Създаване и управление на колективни папки за документи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

След като добавите тип съдържание на колективна папка за документи към библиотека с документи, можете да го използвате за създаване на продукти за работа с множество документи. Освен това, когато щракнете върху папката за колективна папка за документи, за да я отворите, ще бъдете насочени към страница с приветствие, която можете да използвате за управление на съдържанието в колективната папка за документи.

В тази статия

За работата с колективни папки за документи

Създаване на нов екземпляр на колективната папка за документи

Добавяне или качване на документи в съществуващия колективна папка за документи

Управление на разрешения за колективна папка за документи

Управление на версии

Споделете връзка към колективната папка за документи

Свързани задачи

За работата с колективни папки за документи

Ако библиотеката, в която работите, съдържа както документи, така и колективни папки за документи, можете да разпознаете колективните папки за документи в библиотека с документи по тяхната уникална икона на папка.

Колективни папки за документи в библиотека с документи

Когато работите с колективни папки за документи, за изпълнение на често срещани задачи можете да използвате раздела "Управление" на лентата "Колективни папки за документи", който се показва на страницата с приветствие за колективната папка за документи.

''управление'' в лентата ''колективни папки за документи''

Най-горе на страницата

Създаване на нов екземпляр на колективна папка за документи

  1. Отидете в библиотеката с документи, конфигурирана за поддръжка на колективни папки за документи.

  2. Щракнете върху раздела Документи в лентата Инструменти за библиотеки.

  3. Щракнете върху Нов документ и след това щракнете върху Колективната папка за документи или името на колективната папка за документи искате да създадете (ако вашата организация е създал персонализирани колективна папка за типове съдържание могат да имат уникални имена). Ако библиотеката поддържа създаването на отделни документи и колективни папки за документи, можете да идентифицирате колективната папка за документи чрез търсене на иконата на папка.
    менюто ''нов документ'' с маркирана икона на колективна папка за документи

  4. В диалоговия прозорец Нова колективна папка за документи въведете име и описание за създаваната колективна папка за документи и след това щракнете върху OK. След създаването на колективната папка за документи, в браузъра се показва страницата с приветствие за нея.

    Ако тази колективна папка за документи е конфигурирана така, че да създава автоматично документи, когато вие създадете нов екземпляр от нея, тези документи се показват в уеб част на страницата с приветствие. Ако не е зададено съдържание по подразбиране за тази колективната папка за документи, се създава празна папка "Колективна папка за документи" и можете да добавяте или качвате файлове в папката, за да ги направите част от нея. Можете да добавяте само файлове, които са с типовете съдържание, разрешени в колективната папка за документи.

Най-горе на страницата

Добавяне или качване на документи в съществуваща колективна папка за документи

Ако колективната папка за документи, с която работите, не е конфигурирана да създава съдържание по подразбиране, когато създадете нов екземпляр на колективна папка за документи, можете ръчно да добавите файлове към нея. Могат да се добавят само файлове от позволените типове файлове за колективната папка за документи.

  1. Отидете на библиотеката с документи, съдържаща колективната папка за документи, която искате да актуализирате, щракнете върху името на колективната папка за документи, за да отидете на нейната страница с приветствие.

  2. От страницата с приветствие за колективната папка за документи щракнете върху раздела Документи на лентата и направете едно от следните неща:

    • За да добавите нов файл към колективната папка за документи, щракнете върху Нов документ и след това върху типа на документа, който искате да създадете.

    • За да качите документ към колективната папка за документи, щракнете върху стрелката до Качване на документ и след това изберете опцията за качване на отделен документ. Отидете до местоположението на желания файл и след това щракнете върху OK. Задайте цялата задължителна информация за свойствата, когато получите подкана, и след това щракнете върху Запиши.

    • За да качите няколко документа към колективната папка за документи, щракнете върху стрелката до Качване на документ и след това върху Качване на множество документи. Плъзнете и пуснете или отидете до желаните файлове, след което щракнете върху OK и след това върху Готово, когато получите подкана.

Най-горе на страницата

Управление на разрешенията за колективна папка за документи

По подразбиране колективните папки за документи наследяват разрешенията от библиотеката, в която се намират. Можете да изберете да зададете уникални разрешения за колективна папка за документи, ако е необходимо да ограничите или да промените хората, имащи достъп до документите в отделна колективна папка за документи.

