Създаване и управление на потребителски категории и групи в навигационния екран

За да използвате и управлявате обектите на вашата база данни в Access, вие използвате навигационния екран. Можете да създавате потребителски категории и групи в навигационния екран, за да можете да организирате обектите във вашата база данни по желания от вас начин. Можете например да предоставите преки пътища само към обектите, които потребителите трябва да виждат, за да улесните работата им. Тази тема разяснява как се създават и управляват потребителски категории и групи в навигационния екран.

В тази статия

Създаване на потребителски категории и групи

Показване или скриване на групите и обектите в категория

Премахване или възстановяване на обекти в потребителски групи

Създаване на потребителски категории и групи

Когато създавате потребителска категория, вие я създавате за базата данни, която сте отворили, и тя се движи с тази база данни. Не можете да прехвърляте потребителски категории и групи в други бази данни.

Използвате диалоговия прозорец Опции за навигация, за да създавате и управлявате потребителски категории и групи. Този процес следва следните основни стъпки:

  • Първо създавате потребителска категория. Access ви осигурява една: По избор. Можете да преименувате тази категория и да добавите или премахнете групи, за да съответстват на нуждите ви, или пък можете да създадете нова категория по всяко време.

  • След като създадете категория, вие създавате една ли повече групи за новата категория.

  • Затваряте диалоговия прозорец Опции за навигация и в навигационния екран плъзгате или копирате и поставяте обектите на базата данни, които искате да присвоите на вашата потребителска група. Плъзгате или копирате обектите от специална група, наречена Неприсвоени обекти, които Access създава вместо вас всеки път, когато създавате потребителска категория.

    Забележка: Когато добавяте обект на база данни от групата "Неприсвоени обекти" във вашата потребителска група, Access създава пряк път към този обект – вие не премествате или копирате самия обект. Ако преименувате или изтриете пряк път в потребителска група, тези промени не засягат истинския обект, а само прекия път към него.

  • След като попълните вашата потребителска група или групи, можете да скриете групата "Неприсвоени обекти" и всички други групи, които не искате да показвате.

Създаване на потребителска категория

  1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. В диалоговия прозорец Опции за навигация под списъка Категории щракнете върху Добавяне на елемент. В списъка се появява нова категория. Тази фигура илюстрира нова потребителска категория:

    Нова потребителска категория в навигационния екран

  3. Въведете име за новата категория и след това натиснете клавиша ENTER.

    Опитайте да създадете име, което има смисъл за хората, които ползват вашата база данни. Обърнете внимание, че след като създадете името, надписът за списъка отдясно се променя, за да съответства на това име. Ако например именувате новата категория с Моето бутонно табло, надписът в списъка отдясно гласи Групи за "Моето бутонно табло". Забележете също така, че списъкът съдържа група, наречена "Неприсвоени обекти". Access създава тази група по подразбиране. Тази група съдържа всички обекти във вашата база данни, а вие използвате тези обекти, за да попълните вашата потребителска група.

    След като създадете ваша потребителска категория, вие създавате една или повече групи за новата категория. Можете да създадете толкова групи, от колкото имате нужда. Задръжте отворен диалоговия прозорец Опции за навигация и следвайте останалите стъпки.

Създаване на потребителска група

  1. Под списъка Групи за "Име на група" щракнете върху Добавяне на група и след това въведете име за групата. Можете да повторите този процес, когато е необходимо. Например Моето бутонно табло може да съдържа три групи – "Формуляри за въвеждане на данни", "Отчети" и "Заявки". Групите, които добавяте на този етап, се контролират от нуждите на вашите потребители и от вашите собствени предпочитания.

  2. Оставете отметнато квадратчето до "Неприсвоени обекти" и след това щракнете върху OK. Access затваря диалоговия прозорец Опции за навигация и добавя вашата нова потребителска група в навигационния екран, но вие все още не можете да видите новата група.

  3. Отидете на следващия набор от стъпки, за да направите новата група видима и да добавите обекти към групата.

Добавяне на обекти към потребителска група

  1. Щракнете върху менюто в горната част на навигационния екран и в горната секция на менюто щракнете върху вашата нова категория. Групата или групите, които сте създали за вашата категория, се показват в долната секция на менюто, заедно с групата "Неприсвоени обекти".

  2. В групата Неприсвоени обекти изберете елементите, които искате да използвате във вашата потребителска група, и след това ги преместете в тази група. Access осигурява няколко начина за преместване на избраните елементи. Можете:

    • Да плъзнете елементите един по един.

    • Да задържите натиснат клавиша CTRL, да щракнете върху няколко елемента и след това да плъзнете елементите към вашата потребителска група.

    • Да щракнете с десния бутон върху един от избраните елементи, да посочите Добави към групата, а после да щракнете върху името на вашата потребителска група.

Когато завършите, можете да оставите групата Неприсвоени обекти видима в навигационния екран или пък можете да я скриете.

