Създаване и публикуване на база данни на Access в SharePoint

Можете да използвате Access 2010 и Access Services в SharePoint, за да създавате приложения за уеб бази данни. Това ви помага:

  • да защитавате и управлявате достъпа до вашите данни;

  • да споделяте данни в рамките на организация или по интернет;

    Забележка :  За да използвате уеб база данни, се изисква потребителски акаунт. Не се поддържа анонимен достъп.

  • да създавате приложения за бази данни, които не изискват използване на Access.

Тази статия представлява общ преглед на проектирането на уеб бази данни на Access. Разделът Вж. също съдържа връзки към статии, които предоставят въведение в проектирането на настолни бази данни.

Забележки : 

В тази статия

Общ преглед

Как работи

Формуляри, изпълнявани в браузъра

За отчетите в Office 365

Данните се записват в списъци на SharePoint

Заявки и макроси с данни, изпълнявани в услугата

Създаване на уеб база данни

Общ преглед

Access 2010 и Access Services ви предоставят платформа за създаване на бази данни, които можете да използвате в сайт на SharePoint. Можете да проектирате и публикувате уеб база данни с помощта на Access 2010 и Access Services, а хората, които имат акаунти на сайта на SharePoint, да използват уеб базата данни в уеб браузър.

Как работи

Когато публикувате уеб база данни, Access Services създава сайт на SharePoint, съдържащ базата данни. Всички обекти и данни на базата данни се преместват в списъци на SharePoint в този сайт. Следващото видео показва процеса.

Нова задача

След като публикувате, посетителите на SharePoint могат да използват вашата база данни в зависимост от своите разрешения за сайта на SharePoint.

  • Пълен контрол     Позволява ви да правите промени в данните и структурата.

  • Сътрудничество     Позволява ви да правите промени в данните, но не и в структурата.

  • Четене     Позволява ви да четете данни, но не можете да правите промени.

Можете да отворите уеб базата данни в Access, да промените структурата и след това да синхронизирате вашите промени, като ги запишете в сайта на SharePoint. Следващото видео показва как да направите промяна в структурата, след като сте публикували своята уеб база данни.

Нова задача

Можете също да вземете вашата уеб база данни офлайн, да използвате офлайн версията и след това да синхронизирате промените в данните и структурата, когато отново сте онлайн.

Забележка :  За да съставите уеб база данни, трябва да имате разрешения "Пълен контрол" в сайта на SharePoint, където искате да я публикувате. За повече информация относно разрешенията на SharePoint вж. раздела Вж. също.

Формуляри, изпълнявани в браузъра

Формулярите и повечето макроси се изпълняват в браузъра. Това позволява на Access да обновява данни на екрана, без да е необходимо да възстановява цялата страница.

Можете да създадете формуляр, помагащ на хората да навигират във вашето приложение. Една нова контрола – контролата за навигация – улеснява добавянето на стандартни за уеб бутони за навигация към формуляр, създаден за тази цел.

Забележка :  Навигационният екран (функцията, която използвате в Access, за да разглеждате обектите в база данни) не е наличен в уеб браузър.

За отчетите в Office 365

Въпреки че отчетите на Access 2010 могат да бъдат публикувани успешно в Access Services в SharePoint, те няма да се изпълняват в браузъра, когато ги публикувате в Office 365. Препоръчваме отваряне на базата данни в Access за преглед на отчетите и използване на формуляри или листове с данни за форматиране на данните за отпечатване в среда на Office 365.

Данните се записват в списъци на SharePoint

Всички ваши таблици стават списъци на SharePoint, а записите стават елементи от списък. Това ви позволява да използвате разрешения за SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни, както и да се възползвате от други възможности на SharePoint.

Заявки и макроси с данни, изпълнявани в услугата

Цялата SQL обработка се извършва в услугата на SharePoint. Това помага за подобряване на техническите показатели на мрежата чрез ограничаване на трафика до групи резултати.