Управлението на уникални разрешения на ниво елемент или папка може да е сложно или времеемко. Ако се налага повечето колективни папки за документи да са достъпни от сходни групи, вероятно ще е по-лесно да управлявате разрешенията на ниво библиотека.

За да управлявате разрешенията за колективна папка за документи, трябва да имате най-малко ниво на разрешение "Проектант" или "Пълен контрол".

  1. На страницата с приветствие за колективната папка за документи, щракнете върху раздела Управление в лентата Колективна папка за документи и след това щракнете върху Разрешения.

  2. Изпълнете едно от следните неща:

    • За да промените настройките за разрешенията за самата библиотека с документи, щракнете върху Управление на родител.

    • За да прекратите наследяването на разрешения от библиотеката с документи и да създадете уникални разрешения само за тази колективната папка за документи, щракнете върху Спри наследяването на разрешения.

    • За да видите конкретните разрешения за даден човек, щракнете върху Проверка на разрешенията и след това въведете името на потребителя или групата, която искате да проверите.

    • За да се наследят разрешенията от родителската библиотека с документи (ако колективната папка за документи е била конфигурирана преди това да спре наследяването на разрешения), щракнете върху Наследяване на разрешения.

За повече информация за работата с разрешения вж. връзките във Вж. също.

Най-горе на страницата

Управление на версиите

Ако създаването на версии е разрешено за библиотеката с документи, в която е записана вашата колективна папка за документи, имате на разположение няколко различни опции за работа с хронологията на версиите на колективната папка за документи или на отделните документи в нея.

От страницата с приветствие за колективната папка за документи щракнете върху раздела Управление в лентата Колективна папка за документи и направете едно от следните неща:

За да направите това:

Направете това:

Снимка на текущите свойства и документи вътре в колективната папка за документи

Щракнете върху Снемане на версия, въведете описание на направените промени във версията, която снемате, и след това щракнете върху OK.

Преглед на хронологията на версиите на колективна папка за документи

Щракнете върху Хронология на версиите в раздела Управление на лентата Колективна папка за документи.

Възстановяване на предишната версия на колективната папка за документи

  • Щракнете върху Хронология на версиите в раздела Управление на лентата Колективна папка за документи.

  • Посочете към датата и данните за версията, която искате да възстановите, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това изберете Възстановяване на версията.

По този начин ще се възстанови избраната записана версия на цялата колективна папка за документи. Всички промени, извършени в колективната папка за документи след тази версия, ще бъдат загубени.

Изтриване на снимки на предишни версии на колективната папка за документи

Щракнете върху Хронология на версиите и след това върху Изтриване на всички версии. Това действие изтрива снимките от хронологията на версиите на колективната папка за документи, но не и самата колективна папка за документи.

Преглед на хронологията на версиите за отделни файлове в колективна папка за документи

Посочете към документа, чиято хронология на версиите искате да видите, щракнете върху стрелката, която се показва, и след това изберете Хронология на версиите.

Възстановяване на предишната версия на отделен документ

  • Посочете към документа, чиято хронология на версиите искате да видите, щракнете върху стрелката, която се показва, и след това изберете Хронология на версиите.

  • Посочете към датата и данните за версията, която искате да възстановите, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това изберете Възстанови.

Най-горе на страницата

Споделяне на връзка към колективната папка за документи

Ако използвате имейл програма, която е съвместима с Microsoft SharePoint Server 2010, като например Microsoft Outlook 2010, можете да бързо електронна поща връзка към страницата с приветствие за колективната папка за документи.

  1. На страницата с приветствие за колективната папка за документи, щракнете върху раздела Управлениев лентата Колективна папка за документи и след това щракнете върху Изпращане на връзка по имейл.

  2. Когато бъдете подканени да позволите на Outlook да отвори уеб съдържание, щракнете върху Позволи.

  3. В реда До в имейл съобщението на Microsoft Outlook, въведете имената на желаните получатели, задайте тема в реда Тема и след това въведете допълнителната информация, която искате да включите в основния текст на имейл съобщението.

  4. Ако искате, можете да зададете вашия собствен имейл адрес в реда От, за да не излиза, че съобщението е изпратено от сървъра, поради което получателите могат да го игнорират. Щракнете върху стрелката до От и след това върху Други имейл адреси. Въведете или изберете вашия имейл адрес.

  5. Когато сте готови с черновата на вашето съобщение, щракнете върху Изпрати в Outlook.

Най-горе на страницата

Сродни задачи

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×