Създаване и отпечатване на пощенски етикети за адресен списък в Excel

Създаване и отпечатване на пощенски етикети за адресен списък в Excel

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Ако искате да изпратите маса пощенски на адресен списък, че можете да запазите в Microsoft Office Excel работен лист, можете да използвате циркулярните документи на Microsoft Office Word. Процесът за циркулярни създава лист с пощенски етикети, които можете да отпечатате, и всеки етикет на листа съдържа адрес от списъка.

За да създадете и отпечатате пощенски етикети, трябва първо да подготвите данните на работния лист в Excel и след това да използвате Word, за да конфигурирате, организирате, прегледате и отпечатате пощенските етикети. Когато искате да използвате адресни етикети, за да изпратите групова поща до вашия адресен списък, можете да използвате циркулярните документи, за да създадете лист с адресни етикети. Всеки етикет съдържа адрес от списъка.

Процесът за циркулярни документи включва следните общи стъпки:

  1. Подготвяне на данните от работния лист в Excel за циркулярни документи    Преди да започнете процеса на изготвяне на циркулярни документи, адресният списък трябва да отговаря на табличната структура, изисквана от циркулярните документи.

  2. Конфигуриране на етикетите за циркулярни документи в Word    Задавате оформлението на етикетите наведнъж за всичките етикети в циркулярните документи. В циркулярни документи документът, който използвате за това, се нарича основен документ. В основния документ за етикети можете също да зададете съдържание, което искате да се повтаря върху всеки етикет, например емблема на фирма или вашия обратен адрес върху етикетите за получател.

  3. Свързване на етикетите с данните в работния лист    Адресният списък е източникът на данни, който Microsoft Word използва в циркулярните документи. В този случай той е работен лист на Excel, който съдържа адресите за отпечатване върху етикетите.

  4. Прецизиране на списъка с получатели, които искате да включите в етикетите    Word генерира етикет за всеки адрес в пощенския списък. Ако искате да генерирате етикети само за определени адреси в пощенския списък, можете да изберете кои адреси или записи да включите.

  5. Добавяне на контейнери, наречени полета за циркулярни документи, към етикетите    Когато извършвате обединяването, полетата за циркулярни документи се попълват с информацията от адресния списък.

  6. Визуализация, завършване на циркулярните документи и печат на етикети.    Можете да визуализирате всеки етикет, преди да отпечатате целия набор.

  7. Записване на етикетите за бъдеща употреба   

Съвет : Ако на вашия компютър е инсталиран Microsoft Office Access, можете вместо това експортирате вашия списък с адреси от Excel в Access и след това използвайте Access за създаване и отпечатване на пощенски етикети. За повече информация вижте обмен (копиране, импортиране, експортиране) на данни между Excel и Access и Създаване на адресни етикети в Access.

Стъпка 1: Подготвяне на данните от работния лист в Excel за циркулярни документи

В Excel адресният списък трябва да съответства на табличната структура, която се изисква от циркулярните документи.

  1. В работния лист направете следното, за да подредите списъка с адресите:

    1. Използвайте заглавките на колони, за да посочите ясно типа на данните, които съдържа всяка от колоните.

      Съвет : Използвайте например заглавки на колони като Собствено име, Фамилно име, Адрес и Град, а не Колона 1, Колона 2, Колона 3 и Колона 4.

    2. Използвайте отделна колона за всеки елемент, който искате да включите в циркулярните документи.

      Съвет : Ако съхранявате собствените и фамилните имена в отделни колони, можете също така да използвате циркулярните документи за създаване на формулярни писма, които се обръщат към всеки един получател по собствено име. Можете също да добавите отделна колона за обръщение, например "Г-н" или "Г-жа".

    3. Включвайте само редове и колони, които съдържат данни. Не включвайте празни редове или колони в списъка с адресите, тъй като създаденият списък с етикети може да не е пълен отвъд празните редове и колони, когато задавате етикетите за циркулярни документи в Word.

  2. За да си помогнете при откриване и избиране на адресния списък по време на съставяне на циркулярни документи, направете следното, за да дефинирате име за адресния списък:

    1. В работния лист изберете целия адресен списък, включително клетките, които съдържат заглавки на колони.

