Създаване на адресни етикети в Access

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Microsoft Access ви дава няколко различни опции за създаване на етикети, които съдържат данни, съхранени в таблиците от Access. Добре е да използвате съветника за етикети в Access, за да създадете и отпечатате отчета, който е форматиран да се побере във вашите етикети. Етикетите могат да съдържат данни, които се съхраняват в таблици на Access или данни, които се импортира или връзка от други източници, например работни книги на Microsoft Excel или Microsoft Outlook списъци с контакти. Можете да създадете етикетите като отчет вътре в Access, или можете да "Обединяване" на данните с документ на Microsoft Word и след това отпечатване на етикетите от Word. В тази статия описва стъпките, включени.

Какво искате да направите?

Използвайте Access, за да създадете и отпечатате етикети

Отпечатване на данни на Access с помощта на съветника за циркулярни документи в Microsoft Word

Използвайте Access, за да създадете и отпечатате етикети

В Access можете да създадете етикети като отчет, който е форматиран с размер на малък страница да се побере на желания от вас етикет. Най-често срещаните използването на етикети е за поща, но всички данни, Access може да се отпечата във формат на етикет за различни цели. В случая пощенски етикети, отчета получава адрес данни от таблици или заявки, които съдържат адресите. Отпечатване на отчет за ви дава един етикет за всеки адрес от базовия източник на записи.

За повече информация за свързване или импортиране на данни от други източници (например Microsoft Excel или Microsoft Outlook), за да използвате във вашите етикети, вижте статията Въведение в импортирането и експортирането на данни.

Съветника за етикети ви пита серия от въпроси за етикетите и данните, които искате да покажете върху тях. Съветникът създава справката, която след това можете да персонализирате, ако е необходимо.

Създаване на етикети с помощта на съветника за етикети в Access

  1. В навигационния екран изберете обекта, който съдържа данните, които искате да покажете във вашите етикети. Това обикновено е таблица, свързана таблица или заявка, но можете също да изберете формуляр или отчет.

  2. В раздела Създаване, в групата Отчети щракнете върху Етикети.

    Access стартира съветника за етикети.

    Първата страница на съветника за етикети

    1. Ако знаете производителя и продуктовия номер на етикетите на:

      • Изберете производителя в полето филтър от производителя .

      • Изберете вашия етикет в какви размерите на етикета? поле.

        В противен случай опитайте се да намерите продукт, чиито стойности в колони от размери и брой по хоризонтала съответства на етикетите.

        Ако не можете да намерите подобни етикет:   

      • Щракнете върху Персонализиране и след това щракнете върху Създай.

        Показва се диалоговият прозорец Нов етикет .

        Страницата ''Нов етикет'' на съветника за етикети

      • Измерете етикетите и въведете размерите в съответните им полета в диалоговия прозорец Нов етикет .

      • Въведете име за потребителски етикети в текстовото поле Име на етикета , изберете типа етикет и ориентацията искате и след това щракнете върху OK.

        Ако вече сте създали етикет по избор и искате да го изберете:   

      • Щракнете върху Покажи размери на етикет по избори след това щракнете върху етикет по избор, който искате.

    2. Изберете лист канал или непрекъснато под Тип етикет и след това щракнете върху напред.

    3. Изберете име на шрифт, размер, тегло и текст цвят на вашия етикет и щракнете върху напред.

    4. На какво искате на вашия пощенски етикет страница на съветника изберете полета, които искате във вашите етикети от списъка с Налични полета , щракнете двукратно върху тях, за да добавите към полето модел етикет .

      Добавяне на полета към етикет в съветника за етикети

      • За да добавите интервал между полетата в полето етикет модел , натиснете клавиша за интервал.

      • За да създадете нов ред, натиснете клавиша ENTER.

      • За да се придвижвате между полета и редове, използвайте клавишите със стрелки.

      • За да премахнете поле от полето, натиснете BACKSPACE.

      • За да добавите друг текст или пунктуация (например запетая след името на града), щракнете, за да поставите курсора там, където искате текстът да се показва и започнете да пишете. Този текст ще се показва по същия начин на всеки етикет.

        Забележка: Можете да добавяте само полета от следните типове данни с помощта на съветника за етикети: кратък текст (Text), дълъг текст (известие), номер, дата и час, валута, да/не, или прикачен файл. За да добавите полета на други типове данни, отворете етикет отчета в изглед за проектиране, след като сте завършили съветника за етикети и след това използвайте екрана Списък на полетата, за да добавите полета. За да отворите екрана Списък на полетата, докато отчетът е отворен в изглед за проектиране, натиснете ALT + F8.

        Когато имате полета, разположени на вашия етикет по желания от вас начин, щракнете върху напред.

    5. На следващата страница можете да изберете полета за сортиране на етикетите. Например искате да сортирате по пощенски код за голяма поща. Изберете полетата, които искате да сортирате от списъка с Налични полета и щракнете двукратно върху тях, за да добавите в полето сортиране по . Когато сте готови, щракнете върху напред.

      Задаване на ред на сортиране в съветника за етикети

    6. На последната страница въведете име за етикетите и щракнете върху Готово.

      Последната страница на съветника за етикети

      Ако сте избрали видите етикетите, тъй като те ще изглеждат отпечатаните на последната страница на съветника за етикети, Access ще покаже етикетите във визуализация на печата. Можете да щракнете върху етикета, за да увеличавате и намалявате мащаба, или да използвате контрола за мащабиране на лентата на състоянието.

      Контрола за мащабиране

      Ако сте избрали Modify дизайна на етикета на последната страница на съветника за етикети, Access показва етикет отчета в изглед за проектиране.

