Създаване и прилагане на правила за управление на информация

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Правила за управление на информацията за разрешаване на вашата организация да контролирате колко дълго да запази съдържание, да се проверяват какво прави хора със съдържание и да добавите щрихкодове или етикети за документи. Правилата могат да налагат спазването на разпоредбите и правителствени наредби или вътрешни бизнес процеси. Като администратор, можете да настроите правила за да управлявате как да проследявате документи и колко дълго да съхраняват документи.

Можете да създадете политиката за управление на информацията може по три различни места в йерархията на сайта от най-широка към най-малката:

  • Създаване на правила за използване на много типове съдържание в рамките на колекция от сайтове.

  • Създаване на правило за тип съдържание на сайт.

  • Създаване на правило за списък или библиотека.

За повече информация вижте Въведение в правилата за управление на информацията.

Създаване на правила за много типове съдържание в рамките на колекция от сайтове

Да се гарантира, че правилата се прилага към всички документи от определен тип в рамките на колекция от сайтове, обмислете създаването на правилата на ниво колекция от сайтове и след това по-късно да приложите правила към типове съдържание. Те се наричат правила на колекцията сайтове.

  1. В началната страница на колекцията сайтове > Настройки на Бутон "Настройки" на SharePoint 2016 в заглавната лента. > Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, под Администриране на колекция от сайтове > Шаблони с правила за тип съдържание.
    Връзка за правилата за типове съдържание на страницата с настройки на сайта

  3. На страницата на правилата > Създай.

  4. Въведете име и описание за правилата и след това напишете кратка инструкция, която обяснява на потребителите правилата за какво е.

  5. Вижте следващия раздел за създаване на правила за тип съдържание на сайт за да научите как да настроите функциите, които искате да свържете с правилата.

  6. Изберете OK.

Създаване на правила за тип съдържание на сайт

Добавяне на правила за управление на информацията към тип съдържание улеснява да асоциирате функции за правила с множество списъци или библиотеки. Можете да изберете да добавите съществуващи правила за управление на информацията към тип съдържание или да създадете уникални правила, специфични за определен тип съдържание.

Можете също да добавите правила за управление на информацията към тип съдържание, която е специфична за списъци. Това е ефекта от прилагане на правилата само за елементи в този списък, които използват типа съдържание.

  1. В началната страница на колекцията сайтове > Настройки на Бутон "Настройки" на SharePoint 2016 в заглавната лента. > Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, под Галерии на Web Designer > типове съдържание на сайт.
    Типове съдържание на сайт на страницата "Настройки на сайта"

  3. На страницата Настройки за тип на съдържание на сайта изберете типа съдържание, който искате да добавите правила.

  4. В страницата "тип съдържание на сайт", под Настройки > Настройки на правилата за управление на информацията.

  5. В страницата "Редактиране на правила" въведете име и описание за правилата и след това напишете кратко описание, което обяснява на потребителите правилата за какво е.

  6. В следващите раздели изберете функциите на отделно правило, които искате да добавите към вашите правила за управление на информацията.
    Правила за типове съдържание

  7. За да зададете периода на съхранение за документи и елементи, които са обект на тези правила, изберете Разреши задържанеи след това задайте периода на съхранение и действията, които искате да възникнат, когато срокът на елементите изтече.

    За да зададете периода на съхранение

1.

Изберете Добавяне на етап за задържане за записи...

2.

Изберете съхранение период опция, за да укажете кога документи или елементи са зададени да изтече. Направете едно от следните неща:

  • За да зададете датата на изтичане на срока, въз основа на свойство на дата, по време на събитието > този етап се основава на свойството дата на елементаи след това изберете действието документ или елемент (например, създадена или модифицирана) и увеличаването на времето след това действие (например броя дни, месеци или години), когато искате елемент, за да изтече.

  • За да използвате персонализирана формула за задържане за определяне на изтичане на срока, изберете набор от персонализирана формула за задържане инсталиран на този сървър.

Забележка : Тази опция е налична, ако потребителска формула е зададен от вашия администратор само.

3.

Стартиране на работен поток опция е налична само ако дефинирате правило за списък, библиотека или тип съдържание, който вече има работен поток, свързани с него. След това ще бъде даден избор на работните потоци да избирате.

4.

В секцията повторяемост изберете повторение този етап действие... и въведете колко често искате действието да се появи.

Забележка : Тази опция е налична, ако действието за избраната от вас може да се повтаря само. Например не можете да зададете повторение за действие, Окончателно изтриване.

5.

Изберете OK.