    2. В раздела Формули, в групата Дефинирани имена щракнете върху Дефиниране на име.

      Изображение на лентата на Excel

    3. В полето Име въведете име за адресния списък, например Празнични_картички, и след това щракнете върху OK.

      Съвет : Първият знак на името трябва да е буква и не може да използвате интервал между думи. Вместо интервал използвайте знак за долна черта (_).

  3. Запишете и затворете работната книга.

Най-горе на страницата

Стъпка 2: Настройка на етикетите за циркулярни документи в Word

Вие конфигурирате оформлението на етикетите само веднъж за всички етикети в циркулярните документи. В циркулярните документи на документа, който конфигурирате за оформлението, се приписва значение на основния документ за етикети (или основен документ на етикета). В този документ можете също да конфигурирате всякакво съдържание, което искате да се повтаря във всеки етикет, например емблема на фирмата, адреса на подателя или етикети за доставка.

Най-вероятно вече имате пакет с листове с етикети от някой от разпространителите на листове с етикети – Avery, AOne или Formtec. Всеки лист с етикети е с определен размер и съдържа определен брой етикети със специфични размери.

За да конфигурирате основния документ на етикета, правите размерностите му да съответстват на размерностите на етикетите в работните листове, които планирате да използвате.

  1. Стартирайте Word.

    По подразбиране се отваря празен документ. Оставете го отворен. Ако го затворите, командите в следващата стъпка няма да са налични.

  2. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху Стартиране на циркулярни документи.

    лентата на office 2010

  3. Изберете Етикети.

  4. В диалоговия прозорец Опции за етикети трябва да направите няколко избора.

    Диалогов прозорец "Опции за етикети"

    1. Тип принтер, който използвате за отпечатване на етикетите.

    2. Производител на вашите листове с етикети.

    3. Номер, който отговаря на продуктовия номер от опаковката на вашите листове с етикети.

  5. Под Информация за принтера щракнете върху типа принтер, който ще използвате за отпечатване на етикетите.

  6. В списъка Доставчици на етикети щракнете върху името на фирмата, която е изработила листовете с етикети, които използвате.

  7. В списъка Номер на продукт щракнете върху номера на продукт, който е посочен в списъка в полето за листове с етикети.

    Номер на продукт за моя листове с етикети не съответства на никой от възможностите за избор в диалоговия прозорец Опции за етикети .

    Все пак можете да отпечатате вашите етикети. Но трябва да направите малко персонализации.

    1. Измерете етикетите на листа, който имате, и запишете мерките, както и колко етикета се побират на един лист.

      Забележка : Измервайте етикетите внимателно. Действителният размер трябва да бъде по-малък от размера, указан от производителя на етикета. Например етикет с размери 2,50 на 5 см може в действителност да бъде 2,4 см висок и 4,8 см широк.

    2. От списъка Номер на продукт: изберете типа етикет с размер, подобен на вашите етикети.

      Ако не виждате нужния ви тип етикет в полето Номер на продукт:, можете да използвате някой от изброените етикети или да създадете нов размер на етикети.

    3. Изберете По-подробно и сравнете размерите на етикета и броя на етикетите върху един лист (за етикети, печатани на лазерни и мастиленоструйни принтери) или броя на колоните върху формуляра за етикета (за етикети, печатани на матрични принтери).

    4. Направете едно от следните неща:

      • Ако размерите и оформлението на етикета съвпадат с тези на вашите етикети, използвайте избрания етикет.

      • Ако размерите и оформлението не съвпадат с вашите, изберете Отказ и продължете със стъпка 5.

    5. От диалоговия прозорец Опции за етикети проверете типа на принтера (или Принтери с непрекъснато подаване, или Принтери на страници) и след това щракнете върху Нов етикет.

    6. Напишете име в полето Име на етикета, изберете дължината, ширината, полетата и други опции за вашия етикет, след което щракнете върху OK.

    Новият етикет се поставя в категорията Други/по избор. Следващия път, когато използвате ваши персонализирани етикети, непременно изберете Други/по избор от списъка Доставчици на етикети.

