Създаване на група с контакти или списък за разпространение в Outlook

Създаване на група с контакти или списък за разпространение в Outlook

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Използвайте групата с контакти (официално наричана "списък за разпространение"), за да изпращате имейл съобщения до много хора – екип на проект, комисия или дори група приятели – без да добавяте всяко име поотделно всеки път, когато искате да им пишете. За да създадете група с контакти:

Диалогов прозорец ''Група с контакти''

За информация за групите с контакти в за Mac Вижте Създаване на група с контакти в Outlook за Mac.

  1. В навигационната лента щракнете върху хората.

    • За Outlook 2013: Хора

    • За Outlook 2016: Хора

  2. Под Моите контакти изберете кого желаете да добавите към групата с контакти. За конкретния пример щракнете върху Контакти.

  3. Щракнете върху Начало > Нова група с контакти.

  4. В раздела Група с контакти, в полето Име въведете име за групата.

  5. Щракнете върху Добавяне на членове, след което добавете хора от адресната ви книга или списъка ви с контакти.

    Добавяне на членове към нова група

    Забележка : За да добавите някого, който не е в адресната ви книга или контактите, Създайте или Добавете лице като контакт.

  6. Щракнете върху Запиши и затвори.

    За да научите как да използвате новата група с контакти, вижте Изпращане на имейл съобщения до група с контакти.

Ако винаги изпращате имейли до една и съща група от хора, можете да създадете група с контакти (тя по-рано се наричаше "списък за разпространение"), включваща всичките получатели, като използвате предишен имейл, който сте изпратили до тях. По този начин следващия път, когато пожелаете да влезете в контакт с тях или да насрочите събрание с тяхно участие, можете да добавите групата от контакти в реда До на вашето съобщение, вместо поотделно да добавяте всеки получател.

  1. Отворете имейл, вече изпратен до хората, които искате да включите в групата от контакти.

  2. В полетата До или Як осветете с мишката всички имена.

    Изберете хората в имейл съобщението

  3. Щракнете с десния бутон върху селекцията и след това щракнете върху Копирай или натиснете Ctrl-C.

  4. В Outlook (но не в отвореното имейл съобщение), щракнете върху Хора.

    Съвет :  Ако списъкът на контактите не се покаже, щракнете отново върху Хора.

    Щракнете върху "Хора"

  5. Щракнете върху Начало > Нова група с контакти.

    Щракнете върху ''Нова група с контакти'' в раздела ''Хора''

  6. Въведете име за групата с контакти, както и Специални проекти.

  7. Щракнете върху Добавяне на членове > От контакти на Outlook.

    Добавяне на членове от контактите на Outlook

  8. В прозореца, който ще се отвори, щракнете с десния бутон в прозореца Членове и щракнете върху Поставяне или натиснете Ctrl+V.

  9. Щракнете върху OK.

    Хората от имейла ще се покажат като списък на членове в групата с контакти.

    Новата група с контакти сега вече трябва да съдържа хора

  10. Щракнете върху Запиши и затвори.

Групите с контакти се показват във вашия списък с контакти, както и отделни хора. Можете да разберете разликата от иконите, които се показват отляво на имена в списъчен изглед. Иконата на картата е за отделни контакти и иконата на хора е за групи с контакти.

Иконите на хора са за групите с контакти, а иконите на карта са за отделните хора

И накрая винаги можете да добавите хора или да премахнете хора от групата с контакти по-късно.

Ако имате много служебни или лични контакти, които пазите в електронна таблица в Excel, можете да ги импортирате направо в Outlook.

След това можете да създадете група с контакти (наричана "списък за разпространение") с помощта на информацията за импортираните контакти. С група с контакти можете да изпращате имейли и покани за събрание до хора без да се налага да добавите някое име всеки път.

За съжаление Outlook не може да създаде автоматично група с контакти от списък с контакти в Excel. Но вие можете да направите това, като изпълните следните четири стъпки:

  1. Подгответе данните на контактите за импортиране.

  2. Импортирайте информацията.

  3. Нанесете колоните от електронната таблица на Excel в съответните полета на Outlook.

  4. Създайте групата с контакти.

Стъпка 1: Запишете вашата информация за контакти от Excel във файл, който може да бъде импортиран от Outlook

Outlook не може да импортира работни книги с множество листове, но може да импортира файлове със стойности, разделени със запетаи (.csv). Ето как да запишете работна книга като .csv файл:

  1. В работната книга щракнете върху работния лист с информацията за контактите, които искате да импортирате.