  1. За да разрешите проверка за документите и елементите, които са обект на тези правила, изберете Разрешаване на проверкаи след това Задайте събитията, които искате да се проверяват.

    За да разрешите проверка

1.

На страницата Редактиране на правила, под Проверка > разрешите проверка и след това поставете отметки в квадратчетата до събитията, които искате да запазите проверка следите телефон

2.

За да Подканвай потребителите да вмъкнат тези щрихкодове в документите, Изберете Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод преди записване или отпечатване .

3.

Изберете OK да приложите функцията проверка към правилата за.

Функцията за проверка на правилата позволява на организациите да създадете и анализирате проверка маршрути за документи и към елементите от списъка като списъци със задачи, списъци с проблеми, дискусионни групи и календари. Тази функция на правилата предоставя регистрационен файл от проверката, който съдържа събития, като например когато се разглежда съдържанието, редактирани или изтрити.

Когато проверката се разреши като част от правилата за управление на информацията, администраторите могат да прегледат данните от проверка в отчети за използването на правилата, които се базират в Microsoft Excel, които обобщават текущото използване. Администраторите могат да използват тези отчети, за да определите как се използва информацията в рамките на организацията. Тези отчети също могат да помогнат на организацията да проверите и документите с наредбите или да проучва потенциални проблеми.

Регистрационни файлове от проверката съдържат следната информация: име на събитието, дата и час на събитието и системно име на потребителя, който извършва действието.

  1. Когато щрихкодовете се разрешат като част от правила, те се добавят към свойствата на документа и показани в областта на горния колонтитул на документа, към който се прилага щрихкодът. Като етикети щрихкодове може също да се премахват ръчно от документ. Можете да укажете дали потребителите трябва да бъдете подканени да включат щрихкода, когато отпечатват или записват елемент или ако щрихкодът да бъде вмъкнат ръчно с помощта на раздела " Вмъкване " в 2010 издание на Office програми.

    За да разрешите щрихкодове

1.

В страницата "Редактиране на правила", под щрихкодове> Разреши щрихкодове.

2.

За да Подканвай потребителите да вмъкнат тези щрихкодове в документи, изберете Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод преди записване или отпечатване.

3.

Изберете OK , за да приложите функцията щрихкод към правилата.

Правилото на щрихкода генерира стандартни щрихкодове Code 39. Всяко изображение на щрихкод включва текст под символа на щрихкода, който представлява стойността на щрихкода. Това разрешава данните на щрихкода да се използва дори когато хардуер за сканиране не е налична. Потребителите ръчно напишете номера на щрихкода в полето за търсене, за да намерите елемента на сайт.

  1. За да изисквате документите, които са обект на тези правила имат етикети, изберете Разрешаване на етикетии след това задайте настройките, които искате за етикетите.

    За да разрешите етикети

1.

За да изисквате потребителите да добавите етикет в документ, изберете Подканвай потребителите да вмъкнат етикет преди запис или печат.

Забележка : Ако искате етикетите да бъдат незадължителни, не отметнете това квадратче.

2.

За да заключите етикет, така че да не може да бъде променен, след като е вмъкнат, изберете Предпазвай от промени в етикетите, след като са добавени.

Тази настройка пречи на актуализира веднъж етикета е бил вмъкнат във елемент в рамките на клиентското приложение като Word, Excel или PowerPoint на текста на етикета. Ако искате етикета, за да се актуализира, когато свойствата за този документ или елемент се актуализират, не отметнете това квадратче.

3.

В полето формат на етикет Въведете текста за етикета, както искате да се показват. Етикетите могат да съдържат до 10 препратки към колони, всеки от които може да е до 255 знака. За да създадете формат за вашия етикет, направете следното:

Въведете имената на колоните, които искате да включите в етикета в реда, в който искате да се показват. Оградете имената на колоните с фигурни скоби ({}), както е показано в примера на страницата Редактиране на правила.

Въведете думи, за да идентифицирате колоните извън скобите, както е показано в примера на страницата Редактиране на правила.

4.

За да добавите нов ред, въведете \n там, където искате нов ред, за да се появи.

5.

Изберете размера на шрифта и стила, който искате и задайте дали искате етикетът са разположени отляво, центрирано или вдясно в документа.

Изберете шрифт и стил, които са налични в компютрите на потребителите. Размера на шрифта засяга колко текст може да се покаже на етикета.

6.

Въведете височината и ширината на етикета. Височина на етикета могат да варират от.25 инчове 20 инча и ширина на етикета могат да варират от.25 инчове до 20 инча. Текст на етикета е винаги вертикално центриран в изображението на етикета.

7.

Изберете обновяване , за да визуализирате съдържанието на етикета.

