Създаване и управление на потребителски категории и групи в навигационния екран

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Microsoft Office Access 2007 предоставя нова възможност, наречена "Навигационен екран". Екранът замества по-стар инструмент – "Прозорецът за база данни". Използвате навигационния екран, за да стартирате и управлявате обектите в база данни – таблиците, формулярите, заявките и т. н. Можете също да използвате навигационния екран вместо бутонни табла. За да направите това, вие създавате потребителски категории и групи, предоставящи преки пътища само към обектите, които искате да се виждат от потребителите. Информацията в тази тема разяснява как се създават и управляват потребителски категории и групи в навигационния екран.

Какво искате да направите?

Разбиране на навигационния екран

Създаване на потребителски категории и групи

Показване или скриване на групите и обектите в категория

Премахване и възстановяване на обекти в потребителски групи

Разбиране на навигационния екран

В по-ранните версии на Access вие използвахте прозореца за база данни, за да изпълнявате и управлявате обектите – таблиците, отчетите, формулярите и т. н. – в база данни. Ако например искате да стартирате съветника за отчети или да промените структурата на формуляр за въвеждане на данни, вие го правите от прозореца за база данни.

Ако искате да улесните намирането и използването на набор от обекти, като например формуляри за въвеждане на данни или отчети, които изпълнявате всяка седмица, създавате бутонни табла. Бутонните табла са малки екрани, съдържащи бутони или хипервръзки, които отварят например формуляр или отчет. Използването на бутонни табла е начин за скриване на обекти на база данни, които не искате да бъдат виждани и възможно повредени от други потребители. Ако например не искате потребителите да променят данните в базова таблица, вие конфигурирате базата си с данни да показва само бутонното табло, ограничавайки по този начин потребителите до подходящ набор от инструменти.

Навигационният екран улеснява и ускорява използването на база данни по няколко начина:

  • Екранът запазва през цялото време обектите във вашата база данни видими. Не можете да скриете случайно навигационния екран зад други екрани.

  • Можете да ограничите обектите, които другите виждат и използват, създавайки потребителски категории и групи от обекти в тези категории. Да предположим например, че изпълнявате набор от три отчета всеки петък сутрин. Вместо да превъртате през дълъг списък с обекти на база данни, за да откриете отчетите, можете да създадете потребителска категория в навигационния екран и да поставите група от преки пътища към вашите отчети в тази категория.

  • Можете да създадете максимум 10 потребителски категории и можете да променяте или изтривате потребителски категории по всяко време.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да създават и управляват потребителски категории и групи. Информацията в тази тема идва от по-голяма тема, ръководство в навигационния екран, който обяснява как да използвате навигационния екран в дълбочина. Вижте по-голяма тема, ако трябва да се разбере функция или изпълнение на задача, която не е описано тук.

И накрая не забравяйте, че все още да създадете и използвате табла в Office Access 2007. За повече информация вижте статията Къде отидоха моите табла?.

Най-горе на страницата

Създаване на потребителски категории и групи

Когато създавате потребителска категория, вие я създавате за базата данни, която сте отворили, и тя се движи с тази база данни. Не можете да прехвърляте потребителски категории и групи в други бази данни.

Използвате диалоговия прозорец Опции за навигация, за да създавате и управлявате потребителски категории и групи. Този процес следва следните основни стъпки:

  • Първо създавате потребителска категория. Access ви осигурява една: По избор. Можете да преименувате тази категория и да добавите или премахнете групи, за да съответстват на нуждите ви, или пък можете да създадете нова категория по всяко време.

  • След като създадете категория, вие създавате една ли повече групи за новата категория.

  • Затваряте диалоговия прозорец Опции за навигация и в навигационния екран плъзгате или копирате и поставяте обектите на базата данни, които искате да присвоите на вашата потребителска група. Плъзгате или копирате обектите от специална група, наречена Свободни обекти, които Access създава вместо вас всеки път, когато създавате потребителска категория.