  8. След като изберете опциите за етикети, които искате, щракнете върху ОК.

    Word създава документ, който използва таблица, за да оформи етикетите. Ако не виждате редовете, отделящи етикетите в оформлението, щракнете върху раздела Оформление под Инструменти за таблица, след което в групата Таблица щракнете върху Показване на линиите на мрежата.

Прекъсване и подновяване на циркулярни документи

Ако е необходимо да спрете работата по циркулярни документи, можете да запишете основния документ на етикета по който работите, и след това да подновите обединяването по-късно. Word запазва източника на данни и информацията за полето в документа, който записвате. Ако сте използвали прозореца на задачите Циркулярни документи, когато сте спрели работата по обединяването, Word се връща на вашето място в прозореца на задачите, когато подновите обединяването.

  1. Когато сте готови да подновите обединяването, отворете основния документ за етикети, който сте записали.

    Word показва поле за съобщение, което ви кани да потвърдите, че искате да отворите документа и да изпълните SQL команда (SQL командата свързва Word с файла източник на Excel).

  2. Щракнете върху Да, за да се свържете с вашия файл източник на Excel и да извлечете адресния списък.

    Появява се текстът на основния документ за етикети, както и всички полета, които сте вмъкнали.

  3. Щракнете върху раздела Пощенски съобщения и продължете работата си.

Най-горе на страницата

Стъпка 3: Свързване на етикетите с данните в работния лист

За да обедините адресната информация в етикетите, трябва да свържете етикетите с работния лист, който съдържа вашия адресен списък.

  1. Ако за пръв път свързвате работен лист, направете следното:

    1. В менюто Файл щракнете върху Опции.

    2. Щракнете върху Разширени.

    3. Превъртете до раздела Общи и поставете отметка в квадратчето Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне.

    4. Щракнете върху OK.

  2. При отворен основен документ на циркулярния документ, в групата Стартиране на циркулярни документи на раздела Пощенски съобщения щракнете върху Избор на получатели, след което щракнете върху Използване на съществуващ списък.

    лентата на office 2010

  3. Намерете работния лист на Excel в диалоговия прозорец Избор на източник на данни и щракнете двукратно върху него.

  4. В диалоговия прозорец Потвърждаване на източник на данни щракнете върху Работни листове на MS Excel чрез DDE (*.xls), след което щракнете върху OK.

    Забележка : Ако не виждате Работни листове на MS Excel чрез DDE (*.xls), поставете отметка в квадратчето Покажи всички.

  5. В диалоговия прозорец Microsoft Office Excel, за Именувано или диапазон от клетки изберете диапазона от клетки или работния лист, съдържащи информацията, която искате да обедините, след което щракнете върху OK.

Забележка : Сега етикетите са свързани с данните на работния лист, но листът на етикетите е все още празен. Ако е необходимо, можете да дефинирате списъка на получателите, както е описано в стъпка 4, или пък можете да започнете да попълвате етикетите с контейнери за адресната информация, както е описано в стъпка 5.

Най-горе на страницата

Стъпка 4: Уточняване на списъка с получатели, които искате да включите в етикетите

Word генерира етикет за всеки адрес във вашия пощенски списък. Ако искате да генерирате етикети само за определени адреси в пощенския списък, можете да изберете кои адреси (записи) да включите.

За да ограничите списъка с получатели или да използвате подмножество на записите във вашия файл с данни, направете следното:

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху Редактиране на списъка получатели.

    лентата на office 2010

  2. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи направете едно от следните неща:

    • Избиране на отделни записи    Този метод е най-полезен, когато списъкът е кратък. Изберете квадратчетата за отметка до получателите, които искате да включите, и изчистете квадратчетата за отметка до получателите, които искате да изключите.

      Съвет : Ако ще включвате само няколко записа в своя циркулярен документ, може да изчистите отметката в заглавния ред и да изберете само тези записи, които искате. Аналогично, ако искате да включите голяма част от списъка, поставете отметка в заглавния ред и изчистете отметките за записите, които не искате да включите.