  1. Изберете OK.

Създаване на правила за списък, библиотека или папка (правила за съхранение, базирани на местоположението)

Можете да дефинирате правила за съхранение, която се отнася само за конкретен списък, библиотека или папка. Въпреки това ако създадете правила за съхранение по този начин, можете да използвате повторно това правило за други списъци, библиотеки, папки или сайтове и не можете да приложите правила на колекция от сайтове на местоположението базирано правила.

Ако искате да приложите едно правило към всички типове съдържание на едно място, които най-вероятно ще искате да използвате задържане, базирани на местоположение. В повечето случаи ще искате да проверите за всички типове съдържание е зададен на правила за съхранение.

Всяка подпапка наследява правилата за задържане на неговия родител, освен ако не решите да прекъснете наследяването и дефиниране на нови правила за съхранение на дъщерно ниво.

Ако искате да дефинирате правила за управление на информацията, различни от правила за съхранение към списък или библиотека, трябва да дефинирате правила за управление на информацията за всеки отделен списък тип съдържание, свързан с този списък или библиотека.

Ако във всеки момент решите да преминете от тип съдържание към правила за базирани на местоположението за списък или библиотека, само на правилата за съхранение ще се използва като местоположение базирани правила. Всички други правила за управление на (одити щрихкодове и щрихкодове) ще се наследяват от свързаните типове съдържание.

Правила за местоположение основа може да се забрани за колекция от сайтове чрез Дезактивиране на функцията за библиотека и папка въз основа на правила за съхранение. Позволява на администраторите на колекцията от сайтове да се уверите, че техните политики за тип съдържание не са замествани от администратор на списъка местоположение основа правила.

Най-малко трябва разрешение за управление на списъци, за да промените настройките на правилата за управление на информацията за списък или библиотека.

  1. Придвижете се до списъка или библиотеката, за която искате да зададете правила за управление на информацията.

  2. На лентата, изберете раздела библиотека или списък > Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

    В SharePoint Online щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Настройки на списък или Настройки на библиотеката.

  3. Под разрешения и управление> Настройки на правилата за управление на информацията.
    Връзка към правилата за управление на информацията на страницата за настройки за библиотека с документи

  4. На страницата Настройки на правилата за управление на информацията Уверете се, че източник на задържане за списъка или библиотеката е настроен да библиотека и папки.

    Ако Тип съдържание се показва като източник, щракнете върху Смяна на източникаи след това щракнете върху библиотека и папки. Вие сте известени правилата за съхранение на тип съдържание ще бъдат игнорирани. Изберете OK.

  5. На страницата Редактиране на правила, под График за задържане на базата на библиотекатавъведете кратко описание за правилата, които създавате.

  6. Изберете Добавяне на етап за задържане...

    Обърнете внимание, че под записи, можете да изберете да дефинирате правилата за съхранение на различни за записи, като изберете дефиниране различни етапи на задържане за записи.

  7. В диалоговия прозорец за свойства на сцената изберете съхранение период опция, за да укажете кога документи или елементи са зададени да изтече. Направете едно от следните неща:

    • За да зададете датата на изтичане на срока, въз основа на свойство на дата, по време на събитието > този етап се основава на свойството дата на елементаи след това изберете действието документ или елемент (например, създадена или модифицирана) и увеличаването на времето след това действие (например броя дни, месеци или години), когато искате елемент, за да изтече.

    • За да използвате персонализирана формула за задържане за определяне на изтичане на срока, изберете набор от персонализирана формула за задържане инсталиран на този сървър.

      Забележка : Тази опция е налична, ако потребителска формула е зададен от вашия администратор само.

    • Под " действие" Задайте какво искате да се случи, когато изтече срокът на документа или елемента. За да разрешите определено действие да се случи на документ или елемент (например изтриване), изберете действие от списъка.

  8. Стартиране на работен поток опция е налична само ако дефинирате правило за списък, библиотека или тип съдържание, който вече има работен поток, свързани с него. След това ще бъде даден избор на работните потоци да избирате.

  9. Под повторяемостизберете повторение този етап действие... и въведете колко често искате действието да се появи.

    Забележка : Тази опция е налична, ако действието за избраната от вас може да се повтаря само. Например не можете да зададете повторение за действие, Окончателно изтриване.

  10. Изберете OK.

Прилагане на правила за колекция сайтове към тип съдържание

Ако правилата за управление на информацията са вече създадени за сайта ви като правила на колекцията сайтове, можете да приложите един от правилата за тип съдържание. По този начин, можете да приложите същите правила за много типове съдържание в колекция от сайтове, които не споделят една и съща родителски тип съдържание.