    Забележка: Когато добавяте обект на база данни от групата "Свободни обекти" във вашата потребителска група, Access създава пряк път към този обект – вие не премествате или копирате самия обект. Ако преименувате или изтриете пряк път в потребителска група, тези промени не засягат истинския обект, а само прекия път към него.

  • След като попълните вашата потребителска група или групи, можете да скриете групата "Свободни обекти" и всички други групи, които не искате да показвате.

Създаване на потребителска категория

  1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация.

  2. В диалоговия прозорец Опции за навигация под списъка Категории щракнете върху Добавяне на елемент. В списъка се появява нова категория. Тази фугира илюстрира нова потребителска категория:

    нова потребителска категория в навигационния екран

  3. Въведете име за новата категория и след това натиснете клавиша ENTER.

    Опитайте да създадете име, което има смисъл за хората, които ползват вашата база данни. Обърнете внимание, че след като създадете името, надписът за списъка отдясно се променя, за да съответства на това име. Ако например именувате новата категория с Моето бутонно табло, надписът в списъка отдясно гласи Групи за "Моето бутонно табло". Забележете също така, че списъкът съдържа група, наречена "Свободни обекти". Access създава тази група по подразбиране. Тази група съдържа всички обекти във вашата база данни, а вие използвате тези обекти, за да попълните вашата потребителска група.

    След като създадете ваша потребителска категория, вие създавате една ли повече групи за новата категория. Можете да създадете толкова групи, от колкото имате нужда. Задръжте отворен диалоговия прозорец Опции за навигация и следвайте останалите стъпки.

Създаване на потребителска група

  1. Под списъка с групи за "име на група" щракнете върху Добавяне на групаи след това въведете име за групата. Можете да повторите този процес толкова често, колкото трябва да направите. Например Моят табло може да съдържа три групи – формуляри за въвеждане на данни, отчети и заявки. Нуждите на вашите потребители, или вашите предпочитания, трябва да управлявате групите, които добавяте в този етап.

  2. Оставете отметнато квадратчето до "Свободни обекти" и след това щракнете върху OK. Access затваря диалоговия прозорец Опции за навигация и добавя вашата нова потребителска група в навигационния екран, но вие все още не можете да видите новата група.

  3. Отидете на следващия набор от стъпки, за да направите новата група видима и да добавите обекти към групата.

Добавяне на обекти към потребителска група

  1. Щракнете върху менюто в горната част на навигационния екран и в горната секция на менюто щракнете върху вашата нова категория. Групата или групите, които сте създали за вашата категория, се показват в долната секция на менюто, заедно с групата "Свободни обекти".

  2. В групата Свободни обекти изберете елементите, които искате да използвате във вашата потребителска група, и след това ги преместете в тази група. Access осигурява няколко начина за преместване на избраните елементи. Можете:

    • Да плъзнете елементите един по един.

    • Да задържите натиснат клавиша CTRL, да щракнете върху няколко елемента и след това да плъзнете елементите към вашата потребителска група.

    • Да щракнете с десния бутон върху един от избраните елементи, да посочите Добави към групата, а после да щракнете върху името на вашата потребителска група.

Когато завършите, можете да оставите групата Свободни обекти видима в навигационния екран или пък можете да я скриете.

Скриване на групата "Свободни обекти"

  1. Щракнете с десния бутон в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация.

  2. В екрана Групи закатегория изчистете отметката на квадратчето Свободни обекти.

След като създадете потребителска категория и група и добавите някои преки пътища към тази група, можете да използвате тези преки пътища за създаване на допълнителни групи. Следващите стъпки обясняват как става това.

Създаване на нова потребителска група с помощта на обект в съществуваща потребителска група

Забележка: За да използвате тази техника, трябва първо да създадете потребителска категория и група чрез следване на стъпките в предишните раздели.

  1. При отворена потребителска категория и група в навигационния екран, щракнете с десния бутон върху обект, който искате да поставите в нова група.

  2. Посочете Добавяне към група и след това щракнете върху Нова група.

    Нова група се показва в навигационния екран. нова потребителска група в навигационния екран Въведете име за новата група и след това плъзнете допълнителни команди новата група, ако е необходимо.