Най-горе на страницата

Създаване на уеб база данни

Този раздел описва важни нови функции и предоставя стъпки за основните задачи за проектиране, които трябва да изпълните, за да създадете уеб база данни.

В този раздел

Преди да започнете

Разлики в структурите на настолни и уеб бази данни

Функции само за настолни бази данни без съответни функции в Access Services

Помислете за използване на шаблон

Започване с празна уеб база данни

Проектиране на уеб таблица

Създаване на нова уеб таблица

Добавяне на поле от галерията с полета

Добавяне на поле чрез щракване върху листа с данни

Променяне на свойства на поле

Добавяне на изчисляемо поле

Задаване на валидиращи правила за данни

Задаване на валидиращо правило и съобщение за поле

Задаване на валидиращо правило и съобщение за запис

Създаване на релация между две уеб таблици

Създаване на справочно поле в изглед на лист с данни

Модифициране на справочно поле в изглед на лист с данни

Поддържане на целостта на данните с помощта на макроси с данни

Създаване на уеб заявка

Създаване на уеб формуляр

Създаване на отчет

Създаване на навигационен формуляр за задаване като формуляр по подразбиране, който да се показва при стартиране

Публикуване на уеб база данни

Синхронизиране на уеб база данни

Преди да започнете

Има няколко задачи, които трябва да изпълните, преди да започнете да проектирате вашата уеб база данни. Освен това има структурни разлики между уеб базите данни и настолните бази данни, които трябва да познавате, особено ако сте опитен разработчик на Access.

  • Определяне на предназначението на базата данни     Когато работите по детайлите на проекта, трябва да имате ясен план, за да взимате правилни решения.

  • Намиране и организиране на необходимата информация     В уеб база данни не може да се използват свързани таблици. Всички данни, които искате да използвате и чийто източник не е в базата данни, трябва да се импортират, преди да се публикуват. Ако подредите вашите данни, преди да започнете да проектирате, можете да избегнете преработването на вашия проект, когато трябва да се приспособява към неочаквани предизвикателства на данните.

  • Идентифицирайте SharePoint сайта, който ще използвате за публикуване     Не може да публикувате нищо без SharePoint. Ако искате да тествате вашия проект в браузър, докато го проектирате (което не е лоша идея), трябва първо да го публикувате.

  • Планирайте вашата защита     Можете да се възползвате от защитата на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни. Планирайте защитата рано, така че да можете да я вградите във вашия проект.

Разлики в структурите на настолни и уеб бази данни

Някои функции на базите данни, които можете да използвате в настолна база данни, са недостъпни в Access Services. Има обаче нови функции, които поддържат много от сценариите, поддържани от функциите, предназначени за настолни бази данни.

Следващата таблица съдържа функциите само за настолни бази данни и новата функция, която помага за поддържането на същия сценарий.

Сценарий

Функция само за настолни бази данни

Нова функция

Проектиране на обекти на база данни

Изглед за проектиране

Подобрен изглед на лист с данни; изглед на оформление

Преглеждане на обобщени данни, например суми, средни стойности и групи

Функции за групи

Макроси с данни; групови функции в отчети

Програмиране на събития

VBA

Макроси и макроси с данни; нови практики за проектиране на макроси с IntelliSense

Навигация до обект на база данни

Навигационен екран; екранни табла

Контрола за навигация или друг елемент на формуляр

Важно :  Можете да създавате много клиентски обекти в уеб база данни, но не може да ги използвате в браузър. Те обаче са част от уеб базата данни и могат да бъдат използвани в настолната версия на Access 2010. Потребителите могат да отварят уеб базата данни в Access и след това да използват клиентските обекти. Това е ефективен начин за споделяне на база данни, който разкрива нови възможности за съвместна работа в уеб. SharePoint решава всички проблеми, свързани с паралелната работа.