Ако искате да приложите правила за много типове съдържание в колекцията от сайтове и имате услугата за управлявани метаданни конфигурирани, можете да използвате тип публикуване на съдържание за публикуване управление на информацията политики към множество колекции от сайтове. Вижте раздела прилагане на правила за типове съдържание на цели колекции за повече информация.

  1. Придвижете се до списъка или библиотеката, която съдържа типа съдържание, към който искате да приложите правила.

  2. На лентата, изберете раздела библиотека или списък > Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

    В SharePoint Online щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Настройки на списък или Настройки на библиотеката.

  3. Под разрешения и управление > Настройки на правилата за управление на информацията.
    Връзка към правилата за управление на информацията на страницата за настройки за библиотека с документи

  4. Проверете дали източника на правилата е настроен към Типове съдържаниеи под Правилата за тип на съдържание изберете типа съдържание, който искате да приложите правила, които да.

  5. Под Задаване на правила > използване на правила за колекция от сайтовеи след това изберете метода, който искате да приложите, от списъка.

    Забележка : Ако опцията използване на правила за колекция от сайтове не е налична, няма правила на колекцията сайтове зададени за колекцията от сайтове.

  6. Изберете OK.

    Ако списъкът или библиотеката, с който работите поддържа управлението на много типове съдържание, под Типове съдържание , можете да изберете типа съдържание, за който искате да зададете правила за управление на информацията. Това ще ви отведе директно към стъпка 5 по-горе.

Прилагане на правила за цели колекции

Споделяне на типове съдържание в колекции от сайтове с помощта на сервизно приложение за управлявани метаданни, за да настроите публикуване на тип съдържание. Публикуване на тип съдържание ви помага да управлявате съдържание и метаданните, последователно през вашите сайтове, защото типове съдържание могат да бъдат създавани или актуализирани централизирано и актуализации може да се публикува няколко абонирани колекции от сайтове или уеб приложения.

Създаване на шаблон от съществуващо правило за използване в колекции от сайтове

Можете да зададете правила за управление на информацията и след това създаване на шаблон от него, за да използвате, ако е необходимо през няколко колекции от сайтове. Може да се използва този метод, ако искате да имате архивно копие на вашите правила за информацията, или тя може да се използва като алтернативен метод за използване на публикуване на тип съдържание за прилагане на правила за един цели колекции. Създавате шаблон или архивно копие на правилата за експортиране на правила от една колекция от сайтове а след това ги импортирате на записания място или към друга колекция от сайтове.

Важно : Ако използвате импортиране/експортиране на функции като начин да направите набор от шаблони, имайте предвид, че уникален идентификатор съществува в правилата .xml файла. Поради това не може да импортирате тази политика в сайт повече от веднъж, без да променяте този уникален идентификатор.

Експортиране на правила

  1. На началната страница на колекцията сайтове, изберете Настройки на Малко зъбно колело ''Настройки'', което заема мястото на ''Настройки на сайта'' > Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, под Администриране на колекция от сайтове > Шаблони с правила за тип съдържание.
    Връзка за правилата за типове съдържание на страницата с настройки на сайта

  3. Изберете правилата, които искате да експортирате > превъртете до дъното > експортиране.

  4. Когато бъдете подканени да запишете или отворите файла изберете Запишии след това изберете място, където да запишете файла. Не забравяйте да изберете местоположение, което е налична за колекции от сайтове, които импортират правилата.

  5. Когато се покаже диалоговия прозорец Изтегляне на пълен, изберете Затвори.

Импортиране на правила в друга колекция

Импортиране на правила за управление на информацията ви позволява да го приложите към много типове съдържание на ниво сайт или списък в рамките на всяка дадена колекция от сайтове. Предимствата на това са в две насоки: не е нужно да определите повторно и прилагане на правила за всеки тип съдържание и по-лесно можете да управлявате модификации на правилата чрез промяна на правилата само едно място.

  1. На началната страница на колекцията от сайтове, към която искате да приложите правила, изберете Настройки на Малко зъбно колело ''Настройки'', което заема мястото на ''Настройки на сайта'' > Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, под Администриране на колекция от сайтове > Шаблони с правила за тип съдържание.

  3. На страницата на правилата > Импортиране > Преглед на XML файла за политиката за.

  4. Изберете XML файл, в който са записани правилата > Отвори.

  5. На страницата Импортиране на правила на колекция от сайтове на страниците > Импортиране , за да добавите правила към колекцията от сайтове.

Вашите правила за импортираните сега могат да бъдат приложени към една или много типове съдържание на сайт или списък ниво.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×