    • Сортиране на записи    Щракнете върху заглавието на колоната, по която искате да сортирате. Word сортира списъка във възходящ азбучен ред (от А до Я). Щракнете отново върху заглавието на колоната, за да сортирате списъка по низходящ азбучен ред (от Я до А).

      За да зададете по-разширени опции за сортиране, щракнете върху Сортиране под Уточняване на списъка получатели и след това изберете предпочитанията си за сортиране в раздела Сортиране на записи в диалоговия прозорец Филтриране и сортиране. Можете например да посочите, че адресите на получателите трябва да са подредени азбучно по фамилно име в рамките на всеки пощенски код, а пощенските кодове да са в числово подреден списък.

    • Филтриране на записи    Този метод е полезен, ако списъкът съдържа записи, които не искате да се виждат или да включвате в обединяването. След като вече сте филтрирали списъка, може да поставяте или изчиствате отметки в квадратчетата, за да включвате или изключвате конкретни записи.

      За да филтрирате записи, направете следното:

      1. Под Уточняване на списъка получатели щракнете върху Филтър.

      2. В раздела Филтриране на записи на диалоговия прозорец Опции за заявка изберете критериите, които искате да използвате за филтриране на записите.

        Например за да създадете етикети само за адреси в Австралия, щракнете върху Страна или регион в списъка Поле, после върху Равно на в списъка Сравняване и след това върху Австралия в списъка Сравняване с.

      3. За да уточните филтъра още повече, щракнете върху И или Или, след което задайте още критерии.

        Например за да създадете етикети само за фирми от Мюнхен, задавате записи, чието поле Град съдържа Мюнхен и чието поле Име на фирмата не е празно. Ако използвате Или вместо И в този филтър, вашият циркулярен документ ще включва всички адреси от Мюнхен в допълнение към всички адреси, които имат име на фирма, независимо от града на последните.

Ако имате инсталиран на компютъра си софтуер за проверка на валидността на адреси, може да проверите валидността на адресите на вашите получатели, като изберете Проверка на адресите в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи.

Най-горе на страницата

Стъпка 5: Добавяне на контейнери (полета на циркулярните документи) към етикетите

След като свържете етикетите си към списъка с адреси, сте готови да добавите контейнери, които да показват къде ще са адресите върху всеки един етикет. Можете също да напишете текст, който искате да се повтори при всеки етикет, например емблема на фирма или вашия обратен адрес на етикета за получателя.

Контейнерите за адреси се наричат полета на циркулярни документи. Когато извършвате обединяването, полетата за циркулярни документи се попълват с информацията от адресния списък. Полетата на циркулярните документи в Word съответстват на заглавията на колоните в работния лист на Excel.

Файл с данни с колони (категории) и редове (записи)

1. Колоните във файл с данни представляват категории информация. Полетата на циркулярни документи, които добавяте към етикетите, са контейнери за тези категории.

2. Редовете във файла с данни представляват записите с информация. Когато създавате циркулярни документи, Word създава копие на етикета за всеки запис.

Като поставяте поле на циркулярен документ в оригиналния етикет, който конфигурирате в основния документ на етикета, вие показвате, че искате на това място да се появява определена категория информация, например име или адрес.

полета, вмъкнати в документ на word

Забележка : Когато вмъквате поле на циркулярен документ в основния документ за етикет, името на полето винаги е оградено от ъглови кавички (« »). Те не се показват в готовите етикети – те само ви помагат да различите полетата на основния документ за етикети от обикновения текст.

Какво се случва, когато обединявате   

Когато правите циркулярни документи, информацията от първия ред във файла с данни заменя полетата в първия етикет. След това информацията от втория ред във файла с данни заменя полетата във втория етикет и т. н.

обединяване на информация от файл с данни в етикет

Работа с полета: примери   

Когато проектирате етикети, можете да свържете кое да е заглавие на колона от вашия файл с данни към поле в етикет.

Да предположим, че вашият пощенски списък е до лица, абонирани за вашия бюлетин, а файлът с данни има колона, наречена "Дата на изтичане", която съхранява датата, на която изтича всеки абонамент. Ако в основния документ на етикет вмъкнете поле «Дата на изтичане», преди да направите обединяването, абонатите ще виждат кога изтича абонаментът им на своите пощенски етикети.