Функции само за настолни бази данни без съответни функции в Access Services

Забележка :  Следващият списък не е изчерпателен.

  • Заявки за обединение

  • Кръстосани заявки

  • Припокриващи се контроли във формуляри

  • Релации на таблици

  • Условно форматиране

  • Различни макрокоманди и изрази

Помислете за използване на шаблон

Когато сте определили какво трябва да прави вашето приложение, обмислете дали за целта е подходящ шаблон за база данни. Шаблоните за база данни са предварително вградени приложения, които можете да използвате без промяна или да модифицирате, за да отговарят на вашите нужди.

Можете да прегледате наличните шаблони в раздела Създай в изгледа Backstage.

Започване с празна уеб база данни

  • В раздела Файл щракнете върху Създай.

    Разделът "Създай" в изгледа Backstage

Разделът Файл отваря изгледа Backstage – нова част от интерфейса на Access, където ще намерите команди, които се прилагат към цялата база данни, като например Публикуване в SharePoint.

Разделът Създай в изгледа Backstage съдържа команди за създаване на база данни.

Функциите на раздела "Създай" в изгледа Backstage

1. Под Налични шаблони щракнете върху Празна уеб база данни.

2. Прегледайте предложеното име на файла в полето Име на файл и пътя за файла на базата данни,посочен точно под него. Можете да промените името на файла, като го въведете в полето Име на файл.

3. За да промените пътя, щракнете върху иконата на папка до полето Име на файл, за да намерите местоположение, в което да поставите файла на вашата база данни.

4. Щракнете върху Създай. Вашата нова уеб база данни се отваря и показва нова празна таблица.

Проектиране на уеб таблица

Забележка :  Използвате изглед на лист с данни, за да проектирате уеб таблица.

Когато създадете празна уеб база данни за първи път, Access създава нова таблица и я отваря в изглед на лист с данни. Можете да използвате командите в раздела "Полета" и раздела "Таблица", за да добавите полета, индекси, валидиращи правила и макроси с данни – нова функция, която ви позволява да променяте данни въз основа на събития.

След като редактирате и използвате новата таблица, най-вероятно ще искате да създадете още таблици.

Създаване на нова уеб таблица

При отворена уеб база данни :

  • В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

Когато създадете таблица, първоначално тя има едно поле: Тип данни "Автономериране" ИД поле. Можете да добавяте нови полета, за да съхранявате информационните елементи, изисквани от предназначението на таблицата. Например може да поискате да добавите поле, съхраняващо датата, на която сте започнали да следите нещо.

Добавяне на поле от галерията с полета

Можете да избирате от разнообразни предварително форматирани полета и да ги добавяте към вашата таблица с помощта на галерията с полета.

  • В раздела Полета, в групата Добавяне и изтриване щракнете върху желания тип поле.

Добавяне на поле чрез щракване върху листа с данни

  1. Когато таблицата е отворена, щракнете върху Щракнете, за да добавите и след това изберете тип поле.

  2. Дайте на полето име, което отразява съдържанието му.

    Съвет :  За да промените името на съществуващо поле, щракнете двукратно върху името на полето.

  3. Повторете за всяко поле, което искате да създадете.

Променяне на свойства на поле

Форматирането и свойствата определят поведението на полето, например какъв вид данни ще може да съхранява. Можете да променяте тези настройки, така че полето да има желаното от вас поведение.

  1. Изберете полето, което има форматирането и свойствата, които искате да промените.

  2. В лентата щракнете върху раздела Полета.

  3. Използвайте командите в групите Форматиране и Свойства, за да промените настройките.

Добавяне на изчисляемо поле

Можете да добавите поле, което показва стойност, изчислявана от други данни в същата таблица. Данни от други таблици не може да се използват като източник за изчисляеми данни. Някои изрази не се поддържат от изчисляемите полета.

  1. Когато таблицата е отворена, щракнете върху Щракнете, за да добавите.

