия град и след това натиснете и задръжте клавиша Ctrl, докато щраквате върху другите градове, които искате да групирате.

    2. С десния бутон върху една от избраните стойности и след това щракнете върху Групирай елементите.

      Access създава ниво на група по избор. Можете да промените заглавието и форматирането на групата чрез процедурата в секцията стъпка 5: промяна на надписите на полетата и форматиране на данни.

След като сте добавили ниво на групиране, можете да изберете групата и след това да използвате командите Разгъни полето и Свий полето в раздела Проектиране, за да покажете или да скриете отделни полета в групата.

Най-горе на страницата

Проектиране на изглед на обобщена диаграма

Разлики между изгледа на обобщена таблица и изгледа на обобщена диаграма

Оформлението на изглед на обобщена диаграма е подобно на това на изглед на обобщена таблица, с тази разлика, че по подразбиране изгледите на обобщена таблица показват подробни данни, докато изгледите на обобщена диаграма показват обобщени данни или резюмета (обикновено във вид на суми или брой).

Освен това, вместо области за редове и колони, изгледът на обобщена диаграма показва области за серии и категории. Серията е група от свързани точки от данни и обикновено се представя в легендата с определен цвят. Категорията се състои от една точка от данни от всяка серия и обикновено се представя от етикет на оста на категориите (x).

Промените в оформлението, които правите в таблица, заявка или формуляр в други изгледи, са независими от оформлението на обекта в изглед на обобщена таблица или обобщена диаграма. Обаче промяна на оформлението, която правите в изглед на обобщена таблица, например преместването на поле от областта за редове в областта за колони, се отразява в изгледа на обобщена диаграма, и обратно.

Примери за изглед на обобщена диаграма

Първият пример за изглед на обобщена диаграма илюстрира петимата продавачи, които са имали най-големите суми на продажби (спрямо общите продажби) в САЩ между 1996 и 1998 г. Всеки маркер за данни се простира до стойността по оста на стойностите (y), която представя сумата от продажбите на артикулите.

Единични цени Продадени Обща сума

В областта за филтър полето "Страна" се филтрира, за да покаже само продажбите в САЩ.

Областта за данни показва общите суми на продажбите.

Зоната, заключена между осите, предоставя фон за маркерите за данни.

Помощната мрежа позволява да се види по-лесно къде попадат маркерите за данни по оса на стойностите.

Този маркер за данни представлява точка от една категория (в този случай продавач), съставена от серия от три точки (в този случай годините 1996, 1997 и 1998).

Областта на сериите съдържа полето за серията "Дата на поръчка". В дясната страна е добавена легенда, която се показва непосредствено под полето за серия.

Областта за категории се състои от етикети на категории; в този случай етикетите на категории са имената на продавачите.

Етикетът на стойностите по оста предоставя рамка за отчитане на всеки маркер за данни.

Същата диаграма може да бъде "завъртяна" или преработена, за да илюстрира различни набори за анализ, както е в следващия пример, който сравнява най-добрите пет страни/региони по направените поръчки. (Обърнете внимание, че в този пример полето "Продавачи" сега е в областта за филтър, докато полето "Страна" е в областта за категории.)

Продавач и страна

Най-горе на страницата

Създаване на изглед на обобщена диаграма

Следващите инструкции се базират на допускането, че сте извършили горните стъпки, за да създадете изглед на обобщена таблица.

Стъпка 1: Превключване към изглед на обобщена диаграма

В раздела Проектиране, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на обобщена диаграма.

Стъпка 2: Добавяне и премахване на полета в изгледа на обобщена диаграма

На тази стъпка можете да добавяте или да премахвате полета от диаграмата. Когато премахнете поле от диаграма, данните остават достъпни чрез списъка с полета, но не се показват в диаграмата.

Добавяне на поле

  • За да добавите поле, плъзнете го от списъка с полета в една от "зоните за пускане" в диаграмата. Вместо това можете да изберете полето в списъка с полета, в дъното на списъка да изберете областта, в която искате да го добавите, и след това да щракнете върху Добави към.

    • Ако не виждате зони за пускане, в раздела Проектиране, в групата Покажи/скрий щракнете върху Приемни зони.

    • Ако не виждате списъка с полета, в раздела Проектиране, в групата Покажи/скрий щракнете върху Списък на полетата.