Можете да обединявате полета и да ги разделяте чрез препинателни знаци. Например, за да създадете адрес, можете да конфигурирате полетата в основния документ за етикет по следния начин:

«Собствено име» «Фамилно име»

«Адрес»

«Град», «Област» «Пощенски код»

За комбинации, които използвате често, например адресни блокове и редове за поздрав, Word предлага съставни полета, които групират заедно други полета. Например полето "Адресен блок" е комбинация от няколко полета, включително собствено име, фамилно име, улица, град и пощенски код.

елементи в поле от адресен блок

Можете да персонализирате съдържанието във всяко от тези съставни полета. Например в адреса може да пожелаете да изберете официален формат на името (Г-н Петър Банков). В обръщението можете да използвате "До" вместо "Уважаеми".

Съпоставяне на полетата за циркулярни документи за вашия файл с данни   

За да сте сигурни, че Word ще намери колоната във вашия файл с данни, която отговаря на всеки адресен елемент, може да се наложи да съпоставите полетата за циркулярен документ в Word с колоните в работния лист на Excel.

За да съпоставите полетата, щракнете върху Съгласуване на полета в групата Запис и вмъкване на полета в раздела Пощенски съобщения.

лентата на office 2010

Показва се диалоговият прозорец Съгласуване на полета.

Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"

Елементите на адреса са изредени вляво. Заглавията на колоните от вашия файл с данни са изредени отдясно.

Word търси колоната, която съответства най-добре на всеки елемент. Както е илюстрирано на графиката, Word автоматично е съгласувал колоната Обръщение на файла с данни с Учтиво обръщение, но Word не е бил в състояние да съгласува други елементи, например Бащино име.

В списъка отдясно можете да изберете колоната от вашия файл с данни, която отговаря на елемента вляво. Няма проблем, че Уникален идентификатор и Бащино име не са съпоставени. Циркулярният етикет няма нужда да използва всяко поле. Ако добавите поле, което не съдържа данни от вашия файл с данни, то ще се появи в циркулярния документ като празен контейнер – обикновено празен блок или интервал.

Въвеждане на съдържанието и добавяне на контейнерите или полетата   

  1. В първия етикет, който настройвате (в основния документ за етикет), въведете съдържанието, което да се появява във всеки етикет.

    За да добавите картина, например емблема, щракнете върху Картина в групата Илюстрации на раздела Вмъкване.

  2. Щракнете там, където искате да вмъкнете полето.

  3. Използвайте групата Запис и вмъкване на полета в раздела Пощенски съобщения.

    лентата на office 2010

  4. Добавете някое от следните:

    Адресен блок с име, адрес и друга информация

    1. Щракнете върху Адресен блок.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете адресните елементи, които искате да включите, и форматите, които искате да приложите, след което щракнете върху OK.

    3. Ако се появи диалоговият прозорец Съгласуване на полета, това означава, че Word не може да открие част от необходимата за адресния блок информация, за да завърши адресния блок. Изберете стрелката до (няма съответстващи) и след това изберете полето от вашия източник на данни, отговарящо на необходимото за подготовката на циркулярните документи поле.

    Отделни полета

    Можете да вмъкнете информация от отделни полета, например собствено име, телефонен номер или съответна сума от списък на дарителите. За да добавите бързо поле от файла с данни в основния документ на етикета, щракнете върху стрелката до Вмъкване на променливо поле, след което щракнете върху името на полето.

    За да вмъкнете други незадължителни полета в документа, направете следното:

    1. В раздела Съобщения, в групата Полета за писане и вмъкване щракнете върху Вмъкване на поле за обединяване.

    2. В диалоговия прозорец Вмъкване на поле за обединяване направете едно от следните неща:

      • За да изберете адресни полета, които автоматично ще съответстват на полета в източника на данни, дори ако имената на тези полета не са същите като имената на полетата в Word, щракнете върху Адресни полета.

      • За да изберете полета, които винаги взимат данните директно от колона във файла с данни, изберете Полета от база данни.

    3. В полето Полета изберете желаното поле.

    4. Натиснете Вмъкване и след това натиснете Затвори.