  2. Посочете Изчисляемо поле и след това щракнете върху желания тип на данните за полето.

    Отваря се конструкторът на изрази.

  3. Използвайте конструктора на изрази, за да създадете изчислението за полето. Запомнете, че можете да използвате като източници на данни за изчислението само други полета от същата таблица. Разделът Вж. също съдържа връзки към статии, които предоставят информация как да използвате конструктора на изрази.

Задаване на валидиращи правила за данни

Можете да използвате израз, за да проверите входните данни за повечето полета. Можете също да използвате израз, за да проверявате входните данни за таблица, което може да бъде полезно, ако искате да проверявате входните данни за поле, което не поддържа проверка, или ако искате да проверявате входните данни за поле на базата на стойността на други полета от таблицата.

Можете също да зададете съобщение, известно като съобщение за проверка, което да се показва, когато валидиращо правило предотврати въвеждането.

Задаване на валидиращо правило и съобщение за поле

  1. Изберете полето, към което искате да добавите валидиращо правило.

  2. В лентата щракнете върху раздела Полета.

  3. В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Правило за проверка на поле.

    Отваря се конструкторът на изрази.

  4. Използвайте конструктора на изрази, за да създадете своето валидиращо правило.

  5. В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Съобщение за проверка на поле.

  6. Въведете съобщението, което искате да се покаже, когато входните данни са невалидни, и след това щракнете върху OK.

Задаване на валидиращо правило и съобщение за запис

Можете да използвате валидиращо правило за записи, за да предотвратите дублирането на записи или да изисквате определена комбинация от факти за записа да са истина, например [Начална дата] да е по-късна от 1 януари 2010 и да е по-ранна от [Крайна дата]

  1. Отворете таблицата, към която искате да добавите валидиращо правило.

  2. В лентата щракнете върху раздела Полета.

  3. В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Правило за проверка на запис.

    Отваря се конструкторът на изрази.

  4. Използвайте конструктора на изрази, за да създадете своето валидиращо правило.

  5. В групата Проверка на поле щракнете върху Проверка и след това щракнете върху Съобщение за проверка на запис.

  6. Въведете съобщението, което искате да се покаже, когато входните данни са невалидни, и след това щракнете върху OK.

Създаване на релация между две уеб таблици

За да създадете релация в уеб база данни, използвайте съветника за справки, за да създадете справочно поле. Справочното поле отива в таблицата, която е от страната "много" на релацията, и сочи към таблицата, която е от страната "един".

Създаване на справочно поле в изглед на лист с данни

  1. Отворете таблицата, която искате да е от страната "много" на релацията.

  2. Щракнете върху стрелката до Щракнете, за да добавите и след това щракнете върху Справка и зависимост.

  3. Следвайте стъпките на съветника за справки, за да създадете справочното поле.

Модифициране на справочно поле в изглед на лист с данни

  1. Отворете таблицата, съдържаща справочното поле, което искате да модифицирате.

  2. Направете едно от следните неща:

    • В раздела Полета, в групата Свойства щракнете върху Модифициране на търсенето.

    • Щракнете с десния бутон върху справочното поле и след това щракнете върху Модифициране на търсенето.

  3. Следвайте стъпките на съветника за справки.

Поддържане на целостта на данните с помощта на макроси с данни

Можете да реализирате каскадно актуализиране и изтриване с помощта на макроси с данни. Можете да използвате команди в раздела "Таблица", за да създадете вградени макроси, които модифицират данни. Следващото видео ви показва основните неща.

Нова задача

Разделът Вж. също съдържа връзки към статии, които предоставят повече информация за създаването на макроси с данни.

Създаване на уеб заявка

Можете да използвате заявка като източник на данни за формуляри и отчети. Заявките се изпълняват в услугата, което помага за намаляване на мрежовия трафик.

Нека например да използвате уеб база данни, за да проследявате дарения за благотворителност. Искате да видите кой е дарил пари при провеждането на проява. Можете да използвате заявка, за да изберете данните и да ги подготвите за използване във формуляри и отчети.