Най-горе на страницата

Показване или скриване на групите и обектите в категория

Можете да скриете някои или всички групи в потребителска категория и някои или всички обекти в група. Помнете тези факти, когато докато продължавате работата си:

  • Access осигурява два начина за скриване на обект. Можете да използвате команди, които са предоставени от навигационния екран за скриване на обект от неговите родителска група и категория, или пък можете да изберете свойство за всеки обект и да го скриете от всичките групи и категории в отворената база данни.

  • Можете да направите скритите обекти и категории напълно невидими или пък можете да ги покажете в навигационния екран като неразрешени, недостъпни икони. Правите този избор чрез отмятане или изчистване на квадратчето Показвай скритите обекти в диалоговия прозорец Опции за навигация. Можете също да използвате това квадратче за отметка, когато трябва да покажете или възстановите група или обект.

Стъпките в следващите раздели обясняват как се извършва всяка задача.

Скриване на група в категория

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заглавната лента на групата, която искате да скриете, и след това щракнете върху Скрий.

    Забележка: Можете също да изпълните тази задача с помощта на диалоговия прозорец Опции за навигация . Отворете диалоговия прозорец (Вижте стъпките в следващия раздел, ако не знаете как) и в списъка с групи за "категория" , изчистете отметката от квадратчето до групата, която искате да скриете.

Възстановяване на скрита група на категория

  1. Щракнете с десния бутон върху лентата с менюта отгоре на навигационния екран и след това щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

  2. В списъка Категории изберете категорията, която съдържа скритата група.

  3. В списъка с групи за "категория" Поставете отметка в квадратчето до скритата група.

  4. Щракнете върху OK.

Скриване на обект в неговата родителска група

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обекта и после върху Скрий.

Скриване на обект от всички категории и групи

  1. Щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да скриете, и след това щракнете върху Свойства на обекта.

    Появява се диалоговият прозорец Свойства и Access добавя името на обекта към заглавието на диалоговия прозорец. Ако например отваряте формуляр с име Orders, заглавието на диалоговия прозорец показва Свойства на Orders. Следващата фигура показва диалоговия прозорец.

    диалоговият прозорец свойства за обект на база данни в access

  2. Отметнете квадратчето Скрити.

  3. Щракнете върху OK.

Възстановяване (разкриване) на скрит обект

  1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

  2. Под Опции за показване отметнете квадратчето Показвай скритите обекти.

  3. Щракнете върху OK и се върнете в навигационния екран. Екранът показва недостъпна икона за всички скрити обекти.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако сте скрили обекта само от неговите родителска група и категория, щракнете с десния бутон върху обекта, а после щракнете върху Покажи.

    • Ако сте скрили обекта от всички категории и групи чрез настройка на свойството Скрито, щракнете с десния бутон върху обекта, щракнете върху Свойства на изгледа и след това изчистете отметката от квадратчето Скрито.

Най-горе на страницата

Премахване или възстановяване на обекти в потребителски групи

Вашите потребителски групи могат да се променят с времето, например при промяна на потребителски и бизнес искания. Можете да добавяте или премахвате обектите в група по всяко време. Следните процедури обясняват как.

Изтриване на обекти от потребителска група

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да премахнете, и след това щракнете върху Изтрий.

Възстановяване на обект на потребителска група

  1. Ако групата "Свободни обекти" е скрита, покажете я.

    Как да показват групата "Неприсвоени обекти"?

    1. Щракнете с десния бутон върху менюто в горната част на навигационния екран и щракнете върху Опции за навигация в контекстното меню.

    2. В екрана групи за "категория" Поставете отметка в квадратчето до Неприсвоени обекти.

  2. Ако е необходимо, плъзнете или копирайте и поставете желания от вас обект от групата "Свободни обекти" във вашата потребителска група.

Преименуване на обект в потребителска група

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху обекта, който искате да преименувате, и след това щракнете върху Преименуване на пряк път.

  2. Въведете новото име на прекия път и натиснете клавиша ENTER.

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×