Създаване на визуален отчет от данни на проект в Excel или Visio

Визуалните отчети ви дават възможност да преглеждате информация за проект посредством графики, като използвате усъвършенствани обобщени таблици в Excel 2010. След експортиране на информацията за проект в Excel можете да персонализирате допълнително отчетите с помощта на подобрените функции за обобщени таблици в Excel 2010, например сегментатори за филтриране, търсене в обобщени таблици, блещукащи линии в обобщени таблици за незабавно показване на тенденции и подобрения при обратно записване в OLAP.

Прочетете повече за промените в обобщените таблици за Excel 2010.

В тази статия

Налични визуални отчети

Категория "Използване на задачи"

Категория "Използване на ресурси"

Категория "Използване на назначения"

Категории за обобщение на задачи, ресурси и назначения

Създаване на визуален отчет с помощта на шаблон

Редактиране на съществуващ шаблон за визуален отчет

Създаване на нов шаблон за визуален отчет

Експортиране на данни на отчет

Експортиране на данни като OLAP куб

Експортиране на данни като база данни за отчитане

Налични визуални отчети

Шаблоните за отчет са разделени в шест категории в диалоговия прозорец Визуални отчети – създаване на отчет, до който имате достъп чрез щракване върху Визуални отчети в групата Отчети на раздела Проект. Следващите раздели предоставят описания на визуалните отчети във всяка категория.

Съвет : Можете също можете да създадете ваши собствени персонализирани отчети. Персонализираните отчети ще се показват в категорията за използвания тип данни.

Категория "Използване на задачи"

Таблицата по-долу описва визуалните отчети в категорията "Използване на задачи". Тези отчети се базират на разделен на периоди данни за задача.

Забележка : Разделените на периоди данни за назначение са достъпни в отчетите в категорията "Използване на назначения".

Име

Тип

Описание

Отчет "Паричен поток"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с количества за разход и разход с натрупване, онагледени за даден период.

Отчет "Придобита стойност за период"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в диаграма, която изчертава AC (действителни разходи на извършената работа), планирана стойност (бюджетни разходи на планираната работа) и придобита стойност (бюджетна себестойност на извършената работа) за даден период.

Категория "Използване на ресурси"

Таблицата по-долу описва визуалните отчети в категорията "Използване на ресурси". Тези отчети се базират на разделените на периоди данни за ресурси.

Забележка : Разделените на периоди данни за назначаване на задача са налични в отчетите в категорията "Използване на назначения".

Име

Тип

Описание

Отчет "Паричен поток"

Visio

Използвайте този отчет за преглед на диаграма, която показва планирани за период разходи и действителни разходи в проекта. Разходите се класифицират по тип на ресурса (работа, материал и цена). Един индикатор показва дали планираните разходи надхвърлят базовите себестойности.

Отчет "Наличност на ресурси"

Visio

Използвайте този отчет за преглед в диаграма, която показва работата и оставащата наличност за ресурсите на проекта, класифицирани по тип на ресурса (работа, материал и цена). До всеки ресурс, който е в излишък, се показва червен флаг.

Отчет "Резюме на разходите за ресурс"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в кръгова диаграма, която онагледява разделянето на разходите за ресурс между три типа ресурси: цена, материал и работа.

Отчет "Наличност за работа по ресурс"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с общ капацитет, работа и оставаща наличност за работни ресурси, онагледени за даден период.

Отчет "Резюме на работа по ресурс"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с общ капацитет за ресурса, работа, оставаща наличност и действителна работа, онагледени с единици за работа.

Категория "Използване на назначения"

Таблицата по-долу описва визуалните отчети в категорията "Използване на назначения". Тези отчети се базират на разделени на периоди данни, подобно на данните, които се намират в изгледите Използване на задачи и Използване на ресурси.

Име

Тип

Описание

Отчет "Базова стойност"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с базова стойност, планирани разходи и действителни разходи за проекта, онагледени по задачи.

Базов отчет

Visio

Използвайте този отчет, за да видите диаграма на проекта, структуриран по тримесечия и после по задачи. Този отчет сравнява планираните работа и разходи с базовата работа и стойност. Използват се индикатори, които показват кога планираната работа надхвърля базовата работа и кога планираните разходи надвишават базовата стойност.

Отчет "Базова работа"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с базова работа, планирана работа и действителна работа за проекта, онагледени по задачи.

Отчет "Бюджетни разходи"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с бюджетни разходи, базови разходи, планирани разходи и действителни разходи, онагледени за даден период.

Отчет "Предвидена по бюджет работа"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с предвидена по бюджет работа, базова работа, планирана работа и действителна работа, онагледени за период.

Отчет "Придобита стойност за период"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в диаграма, която изчертава AC (действителни разходи на извършената работа), планирана стойност (бюджетни разходи на планираната работа) и придобита стойност (бюджетна себестойност на извършената работа) за даден период.

