Създаване и печат на етикети с използване на циркулярни документи

Когато искате да използвате етикети, за да изпратите групова поща до хора във вашия адресен списък, можете да използвате циркулярните документи, за да създадете лист с адресни етикети. Всеки етикет съдържа адрес от списъка ви. Можете също да създавате и печатате етикети без използване на циркулярни документи.

Забележка: Ако искате да получите направо пликове за циркулярните документи, вижте Циркулярни документи с пликове.

Три файла в процеса на циркулярни документи, които са основен документ плюс пощенски списък, който води до получаването на набори от писма или имейл съобщения, пликове и етикети.

Има три документа, включени в създаването и печатането на етикети, когато се използва процесът за циркулярни документи:

  • Вашият основен документ
    Това е документът, който използвате, за да настроите оформлението на етикетите в циркулярните документи. Можете също да зададете произволно съдържание, което искате да се повтаря върху всеки етикет, например емблема на фирма или вашият обратен адрес.

  • Вашият пощенски списък
    Пощенският ви списък е източникът на данни, който Word използва за циркулярните документи. Това е файл, съдържащ адресите за отпечатване върху етикетите.

Когато комбинирате тези два документа, ще получите етикети с адрес.

Стъпка 1: Настройка на пощенския списък

Пощенският списък може да бъде електронна таблица на Excel, директорията от контакти на Outlook, Access база данни или Office адресен списък. Той съдържа записите, от които Word извлича информацията, за да създаде адресите за етикетите.

Стъпка 2: Подготовка на основния документ за етикетите

  1. В Word изберете Файл > Създай > Празен документ.

  2. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Стартиране на циркулярни документи > Етикети.

    Щракнете върху "Стартиране на циркулярни документи" и изберете "Етикети", за да създадете лист с етикетите за обединяване.

  3. В диалоговия прозорец Опции за етикети, под Информация за етикета изберете вашия доставчик на етикети в списъка Доставчици на етикети.

    Опции "Доставчици на етикети" и "Номер на продукт"

  4. В списъка Номер на продукт изберете номера, който съответства на продуктовия номер на вашия пакет с етикети.

    Забележка: Ако използвате принтер с непрекъснато подаване, ще имате различен списък с продуктови номера. Трябва да изберете Принтери с непрекъснато подаване под Информация за принтера, за да видите съответния списък.

  5. Изберете OK.

    Вашият документ трябва да показва размерите и формата на избраните етикети. Ако не е така, в раздела Оформление, в групата Таблица изберете Показване на линиите на мрежата.

    Страница с празни етикети в Word 2016

Стъпка 3: Свързване на пощенския ви списък към вашите етикети

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получатели, след което изберете едно от следните:

    Командата "Въвеждане на нов списък"

    • Ако нямате пощенски списък, изберете Въвеждане на нов списък и създайте такъв.

      или

    • Ако пощенският ви списък е в електронна таблица на Excel, база данни на Access или друг тип файл с данни, изберете Използване на съществуващ списък. След това отидете до вашия списък и изберете Отвори.

      или

    • Ако използвате контактите си в Outlook, изберете Избор от контакти в Outlook.

  2. Направете едно от следните неща:

    • За да направите етикети за целия си пощенски списък, отидете на "Стъпка 4: Добавяне на адресите към етикетите".

      или

    • За да направите етикети само за някои от имената в списъка ви, в раздела Пощенски съобщения изберете Редактиране на списъка на получателите.

      Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "Пощенски съобщения", в групата "Започване на обединяване" изберете "Редактиране на списъка получатели".

  3. В прозореца Получатели на циркулярни документи изберете имената, които искате да добавите към вашите етикети.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

    Забележка: Можете също да сортирате или филтрирате списъка, за да улесните откриването на имената и адресите.

Стъпка 4: Добавяне на адресите към етикетите

Адресният блок е поле в циркулярните документи. Известно също като контейнер, това поле се използва за отбелязване на мястото, където искате адресите да се показват в етикетите.

Съвет: Ако искате да добавите картина – например емблема – на етикета и тя да се показва преди адресния блок, най-добре е да го направите сега. Следвайте указанията в подраздел "Добавяне на картина към етикета" на Стъпка 4.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "Пощенски съобщения", в групата "Запис и вмъкване на полета" изберете "Адресен блок".