Забележка :  Тази процедура използва като пример шаблона за дарения. Можете да я проследите, ако създадете нова база данни с помощта на шаблона за бази данни за дарения.

  1. В раздела Създай, в групата Заявки щракнете върху Заявка.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху всяка таблица, която искате да добавите, и след това щракнете върху Затвори.

    В този пример щракнете двукратно върху Constituents, Donations, Events и EventAttendees.

  3. Създайте всички необходими съединения, като плъзгате полета от един обект в друг в прозореца за проектиране на заявки.

    В този пример плъзнете полето ID от Constituents в полето DonorConstituentID в Donations и след това плъзнете полето DonorConstituentID от Donations в полето ConstituentID в EventAttendees.

  4. Добавете полетата, които искате да използвате. Можете да плъзгате полетата в мрежата или да щраквате двукратно върху полетата, за да ги добавяте.

    В този пример добавете Event от таблицата Events, DonationDate от таблицата Donations, и Greeting, FirstName и LastName от таблицата Constituents.

  5. Добавете всички критерии, които искате да приложите.

    В този пример искате да ограничите DonationDate, така че да е между Начална дата и Крайна дата на събитието. В мрежата на заявката за проектиране, в реда Критерии под DonationDate въведете >=[Начална дата] And <=[Крайна дата].

Създаване на уеб формуляр

Формулярите са основното средство за въвеждане и редактиране на данни във вашата уеб база данни и освен това са полезни за преглеждане на данни. Формулярите се изпълняват в браузъра, което помага за оптимизирането на техническите показатели. Когато отворите формуляр, вашият браузър извлича необходимите данни от SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данните във формуляра, без да е необходимо да ги извличате отново.

Съвет :  За да постигнете най-добри технически показатели, ограничете записите, извличани от вашите главни формуляри и отчети.

  1. Изберете таблица или заявка, която да използвате като източник на данни.

    Забележка :  Ако искате да създадете необвързан формуляр, пропуснете тази стъпка.

  2. В раздела Създаване, в групата Формуляри щракнете върху един от следните бутони:

    • Формуляр     Създайте прост формуляр, който показва записите един по един, като използвате обекта, който сте избрали за източник на данни.

      Забележка :  Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.

    • Множество елементи     Създайте формуляр, който показва множество записи, като използвате обекта, който сте избрали за източник на данни.

      Забележка :  Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.

    • Празен формуляр     Създайте формуляр, в който няма нищо.

    • Лист с данни     Създайте формуляр, който изглежда и се държи като лист с данни, като използвате обекта, който сте избрали за източник на данни.

      Забележка :  Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.

Създаване на отчет

Забележка :  Въпреки че отчетите на Access 2010 могат да бъдат публикувани успешно в Access Services в SharePoint Server, те няма да се изпълняват в браузъра, когато бъдат публикувани в Office 365. Препоръчваме отваряне на базата данни в Access за преглед на отчетите и използване на формуляри или листове с данни за форматиране на данните за отпечатване в среда на Office 365.

Отчетите са основното средство за преглеждане или отпечатване на данни от вашата уеб база данни. В среда на Office 365 трябва да отворите базата данни в Access, за да можете да прегледате отчет. Когато отворите отчет, Access извлича необходимите данни от сървъра на SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данните в отчета, без да е необходимо да ги извличате отново от сървъра.

Съвет :  За да постигнете най-добри технически показатели, ограничете записите, извличани от вашите главни формуляри и отчети.

  1. Изберете таблица или заявка, която да използвате като източник на данни.

  2. В раздела Създаване, в групата Отчети щракнете върху един от следните бутони:

    • Отчет     Създайте базов отчет, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.

    • Празен отчет     Създайте отчет, в който няма нищо.