Категории за обобщение на задачи, ресурси и назначения

Таблицата по-долу описва визуалните отчети в категориите за резюме на задачи, ресурси и назначения. Обобщените отчети не включват разделени на периоди данни.

Категория

Име

Тип

Описание

Резюме на задача

Отчет "Състояние на критични задачи"

Visio

Използвайте този отчет за преглеждане в диаграма, която показва работата и оставащата работа както за критични, така и за некритични задачи. Лентата за данни посочва процента на изпълнената работа.

Резюме на задача

Отчет за състоянието на задачата

Visio

Използвайте този отчет за преглед в диаграма на работата и процента на изпълнената работа със символи, които посочват кога базовата работа надвишава работата, кога базовата работа е равна на работата и кога работата надхвърля базовата работа. Лентата за данни посочва процента на изпълнената работа.

Резюме за ресурси

Отчет "Оставаща работа по ресурс"

Excel

Използвайте този отчет за преглед в стълбовидна диаграма с оставаща работа и действителна работа за всеки един работен ресурс, онагледени с единици за работа.

Резюме на назначения

Отчет "Състояние на ресурсите"

Visio

Използвайте този отчет за преглед в диаграма на работата и себестойностите за всеки от ресурсите на проекта. Процентът на изпълнената работа се посочва чрез оцветяването във всяко едно поле на диаграмата. Оцветяването става по-тъмно, когато ресурсът се доближава до завършването на възложената работа.

Най-горе на страницата

Създаване на визуален отчет с помощта на шаблон

  1. От раздела Изглед в групата Отчети щракнете върху Визуални отчети.
    Графика на групата "Отчети"

  2. В диалоговия прозорец Визуални отчети, в раздела Всички щракнете върху отчета, който искате да създадете.

    Ако отчетът, който искате да създадете, не е в списъка, отметнете квадратчето Вмъкване на шаблони за отчети от и след това щракнете върху Промяна, за да потърсите местоположението, което съдържа отчета.

    Съвет : Ако знаете коя категория съдържа отчета, може да щракнете върху раздела на тази категория, за да видите по-кратък списък с отчети. Ако искате да прелистите само отчетите, които се отварят или в Excel, или във Visio, поставете или изчистете отметката в квадратчето Microsoft Excel или Microsoft Visio.

  3. За да промените нивото на данните, които са включени в отчета, изберете Години, Тримесечия, Месеци, Седмици или Дни от списъка Избор на ниво на данните за включване в отчета.

    Забележка : По подразбиране проектът задава нивото на данните за използване според това какво е препоръчително за размера на проекта. За повечето проекти това ще е седмици. Ако изберете да включите данни на по-подробно ниво, производителността на отчета може да се намали. За да получите по-добра производителност, в случай че разглеждате едновременно няколко отчета за един и същ проект, въздържайте се да променяте нивото на данните. Ако промените нивото на данните, временната база данни за отчитане трябва да се създаде отново. Ако не ви е нужно да включвате данни за използване в отчетите, задайте нивото на данните да е Години за най-добра производителност.

  4. Щракнете върху Изглед, за да генерирате отчета и да го отворите в Excel или Visio.

Най-горе на страницата

Редактиране на съществуващ шаблон за визуален отчет

  1. От раздела Изглед в групата Отчети щракнете върху Визуални отчети.
    Графика на групата "Отчети"

  2. В диалоговия прозорец Визуални отчети, в раздела Всички щракнете върху отчета, който искате да редактирате.

    Съвет : Ако знаете коя категория съдържа отчета, може да щракнете върху раздела на тази категория, за да видите по-кратък списък с отчети. Ако искате да прелистите само отчетите, които се отварят или в Excel, или във Visio, поставете или изчистете отметките в квадратчетата Microsoft Excel или Microsoft Visio.

  3. Щракнете върху Редактиране на шаблон.

  4. В диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета щракнете върху полетата, които искате да добавите или премахнете в отчета, след което щракнете върху Добави, Премахни или Премахни всички, за да премествате полетата между рамките Налични полета и Избрани полета или между рамките Налични потребителски полета и Избрани потребителски полета.

    Полетата в рамките Избрани полета и Избрани потребителски полета се включват в отчета.

  5. Щракнете върху Редактиране на шаблон, за да създадете отчета с променения списък от полета.

Забележка : 

  • В диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета някои полета са определени като измерение. Важно е да изберете по-малко от шест нива на аналитичност за отчета. Ако изберете повече от шест нива на аналитичност, производителността на отчета се понижава значително.

  • Не всички полета са налични за всички отчети. Някои полета са налични само в отчети на Visio, но не и в отчети на Excel.

  • Ако не можете да откриете полето, което желаете да включите, в диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета, то може да се съхранява в различна категория данни. Например много полета, за които мислите като за полета на "Резюме на задача", са всъщност полета на "Резюме на назначение".