  2. Щракнете върху Файл > Запиши като.

  3. Изберете къде да запишете файла.

  4. В полето Запиши като тип изберете CSV (MS-DOS) (*.csv), задайте име на файла и щракнете върху Запиши.

  5. Ако Excel върне съобщението ''Избраният тип файл не съдържа работни книги, включващи множество листове'', щракнете върху OK. Съобщението се отнася за ограничение на CSV файла; нищо няма да се случи с вашата оригинална работна книга (.xlsx файла).

  6. Когато Excel изведе съобщението ''Някои функции в работната книга може да бъдат загубени'', щракнете върху Да, за да запишете текущия работен лист като CSV файл. Оригиналната работна книга (.xlsx файлът) ще се затвори, но в нея няма да бъдат извършени никакви промени.

  7. Затворете CSV файла.

Приключихте с Excel. Сега можете да започнете процеса на импортиране в Outlook.

Стъпка 2: Започнете импортирането

  1. В Outlook щракнете върху Файл > Отваряне и експортиране > Импортиране/експортиране.

    Импортиране/експортиране

    Това действие стартира съветника за импортиране и експортиране.

  2. Изберете Импортирай от друга програма или файл и щракнете върху Напред.

    Съветник за импортиране и експортиране

  3. Изберете Стойности, разделени със запетая и щракнете върху Напред.

  4. Щракнете върху Преглед и намерете записания CSV файл.

  5. От Опции изберете дали повтарящите се контакти (съществуващи контакти) да се заместят, да се дублират, или да не се импортират. Ето няколко неща, за които трябва да помислите:

    • Заместването на повтарящи се контакти изтрива съществуващите контакти, ако Outlook намери съответствие в името на контакта (или в друго поле, както е описано в раздела за нанасянето по-долу). Вместо това, ако вече имате данни за някои от повтарящите се контакти в Outlook, изберете опцията за създаване на дубликат.

    • Създаването на дубликати е по-сигурната опция. По-късно можете да почистите дубликатите.

    • Ако сте сигурни, че информацията за съществуващите контакти в Outlook е същата като за контактите от файла за импортиране, може да изберете да не импортирате повтарящи се контакти. Outlook ще импортира само нови контакти.

  6. Щракнете върху Напред и изберете къде искате да запазите новите импортирани контакти. По подразбиране трябва да е избрана папка Контакти. Ако искате друга папка, превъртете, за да намерите папката, която искате да използвате.

  7. Щракнете върху Напред.

  8. Уверете се, че квадратчето до Импортирай ''МоитеКонтакти.csv'' (ако приемем, че това е името на вашия файл) е отметнато.

  9. Не щраквайте все още върху Готово, защото трябва да "нанесете" някои от колоните от вашия CSV файл в полетата на контактите в Outlook.

Стъпка 3: Нанесете колоните от вашия CSV файл в полетата на контактите на Outlook

  1. Щракнете върху бутона Съответствие на потребителските полета. Ще се появи прозорецът Съответствие на потребителските полета.

    • Под От са показани имената на колоните от вашия CSV файл за импортиране.

    • Под В се виждат стандартните полета, които Outlook използва за контакти. Ако някое поле съответства на колона в CSV файла, ще видите колоната под Нанесено от.

      Диалогов прозорец "Съответствие на потребителските полета"

  2. Най-вероятно ще се наложи да нанесете някои полета ръчно. Например в следния случай домашният телефонен номер на контакта от файла за импортиране се намира в колоната, наречена Домашен тел.. Тази колона няма точно съответствие в Outlook. Вместо това Outlook използва полето Домашен телефон.

    Съпоставяне на полета от файла за импортиране в полетата на Outlook

  3. Плъзнете Домашен тел. от прозореца отляво и го пуснете в Домашен телефон в прозореца отдясно.

    Домашен тел. вече се показва в колоната Нанесено от.

    Успешно съпоставени полета

  4. Плъзнете една по една останалите стойности от прозореца отляво в съответните полета на Outlook в прозореца отдясно. Например може да плъзнете Адрес или в Домашен адрес, или в Служебен адрес в зависимост от типа на адреса на контактите.

  5. Щракнете върху OK и Готово.

    Вашите контакти вече са успешно импортирани в Outlook.

    Контакти

След като вече импортирахте контактите в Outlook, трябва да изпълните още само една стъпка – да създадете група с контакти.

Стъпка 4: Създаване на група с контакти

  1. Щракнете върху Хора.

    Щракнете върху "Хора"

  2. Под Моите контакти изберете кого желаете да добавите към групата с контакти. За конкретния пример щракнете върху Контакти.