    5. Ако се появи диалоговият прозорец Съгласуване на полета, това означава, че Word не може да открие част от необходимата за адресния блок информация, за да вмъкне полето. Изберете стрелката до (няма съответстващи) и след това изберете полето от вашия източник на данни, отговарящо на полето, необходимо за подготовката на циркулярните документи.

      Забележка : Ако сте вмъкнали поле от списъка Полета от база данни и по-късно превключите към източник на данни, който не съдържа колона със същото име, Word няма да може да вмъкне информацията от това поле в обединения документ.

    Потребителски полета от контактите на Microsoft Office Outlook

    Единственият начин да включите персонализирани полета за контакти във вашия основен документ е да започнете циркулярния документ от Outlook. Първо задайте изглед на вашите контакти с полетата, които искате да използвате в обединяването. След това започнете обединяването на циркулярния документ. След като изберете желаните настройки, Word се стартира автоматично и можете да довършите обединяването.

    Задаване на изглед на контактите ви, включващ персонализираните полета

    1. В контактите на Outlook, в раздела Изглед щракнете върху Променяне на изгледа и после върху Списък.

    2. Щракнете с десния бутон върху заглавие на колона, след което в контекстното меню щракнете върху Избор на полета.

    3. В падащия списък в горната част на диалоговия прозорец Избор на полета изберете Потребителските полета в папка.

    4. Плъзнете полето, което искате да добавите, от диалоговия прозорец в заглавията на колоните. Малка червена стрелка ви помага да поставите полето на мястото, което искате. Плъзгане на потребителски полета от "Избор на полета" в изгледа на папката "Контакти"

      Забележка : Можете да добавите ново поле в диалоговия прозорец Избор на поле, като щракнете върху Ново най-долу.

    5. След като добавите всички желани персонализирани полета в изгледа, затворете диалоговия прозорец Избор на полета.

    6. За да премахнете поле, което не искате да бъде включено в циркулярния документ, щракнете върху името на полето в заглавието на колоната в изгледа "Изглед на списък" и го плъзнете извън заглавието на колоната.

      Изпълняване на обединяването от Outlook

    7. В папката "Контакти" на Outlook изберете отделните контакти, като задържите натиснат клавиша SHIFT и щракнете, за да изберете диапазон, или като задържите натиснат клавиша CTRL и щракнете върху отделни контакти. Ако искате да включите всички контакти, които са видими в изгледа в момента, не щракайте върху контакт.

    8. В раздела Начало щракнете върху Циркулярни документи.

    9. Ако сте избрали отделни контакти, които да включите в циркулярните документи, щракнете върху Само избраните контакти. Ако искате да включите всички контакти, които са видими в изгледа в момента, щракнете върху Всички контакти в текущия изглед.

    10. Ако сте конфигурирали изгледа "Изглед на списък" така, че да показва точно полетата, които искате да използвате в циркулярните документи, щракнете върху Полетата с контакти в текущия изглед. В противен случай щракнете върху Всички полета в контакта, за да направите всички полета с контакти налични в циркулярните документи.

    11. Ако искате да създадете нов основен документ за циркулярните документи, щракнете върху Нов документ. В противен случай щракнете върху Съществуващ документ и щракнете върху Преглед, за да намерите документа, който ще използвате като основен документ.

    12. Ако искате да запишете контактите и полетата, които сте избрали, така че те да могат да бъдат използвани многократно, поставете отметка до Постоянен файл, след което щракнете върху Преглед, за да запишете файла. Данните се записват в документ на Word като данни, разделени със запетая.

    13. Под Тип на документ щракнете върху Пощенски етикети .

    14. Щракнете върху OK. Когато документът се отвори в Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета щракнете върху стрелката до Вмъкване на променливо поле, след което щракнете върху полетата, които искате да добавите към основния документ на етикета.

  5. След като завършите настройването на първия етикет така, както ви харесва, в групата Запис и вмъкване на полета щракнете върху Актуализирай етикетите.

    Word повтаря оформлението на първия етикет за всички останали етикети.