      Забележка: Визуализация на печата е единственият изглед, в който можете да видите колоните, както сте ги оформени. Ако видите отчета в изглед на отчет или изглед на оформление, Access показва всички данни в една колона.

Персонализиране на изгледа на етикет

Ако получената етикети не изглеждат така, както искате, можете да персонализирате оформлението чрез отваряне на отчета в изглед за проектиране и да направите промените. Когато работите с етикети, е по-лесно да използвате изглед за проектиране, където имате по-прецизен контрол върху оформлението. За да видите резултатите от промените, които правите в изглед за проектиране, превключете на визуализация на печата.

Ако Access показва съобщение за които нямат достатъчно хоризонтално пространство за показване на данните

Това съобщение, когато се появи, е страничен ефект на измерванията на някои етикети. Обикновено това се случва, когато етикетите идват много близък до левия и десен ръб на листа с етикети. Това може да предизвика съветника, за да зададете някои измервания, които са извън нормата печат, както и че на свой ред причини съобщение да се показва при преглед или отпечатване на етикетите.

Ако сте доволни от подравняването на текста в етикетите и не чувате празна страница всяка друга страница, след което може да искате да Оставете дизайна на отчета, както си е, просто щракнете върху OK в съобщението всеки път, което се появява. В противен случай можете да опитате, коригиране на някои от опциите за настройка на страниците, както е описано в следващия раздел.

Ако данните ви е не редят с етикетите правилно

В много случаи можете да решите второстепенни проблеми с оформлението на етикета като извършване на корекции в изглед за проектиране. Можете да преместите контролите и можете да регулирате размера на етикета чрез промяна на ширината или височината на раздел за подробности.

За да превключите към изглед за проектиране, щракнете с десния бутон на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

Ако имате нужда да промените полетата или разредката между етикетите, можете да използвате диалоговия прозорец Настройка на страниците , докато сте в изглед за проектиране:

  • В раздела Настройка на страниците , в групата Оформление на страница щракнете върху колони.

    Показва се диалоговият прозорец Настройка на страниците с избран раздел колони .

Раздел ''Колони'' в диалоговият прозорец ''Настройка на страници''

Можете да промените следните настройки в три секции на диалоговия прозорец Настройка на страниците :

Секция

Опция

Описание

Настройки на мрежата

Брой колони

Това трябва да равно на броя на етикетите на през страницата.

Разредка на редовете

Въведете нова стойност, за да увеличите или намалите вертикална разстоянието между редовете на етикетите.

Разредка на колоните

Въведете нова стойност, за да увеличите или намалите хоризонтална разстоянието между колони с етикети.

Размер на колона

Width

Не забравяйте настройки и разредка на колоните при определянето на тази стойност.

Можете да проверите и регулиране на полета, като щракнете върху Опции за печат в диалоговия прозорец Настройка на страниците .

Височина

Регулиране на височината на всеки етикет, ако е необходимо.

Като подробните данни

Когато се избере, задава колони ширина и височина равна на ширината и височината на раздела с подробни данни в изглед за проектиране.

Оформление на колоните

Надолу, след това през

Когато е избрана, данните за етикет отпечатва надолу първата колона и след това клавиша втората колона и т.н.

През после надолу

Когато е избрана, данните за етикет отпечатва през първия ред и след това във втория ред и т.н.

Забележка: Можете също да отворите диалоговия прозорец Настройка на страниците , когато сте във визуализация на печата, като щракнете върху колони в раздела Визуализация на печата . Когато щракнете върху OK , за да затворите диалоговия прозорец, промените се отразяват незабавно в визуализация на печата.

Отпечатване на етикетите

  1. Отворете отчета в произволен изглед (или изберете отчета в навигационния екран).

  2. В раздела файл щракнете върху печати след това щракнете върху печат.

    Access показва диалоговия прозорец Печат.

  3. Въведете избраните стойности за опциите, като например принтер, диапазон за печат и брой копия.

  4. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Отпечатване на данни на Access с помощта на съветника за циркулярни документи в Microsoft Word

Ако вашата адресите се съхраняват в Access, но искате да ги експортирате в Word, така че да можете да използвате своята циркулярни функционалност да форматирате и отпечатате етикетите, можете да използвате съветника за циркулярни документи в Word.

  1. В навигационния екран изберете таблицата или заявката, съдържаща данните, които искате да отпечатате.

  2. В раздела Външни данни , в групата експортиране щракнете върху Word обединява.

  3. В диалоговия прозорец на Съветника за циркулярни документи на Microsoft Word ако вече сте създали документ и искате да свържете вашите данни към него, щракнете върху връзка за вашите данни към съществуващ документ на Microsoft Word. В противен случай щракнете върху Създаване на нов документ и след това да свържете данни към него.

  4. Щракнете върху OK.

    Ако сте избрали връзка вашите данни към съществуващ документ на Microsoft Word, отваря се диалоговият прозорец Избор на документ на Microsoft Word . Изберете документа, който искате и щракнете върху Отвори. Документът ще се отвори в Word.

    Ако сте избрали да създадете нов документ, Word отваря празен документ.

  5. В Word следвайте инструкциите в прозореца на задачите Циркулярни документи . Когато пристигнат в стъпка 3 от процеса на циркулярни документи Word (избор на получатели), източника на данни, което сте избрали в стъпка 1 на тази процедура ще бъде вече са избрани.

    За повече информация за съветника за циркулярни документи на Word, вижте помощта за Word.

Забележка: Можете да използвате Word, за да отпечатате вашия адреси, независимо къде се съхраняват адресите. От Word можете да се свържете към адресни списъци, съхранени в различни програми, например Excel, Outlook и Access. Или, ако нямате адресен списък, можете да създадете такъв в Word и след това отпечатване на етикети. За повече информация вижте помощта за Word.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×