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формат за името на получателя, в какъвто то ще се появи върху етикета.

    Опции за ''Адресен блок''

    Забележка: Изберете Визуализация на резултатите и след това изберете бутона за запис Следващ Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или изберете бутона за запис Предишен Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да се придвижвате между записите във вашия източник на данни и да преглеждате как даден адрес ще се появи на етикета.

  3. Изберете OK.

    Съвет: За да промените подравняването на адресния ви блок в етикетите, изберете адресния блок и в раздела Начало, в групата Абзац изберете Подравняване отляво, Център, Подравняване отдясно или Двустранно подравняване.

  4. В групата Запис и вмъкване на полета изберете Актуализирай етикетите, за да се приложи промяната към всеки етикет.

    Щракнете върху бутона "Актуализирай етикетите" на лентата, за да приложите промените в целия лист с етикети.

    Забележка: Ако не виждате адресите си, изберете Визуализация на резултатите.


Добавяне на картина към етикет

Можете да вмъкнете картина, например емблема, в етикета. След като бъде вмъкната, можете да управлявате размера, формата и стила на картината.

  1. След като изберете формат на етикети в диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок, поставете курсора отляво на кода за поле «AddressBlock».

    В Опции за оформление можете да позиционирате картината, избирайки Квадрат или Плътно.

  2. В раздела Вмъкване изберете Картини, намерете желания файл, изберете го и след това изберете Вмъкни.

  3. Ако е необходимо, направете едно от следните неща, за да регулирате изображението:

    • Ръчно преоразмерете (изберете манипулатор), променете ориентацията (изберете завъртане) или преместете (плъзнете) картината.

      или

    • Изберете Опции за оформление Бутон "Опции за оформление" и работете с коя да е от наличните опции.

  4. Изберете Пощенски съобщения > Актуализирай етикетите, за да видите картината на всеки етикет.

За съвети относно работата с картини вж. Вмъкване на картини в Office 2013 и Office 2016.


Проверка на имената на полетата в циркулярни писма

Уверете се, че Word намира имената и адресите в пощенския списък.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.

  2. В прозореца Съгласуване на полета в колоната от лявата страна са имена на полетата, използвани от Word в адресен блок. Колоната вдясно ви позволява да съгласувате полетата в източника на данни с тези имена на полета. Уверете се, че имената на полетата, които се показват в лявата страна, съответстват на имената на заглавия на колони за записите в пощенския ви списък, така че Word да сложи правилните данни на правилното място във вашия етикет.

    Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"
  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако показаните имена на полета съответстват на заглавията на колони, които сте използвали за записите в източника на данни за пощенския списък, не правете нищо повече.

      или

    • Ако в име на поле, което очаквате да съответства на някое заглавие на колона в източника на данни, се появява (няма съответствие), изберете стрелката за падащото меню и след това изберете името на полето в източника на данни за пощенския списък. Повторете, ако е необходимо.

  4. Изберете OK.

Стъпка 5: Преглед и отпечатване на етикетите

Направете последна проверка, преди да отпечатате етикетите.

  1. В раздела Пощенски съобщения изберете Визуализиране на резултатите.

    В Word, в раздела "Пощенски съобщения", групата за "Визуализиране на резултатите".

  2. Изберете бутона за избор на запис Следващ Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или бутона за избор на запис Предишен Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да сте сигурни, че имената и адресите на всички етикети изглеждат добре.

    Съвет:  За да отидете в началото на списъка, изберете бутона за Първи Бутон "Първи запис" за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис, а за да стигнете до края на списъка, изберете бутона за Последен Бутон "Последен запис" за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис.

  3. Изберете Край и обединяване > Печат на документи.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Край на обединяване" и нейните опции.

Стъпка 6: Записване на документа с етикетите

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с пощенския ви списък, така че можете да го използвате повторно за вашата следваща групова поща. Когато отворите следващия път циркулярния документ, изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.

За да промените адресите за етикетите в циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете Редактиране на списъка получателите, за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Вж. също

Имате ли въпрос за циркулярните документи в Word, на който не сме отговорили тук?

Публикувайте въпрос във форума на общността на Word

Помогнете ни да подобрим Word

Имате предложения как да подобрим циркулярните документи (или друга функция) на Word? Ако е така, посетете User Voice за Word и споделете с нас!

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×