Създаване на навигационен формуляр за задаване като формуляр по подразбиране, който да се показва при стартиране

Хората имат нужда от начин за навигиране във вашето уеб приложение. Запомнете — навигационният екран не е наличен в уеб браузърите. За да могат хората да използват обектите от вашата база данни, трябва да им предоставите средства за това. Можете да създадете навигационен формуляр и да зададете той да се показва винаги, когато някой отвори вашето приложение в уеб браузър. Нещо повече, ако не укажете формуляр, който да се показва при стартиране на приложението, няма да се отвори никакъв формуляр, което ще затрудни използването на приложението от всеки.

Съвет :  Може да изчакате и да създадете вашия навигационен формуляр последен, така че да можете при създаването му да добавите към него всички ваши обекти.

  1. В лентата щракнете върху раздела Създай.

  2. В групата Формуляри щракнете върху Навигация и след това изберете оформление на навигацията от списъка.

  3. За да добавите елемент, плъзнете го от навигационния екран в контролата за навигация.

    Забележка :  Можете да добавяте към контролата за навигация само формуляри и отчети.

  4. Добавете всички други контроли, които искате, към тялото на навигационния формуляр. Например може да искате да предоставите възможност за търсене във всички формуляри, като добавите някои контроли към вашия навигационен формуляр.

Задаване на вашия навигационен формуляр като формуляр за показване в уеб по подразбиране

  1. В раздела Файл, под Помощ щракнете върху Опции.

  2. В диалоговия прозорец "Опции" на Access щракнете върху Текуща база данни.

  3. Под Опции за приложението щракнете върху Формуляр за показване в уеб и след това изберете формуляра, който искате, от списъка.

    Забележка :  Не е необходимо да избирате точно своя навигационен формуляр като формуляр за показване в уеб. Можете да укажете всеки уеб формуляр.

Публикуване и синхронизиране на промени във вашето приложение

Публикуване на уеб база данни

Забележка :  Можете да гледате видео за този процес в раздела Общ преглед .

  1. В раздела Файл щракнете върху Запиши и публикувай, а след това щракнете върху Публикуване в Access Services.

  2. Щракнете върху Изпълнение на проверка за съвместимост.
    Бутон ''Изпълнение на проверка за съвместимост'' в изгледа Backstage на Access
    Програмата за проверка за съвместимостта ви помага да се уверите, че базата ви данни ще се публикува правилно. Ако открие някакви проблеми, трябва да ги разрешите преди публикуването.

    Забележка : Ако бъдат открити някакви проблеми, Access ги съхранява в таблица, наречена "Проблеми с уеб съвместимостта". На всеки ред от таблицата се съдържа връзка към информация за отстраняване на неизправности.

  3. Под Публикуване в Access Services попълнете следното:

    • В полето URL адрес на сървъра въведете адреса на сайта на SharePoint, където искате да публикувате базата данни.

      Забележка :  За Office 365 използвайте адреса с sharepoint.com (напр. http://Contoso.sharepoint.com).

    • В полето Име на сайта въведете име за вашата уеб база данни. Това име ще бъде добавено към URL адреса на сървъра, за да се създаде URL адресът за вашето приложение. Ако например URL адресът на сървъра е http://Contoso.com, а името на сайта е CustomerService, полученият URL адрес е http://contoso.com/customerservice?lc=bg-bg.

  4. Щракнете върху Публикуване в Access Services.

Синхронизиране на уеб база данни

След като направите промени в проект или вземете база данни офлайн, можете по желание да синхронизирате. Синхронизирането премахва разликите между файла на БД на вашия компютър и сайта на SharePoint.

Забележка :  Можете да гледате видео за този процес в раздела Общ преглед .

  1. Отворете уеб базата данни в Access и направете промените в проекта.

  2. Когато сте готови, щракнете върху раздела Файл и после щракнете върху Синхронизирай всички.
    Бутон ''Синхронизирай всички'' в изгледа Backstage на Access

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×