Скриване на групата "Неприсвоени обекти"

  1. Щракнете с десния бутон в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация.

  2. В екрана Групи за "категория" изчистете отметката от квадратчето Неприсвоени обекти.

След като създадете потребителска категория и група и добавите някои преки пътища към тази група, можете да използвате тези преки пътища за създаване на допълнителни групи. Следващите стъпки обясняват как става това.

Създаване на нова потребителска група с помощта на обект в съществуваща потребителска група

Забележка: За да използвате тази техника, трябва първо да създадете потребителска категория и група чрез следване на стъпките в предишните раздели.

  1. При отворена потребителска категория и група в навигационния екран, щракнете с десния бутон върху обект, който искате да поставите в нова група.

  2. Посочете Добавяне на група и след това щракнете върху Нова група.

    В навигационния екран се появява нова група.

    Нова потребителска група в навигационния екран

    Въведете име за новата група и след това при необходимост плъзнете допълнителни преки пътища към новата група.

Най-горе на страницата

Показване или скриване на групите и обектите в категория

Можете да скриете някои или всички групи в потребителска категория и някои или всички обекти в група. Помнете тези факти, докато продължавате работата си:

  • Access осигурява два начина за скриване на обект. Можете да използвате команди, които са предоставени от навигационния екран за скриване на обект от неговите родителска група и категория, или пък можете да изберете свойство за всеки обект и да го скриете от всички групи и категории в отворената база данни.

  • Можете да направите скритите обекти и категории напълно невидими или пък можете да ги покажете в навигационния екран като неразрешени, недостъпни икони. Правите този избор чрез отмятане или изчистване на квадратчето Показвай скритите обекти в диалоговия прозорец Опции за навигация. Можете също да използвате това квадратче за отметка, когато трябва да покажете или възстановите група или обект.

Стъпките в следващите раздели обясняват как се извършва всяка задача.

Скриване на група в категория

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заглавната лента на групата, която искате да скриете, и след това щракнете върху Скрий.

    Забележка: Можете също да изпълните тази задача с помощта на диалоговия прозорец Опции за навигация. Отворете диалоговия прозорец (вижте стъпките в следващия раздел, ако не знаете как) и в списъка Групи за "категория" изчистете квадратчето до групата, която искате да скриете.

Възстановяване на скрита група на категория

  1. Щракнете с десния бутон върху лентата с менюта отгоре на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

  2. В списъка Категории изберете категорията, която съдържа скритата група.

  3. В списъка Групи за "категория" отметнете квадратчето до скритата група.

  4. Щракнете върху OK.

Скриване на обект в неговата родителска група

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обекта и после върху Скрий.

Скриване на обект от всички категории и групи

  1. Щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да скриете, и след това щракнете върху Свойства на обекта.

    Появява се диалоговият прозорец Свойства и Access добавя името на обекта към заглавието на диалоговия прозорец. Ако например отваряте формуляр с име "Поръчки", заглавието на диалоговия прозорец показва Свойства на Поръчки. Следващата фигура показва диалоговия прозорец.

    Диалоговият прозорец "Свойства" за обект на база данни в Access

  2. Отметнете квадратчето Скрити.

  3. Щракнете върху OK.

Възстановяване (разкриване) на скрит обект

  1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

  2. Под Опции за показване отметнете квадратчето Показвай скритите обекти.

  3. Щракнете върху OK и се върнете в навигационния екран. Екранът показва недостъпна икона за всички скрити обекти.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако сте скрили обекта само от неговите родителска група и категория, щракнете с десния бутон върху обекта, а после щракнете върху Покажи.

    • Ако сте скрили обекта от всички категории и групи чрез настройка на свойството Скрито, щракнете с десния бутон върху обекта, щракнете върху Свойства на изгледа и след това изчистете отметката от квадратчето Скрито.

Най-горе на страницата

Премахване или възстановяване на обекти в потребителски групи

Вашите потребителски групи могат да се променят с времето, например при промяна на потребителски и бизнес искания. Можете да добавяте или премахвате обектите в група по всяко време. Следните процедури обясняват как.

Изтриване на обекти от потребителска група

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да премахнете, и след това щракнете върху Изтрий.

Възстановяване на обект на потребителска група

  1. Ако групата "Неприсвоени обекти" е скрита, покажете я.

    Как да покажа групата "Неприсвоени обекти"?

    1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

    2. В екрана Групи за "категория" отметнете квадратчето до Неприсвоени обекти.

  2. Ако е необходимо, плъзнете или копирайте и поставете желания от вас обект от групата "Неприсвоени обекти" във вашата потребителска група.

Преименуване на обект в потребителска група

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да преименувате, и след това щракнете върху Преименуване на пряк път.

  2. Въведете новото име на прекия път и натиснете клавиша ENTER.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×