  • Не можете да въвеждате ръчно знаците за поле за обединяване («« »») или да използвате командата Символ на менюто Вмъкване в Word. Трябва да използвате циркулярни документи.

  • Ако полетата за циркулярни документи се появява в скоби, като например {MERGEFIELD град }, Word показва кодове на полета вместо резултати в поле. Това не влияе на циркулярните документи, но ако искате да покажете резултатите вместо това, щракнете с десния бутон кода на поле и след това щракнете върху Превключи кодовете на полета.

Форматиране на обединените данни   

Програмите за бази данни и електронни таблици, като например Access и Excel, съхраняват информацията, която въвеждате, в клетки, като необработени данни. Форматирането, например за шрифтове и цветове, което прилагате в Access или Excel, не се съхранява в необработените данни. Когато обединявате информация от файл с данни в документ на Word, вие обединявате необработените данни без приложеното форматиране.

За да форматирате данните в документа, изберете полето за циркулярен документ и го форматирайте така, както форматирате кой да е текст. Уверете се, че селекцията включва знаците за ъглови кавички (« »), ограждащи полето.

Най-горе на страницата

Стъпка 6: Преглед и отпечатване на етикетите

След като сте добавили полетата в първоначалния етикет, който сте конфигурирали в основния документ на етикета, вие сте готови да визуализирате резултата от циркулярните документи. След като сте удовлетворени от визуализацията, завършвате циркулярния документ и отпечатвате етикетите. След това можете да запишете основния документ на етикета за бъдеща употреба.

Визуализация на циркулярния документ

Можете да визуализирате своите етикети и да направите промени, преди да завършите циркулярния документ.

За да визуализирате, направете кое да е от следните в групата Визуализиране на резултатите на раздела Пощенски съобщения:

Изображение на лентата на Word

  • Щракнете върху Визуализиране на резултатите.

  • Прелистете всеки етикет, като щракнете върху бутоните Следващ запис и Предишен запис в групата Визуализиране на резултатите в групата Пощенски съобщения

  • Можете да визуализирате точно определен документ за етикет, като щракнете върху Намиране на получател.

Забележка : Щракнете върху Редактиране на списъка на получателите в групата Стартиране на циркулярни документи на раздела Пощенски съобщения, за да отворите диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, където можете да филтрирате списъка или да премахнете получатели от обединяването, ако виждате записи, които не искате да включвате.

Изображение на лентата на Word

Забележка : Word използва таблица, за да оформи лист с етикети на страницата. Докато прелиствате етикетите, активният запис се показва в първата клетка на таблицата, а следващите записи се показват в следващите клетки.

Завършване на циркулярните документи

За да отпечатате етикетите, направете следното:

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Край щракнете върху Край и обединяване и после щракнете върху Печат на документи.

    Изображение на лентата на Word

  2. Изберете дали да отпечатате целия набор от етикети, само етикета, който е видим в момента, или определен поднабор на етикетите.

За да промените отделни етикети, направете следното:

  • В раздела Пощенски съобщения, в групата Край щракнете върху Край и обединяване и после щракнете върху Редактиране на отделни документи.

    Изображение на лентата на Word

  • Изберете дали искате да редактирате целия набор от етикети, само етикета, който е видим в момента, или определен поднабор на етикетите. Word записва етикетите, които искате да редактирате, като отделен файл.

Най-горе на страницата

Стъпка 7: Записване на етикетите за бъдеща употреба

Запомнете, че обединените етикети, които записвате, са отделни от първоначалния етикет, който сте конфигурирали в основния документ на етикета. Добра идея е да запишете самия основен документ на етикета, ако смятате да го използвате за други циркулярни документи.

Когато записвате основния документ на етикета, записвате също и връзката му към файла с данни. Следващия път, когато отворите основния документ на етикета, Word ще ви подкани да изберете дали да обедините отново информацията от файла с данни в основния документ на етикета.

  • Щракнете върху Да, за да отворите документа с информацията от първия запис, обединен в него.

  • Щракнете върху Не, за да накарате Word прекъсне връзката между основния документ на етикета и файла с данни, да преформатира основния документ на етикета като стандартен документ на Word и да замества полетата с уникалната информация от първия запис.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×