  3. Щракнете върху Начало > Нова група с контакти.

    В раздела ''Начало'' щракнете върху ''Нова група с контакти''.

  4. В раздела Група с контакти, в полето Име въведете името на групата.

  5. Щракнете върху Добавяне на членове > От контакти на Outlook.

  6. Задръжте натиснат клавиша CTRL, щракнете върху импортираните контакти, след което щракнете върху Членове, за да ги добавите в групата с контакти.

  7. Щракнете върху OK.

  8. Щракнете върху Запиши и затвори.

Вж. също

Добавяне на хора към група с контакти

Промяна на това, което се появява в навигационната лента

В Outlook 2010 е максимален брой имена, които можете да включите в група с контакти.

Създаване на група с контакти

  • Създаване на група контакти с новите имена или имена в адресната книга   

    1. В "Контакти" в раздела Начало , в групата Създай щракнете върху Нова група с контакти.

      Командата ''Нова група с контакти'' на лентата

    2. В полето име въведете име за групата с контакти.

    3. В раздела Група с контакти , в групата " членове " щракнете върху Добавяне на членовеи след това щракнете върху От контактите на Outlook, От адресната книга или Нов имейл контакт.

    4. Ако сте Добавяне на нов имейл контакт, въведете информацията за лицето в диалоговия прозорец Добавяне на нов член .

      Ако добавяте член от контактите на Outlook или адресна книга, направете следното:

      1. В падащия списък Адресна книга щракнете върху адресната книга, която съдържа имейл адресите, които искате да включите в групата с контакти.

      2. В списъка с имена щракнете върху имената, които искате и след това щракнете върху членове. Можете да добавите имена от различни адресни книги към една и съща група с контакти.

    5. Направете това за всеки човек, когото искате да добавите към група от контакти и след това щракнете върху OK.

      Група с контакти се записва в папката ви Контакти под името, което му дадете.

  • Създаване на група контакти чрез копиране на имена от имейл съобщение   

    1. В съобщението, което искате да копирате имената щракнете върху имената в полето до или Як .

    2. С десния бутон върху селекцията и след това щракнете върху Копирай.

    3. В поща, в раздела Начало , в групата Създай щракнете върху Нови елементи, и след това щракнете върху Още елементии след това щракнете върху Група с контакти.

    4. В полето име въведете име за групата с контакти.

    5. В раздела Група с контакти , в групата " членове " щракнете върху Добавяне на членовеи след това щракнете върху От контактите на Outlook или От адресната книга.

    6. В дъното на диалоговия прозорец Избор на членове , в полето членове , щракнете с десния бутон и след това върху постави.

Забележка : Член не трябва да бъде във вашата адресна книга да се добавят към групата с контакти. Името му и имейл адрес са включени, когато копирате и поставяте от първоначалното имейл съобщение.

Когато получите съобщение, което включва група с контакти, която искате да използвате, можете да го запишете на вашите контакти.

  1. Отворете съобщението, което съдържа групата с контакти.

  2. В полето до или Як с десния бутон върху групата с контакти и след това щракнете върху Добавяне към контактите на Outlook.

Показвай имената с група с контакти

Направете едно от следните неща:

  • Прегледайте имената в адресната книга

    1. В ново съобщение щракнете върху да.

    2. В падащия списък Адресна книга щракнете върху адресната книга, която съдържа групата с контакти, която искате информация за.

      Съвет : Не се виждат групата точно с контакти? Може да се наложи да добавите адресна книга на първо място.

    3. Потърсете името на групата с контакти, или го въведете в полето за търсене .

    4. В списъка име на файл с десния бутон върху групата с контакти, която искате и след това щракнете върху свойства.

  • Прегледайте имената в заглавката на съобщение или искане за събрание

    1. В полето до щракнете върху знака плюс (+) до името на групата с контакти.

      Забележка : След като бъде разгънат, можете да свиете списъка отново в това съобщение.

  1. В " Контакти" Отворете групата с контакти.

    Забележка : В списъка изгледи групи с контакти са маркирани с иконата за Списък за разпространение на група с контакти.

  2. Направете едно или няколко от следните неща:

    • Добавяне на адрес от адресна книга или папка с контакти   

      1. В раздела Група с контакти , в групата " членове " щракнете върху Добавяне на членовеи след това щракнете върху От контактите на Outlook или От адресната книга.

      2. В падащия списък Адресна книга щракнете върху адресната книга, която съдържа имейл адресите, в групата с контакти.