Най-горе на страницата

Създаване на нов шаблон за визуален отчет

  1. От раздела Изглед в групата Отчети щракнете върху Визуални отчети.
    Графика на групата "Отчети"

  2. В диалоговия прозорец Визуални отчети щракнете върху Нов шаблон.

  3. В секцията Изберете приложение щракнете върху Excel, за да създадете шаблон на Excel, или върху Visio (метрична), за да създадете шаблон на Visio.

  4. В секцията Изберете типа на данните изберете типа данни, който искате да използвате в отчета.

    Съвет : За да включите разделени на периоди данни, изберете Използване на задачи, Използване на ресурси или Използване на назначения от списъка в секциятаИзберете типа на данните.

  5. Щракнете върху Избор на полета.

  6. В диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху полетата на проекта по подразбиране, които искате да добавите към отчета, в рамката Налични полета.

  7. Щракнете върху Добави, за да ги преместите в рамката Избрани полета.

  8. Задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху потребителските полета, които искате да добавите към отчета, в рамката Налични потребителски полета.

  9. Щракнете върху Добави, за да ги преместите в рамката Избрани потребителски полета.

Забележка : 

  • Ако имате инсталирана версията на английски на Office Project 2007, имате опцията за създаване на шаблон на Visio, който използва мерни единици за САЩ.

  • За да премахнете поле от отчета, в диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета щракнете върху полето в рамката Избрани полета или Избрани потребителски полета и след това щракнете върху Премахни. За да премахнете всички подразбиращи се или потребителски полета от отчета, щракнете върху Премахни всички в секцията Изберете полета или Изберете потребителски полета.

  • Не всички полета са налични за всички отчети. Някои полета са налични само в отчети на Visio, но не и в отчети на Excel.

  • Ако не можете да откриете полето, което желаете да включите, в диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета, то може да се съхранява в различна категория данни. Например много полета, за които мислите като за полета на "Резюме на задача", са всъщност полета на "Резюме на назначение".

  • В диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета някои полета са определени като нива на аналитичност. Важно е да изберете по-малко от шест нива на аналитичност за отчета. Ако изберете повече от шест нива на аналитичност, производителността на отчета се понижава значително.

  • Когато завършите създаването на визуалния отчет, можете да изберете да го запишете в подразбиращото се местоположение за шаблони (c:\Program Files\Microsoft Office\Templates) или на друго местоположение в компютъра или мрежата. Шаблоните, които записани в местоположението за шаблони по подразбиране, се показват в диалоговия прозорец Визуални отчети – създаване на отчет.

  • Ако започнете да използвате различен езиков пакет след записване на потребителски шаблон за визуален отчет, шаблонът остава наличен, но не е попълнен. Оригиналните имена на полета не се разпознават в новия език и не са включени в отчета.

Най-горе на страницата

Експортиране на данни на отчет

Можете да изберете точно определени данни за експортиране в категория (OLAP куб) или пък можете да експортирате всички данни на проекта като база данни за отчитане.

Експортиране на данни като OLAP куб

  1. От раздела Изглед в групата Отчети щракнете върху Визуални отчети.
    Графика на групата "Отчети"

  2. В диалоговия прозорец Визуални отчети щракнете върху Запиши данните.

  3. В секцията Записване на куба за отчитане изберете категорията, която съдържа типа на данните, които искате да запишете.

  4. Щракнете върху Избор на полета, за да промените полетата, които са включени в списъка с данни за експортиране.

  5. В диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета щракнете върху полетата, които искате да добавите в или премахнете от списъка с данни за експортиране, след което щракнете върху Добави, Премахни или Премахни всички, за да преместите полетата между рамките Налични полета и Избрани полета или между рамките Налични потребителски полета и Избрани потребителски полета.

    Полетата в рамките Избрани полета и Избрани потребителски полета се включват в експортираните данни.

  6. Щракнете върху OK в диалоговия прозорец Визуални отчети – избор на полета и след това щракнете върху Запиши куба.

  7. Намерете местоположението, в което искате да запишете данните на куба, и след това щракнете върху Запиши.

Забележка : 

  • Данните на куба се записват като .cub файл.

  • При достъп до данни на куб от Visio .cub файлът не може да се съхранява в мрежов дял.

Експортиране на данни като база данни за отчитане

  1. От раздела Изглед в групата Отчети щракнете върху Визуални отчети.
    Графика на групата "Отчети"

  2. В диалоговия прозорец Визуални отчети щракнете върху Запиши данните.

  3. Щракнете върху Записване на базата данни.

  4. Намерете местоположението, в което искате да запишете базата данни, след което щракнете върху Запиши.

    Забележка : Данните се записват като файл на база данни на Microsoft Office Access (.mdb).

Най-горе на страницата

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×