Изтриване на поле

  • За да изтриете поле, изберете етикета му в диаграмата и след това натиснете DELETE. Вместо това можете да плъзнете полето извън диаграмата.

Стъпка 3: Групиране, филтриране и сортиране на данните

За да направите диаграмата по-четлив, често е добре да групирате, филтрирате и сортирате данните. Например в илюстрации в началото на този раздел, дати на поръчки са групирани по години, така че да е лесно да се види резюмета за всяка година в един поглед, а не да се налага да разгледаме всеки отделен ред дата. Също така данните се филтрира, за да видите кои пет продавачи са най-високите количества на продажби. И накрая всеки маркер за данни се извършва по своите общата стойност във възходящ ред, така че е лесно да видите коя от петте продавачи са имали най-високите продажби и които са имали най-ниска.

Групиране на данни

  1. Избиране на име на поле в диаграмата.

  2. Ако диалоговият прозорец Свойства не е показан, щракнете с десния бутон върху името на полето и след това щракнете върху Свойства.

  3. В диалоговия прозорец Свойства щракнете върху раздела Филтър и група.

  4. Под Групиране, в списъка Групирай елементите по изберете желаната опция за групиране. Например в поле за дата можете да щракнете върху Години. В текстово поле можете да групирате по знаци от префикса, например първите 3 знака от всяко име.

Филтриране на данни

  1. Изберете маркер за данни в диаграмата.

  2. Ако диалоговият прозорец Свойства не е показан, щракнете с десния бутон върху маркера за данни и след това щракнете върху Свойства.

  3. В раздела Филтър и група на диалоговия прозорец Свойства, под Филтриране изберете типа на филтрирането и броя на елементите, които искате да покажете. Например за да видите първите 5 елемента, изберете Отгоре в списъка Покажи и след това въведете 5 в полето Елементи.

Сортиране на данни

  • Щракнете с десния бутон върху маркер за данни в диаграмата, посочете Сортиране и след това щракнете върху желаната опция за сортиране.

Стъпка 4: Променяне на типа на диаграмата

  1. Щракнете с десния бутон върху празна област в диаграмата и след това щракнете върху Промяна на типа диаграма.

  2. В диалоговия прозорец Свойства, в списъка отляво изберете общ тип диаграма.

  3. В списъка отдясно изберете желания конкретен тип диаграма.

Стъпка 5: Добавяне на легенда

  1. Щракнете върху празна област на диаграмата.

  2. В раздела Проектиране, в групата Покажи/скрий щракнете върху Легенда.

Стъпка 6: Редактиране и форматиране на текст

Заглавия на осите

  1. Изберете заглавието на ос, което искате да форматирате.

  2. Ако диалоговият прозорец Свойства не е показан, щракнете с десния бутон върху заглавието и след това щракнете върху Свойства.

  3. В диалоговия прозорец Свойства щракнете върху раздела Формат и в полето Надпис въведете текста, който искате да покажете.

  4. Под Текстов формат в същия раздел изберете желаните опции за форматиране.

Етикети на данни

  1. Щракнете върху етикет на данни (например един от етикетите по оста на категориите (x).

  2. Щракнете отново върху етикета, за да изберете всички етикети по оста.

  3. Ако диалоговият прозорец Свойства не е показан, щракнете с десния бутон върху един от етикетите и след това щракнете върху Свойства.

  4. В диалоговия прозорец Свойства щракнете върху раздела Формат и след това изберете желаните опции за форматиране.

Стъпка 7: Форматиране на зоната, заключена между осите

  1. Щракнете в зоната, заключена между осите, за да я изберете. Зоната, заключена между осите, е полето, съдържащо маркерите за данни.

  2. Ако диалоговият прозорец Свойства не е показан, щракнете с десния бутон върху зоната, заключена между осите, и след това щракнете върху Свойства.

  3. В диалоговия прозорец Свойства щракнете върху раздела Граница/запълване.

  4. Изберете желаните опции за форматиране за зоната, заключена между осите.

  5. Изберете линия от мрежата в диаграмата.

  6. В диалоговия прозорец Свойства щракнете върху раздела Линия/маркер.

  7. Изберете желаните опции за форматиране за линията от мрежата.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×