      3. Потърсете името, което искате, или го въведете в полето за търсене .

      4. В списъка име щракнете върху името и след това щракнете върху членове. Направете това за всеки човек, когото искате да добавите към група от контакти и след това щракнете върху OK.

    • Добавяне на адрес, който не е в папка с контакти или адресна книга   

      1. В раздела Група с контакти , в групата " членове " щракнете върху Добавяне на членовеи след това щракнете върху Нов имейл контакт.

      2. Въведете информацията за имейл адреса и след това щракнете върху OK.

    • Премахване на име   

      1. В списъка с имена щракнете върху името, което искате да премахнете и след това в раздела Група с контакти , в групата " членове ", щракнете върху Премахване на член.

Вж. също

Споделяне на папка с контакти с други хора

Създаване на списък за разпространение

Списъци за разпространение се съхраняват по подразбиране във вашата папка Контакти . Ако използвате акаунт за Microsoft Exchange, вашите Глобален адресен списък може да съдържа глобални списъци за разпространение, които са достъпни за всеки, който използва тази мрежа. Личните списъци за разпространение, които създавате в папката ви Контакти са достъпни само за вас, но можете да ги изпращайки ги на други хора споделяте.

Колко имена да включите в списък за разпространение?

Максималният брой имена, които можете да включите в списък за разпространение зависи от размера на файловете на контактите (за всеки контакт) себе си. Няма твърди и бързо правила, но като цяло, може да съдържа списък за разпространение между 50-70 имена и имейл адреси. Максималният брой имейл адреси с минимален контакт размер на файла, е приблизително 125 и това може да включва други списъци за разпространение.

За повече информация вижте статията в базата знания на максималния размер за разпределение списъци.

Направете едно от следните неща:

  • Създаване на списък за разпространение с помощта на имена в адресната книга   

    1. В менюто файл посочете Създайи след това щракнете върху Списък за разпространение.

    2. В полето име въведете името на вашия списък за разпространение. (Например "политика приятели.")

    3. В раздела Списък за разпространение щракнете върху Избор на членове.

    4. В падащия списък Адресна книга щракнете върху адресната книга, която съдържа имейл адресите, които искате да включите във вашия списък за разпространение.

      Списък с адресни книги

    5. В полето за търсене въведете име, което искате да включите. Когато името, което търсите се появява в списъка по-долу, щракнете върху него и след това щракнете върху членове.

    6. Направете това за всеки човек, които искате да добавите към списък за разпространение и след това щракнете върху OK.

      Ако искате да добавите по-дълго описание на списъка за разпространение, в раздела Списък за разпространение , щракнете върху бележкии след това въведете текста.

      Списък за разпространение се записва в папката ви Контакти под името, което му дадете.

  • Създаване на списък за разпространение чрез копиране на имена от имейл съобщение   

    1. В съобщението, което искате да копирате имената изберете имената в полето до или Як .

    2. С десния бутон върху селекцията и след това щракнете върху Копирай в контекстното меню.

    3. Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и под Създаване на нов елемент на Outlook, щракнете върху списък за разпространение.

    4. В раздела Списък за разпространение , в групата " членове " щракнете върху Избор на членове.

    5. В дъното на диалоговия прозорец Избор на членове , в полето членове щракнете с десния бутон и след това щракнете върху постави в контекстното меню.

      Забележка : Член не е необходимо да сте във вашата адресна книга, за да се добавят към списък за разпространение. Името на члена и имейл адресът ще бъдат включени, когато копирате и поставяте от първоначалното имейл съобщение.

    6. Щракнете върху OK.

    7. В полето име въведете име за списък за разпространение.

    8. В раздела Списък за разпространение , в групата действия щракнете върху Запиши и затвори.

Списъци за разпространение се съхраняват по подразбиране във вашата папка Контакти . Когато получите списък за разпространение от някой друг, можете да го запишете на вашите контакти.

  1. Отворете съобщението, което съдържа списък за разпространение.

  2. В заглавката на съобщението щракнете с десния бутон списък за разпространение и след това щракнете върху Добавяне към контактите на Outlook в контекстното меню.

Редактиране на списък за разпространение чрез добавяне или изтриване на имена.

Показвай имената в списък за разпространение

Направете едно от следните неща:

  • Прегледайте имената в адресната книга

  • В ново съобщение щракнете върху да.

  • В падащия списък Адресна книга щракнете върху адресната книга, която съдържа желаните от вас информация за списък за разпространение.

  • В полето за търсене въведете името на списък за разпространение.

  • В списъка име щракнете върху списък за разпространение и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

    Защо не виждам списъка име в адресната книга?

    Може да сте използвали опцията за търсене още колони последен път, че сте използвали адресната книга. За да възстановите изгледа на име на списъка, щракнете върху само име до търсене.

  • Прегледайте имената в заглавката на съобщение или искане за събрание

    • В полето до щракнете върху знака плюс (+) до името на списъка за разпространение.

      Забележка : След като бъде разгънат, можете отново да свиете списъка. Не може да бъде разширен, списъци за разпространение в полето имейл на контакт

  1. В " Контакти" Отворете списъка за разпространение.

    Забележка : В списъка изгледи списъци за разпространение са маркирани с Списък за разпространение .

  2. Направете едно или няколко от следните неща:

    • Добавяне на адрес от адресна книга или папка с контакти   

      1. В раздела Списък за разпространение щракнете върху Избор на членове.

      2. В падащия списък Адресна книга щракнете върху адресната книга, която съдържа имейл адресите, които искате във вашия списък за разпространение.

      3. В полето за търсене въведете името, което искате да включите.

      4. В списъка име щракнете върху името и след това щракнете върху членове. Направете това за всеки човек, които искате да добавите към списък за разпространение и след това щракнете върху OK.

        Защо не виждам списъка име в адресната книга?

        Може да сте използвали опцията за търсене още колони последен път, че сте използвали адресната книга. За да възстановите изгледа на име на списъка, щракнете върху само име до търсене.

    • Добавяне на адрес, който не е в папка с контакти или адресна книга   

      1. В раздела Списък за разпространение щракнете върху Добавяне на нов.

      2. Въведете информацията за имейл адреса и след това щракнете върху OK.

    • Изтриване на име   

      1. Щракнете върху името и след това щракнете върху Премахни.

Списък за разпространение е група от имейл адреси, които създавате и добавяте към вашата адресна книга на Outlook като един имейл адрес. Когато изпращате съобщение до списък за разпространение, то отива до всеки имейл адрес в списъка.

Направете едно от следните неща:

  • Създаване на списък за разпространение с използване на имена във вашата адресна книга   

    1. В менюто файл посочете Създайи след това щракнете върху Списък за разпространение.

    2. В полето име въведете име.

    3. В раздела Списък за разпространение щракнете върху Избор на членове.

    4. В падащия списък Адресна книга щракнете върху адресната книга, която съдържа имейл адресите, които искате във вашия списък за разпространение.

    5. В полето за търсене въведете име, което искате да включите. В списъка по-долу щракнете върху името и след това щракнете върху членове. Направете това за всеки човек, които искате да добавите към списък за разпространение и след това щракнете върху OK.

      Ако искате да включите по-дълго описание на списък за разпространение, в раздела Списък за разпространение , щракнете върху бележкии след това да го добавите.

      Списък за разпространение се записва в папката ви Контакти от името, което му дадете.

  • Създаване на списък за разпространение чрез копиране на имена от имейл съобщение   

    1. В имейл съобщението, което искате да копирате имената изберете имената в полето до или Як .

    2. С десния бутон върху селекцията и след това щракнете върху Копирай в контекстното меню.

    3. Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и под Създаване на нов елемент на Outlook, щракнете върху списък за разпространение.

    4. В раздела Списък за разпространение , в групата " членове " щракнете върху Избор на членове.

    5. В дъното на диалоговия прозорец Избор на членове , в полето членове щракнете с десния бутон и след това щракнете върху постави в контекстното меню.

      Забележка : Член не е необходимо да сте във вашата адресна книга, за да се добавят към списък за разпространение. Името на члена и имейл адресът ще бъдат включени, когато копирате и поставяте от първоначалното имейл съобщение.

    6. Щракнете върху OK.

    7. В полето име въведете име за списък за разпространение.

    8. В раздела Списък за разпространение , в групата действия щракнете върху Запиши и затвори.

За повече информация за списъци за разпространение, например добавяне на имена или изпращане на съобщение към част от списък вижте Създаване и редактиране на контакт крупата или списък за разпространение.

Създаване на група с контакти на Outlook

След като организирате отделни контакти в папки, можете да организирате вашата свързаните папки с контакти в групи в навигационен екран , за да ги запазите видими и лесно достъпни.

Съвет : Оставите видими папките с контакти, като съхранявате им група отвори или "Разширени", или свиване на групата да освободите повече място. Щракнете върху стрелката в заглавката на групата за разгъване и свиване на групата.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×